di Angela Chen, Samiksha Hiranandani, Tianjing Zhang, Yingxi Li

Sommario

· Introduzione
· Guida introduttiva
· Nozioni di base su Notion
· Come aggiungere membri del team al tuo spazio di lavoro
· Utilizzo di Notion per la gestione delle attività

introduzione

I progetti su larga scala sono comuni nel settore, ma la gestione di un progetto che coinvolge flussi di lavoro complicati e risorse umane è stata una sfida eterna.

Dichiarazione problema

Sebbene gli strumenti software per la produttività possano essere una soluzione, le persone potrebbero non essere consapevoli dei loro vantaggi o trovarli difficili da utilizzare quando vengono introdotti per la prima volta.

Questo manuale è progettato per aiutare i Product Manager (PM) di Cornell Design and Tech Initiative (DTI) a ottimizzare l'uso di Notion per la gestione dei progetti. Ha lo scopo di fornire una guida chiara e concisa per aiutarli a imparare in modo rapido ed efficace come utilizzare Notion per le loro esigenze specifiche.

Cenni storici e storia

Per il completamento con successo di qualsiasi progetto in molti settori, la gestione del progetto è fondamentale [1]. Fornisce un approccio strutturato alla pianificazione e all'organizzazione di risorse monetarie e umane, scadenze e attività, in modo tale che gli obiettivi del progetto siano raggiunti e consegnati alle parti interessate. Inoltre, secondo Bourne e Walker (2004), i project manager sono responsabili della corretta consegna di progetti completi [2]. Questo rende il ruolo di un Product Manager impegnativo ma essenziale.

Ma in che modo un Product Manager guiderà il proprio team al successo? Secondo la ricerca accademica "Project Management Success Factors", l'utilizzo di strumenti e software di project management ha un forte impatto positivo sul successo del project management [3]. L'uso inappropriato di strumenti e tecniche può anche essere controproducente per i risultati della gestione del progetto [4]. Questo rende la ricerca del giusto strumento di gestione del prodotto la chiave del successo.

Lanciato nel 2016 e ora con oltre 30 milioni di utenti in tutto il mondo, Notion è emerso e si è dimostrato un ottimo strumento per aiutare i product manager [5]. È stato prominente tra tutti gli strumenti di gestione dei progetti ed è ampiamente utilizzato da molte aziende e progetti su larga scala.

Vincoli e scopo del progetto

• Limite di tempo: questo progetto deve essere completato entro il semestre corrente come progetto di classe. Per rispettare questa scadenza, ci concentreremo sulle funzioni essenziali di Notion che possono essere apprese rapidamente e facilmente.
• Vincolo di risorse: per completare questo progetto, utilizzeremo le risorse disponibili all'interno di Cornell DTI. Utilizzeremo l'esperienza dei membri DTI disponibili per condurre test di usabilità e altre attività necessarie.
• Ambito del progetto: l'obiettivo di questo progetto è fornire alle risorse umane DTI una guida intuitiva a Notion, incentrata sulle basi del software. Il nostro obiettivo è consentire alle risorse umane di utilizzare Notion in modo rapido ed efficace senza sovraccaricarle di informazioni. Per raggiungere questo obiettivo, tratteremo le funzioni Notion più critiche ed eviteremo di immergerci in funzionalità avanzate come l'integrazione API e la creazione di modelli.

Iscriviti a Nozione

Per iniziare, vai alla pagina web di notion . Per scaricare l'app desktop, fai clic sul pulsante di download nella barra in alto e scegli il tuo sistema operativo dal menu a discesa. Seguire le istruzioni specifiche del sistema operativo per l'installazione. All'avvio, segui le istruzioni per registrarti per un account Notion. Puoi anche scegliere di utilizzare l'app Web anziché scaricare l'app desktop tramite il tuo browser preferito.

Cos'è uno spazio di lavoro?

Una volta registrato, l'utente accederà alla pagina sotto l'area di lavoro denominata “[userid]'s Notion”.

Questo è il primo spazio di lavoro personale e poiché la società di notion aiuta gli utenti a familiarizzare con il loro prodotto, ha preparato alcuni file per aiutare gli utenti a iniziare con Notion.

L'area di lavoro è come una cartella in Google Drive. Gli utenti sono liberi di modificare qualsiasi cosa qui, ad esempio: creare file, eliminare file e importare file da una serie di fonti.

Tutti gli spazi di lavoro creati verranno inizializzati per avere l'utente esclusivamente come proprietario e nessun altro potrà visualizzarli. E proprio come una cartella Google, gli utenti possono creare un nuovo spazio di lavoro e condividerlo con altri. Per creare un nuovo spazio di lavoro, è sufficiente premere il "..." nell'angolo destro dell'area di lavoro corrente e la pagina Web di nozione guiderà l'utente per tutti gli altri dettagli dell'impostazione.

Dopo aver fatto clic sul nome dell'area di lavoro corrente, la nozione visualizzerà tutte le aree di lavoro create dagli utenti o le aree di lavoro a cui gli utenti sono invitati.

Come creare una copia di questo modello

• clicca su questo link . Ti porterà a un modello di nozione condiviso dal nostro team.
• Nell'angolo in alto a destra, premi il pulsante "Duplica".

Nozioni di base

Notion ti consente di incorporare blocchi di base con il comando "/". Premi un punto qualsiasi della pagina per iniziare. In "Documenti del team", fai clic sulla pagina che dice "Nozioni di base". Qui troverai i comandi per ogni blocco base. Provalo tu stesso e gioca con ogni blocco!

Testo: digita semplicemente in un punto qualsiasi della pagina. Prova a formattare il testo evidenziando il blocco di testo e utilizzando la barra degli strumenti a comparsa per grassetto, corsivo, sottolineato, ecc.

• Intestazioni : per creare un'intestazione, digita /+heading

• Per creare una pagina /+page
• Intitola la pagina "La mia prima pagina di nozioni!"

• Passa il mouse sopra il titolo e prova a cambiare l'emoji

• Passa di nuovo sopra il titolo e premi aggiungi copertina. Qui puoi selezionare dalla galleria delle nozioni, caricare dal tuo computer, utilizzare un collegamento o scegliere dalla galleria di immagini di Unsplash

• Elenco puntato: digitare -e iniziare a digitare
• Elenco numerato: digitare 1.e iniziare a digitare
• Liste di controllo: digitare /+todo
• Attiva/disattiva elenco: digitare /+toggle

• Per creare una tabella, digita /+table

• Aggiungi colonne: passa il mouse sul bordo della colonna più a destra e premi +
• Aggiungi righe: passa il mouse sopra il bordo della riga più in basso e premi +

• Aggiungi colonna/riga di intestazione: fai clic in un punto qualsiasi della tabella e dovrebbe apparire una barra degli strumenti. Premere opzioni e selezionare l'interruttore per la colonna/riga dell'intestazione

• Per creare un callout, digitare /+call out

• Cambia l'emoji: fai clic sull'emoji corrente e seleziona quella nuova che desideri

• Per creare un preventivo, digita /+quote

• Per creare un divisore, digita /+divider

• Per creare un database, digitare /+inline database

• Puoi cambiarlo in varie visualizzazioni come una bacheca, una sequenza temporale, un calendario, un elenco e una visualizzazione galleria.

• Google Drive: aggiungi anteprime dei file
• Tweet: incorpora un tweet
• GitHub Gist: incorporato un Gist da GitHub
• Google Maps: incorpora una mappa di Google

Puoi aggiungere membri del team per condividere, modificare e collaborare alle pagine insieme all'interno di un'area di lavoro.

Esistono due metodi per aggiungere membri del team all'area di lavoro

Via Posta Elettronica

1. Vai su Impostazioni e membri nella barra laterale sinistra.
2. Dopo aver fatto clic su Aggiungi un membro , inserisci l'indirizzo email della persona.
3. Dal menu a discesa, aggiungi la persona come proprietario o membro di Workspace
4. Fai clic su Invita

Tramite link di invito

1. Vai su Impostazioni e membri nella barra laterale sinistra.
2. Fare clic sull'icona blu Copia collegamento per condividerlo con i membri del team.
3. Puoi condividere tramite Slack, e-mail, SMS o qualsiasi altro metodo.
4. Gli invitati potranno unirsi all'area di lavoro dopo aver fatto clic sul collegamento nascosto

Come importare i dati

Durante l'intenso lavoro di DTI, a volte vorremmo importare dati ottenuti da varie fonti Cornell, o forse qualche lavoro precedente svolto su doc ​​localmente. Notion fornisce un modo rapido e conveniente per rendere visibili quei dati a te e ai membri del tuo team in modo che il lavoro successivo possa essere svolto su parti del contenuto.

Il file di importazione supporta formati tra cui .txt, .md, .docx, .csv, .html e anche alcune app Web tra cui Asana, Evernote, .etc. E per tutti questi mezzi, Notion analizzerebbe il contenuto e li inserirebbe nella pagina Notion corrente. Cercherebbe di mantenere il formato originale per far apparire le cose importate esattamente come apparivano prima dell'importazione.

Per importare i dati, puoi eseguire una delle seguenti operazioni:

• fai clic sul pulsante "Importa" nella barra laterale di sinistra, che si trova sopra Cestino e sotto Modelli .

• Passare alla barra laterale sinistra e trovare la pagina corrente, all'estremità destra di questa pagina, premere il pulsante "+" e selezionare Importa

Utilizzo di Notion per la gestione delle attività

Torna alla home page del team e individua la pagina Gestione attività in Collegamenti rapidi. Puoi anche notare che ci sono 3 viste diverse per ogni sottoteam su DTI: Developer, Designer e Product.

Creazione di una nuova attività

• Fare clic su "nuovo" nella parte inferiore della tabella
• Assegna un nome all'attività "creazione della mia prima attività di nozione" e gioca con lo stato, la priorità, la scadenza e la persona.

• Nella parte superiore della tabella, esplora le diverse visualizzazioni facendo clic su "kanban", "dev", "pm", ecc...