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In questo post, parlerò dell'importanza della gestione dei file in SharePoint Online e di come può contribuire a ridurre il carico di lavoro. In qualità di consulente cloud e professionista di riparazioni e riparazioni con oltre 7 anni di esperienza, ho visto in prima persona l'importanza di una gestione efficace dei file in una forza lavoro distribuita. Condividerò anche alcuni suggerimenti su come ottenere il massimo dalla funzione di ricerca di SharePoint e sull'importanza di pratiche di denominazione dei file coerenti. Se vuoi rimanere aggiornato sui miei post più recenti e saperne di più sul mio supporto cloud e sui servizi di web design, assicurati di controllare il mio sito Web:  geekant.net

Gestione dei file in SharePoint Online

Per una forza lavoro distribuita, c'è poco lavoro in sede, quindi la maggior parte dei file viene condivisa online. Tuttavia, l'invio di file tramite e-mail può essere un'attività che richiede tempo e non consente una gestione efficace dei file. È qui che entra in gioco SharePoint Online. Questo strumento di produttività basato su cloud offre una soluzione al noioso compito di inoltrare più volte le e-mail e fornisce un modo per organizzare facilmente i file. Se sei un abbonato a Microsoft 365, puoi utilizzare il file manager di SharePoint all'interno della tua organizzazione per semplificare la condivisione e la gestione dei file.

Sapere cosa è ricercabile e cosa no

Prima di poter esplorare SharePoint Online per un tipo specifico di file, è necessario comprendere come il servizio ricerca i file. Gli utenti spesso si lamentano di non riuscire a trovare il file che desiderano utilizzando la barra di ricerca.

Ma prima di tutto, cosa puoi cercare e cosa no?

SharePoint Online consente agli utenti di utilizzare titoli per determinati documenti.

• Se un utente non dispone delle autorizzazioni e dei ruoli necessari per accedere a un determinato documento, tale documento non verrà visualizzato nei risultati della ricerca.
• D'altra parte, qualcuno con ruoli e autorizzazioni sufficienti sarà in grado di trovare i file con una semplice ricerca.
• La ricerca di SharePoint Online corrisponderà al nome del file, al titolo del documento e a tutti i metadati ad esso collegati.
• Anche il contenuto di un documento verrà scansionato con la parola chiave di ricerca inserita.

Se un'azienda prova a cercare un file digitando le parole chiave che appaiono all'interno del file, SharePoint Online non sarà in grado di presentare i risultati per quel file. Se lo stesso utente prova a cercare per nome file, sarà in grado di trovarlo.

Tuttavia, esiste un piccolo problema che gli abbonati a Microsoft 365 devono conoscere su SharePoint Online, per i documenti di Word è valida la ricerca per parola chiave completa. Se hai una scansione PDF di un'immagine, la ricerca non troverà alcuna parola in quella scansione.

quali azioni dovrebbero essere intraprese:

Denominare i file in modo coerente

Se dobbiamo farlo, lo facciamo bene

Sarai d'accordo sul fatto che è difficile organizzare i numerosi file che dobbiamo gestire nella nostra vita lavorativa quotidiana. Siamo anche sopraffatti quando i nostri colleghi non seguono le convenzioni appropriate quando nominano i file. Ecco alcuni suggerimenti su cosa fare con la denominazione dei file in SharePoint Online:

• Quando un collega utilizza una cartella di SharePoint Online, dovrebbe evitare di riutilizzare i nomi dei file .
• A volte è difficile tenere traccia della versione quando abbiamo molti file con lo stesso nome.
• SharePoint Online fa il suo lavoro aggiungendo un suffisso al nome del file, ma se gli utenti seguono le best practice quando utilizzano SharePoint Online, i file verranno visualizzati correttamente nei risultati della ricerca.

I vantaggi di questo:
questo aiuta sicuramente a chiarire molta confusione relativa alla denominazione dei file. Inoltre, consente agli utenti di risparmiare molto tempo evitando più clic e controllando ogni file dopo averlo aperto.
Anche un semplice metodo di denominazione può impedirti di creare più copie dello stesso file.

Tieni presente che quando vengono creati più duplicati, aumentano le possibilità di perdita accidentale di dati.

non essere disattento...

L'impatto sui rapporti d'affari

Se hai una relazione commerciale di lunga data con il tuo cliente, non sorprende che esista una cartella comune di SharePoint Online. Per i clienti fedeli e di lunga data, è una questione di reputazione caricare file in SharePoint che seguono una nomenclatura di file coerente, per ridurre significativamente le congetture.

Un esempio:
un partner potrebbe dover affrontare un problema di ripristino dei dati in SharePoint Online quando non esiste una pratica di denominazione corretta.

Quando i partner caricano più file in SharePoint Online senza modificare la nomenclatura, i file meno recenti vengono spesso sostituiti da quelli più recenti. Il partner, che non è a conoscenza degli ultimi caricamenti, un giorno può aprire un file ed essere sorpreso di scoprire che il file è stato sostituito.

In mancanza di un backup, ciò può causare la perdita di dati, reputazione e buona volontà dell'azienda. Gli utenti di SharePoint Online possono essere goffi, poiché l'applicazione consente agli utenti di recuperare i file in un secondo momento. Un proprio sistema di recupero.

prevenire è meglio che curare!

Identifica le immagini il più rapidamente possibile con i tag immagine

L'aggiunta di tag alle immagini impedirà a SharePoint Online di raccogliere elementi simili e mostrerà questo contenuto nel risultato. In caso contrario, Microsoft Search recupererà in modo casuale dai tuoi siti e non raccoglierà risultati specifici.
I risultati della ricerca includeranno tutte le immagini contrassegnate con quel termine.

tagga tutto!

In alcuni casi...
I tag immagine generati automaticamente vengono rivalutati ogni volta che l'immagine viene aggiornata. Potrebbero verificarsi casi in cui l'immagine viene aggiornata e i vecchi tag vengono rimossi e vengono aggiunti nuovi tag. Tuttavia, i tag aggiunti manualmente non vengono mai rimossi.

Approvazioni e flusso di lavoro in SharePoint Online

Potresti avere elenchi e librerie in cui desideri che i nuovi articoli e/o le nuove versioni degli articoli correnti vengano esaminati per verificarne l'accuratezza del contenuto o l'adeguatezza della forma e dello stile prima che vengano rilasciati a tutti coloro che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione si chiama approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile approvare manualmente il contenuto senza un flusso di lavoro; ma un flusso di lavoro di approvazione di SharePoint Online può rendere il processo ancora più semplice ed efficiente.

non c'è motivo di essere complicato!

Blocco dei documenti con dati sensibili

Cosa succede se le tue cartelle di SharePoint Online sono condivise con un grande team con membri di diversa gerarchia? Dal punto di vista della sicurezza, l'accessibilità di documenti specifici dovrebbe essere limitata a dirigenti e dirigenti.

Perché dovresti bloccare i tuoi documenti?
Puoi bloccare i tuoi documenti in SharePoint Online e impedire ad altri utenti di modificarli, aggiornarli o eliminarli. I documenti contenenti dati potenzialmente sensibili dovrebbero essere bloccati!

vediamo un modo per farlo...

Per eseguire questa operazione, sarà necessario abilitare questa funzionalità da Funzionalità raccolta siti.

• Apri la raccolta documenti, dove hai i documenti desiderati, e vai a Impostazioni sito
• Seleziona Funzionalità di raccolta siti e attiva la funzionalità denominata Gestione dei record sul posto
• Torna alla libreria dove hai posizionato i documenti da bloccare in modo che non possano essere modificati.
• Fare clic sulle impostazioni della libreria
• Selezionare Impostazioni dichiarazione record e infine selezionare l'opzione denominata Consenti sempre la dichiarazione manuale dei record

Come bloccare il file:
vai alla libreria e seleziona il file.
• Fare clic sui tre puntini, Altro, Dettagli conformità .
• Selezionare Dichiara come record sul posto per dichiarare un record.

Bloccherà automaticamente il file per impedire aggiornamenti non autorizzati. Un simbolo di stato vicino al file mostrerà lo stato del file accanto al suo nome.

ed è fatta! Questo è un modo per farlo

I grandi vantaggi di questo

Esistono alcune funzionalità interessanti associate alla funzione di blocco dei file in SharePoint Online.

SharePoint consente agli utenti di automatizzare la funzionalità di blocco dei file anche al termine di un flusso di lavoro o quando un documento viene approvato.

Riduce al minimo il tempo trascorso tra più utenti.

Un'altra caratteristica degna di nota di SharePoint Online è che può bloccare automaticamente i documenti dopo la migrazione dal loro sistema finanziario a SharePoint per l'archiviazione.

Per riassumere, la gestione dei file in SharePoint Online è essenziale affinché una forza lavoro distribuita rimanga organizzata ed efficiente. Comprendendo come funziona la funzione di ricerca di SharePoint e implementando pratiche di denominazione dei file coerenti, puoi risparmiare tempo ed evitare confusione. Una corretta gestione dei file può anche aiutare a mantenere buoni rapporti commerciali e prevenire la perdita di dati.

Spero che questo post sia stato utile e grazie per aver letto. Se hai domande o desideri saperne di più sul mio supporto cloud e sui servizi di web design, non esitare a contattarmi su Twitter ( @GeekantNet ), LinkedIn o visita il mio sito Web ( geekant.net ). Aspetto tue notizie.

Puoi trovare il post completo qui: SharePoint Online: best practice, suggerimenti e trucchi!