In Atomic Habits , James Clear afferma che...

“non saliamo al livello dei nostri obiettivi... cadiamo al livello dei nostri sistemi”.

Penso che questa affermazione sia vera e mi è rimasta impressa da quando l'ho letta per la prima volta alcuni anni fa. Sono molto interessato a come massimizzare il mio tempo e raggiungere i miei obiettivi, e ho scoperto nell'esperienza che avere un sistema è utile. Ho pensato di condividere le abitudini e gli strumenti (il mio sistema) che utilizzo nel mio ruolo di leader di una pratica di Enterprise Architecture, nonché alcuni che utilizzo nella mia vita al di fuori del lavoro. Feedback e idee sono più che benvenuti in risposta.

Abitudini

Blocca i primi 60 minuti della mia giornata lavorativa

Blocco i miei primi 60 minuti della giornata lavorativa sul mio calendario per assicurarmi di iniziare la giornata pensando invece di reagire . Per me, per passare una buona giornata, non c'è niente di peggio che saltare subito a una riunione per iniziare la giornata lavorativa. Bloccando la prima ora, mi assicuro di avere il tempo di pensare, scrivere, elaborare strategie, ecc. Se ho bisogno di conversare o chattare con qualcuno su qualcosa di rilevante per la giornata, c'è una finestra aperta per farlo come BENE. Le riunioni e la collaborazione possono essere molto utili, ma trovo che devo rilassarmi e avere il tempo per assicurarmi di essere intenzionale per la mia giornata.

Diario regolarmente

Tengo un diario per ogni giorno in un documento di Google. Aggiungi una nuova "intestazione 3" per la data odierna e siamo fuori e scriviamo. Mescolo insieme lavoro e personale e scrivo di qualsiasi cosa, dalle cose che sto cercando di realizzare al lavoro, alla pianificazione dei viaggi, alle riflessioni su un allenamento CrossFit. Avere un cervello che non si senta frenetico e sopraffatto è la chiave per me per essere efficace, e scaricare i miei pensieri e piani - e qualsiasi altra cosa abbia in mente - all'inizio della giornata mi assicura che quelle cose vengano catturate (non perse) così ho la sensazione di poterli lasciar andare e concentrarmi. Generalmente scrivo durante i primi 30 minuti della mia giornata, di nuovo dopo pranzo, e poi spesso ancora una volta la sera.

Stabilire, documentare obiettivi trimestrali e monitorarli su base settimanale

Nel mio diario tengo i miei obiettivi annuali, trimestrali e mensili. Ogni venerdì, guardo indietro a come sto andando su quelli, sia sul lavoro che personalmente. Vedo se sono sulla buona strada e considero i modi per arrivare dove voglio andare. È venerdì mentre scrivo, quindi devo andare avanti ora.

Evita i social media al mattino

Non sono un grande sui social media in generale, ma mi piace vedere le foto di viaggi e sci e mountain bike su Instagram, e cerco di essere attivo su LinkedIn per fare rete ed essere utile agli altri. Durante i miei primi 60 minuti, faccio del mio meglio per evitare di aprirli poiché sono letteralmente ottimizzati per distrarmi da ciò che devo fare.

Allenamento a pranzo

Questo probabilmente sembra banale, ma trovo che allenarsi a pranzo sia davvero buono per 1) spezzare la giornata in due parti e 2) farmi sentire fresco per la seconda metà. Ricordo i giorni che passavo con la mente occupata dalle 7:30 o 8:00 in macchina fino alle 16:00 o 17:00, ed erano molto estenuanti. Con un allenamento pomeridiano, la mia mattinata è ben definita e strutturata e ho un piano chiaro per questo, e poi il mio pomeriggio riceve un po' più di energia e un "nuovo inizio" tutto suo.

Utensili

Comunicazione

Slack: vai a per la comunicazione asincrona. Ho le notifiche disattivate sul mio telefono e attivate sul mio laptop. Questo mi impedisce di essere distratto dal lavoro durante il tempo libero o quando sono lontano dal mio laptop. Disattivo i canali a cui non ho bisogno di reagire (ma di cui voglio far parte) e controllo periodicamente.

Microsoft Teams: riunioni virtuali e chat con persone che non sfruttano il rallentamento al lavoro.

Calendly — Non posso che elogiare Calendly. Ho sempre trovato che guardare i calendari mentre scrivevo e-mail per coordinare gli orari disponibili fosse 1) estremamente frustrante e 2) un'enorme perdita di tempo. Di recente ho deciso di utilizzare Calendly e non potrei essere più contento di quanto sia facile e utile. Sono passato a utilizzare un abbonamento a pagamento entro la prima settimana e mi piace poter avere tipi di riunioni, durate e programmi personalizzati da utilizzare esternamente che si sincronizzano con la disponibilità del mio calendario di lavoro. Questa non è una pubblicità, quindi mi fermo qui... ma sono un grande fan e nelle ultime due settimane ho risparmiato ore utilizzando questo strumento per coordinare riunioni esterne.

Monitoraggio del lavoro e acquisizione di idee

Asana: utilizzo Asana per tenere traccia delle mie attività lavorative. Gestisco colonne di "Da fare", "Questa settimana", "In corso" e "Fatto". Molto semplice. Questo mi aiuta davvero quando ci sono una marea di azioni che devo intraprendere e sento lo stress di perderne potenzialmente alcune... se le faccio scrivere (anche male) in Asana so che non le dimenticherò. So anche cosa deve essere fatto e posso eliminare sistematicamente gli elementi più importanti dalla mia lista.

Google Keep + Google Documenti: ho utilizzato Google Keep per tenere traccia delle idee che devono essere sviluppate di più, sia nella mia vita personale che in quella lavorativa. Se sto parlando con un collega di un argomento di lavoro e ho bisogno di catturare ciò che ha condiviso, Google Keep è di solito il posto dove va (tramite l'app sul mio telefono) fino a quando non posso elaborarlo e fare qualcosa di più significativo con esso in seguito . La maggior parte del mio lavoro Gli oggetti Keep alla fine sono stati destinati ad Asana, ma non tutti. Come ho accennato in precedenza, utilizzo anche Google Documenti per la mia abitudine quotidiana di tenere un diario e molte idee vengono pensate per iscritto lì. Non sono una brava persona "siediti e pensa"... devo scrivere o parlare... e la scrittura tende a funzionare meglio.

Prendere appunti: in generale, utilizzo un mix di strumenti tra cui GitHub (appunti della riunione del team), Google Docs (scarica i pensieri nel mio diario) o Google Keep. Usavo Evernote ma mi sono allontanato. Probabilmente potrei ottimizzare quest'area e sono molto aperto ai suggerimenti. Nella maggior parte dei casi, tutto ciò che devo scrivere arriva al mio diario e poi in una forma più raffinata da qualche altra parte in seguito.

Asana, Google Keep e il mio diario annuale Google Doc sono sempre aperti sul mio browser (appuntati in Chrome).

Collaborazione

Miro: abbiamo Miro e mentre all'inizio ero scettico (e continuo a pensare che ci siano cose per cui non ha senso) in realtà è uno strumento piuttosto straordinario per sostituire ciò che abbiamo ottenuto dalle lavagne fisiche nell'era pre-COVID. Oggi, poiché la maggior parte delle riunioni sono virtuali, Miro è davvero fantastico per essere in grado di progettare soluzioni collaborative, fare brainstorming, ecc. Anche una buona lavagna vecchio stile è ancora piuttosto fantastica.

Strumenti EA

LeanIX: abbiamo appena iniziato a utilizzare LeanIX nella nostra pratica EA per aiutarci a visualizzare le capacità aziendali. Non l'ho ancora usato molto, ma sono piuttosto entusiasta delle promesse di uno strumento che può aiutarci ad avere modi semplici per spiegare cosa facciamo come azienda e quanto bene queste cose sono supportate dalla tecnologia.

Monitoraggio del lavoro di squadra

Miro - Tengo una bacheca "kanban" di Miro su ciò a cui il nostro team sta lavorando ogni trimestre e cosa c'è nell'arretrato. Semplice ma utile per tenere il passo con alcuni degli obiettivi di ciascuna delle persone del nostro team (più di 10 persone così difficili da tenere a mente senza aiuto).

Confluence: utilizziamo Confluence per molta documentazione interna, quindi abbiamo anche una pagina di confluenza sotto il nostro spazio EA con una visione esterna amichevole dei nostri obiettivi trimestrali in modo che chiunque sia interessato possa vedere cosa stiamo spingendo e cosa stiamo facendo stai cercando di realizzare. Ho appena iniziato a farlo, ma sembra essere utile per i nostri partner e clienti interni. Se non altro, mi costringe a formulare un linguaggio chiaro sui nostri obiettivi che abbia senso sia per il nostro team che per gli altri.

Caffè

Caffè. La stampa francese. Ogni giorno. Questo è tutto quello che ho bisogno di dire.

Conclusione

Cosa mi sono perso? Ci sono cose che stai facendo nel tuo lavoro (o nella vita personale) che ti aiutano a essere più efficace? Mi piacerebbe sentirti qui su LinkedIn e spero di poter imparare qualcosa di nuovo.