5 Tips Bertemu Klien Baru

Pertemuan pertama dengan klien baru sangat mirip dengan kencan pertama. Ini adalah kesempatan untuk mengedepankan yang terbaik dan meletakkan dasar untuk hubungan kerja jangka panjang yang sukses. Kemudian lagi, pertemuan klien pertama juga seperti wawancara kerja. Anda ingin memancarkan profesionalisme, menginspirasi kepercayaan diri, dan meyakinkan klien secara menyeluruh bahwa uang klien potensial Anda ada di tangan yang tepat.

Kami telah mengumpulkan lima tip penting untuk membuat kesan pertama yang sangat baik pada pertemuan klien. Kami akan memulai dengan sesuatu yang dapat Anda lakukan beberapa hari sebelum rapat dimulai.

Meskipun penting untuk memperbarui portofolio Anda, menyetrika celana panjang Anda dan berlatih jabat tangan "tegas tapi ramah" terbaik Anda, ingatlah bahwa pertemuan klien yang sukses adalah tentang mendengarkan. Mulailah dengan "mendengarkan" apa yang dikatakan klien di situs Web-nya dan di media. Terus membaca untuk lebih banyak penelitian dan tips perencanaan.

1. Rencanakan dan Persiapkan
2. Tetapkan Agenda
3. Buat Kesan Profesional
4. Ambil catatan
5. Kirim Ringkasan Rapat

Saat mempersiapkan pertemuan pertama dengan klien baru, mudah untuk terjebak dalam segala hal yang ingin Anda capai. Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin ingin menjual jumlah unit tertinggi atau menetapkan arah desain situs Web baru perusahaan. Tetapi bahkan jika Anda berpikir Anda memiliki produk terbaik dan ide terbaik di dunia, satu-satunya pendapat penting adalah pendapat klien.

Pada hari-hari menjelang rapat, lakukan riset sebanyak mungkin tentang klien. Baca situs Web perusahaan dari atas ke bawah, berikan perhatian khusus pada pernyataan misi dan visi. Perusahaan menghabiskan banyak waktu untuk menyusun pesan-pesan ini, jadi promosi Anda harus sesuai dengan budaya perusahaan. Baca siaran pers dan posting blog terbaru untuk memahami apa yang paling disukai perusahaan saat ini. Kemudian buatlah daftar pertanyaan yang belum terjawab. Ini mungkin berguna di rapat untuk memulai percakapan.

Tempatkan diri Anda pada posisi klien, kata pakar loyalitas klien Andrew Sobel [sumber: Sobel ]. Apa masalah bisnis utama klien? Tekanan apa yang mungkin dirasakan klien di pasar? Ke mana klien ingin pergi dan bagaimana Anda dapat membantunya sampai di sana? Jauhkan semua masalah ini di depan dan di tengah saat Anda menyusun proposal Anda.

Saat hampir waktunya rapat, buat semua orang di halaman yang sama dengan agenda yang ditulis dengan baik. Kita akan membahasnya di halaman berikutnya.

Pertemuan tanpa agenda seperti orkestra tanpa konduktor. Agenda menetapkan harapan pertemuan, menetapkan dan aliran yang teratur dan membantu setiap orang memahami perannya.

Sehari sebelum rapat, kirimkan email agenda singkat kepada semua orang yang akan hadir. Itu tidak harus rinci. Ini bisa berupa garis besar cadangan atau daftar poin-poin sederhana yang mencakup poin-poin utama yang akan dibahas dan tugas yang harus diselesaikan [sumber: Entitas ]. Ini mungkin juga merupakan kesempatan yang baik untuk memperkenalkan anggota tim Anda kepada klien. Tautkan ke bios lengkap di situs Web Anda atau sertakan uraian singkat tentang setiap anggota tim, serta jabatan dan tanggung jawabnya. Sekali lagi, ini akan membantu klien mengetahui apa yang diharapkan ketika Anda berjalan di pintu.

Namun, ingatlah bahwa sebuah agenda tidak ditulis di atas batu (hampir tidak ditulis di atas kertas). Mulailah rapat dengan membahas setiap poin dalam agenda dalam urutan yang Anda sarankan. Tetapi jika klien ingin membicarakan poin terakhir terlebih dahulu, biarkan dia melakukannya. Namun, jika klien ingin membicarakan sesuatu yang sama sekali berbeda, bersiaplah untuk membuang agenda sama sekali. Sekali lagi, tujuan utama pertemuan ini adalah untuk mendengarkan klien. Jika agenda tidak membantu Anda mencapai tujuan itu, batalkan.

Ketika hari pertemuan tiba, saatnya untuk memasang wajah terbaik Anda (dan kemeja dan dasi). Teruslah membaca untuk tips penting tentang profesionalisme.

Pertemuan pertama dengan klien baru bukanlah waktu yang tepat untuk menjadi diri sendiri. Sebaliknya, jadilah diri Anda yang paling sopan, sopan, dan profesional. Ini dimulai dengan pakaian Anda. Bahkan jika Anda bekerja di kantor paling kasual di dunia, tingkatkan satu atau dua tingkat untuk pertemuan klien. Rok, celana panjang, dan dasi menunjukkan bahwa Anda memperlakukan klien dengan serius. Begitu juga dengan datang tepat waktu. Jangan pernah membuat klien menunggu!

Nyalakan pesona segera setelah Anda berjalan di pintu. Bersikap sopan dan ramah kepada semua orang yang Anda temui di kantor, mulai dari resepsionis hingga magang [sumber: Farber ]. Anda tidak pernah tahu pendapat siapa yang diperhitungkan dan siapa yang bisa menjadi advokat Anda nantinya. Jika Anda datang dengan anggota tim lain, jangan bercanda atau menjelek-jelekkan klien lain sambil menunggu rapat dimulai.

Tunjukkan rasa hormat atas waktu dan perhatian klien Anda. Sebelum terjun ke rapat, tentukan kembali kerangka waktu yang Anda usulkan dalam agenda [sumber: Farber ]. "Apakah dua jam masih baik-baik saja?" Ini adalah tindakan sederhana dari kesopanan profesional yang berbicara banyak.

Jika Anda ingin mempertahankan sikap profesional itu, hindari "larangan" berikut:

Cara yang bagus untuk tetap terlibat dalam percakapan dan meningkatkan ego klien adalah dengan membuat catatan. Pelajari alasannya di halaman berikutnya.

Jangan pernah lupa bahwa tujuan utama bertemu dengan klien baru adalah untuk mendengarkan. Tidak masalah jika klien adalah inovator yang menginspirasi atau membosankan -- berpura-puralah bahwa setiap kata yang keluar dari mulutnya adalah emas murni. Buat pertunjukan mengeluarkan notepad atau membuka komputer laptop Anda untuk membuat catatan. Kolumnis Barry Farber, yang menulis untuk Entrepreneur.com, menyarankan agar Anda bahkan bertanya, "Apakah Anda keberatan jika saya membuat catatan" [sumber: Farber ]? Perhatikan saja klien Anda duduk lebih tinggi di tempat duduknya.

Bagi kebanyakan orang, cara termudah untuk membuat catatan adalah dengan menggunakan komputer . Agar catatan Anda tetap teratur, coba masukkan informasi dalam bentuk kerangka atau setidaknya poin-poin di bawah header terpisah. Jika Anda membawa lebih dari satu orang ke rapat, mintalah satu anggota tim menjadi pencatat yang ditugaskan sehingga yang lain dapat terlibat lebih penuh dengan klien.

Jika Anda satu-satunya orang dari tim Anda, berhati-hatilah untuk tidak membenamkan kepala Anda di komputer saat klien berbicara. Cobalah untuk sering melakukan kontak mata dan bangkitkan kembali pernyataan yang mendukung seperti "Poin bagus," atau "Itu penting untuk diketahui." Jika Anda memiliki pertanyaan, tulis di catatan Anda dan tunggu sampai klien selesai berbicara untuk menanyakannya.

Pekerjaan Anda belum selesai saat rapat berakhir. Jaga agar hubungan kerja tetap berjalan dengan email tindak lanjut yang sopan dan profesional .

Pertemuan pertama dengan klien baru itu penting -- tetapi ingatlah bahwa ini hanyalah awal dari hubungan yang lebih lama. Pertahankan momentum dengan menindaklanjuti setelah pertemuan dengan ringkasan singkat melalui email , yang juga disebut laporan kontak . Laporan kontak menyelesaikan beberapa hal penting sekaligus: Ini adalah cara sederhana untuk mengucapkan terima kasih, merangkum apa yang telah didiskusikan, dan mengusulkan beberapa langkah selanjutnya.

Laporan kontak harus mencakup informasi berikut:

Jika pertemuan itu dengan klien potensial, ini juga akan menjadi waktu untuk mengirimkan penawaran harga Anda. Penawaran harga hanya perkiraan biaya yang sebenarnya, tetapi harus sedetail mungkin. Bersama dengan layanan standar dan tarif penagihan, sertakan layanan opsional dan harganya. Jelaskan -- dengan cara yang sopan dan profesional -- bahwa pekerjaan tidak dapat dilanjutkan sampai klien menandatangani perkiraan harga.

Untuk informasi lebih lanjut tentang bisnis dan etiket pencarian kerja, lihat tautan di halaman berikutnya.

Artikel Terkait