Email: cara mengelola kotak masuk Anda

Nov 27 2022

Setiap pemimpin.

Setiap pemimpin adalah pembaca.

Saya bertanya-tanya apakah orang yang mengemukakan frasa itu tahu bahwa suatu hari nanti ini akan merujuk pada jumlah email gila yang harus dibaca seseorang di zaman modern ini. Ketika saya memulai perjalanan email saya, saya melakukan apa yang menurut saya dilakukan banyak orang; membuat beberapa folder dan setiap email menjadi satu, email sedang dibaca atau ditandai karena masih memerlukan tindakan. Tetapi ada saatnya ketika saya baru saja menerima terlalu banyak email untuk diikuti. Tidak peduli berapa kali saya memeriksa email saya dan memeriksa kotak masuk saya, email terus menumpuk, hingga ratusan. Mengetahui bahwa saya masih memiliki banyak email yang perlu dibaca dan dijawab mengganggu kemampuan saya untuk berkonsentrasi dan perasaan mengalir saat melakukan hal lain selain email.

Kotak masuk saya sebelum saya mengubah kebiasaan email saya

Ini berubah ketika saya menemukan metodologi Zero Inbox oleh Merlin Mann . Caranya memandang email dan menanganinya benar-benar selaras dengan saya. Dan saya masih menggunakan prinsipnya untuk (hampir selalu) memiliki 0 email di kotak masuk saya.

Jadi bagaimana saya melakukannya?

Langkah 1: Tetapkan waktu yang ditentukan untuk email

Ini terdengar sederhana dan sebenarnya sederhana. Ketika saya mulai berlatih mengikuti prinsip ini, saya akan memblokir waktu dalam agenda saya untuk email. Untuk mengatasi backlog saya tetapi juga untuk berkomunikasi dengan diri saya sendiri: "jangan khawatir tentang email Anda saat ini, Anda memiliki waktu yang didedikasikan untuk tugas indah ini dalam agenda Anda". Ketika saya mendapatkan kendali atas kotak masuk saya, saya berhenti memblokir waktu dalam agenda saya dan baru saja melakukan rutinitas membaca email saya di pagi hari dan di akhir hari kerja saya.

Saya telah melakukan ini selama 5 tahun terakhir dan selama saya mematuhi Langkah Pertama ini 80% dari waktu saya menyimpan kotak masuk saya.

Ada beberapa pengecualian, jadi 80%. Saya mungkin mengadakan rapat di penghujung hari, krisis pagi atau sore hari, atau terkadang saya terlalu lelah di penghujung hari untuk membaca kotak masuk secara efektif, dan pada hari-hari itu saya melewatkan waktu yang ditentukan untuk mengirim email. Mengetahui saya akan mengambil kelonggaran pada hari berikutnya.

Selain itu, jika saya mengharapkan email yang sangat penting, yang memerlukan tindakan pada hari itu, saya akan memeriksa email saya berkali-kali untuk email tersebut. Sambil mencoba mengabaikan semua hal lain yang masuk ke kotak masuk saya. Ini adalah pengecualian dari aturan, aturan Langkah 1.

Langkah 2: Buat keputusan untuk setiap email di kotak masuk

Saya dulu menggunakan kotak masuk email saya, termasuk foldernya, sebagai daftar tugas yang berantakan. Melihat kotak masuk email saya sebagai cara berkomunikasi alih-alih daftar tugas lain benar-benar meningkatkan alur kerja saya. Saya sekarang akan memiliki semua todo saya dalam daftar (dulu google Docs, sekarang saya menggunakan Todoist) dan saya tidak akan merasakan tekanan untuk mengerjakan semua tindakan yang dapat ditemukan di dalam email.

Saya juga mengarsipkan semua folder saya dan memutuskan untuk mengarsipkan semua email saya. Tidak perlu lagi membuang waktu untuk memutuskan di mana setiap email harus diarsipkan. Pada saat perusahaan tempat saya bekerja menggunakan Gmail dan menemukan email yang diarsipkan menggunakan bilah pencarian sangatlah mudah. Saat ini saya menggunakan Outlook lagi, berfungsi, tidak juga.

Jadi pada setiap email, saya memutuskan:

Baca dalam 2 mnt + arsip ATAU balas ATAU teruskan
Buat todo untuk membacanya nanti (jika perlu waktu lebih dari 2 menit untuk membacanya, biasanya email dengan lampiran)

Buat todo untuk tindakan apa pun yang diperlukan

Langkah 3: membiasakan diri dengan pintasan email

Alih-alih menggunakan mouse (pad) saya untuk berpindah-pindah email dan mengirimnya, saya menghabiskan waktu berlatih pintasan email. Yang paling sering saya gunakan: