Ceci fait partie d'une série en plusieurs parties sur la façon dont je fais avancer les choses .

Bien que j'aie toujours aimé le stylo et le papier , il y a quelques domaines où les outils numériques apportent une valeur unique ; calendrier et documents.

En tant que directeur de l'ingénierie, mes journées sont calées sur le calendrier. Bien que l'attrait d'un calendrier papier soit fort, il est finalement peu pratique pour mes besoins. Et, une fois que j'ai un calendrier numérique dans ma ceinture à outils, il devient pratique à utiliser pour tout ce qui a une date attachée.

Bien qu'il existe des alternatives papier pour la planification, les fichiers sont désormais numériques. J'ai passé un été au lycée à imprimer des dossiers numériques de patients pour transformer le cabinet d'un médecin en dossiers papier. Une petite partie de moi est morte cet été-là; personne ne devrait répéter cette expérience.

Et, bien sûr, il y a l'intersection de ces deux domaines ; réunions. Mon flux de travail y est suffisamment détaillé pour mériter sa propre section que nous aborderons ci-dessous. Plongeons dedans.

Planification

Mis à part les réunions, il existe une variété de besoins de planification pour les tâches qui méritent d'être prises en compte.

Premièrement, il y a les tâches urgentes, tout ce qui doit se produire à une date et une heure précises. Par exemple, mettre la dinde de Thanksgiving dans la saumure. Ce sont presque les mêmes qu'une réunion réelle mais sans la durée. Les calendriers numériques excellent ici, principalement pour leurs notifications qui vous permettent de ne pas oublier ces éléments importants.

Deuxièmement, il y a les tâches récurrentes, tout ce qui se passe à une cadence régulière. Des révisions hebdomadaires aux tâches ménagères, j'ai plusieurs rappels à différentes cadences pour piloter mes routines de productivité. Celles-ci ne sont pas aussi sensibles au facteur temps, mais sont un élément essentiel de l'externalisation des tâches pour vous vider la tête.

Troisièmement, il y a les tâches futures, tout ce qui n'a pas besoin d'arriver cette semaine. Si j'ai une tâche à accomplir le mois prochain, j'ajouterai un rappel la semaine précédente à mon calendrier. Cela m'aide à éliminer l'encombrement de mon système analogique et lorsque la tâche réapparaît, je la réinsère dans ce système.

Enfin, il y a les tâches « bloquant le temps ». Avec le blocage du temps, vous planifiez vos tâches directement sur votre calendrier, comme une réunion, au lieu de travailler à partir d'une liste de tâches et d'adapter les tâches à vos autres engagements. Dans cette situation, la planification n'est pas guidée par une échéance, mais en faisant un usage délibéré de votre temps. Je ne l'utilise pas souvent, mais quand j'ai une échéance difficile qui approche ou que je jongle avec trop de choses, j'utiliserai cet outil pour m'aider.

Mon outil de prédilection pour les trois premiers cas d'utilisation est les rappels Google. Avec l'écosystème Google, il y a trop de façons agaçantes de mettre des tâches sur votre calendrier ; des rappels aux tâches en passant par les notes de garde planifiées . J'ai atterri sur des rappels car ils sont l'option la plus simple du groupe, bien que je triche avec des notes de conservation planifiées lorsque j'ai besoin d'une liste de contrôle pour des tâches récurrentes comme mes révisions hebdomadaires. Pour le blocage du temps, j'utilise simplement Google Agenda, tout comme je le fais pour les réunions ci-dessous.

Documents

Mes premières tentatives de gestion de documents numériques étaient de belles structures de dossiers sur mesure et fabriquées à la main. Les compulsions organisationnelles ont pris une grande joie à trouver la juste taxonomie pour mettre de l'ordre dans le chaos. Au fur et à mesure que le volume de documents augmentait, il est devenu clair que s'occuper de mes documents était un net négatif sur ma productivité. C'est alors que je suis tombé sur l'approche PARA de Tiago Forte pour la gestion des documents numériques. J'étais sceptique au début, j'aimais tellement la structure que j'avais construite, mais après un essai, j'ai su que je ne reviendrais jamais.

Le système PARA organise les documents en fonction de leur actionnabilité plutôt que de leur contenu comme le font la plupart des autres systèmes. Ce changement transforme vos documents en outils de productivité. À la base, le système contient quatre dossiers de niveau supérieur (un pour chaque lettre de PARA) et ne recommande pas plus de quatre dossiers de profondeur. Cela maintient la structure gérable; facile à naviguer et facile à intégrer dans votre tête.

Projets : les dossiers ici sont presque identiques aux projets de mon système analogique. La mise en miroir de vos systèmes de gestion de documents et de tâches est une pratique puissante. Je peux trouver rapidement tout ce dont j'ai besoin pour les projets sur lesquels je travaille. Je peux même utiliser cette structure pour parquer des projets en attente en les retirant de mon système analogique, puis en les retirant d'ici au besoin.

Domaines : les dossiers ici correspondent à des portées plus larges qui n'ont pas de livrable spécifique mais nécessitent toujours une attention régulière. J'ai ici des dossiers pour chacune des équipes que je soutiens, pour les comités et conseils auxquels je siège et pour les relations clés que j'entretiens.

Ressources : Les dossiers ici capturent les documents auxquels je me réfère au besoin plutôt que régulièrement. De bons exemples sont les recettes, les portraits pour les profils en ligne, les informations sur DnD auxquelles j'apprends à jouer avec mon fils, les arrière-plans de zoom, etc.

Archive : les dossiers ici ne sont plus utilisés dans aucun des autres dossiers. La plupart d'entre eux sont des projets terminés, mais il existe des dossiers pour des domaines tels que les travaux précédents et les ressources auxquelles je ne fais plus référence (mon dossier Covid !).

Dans chaque produit de document que j'utilise (Dropbox, GDrive, Quip, etc.), j'ai ces cinq dossiers de niveau supérieur en gardant une apparence très cohérente et familière où que je sois.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Réunions

Les réunions sont l'endroit où la planification et les documents se croisent. La raison en est que presque toutes les réunions auxquelles j'assiste ont un document partagé associé.

La plupart de mes réunions sont récurrentes avec une variété de groupes de personnes différents. Il peut s'agir d'une réunion individuelle avec quelqu'un qui relève de moi, d'une réunion d'un groupe de pairs ou d'une équipe , ou d'une réunion externe avec un sous-traitant. Le document partagé crée un journal de bord de ce dont nous avons discuté dans le passé et forme une zone d'attente pour les sujets dont nous devons discuter à l'avenir.

Avoir ces documents de réunion est une autre façon de réduire l'encombrement de mon système analogique. Une option purement analogique souffrirait de la nature personnelle du stylo et du papier. Un document collaboratif permet à tous les participants à la réunion de s'approprier conjointement l'ordre du jour.

Google Calendar est mon outil de prédilection ici. D'autres ne jurent que par des applications de calendrier flashy, mais Google Agenda fait tout ce dont j'ai besoin. Plus important encore, en tant que l'une des applications de calendrier les plus populaires, la plupart des outils tiers tels que Zoom s'y intègrent. En particulier, cela fonctionne avec Clockwise , le gestionnaire de calendrier automatisé dont vous avez besoin mais dont vous ignoriez l'existence. Il optimisera votre temps libre, déplacera des réunions conflictuelles, bloquera du temps pour des événements sur votre calendrier personnel, planifiera des blocs déjeuner pour vous, et plus encore. Je ne peux plus m'imaginer travailler sans.

Capture omniprésente

Enfin, il y a un autre composant mineur mais précieux de mon système de productivité numérique ; la capacité de capturer une idée ou une tâche à tout moment où que je sois. Avant les smartphones, j'étais plutôt fier de me promener avec un petit bloc-notes et un stylo partout où j'allais mais cette époque est malheureusement derrière moi. La réalité est que j'ai toujours mon téléphone dans ma poche et je préfère garder mon transport quotidien au strict minimum.

Il existe plusieurs options dans cet espace, mais j'ai opté pour TickTick , l'option la plus simple que j'ai pu trouver et qui offrait d'excellentes options de capture rapide. Il a de très bons raccourcis globaux sur Mac et des raccourcis rapides sur Android. Il est fortement personnalisable, ce que j'aime uniquement parce qu'il me permet de désactiver et de masquer presque tout, le transformant en un simple outil de capture. Les tâches et les éléments qui y atterrissent sont rapidement déplacés vers un autre système la prochaine fois que je suis à mon bureau.

Rester simple

Mon objectif avec ce système est la simplicité. Il n'inclut pas les outils utilisateur expérimentés pour les bases de connaissances personnelles ou la prise de notes en réseau. En utilisant quelques outils de base, je peux m'adapter à n'importe quel environnement. Chaque nouveau travail s'accompagne d'un nouvel ensemble d'outils approuvés par l'entreprise et je suis en mesure d'adapter mon flux de travail aux applications à portée de main grâce à un emplacement pour stocker des documents et un calendrier pour les tâches et les événements.

Il n'y a pas de meilleur système de productivité pour les gouverner tous, mais je vous encourage à essayer. Si cela vous semble trop contraint et trop simpliste, c'est peut-être un signe que vous jonglez trop et certaines contraintes seraient utiles. Si cela vous semble trop compliqué, j'aimerais apprendre des moyens de simplifier le système sans perdre les principaux avantages.