大事なことのために脳を温存する: 忙しい仕事を自動化する必要がある理由 — 今日から始めましょう

過去 17 年間、私は成長するビジネスの運営に伴う反復的な手作業を排除するためにあらゆる手段を講じてきました。一貫して機能していることは 1 つだけです。

長い一日が終わりました。あなたは食料品を買うために立ち止まり、レジの列に割り込んできた買い物客にスナップします。待ってください、あなたの財布は…まだ机の上にあります。

あなたはバナナと食器用洗剤を放棄し、疲れて散り散りになり、漠然とした悲しみを感じながら家に帰ります。今朝はとてもやる気がありましたね。カフェインが入っているので、やるべきことリストを破棄する準備ができています。しかし、あなたが完了できたのは、2 つの小さなタスクだけでした。

どうしたの？

多忙な仕事。それが起こったのです。電子メール、DM、状況会議、通知、スプレッドシート、システム更新、予算修正、承認、経費、スケジュール設定など。

忙しい仕事は、プロ用タイヤのゆっくりとした漏れです。それは、素早いリクエストと常に存在するデジタルの気を散らすものです。それは時代遅れのテクノロジーや「元に戻りたい」と願う善意の同僚、そしてメールを送らなければならない MIA 請負業者です。また。

私たちは皆、抱えているものが多すぎます。しかし、集中力はこれまで以上に重要です。これにより、実際に仕事で何かを達成しようとしている人にとって、キャッチ 22 が作成されます。

過去 17 年間、私は成長するビジネスの運営に伴う反復的な手作業を排除するためにあらゆる手段を講じてきました。一貫して機能しているものは 1 つだけです、それは自動化です。

自動化により潜在能力を最大限に高めることができます

Jotform という名前の会社を立ち上げたにもかかわらず、私はフォームについてはあまり関心がありません。しかし、私は、人々や組織の生産性を、言葉の最良の意味で向上させるために Jotform を構築し続けると強く決意しています。

それが、私が新しい本『忙しい仕事を自動化する』を書いた理由です。仕事の世界は劇的に変化しており、AI と自動化の台頭により今後も変化し続けるでしょう。本当に生産性を高めるには、スキルや生まれ持った才能を活かしながら、自動操縦で機能するシステムを構築する必要があります。

また、仕事のビジョンを直線的なものから循環的なものに変える必要もあります。私たちのほとんどは、勤務日を段階的に進めるように訓練を受けてきました。たとえば、小規模消費者ブランドのマーケティング マネージャーとして、顧客満足度調査を作成し、同僚と一緒に精査し、過去 30 日間に購入した人に電子メールで送信し、フォローアップ メモを送信して、回答を分析するとします。

自動化には循環的な思考が必要です。シンプルなツールを使用すると、結果を自動的に集計してデジタル レポートを作成する、購入をトリガーとするオンライン アンケートを作成できます。このループはバックグラウンドで静かに実行されるため、顧客との関わりや戦略的なマーケティング キャンペーンの開発に費やす時間と頭脳が確保されます。

テクノロジーの進化は非常に速いため、特定の例はすぐに時代遅れになります。ただし、ツールが進歩しても自動化の原則は存続します。それは料理を学ぶようなものです。適切なスキルがあれば、野菜をグリルしたり、ポーチドエッグを焼いたり、パイを焼いたりすることができます。自動化により、パイを大量生産するのに時間を費やす代わりに、おいしい新しいレシピを作成することに日々を費やすことができます。

大きな仕事のために頭を節約する準備ができている場合は、ここで始めるための 3 つの方法をご紹介します。

1. 認知疲労を最小限に抑える

人生は私たちの脳に多くのことを投げかけます。今日の氾濫する情報を処理するには「高次の実行機能」が必要だと、臨床心理学者で『The Stress-Proof Brain』の著者であるメラニー・グリーンバーグ氏は言う。レポートを読んでいるときも、ソーシャルメディアをスクロールしているときも、私たちの脳はこの最高の機能を長期間維持できるようにはできていません。しかし、それがまさに私たちのほとんどが勤務日を過ごしている方法です。では、なぜ職場に財布を置いたままにするのか疑問に思います。

タスクを素早く切り替えると、問題が悪化するだけであり、疲労、フラストレーション、衝動的な行動を引き起こします。脳が疲れると、有意義なプロジェクトに集中することが難しくなります。皮肉なことに、過度に刺激された心は最終的に自動操縦に切り替わります。

「しばらくすると、私たちの脳は物事を自動化し、消費するエネルギーが減ります」とグリーンバーグ氏は言います。

毎日同じルートを歩いて通勤するほうが、刻々と変化する通勤に比べて精神的なエネルギーを必要としません。忙しい仕事を自動化することで、この脳の節約戦略をさらに一歩進めます。スプレッドシート分析、メールの分類、その他の面倒な作業を片付けると、最も必要なときに精神的に明晰さが得られます。

2. 有意義な仕事を受け入れる

私にとって意味のある仕事とは、執筆、戦略立案、チームとのコラボレーションです。決して給与計算をしたり、会議のスケジュールを設定したりするわけではありません。仕事上の退屈から解放されることは特権であると同時に、より豊かな人生を送ることの一部でもあります。

マイケル・F・シュテーガー氏は、「研究によれば、人々は自分の仕事に意味があるとき、より幸福で、より健康で、より積極的に取り組み、より献身的に行動し、より良いパフォーマンスを発揮することができます」とグレーター・グッド・マガジンに書いています。

「これらの結果は、あなたが看護師や管理人として働いているかどうか、フォーチュン 500 企業の国際慈善団体を率いているかどうか、あるいは倉庫配送センターや学校で働いているかどうかに当てはまります。」

26の異なる業界にわたる米国の専門家を対象とした2018年の調査では、10人中9人が、継続的に有意義な仕事をするために減給も辞さないと回答した。新型コロナウイルス感染症のパンデミックによって加速したこのトレンドの報道では、転職に焦点が当てられることが多いが、より深く掘り下げる唯一の方法ではない。退屈な作業は自動化に任せて、キャリアのより有意義な側面に取り組むことができます。

3. 正のフィードバック ループを開始する

精神的な疲労は悪循環を生むことがよくあります。たとえば、疲れを感じたので、仕事後のランニングをスキップしてピザを注文します。翌日、ランニング後のエンドルフィンが得られなかったため、だるさを感じます。ただし、自動化は好循環を引き起こす可能性があります。

良くも悪くも肉体労働のほとんどは既に消滅している。新聞植字機やフィルム映写機のオペレーターはもういません。マッキンゼーのシニアパートナーであるアーロン・デ・スメット氏は、「自動化はかなり急速に進んでいます。だからこそ、意味が非常に重要になる転換点に物事は来ているのだと思います。」と述べています。

言い換えれば、自動化、AI、デジタルテクノロジーは、有意義な仕事への私たちの欲求を高めるだけです。同時に、自動化されたワークフローを構築すると、専門的なスイートスポットにより多くの時間を費やすことができます。レジの列でイライラするのを防ぐことはできないかもしれませんが、自動化は大事なことのために頭を節約する強力な方法です。

"読んでくれてありがとう。私の今後の著書『Automate Your Busywork』をぜひチェックしてください。」

オリジナルは2023 年 5 月 9 日にhttps://www.jotform.comで公開されました。