Allora mi sono laureato in una buona università e ho pensato che la laurea in ingegneria mi avrebbe fatto ottenere rapidamente il lavoro. Tuttavia, come ho appreso dal mio primo manager, la risposta che ha inchiodato la mia offerta di lavoro non riguardava l'ingegneria ma la comunicazione: come avrei comunicato con altri che potrebbero non parlare inglese e provenire da una cultura diversa? E poi un'altra domanda riguardava come avrei affrontato i conflitti.

Fresco di scuola e ancora ingenuo, domande del genere non sono mai state nella mia lista di preparazione. Ma, rendendomi conto dell'importanza della comunicazione, da allora sono stato attento a praticare questa abilità. Di conseguenza, essere un comunicatore efficace mi ha distinto dai miei colleghi e ha contribuito alla mia carriera.

L'unico problema più grande nella comunicazione è l'illusione che abbia avuto luogo — George Bernard Shaw

Prima di tutto, perché la comunicazione è importante? Perché i problemi di comunicazione sono la fonte più significativa di conflitto, frustrazione e infelicità, sebbene accadano involontariamente. La cattiva comunicazione si verifica a causa di quanto segue:

• Sfumature culturali, personalità o semplicemente scarsa comunicazione
• Fare supposizioni (p. es., sul tono e l'intenzione di altre persone)
• Poco feedback dagli altri comunicatori
• Comunicazione troppo scarsa e troppo tardiva

1. Spiega perché

"Perché?" è una domanda potente. L'idea principale qui è dare il via alle cose con il tuo scopo (il "Perché") prima di passare al "Come" e al "Cosa". Questo concetto è perfetto per migliorare il tuo gioco di comunicazione sul lavoro, poiché ci ricorda che non dovremmo solo dire alle persone cosa fare, ma anche come farlo e, soprattutto, perché.

Quindi, perché il "Perché" è così importante? Bene, spiegare il "Perché" allinea tutti con lo scopo e gli obiettivi che vuoi raggiungere. Si tratta di mettere tutti sulla stessa pagina e investire nello stesso risultato. Inoltre, poiché di solito ci sono molti modi per raggiungere lo stesso obiettivo, spiegare il "perché" aiuta il tuo team a capire come arrivarci e cosa deve essere fatto esattamente.

Curiosità In Vietnam, chiedi sempre a una signora la sua età durante il primo incontro per pronunciare correttamente. Sarebbe così scortese da qualche altra parte chiedere di una signora della loro età. Ma è del tutto appropriato farlo in Vietnam. E sapere perché lo rende più facile da accettare.

2. Mantenerlo cristallino con cosa, quando e chi

Può sembrare duro essere sempre quello che chiede: "Quando possiamo farlo?" o "Chi lo farà?" Tuttavia, per essere una superstar della comunicazione al lavoro, sii sempre chiaro e conciso con il WWW:

• Cosa : Descrivi l'oggetto, l'attività o il progetto. Abbandona il gergo e usa un linguaggio semplice che tutti capiscono.
• Quando : dai al tuo team una tempistica o una scadenza. Queste informazioni creano aspettative e mantengono tutti sulla stessa pagina.
• Chi : chiamare le persone oi team responsabili dell'attività o del progetto. In questo modo, ognuno conosce la propria parte nel grande schema delle cose.

Stabilire le giuste aspettative, soprattutto per quanto riguarda il tempo, è fondamentale quando si risponde alle domande degli altri o si delegano compiti.

Sappiamo tutti che la stima può essere complicata, quindi sii prudente al riguardo: sottoprometti e consegna in eccesso.

Questo approccio ti aiuta a creare fiducia e credibilità, assicurando che tutti siano coinvolti e soddisfatti dei progressi.

3. Richiedi un feedback

Ricorda, una buona comunicazione va in entrambe le direzioni. Incoraggia il feedback del tuo team e di te stesso, soprattutto quando le cose si fanno difficili. Mantenere aperti questi canali di comunicazione significa che tutti possono condividere i propri pensieri, potenziali soluzioni e persino alcune critiche costruttive. Ascolta attivamente, sii aperto al feedback e crea uno spazio di lavoro in cui tutti si sentano apprezzati e ascoltati. È così che risolvi i problemi come un campione!

Ad esempio, quando ti senti sopraffatto da troppe attività nel piatto. In questo caso, puoi contattare il tuo team o il tuo manager e dire: "Ho bisogno di aiuto per stabilire le priorità". Questo approccio apre la porta al feedback e mostra che sei proattivo e disposto a cercare supporto quando necessario.

Inoltre, se ti trovi di fronte a una domanda a cui non hai la risposta, non aver paura di ammetterlo. Dì solo "Non lo so, ma ti ricontatterò" e assicurati di dare seguito. Ancora una volta, questo dimostra il tuo impegno nel trovare le informazioni corrette e nel mantenere linee di comunicazione aperte.

Quindi, che si tratti di brainstorming per soluzioni, processi di messa a punto, richiesta di aiuto per stabilire le priorità o semplicemente mantenere aperte le linee di comunicazione per suggerimenti e miglioramenti, accettare il feedback è una componente fondamentale di una comunicazione efficace e di un ambiente di lavoro fiorente.

4. Diventa loquace: sii tempestivo e aperto

Quando si tratta di comunicazione, il tempismo è tutto. Quindi tieni a mente queste due indicazioni:

• Non dormire sulle cattive notizie. Quindi, quando c'è un errore, comunicalo e intensificalo. Dovrai comunque consegnare la parola, ma condividerla prima può aumentare le possibilità di ribaltare la situazione. Anche se pensi di poter gestire la situazione da solo, è comunque intelligente informare o intensificare la sfida che stai affrontando per ottenere aiuto tempestivo. Inoltre, considera la possibilità di comunicare con il cliente per ripristinare le aspettative, se necessario. Ricorda, è sempre meglio esagerare che deludere. Essere sinceri dimostra che sei trasparente e pronto ad affrontare il problema insieme.

• Condividi i dati. Incoraggia una cultura di apertura condividendo informazioni, aggiornamenti e rapporti sui progressi con il tuo team. Questo ambiente tiene tutti aggiornati e aiuta a prevenire malintesi e lacune di conoscenza. Tutti sono sulla stessa barca e dovrebbero avere accesso alle stesse informazioni per accelerare il processo decisionale.