Immediatamente o subito dopo che la situazione si è verificata. Più contestuale è il feedback, maggiori sono le possibilità che venga ben compreso. Più a lungo aspetti, più la situazione svanisce dalla memoria (il cervello elimina naturalmente i brutti ricordi insieme ai dettagli vitali, quindi non esitare).

In questi casi preferisco inviare messaggi ai miei rapporti diretti al più presto possibile, programmare chiamate di follow-up o (se non così urgente) pianificare di rivisitare la situazione di attivazione del feedback sul prossimo 1–1.

Un buon controllo di sanità mentale è  : se il tuo rapporto è sorpreso dal feedback fornito durante la normale sessione di revisione delle prestazioni, non hai svolto bene il tuo lavoro.

Quanto deve essere franco il feedback?

Il più diretto possibile. Se il tuo collega ha sbagliato, diglielo. Non addolcirlo, perché stai strappando sia te stesso che il tuo rapporto a preziose opportunità di crescita. Di solito i leader di prodotto (me compreso) lo fanno solo per evitare gli spiacevoli problemi legati a potenziali conflitti (questa è una posizione piuttosto egoistica a dire il vero).

Tuttavia, ci sono quattro aspetti importanti sul feedback sincero:

• non deve essere personale, ma esclusivamente relativo all'oggetto del lavoro/qualità dei risultati;
• dovrebbe basarsi su dati e fatti (es. casi concreti), altrimenti è una speculazione che può finire per essere personale;
• dovrebbe indicare la causa principale del problema effettivo (ad es. non è che lo stakeholder non sia d'accordo con la soluzione, è che non ha avuto abbastanza trasparenza sull'avanzamento della funzione);
• dovrebbe essere un dialogo bidirezionale, perché la versione degli eventi del tuo rapporto può avere dettagli cruciali che potresti perdere (presenti la tua opinione/il tuo rapporto condivide la sua prospettiva e trovi un consenso reciproco).

Il feedback dovrebbe essere dato solo in privato?

C'è una credenza ampiamente diffusa " lodare pubblicamente, criticare in privato ", a cui non ero estraneo. Ho avuto casi in cui sono stato troppo diretto in un ambiente pubblico e questo si è ritorto contro, portando un manager a lasciare l'azienda. Inoltre, dare un feedback sincero in un contesto di gruppo è stata ed è sempre un'esperienza tesa per me. Quindi, una volta che ho sentito parlare di questo principio, mi è sembrato un comodo proiettile d'argento. La verità è che non è così semplice (e sono grato al mio attuale manager per avermi aiutato a realizzarlo).

Effetto feedback a cascata

Permettetemi di illustrarlo con un esempio. Qualche anno fa il mio manager ha frequentato le nostre demo e ci ha completamente schiacciato con un feedback onesto. Questo è stato intenso, scoraggiante e pubblico. Ma quello che ho notato dopo è che la mia attenzione ai dettagli è migliorata. Ancora di più, ho iniziato a prestare maggiore attenzione e ad essere più esplicito nella critica nei confronti dei miei rapporti.

I tuoi rapporti iniziano a modellare i tuoi comportamenti e principi , tu scegli quale direzione prendere. È un effetto a cascata che può letteralmente cambiare la cultura dell'intera organizzazione, con un po' di tempo.

Un modo è evitare/attenuare il feedback, che può potenzialmente portare a una cultura stagnante di convalida costante (dove qualsiasi feedback dato può essere percepito come offensivo), un altro modo è fornire regolarmente un feedback pubblico franco, sfruttando il potere dell'effetto a cascata e migliorare la qualità dei risultati del tuo team.

Quanto può essere pubblico il feedback?

C'è un avvertimento. Devi essere consapevole della portata del tuo feedback. Criticare un dipendente in un evento a più mani interfunzionale potrebbe fare più male che bene (non importa quanto tu sia obiettivo). Tuttavia, il contesto del tuo team funzionale potrebbe creare lo spazio sicuro necessario affinché tale feedback venga percepito in una luce costruttiva.

In conclusione, lo riformulerei come

"Loda pubblicamente (al di fuori dell'ambito del tuo team funzionale), critica in un contesto di gruppo funzionale".

Tutto sommato, penso ancora di grattare appena la superficie quando si tratta di padronanza del feedback. Alcune di queste nozioni possono essere messe in discussione e altre saranno sicuramente ripensate col passare del tempo.