作業分解構造 (WBS) は、プロジェクトの各ステップを細分化し、最終結果を達成するためにすべてのタスクを検討するのに役立ちます。

プロジェクト マネージャーはなぜこのツールをプロジェクトに適用するのでしょうか? 作業分解構造の長所と短所は何ですか? 効果的な WBS を構築するための適切なツールを選択するにはどうすればよいですか?

この投稿は答えを見つけるのに役立ちます。

WBSの定義

作業分解構造とは何ですか?

作業分解構造は、タスク間の関係とプロジェクト全体を階層的に反映するプロジェクト チャートです。これはグラフィカルな性質を持っており、さまざまなシナリオに基づいて結果を予測するのに役立ちます。

これは、プロジェクトのすべての手順を網羅する結果指向のツリーとして視覚化されることがよくあります。プロジェクト チームは、プロジェクトを管理しやすいコンポーネントに分割することを申請します。これらのコンポーネントは、必要なチーム メンバーを割り当てることができるまでさらに分解されます。

WBS の要素

WBS には適用する必要がある特定のレベルがあります。プロジェクトの管理が容易になります。

一般的な作業分解構造は次の要素で構成されます。

• プロジェクトのビジョンステートメント。
• プロジェクトのフェーズ。
• 成果物を伴うタスク。

WBSの歴史

WBS の概念は、1957 年に米国国防総省によってプログラム評価およびレビュー手法 ( PERT チャート) の概念とともに開発されました。

WBS は防衛組織で使用するために作成されましたが、この用語は 1987 年に非防衛部門にも導入されました。

プロジェクト管理における WBS の使用の重要性

作業分解構造は、プロジェクト チームにいくつかのメリットをもたらします。

• プロジェクトを小さなコンポーネントに分割すると、プロジェクトの負担が軽減され、管理しやすくなります。
• この構造は、すべてのチームメンバーにロードマップを提供します。多くのプロジェクトには、複数のチームが連携して実行されます。作業を完了するには、調整して統合する必要があります。WBS は、従業員が自分のタスクと成果物に集中するのに役立ち、自分の取り組みがプロジェクト全体にどのように適合するかを示します。
• この構造は、プロジェクトの完了の測定、マイルストーンの定義、予算リソースの割り当てにも役立ちます。

プロジェクト マネージャーは、商業、住宅、建設プロジェクトで WBS を利用します。この構造により、投資家と顧客はプロジェクト開発に関わるすべてのことをより深く理解できるようになります。

WBS を使用できるチームのリストは次のとおりです。

WBS のベスト プラクティス: 覚えておくべきこと

作業分解構造を作成する際に考慮すべき特別なルールがあります。

• 100% ルールは、 WBSレベルに分割されたプロジェクト スコープによって定義された作業を 100% 含めることを意味します。これらのレベルには、プロジェクトの成果物、制御アカウント、作業パッケージ、およびタスクが含まれます。すべての WBS レベルに適用されます。したがって、下位の WBS レベルでの作業の合計は、例外なく、上の WBS レベルで表される作業の 100% に等しくなければなりません。
• 名詞を使用します。動詞の代わりに名詞を使用すると、より明確になります。
• 徹底してください。WBS に取り組むと、それが最終成果物につながるコースの一部である場合、すべてが重要であることを理解する必要があります。そのコースを管理するためのすべてのタスクの完全なリストがあることを確認してください。
• タスクは相互に排他的にしてください。すでに別のタスクの一部となっている作業を個別のタスクに分割する必要はありません。
• 十分に深く行ってください。WBS は詳細に記載する必要があります。ただし、混乱を招くほど深くしないようにしてください。

作業分解構造には、次のような明らかな利点があります。

• 高度なコミュニケーション。あらゆるステップでのコラボレーションが WBS の重要な利点の 1 つです。プロジェクトに内部的な方向性があるか、外部的な方向性があるかは関係ありません。
• 創造性。WBS に応募する人には、創造的なスキルを伸ばす幅広い機会が与えられます。
• 最終目標の方向性。WBS の作業分解構造は、チームメンバー全員が最終目標に集中し続けるのに役立ちます。範囲が明確に定義されているため、不要な作業が実行される可能性が低くなります。
• 詳細組織。あらゆる細部が注意深く考慮されているため、プロジェクトで何も失われることはありません。
• スケジュールの問題。WBS は、どの成果物がスケジュールより遅れているかを特定するのに役立ちます。
• タスクの割り当て。プロジェクトを管理可能な部分に分割すると、これらのタスクをチーム メンバーに割り当てることが容易になります。
• 問題の予防。プロジェクトの準備ができていても問題が発生する可能性があります。WBS は、実行前にタスクの詳細をすべて考慮することで、タスクを短縮するのに役立ちます。
• ブレーンストーミング。この構造は、有用なアイデアや解決策を見つけるのに役立ちます。すべてのアイデアをリストアップして、不要なアイデアを削除するのは簡単です。
• リスクの管理。WBSを活用していれば、最初からリスク管理が可能です。すべての要件を予測し、時間、資金、労力などのリソースを割り当てます。
• さまざまなチームに柔軟に対応します。WBS はさまざまな分野や領域で使用されます。チームの規模は関係ありません。プロジェクトの実行を常にサポートする体制です。

作業分解構造を作成するにはどうすればよいですか? 以下に説明する 5 つの手順に従ってください。

1. プロジェクトステートメントを説明する

最終段階でのプロジェクトのビジョンと機能を文または段落で説明します。WBS のこの段階は、あらゆるプロジェクトの基礎となります。通常はチーム全体で開発します。

2. 必要なすべての段階の概要を説明します

次に、必要な段階をすべて完了する必要があります。おそらく、プロジェクトの範囲を複数のステップに分割する必要があるでしょう。多くの場合、プロジェクトの要件、期間、予算によって異なります。

3. 成果物の作成

各段階で完了する必要があるすべての成果物を強調表示します。ステージには最終結果が必要です。次のステージに進む前に、それらを達成する必要があります。

4. 成果物を小さなタスクに分割する

これらのタスクはセクションとして設計する必要があります。チームメンバーなら誰でも簡単に管理できる必要があります。

5. 各セクションの割り当て

この階層の最後の段階は、管理可能な各部分の割り当てです。必要な担当者 (またはチーム) が特定のタスクを担当します。彼らは、対応する結果につながる作業の各セクションに関与します。

それでは、実際の WBS の例に移りましょう。

作業分解構造の例

作業分解構造の概念をよりよく理解するには、いくつかの実践的な例を詳しく見てみる必要があります。ここでは、ソフトウェア開発および構築分野での WBS の使用例を検討します。

WBSソフト開発例

ソフトウェア開発は、作業分解構造の一般的な使用例の 1 つです。

ソフトウェア開発に関連する通常の IT プロジェクトがある場合は、開発プロセスの一般的な段階に従う必要があります。

作業分解構造 WBS では、プロジェクトを機能ごとに分割し、さらにそれらを特定の人に割り当てることができる小さなタスクに分割します。

新しいアプリの作成に取り組んでいると想像してください。これを構築するには、特定のタスクで一貫した手順に従う必要があります。WBS は次のようになります。

施工用WBS例

WBS は、複雑な建設プロジェクトの管理など、さまざまな目的に使用できます。

これは、構造が完全に機能する領域です。PM の作業分解構造の正式なガイドラインに従う必要はありません。目的は、建設プロジェクトの自然なカテゴリを構成することです。

たとえば、裏庭にサマーハウスを建てなければならないとします。建設の作業分解構造の例は次のようになります。

無料および有料の WBS テンプレート

作業分解構造の作成は技術的には簡単ですが、時間がかかります。そのため、さまざまな WBS テンプレートを適用して簡単に始めることができます。

有料のものや無料のものなど、さまざまな種類があります。柔軟性を高め、調整を維持するのに役立つ適切なものを選択できます。

ExcelのWBSテンプレート

Excel で作業分解構造を使用するには、SmartArt グラフィック機能を使用する必要があります。

[挿入]タブをクリックし、 [イラスト]セクションに移動して、[SmartArt グラフィック]を選択するだけです。階層セクションは、Excel で WBS を構築するのに役立ちます。

MindMaster WBS テンプレートとEdrawMind WBS テンプレートも、わかりやすい構造を実現するための優れたオプションです。

ガントチャート上のWBS

GanttPRO は、作業を細分化するために簡単に適用できる無料のガント チャート テンプレートを提供する強力なガント チャート ツールです。

以下は、建設プロジェクトを表すカラフルな GanttPRO テンプレートです。

GanttPRO を使用して便利な WBS を構築する

GanttPRO は直感的でユーザーフレンドリーで使いやすいです。ここで WBS を生成する主なアイデアは、自分が行っていることを視覚化するだけでなく、いつそれを行っているかを制御する機会を得られるということです。

このオンライン ガント チャート メーカーを使用すると、特別な手間をかけずに WBS をガント ダイアグラムに変換できます。このツールを使用すると、タスクの数に制限がなく、必要なだけプロジェクトを作成できます。

リストからカスタム WBS フィールドを追加することで、タスク リストを順序付けして、必要な階層を視覚化できます。

Excel から GanttPRO への WBS のインポート

Excel で作成したプロジェクトを GanttPRO に転送して、計画の作業を続けることができます。[インポート] (新しいプロジェクトの作成時) を押して、ドラッグ アンド ドロップ機能を使用するか、コンピューターからアップロードします。

GanttPRO がプロジェクト上のタスクの位置を正しく定義できるように、WBS にタスク番号を設定します。

結論

WBS 作業分解構造がプロジェクト スケジュール作成の最初のステップであることがわかりました。このタイプの一般的なプロジェクト管理チャートは、将来の作業計画の骨組みのようなものです。

作業分解構造によりチームに進捗状況が通知され、効率が向上し、個人が成功する意思決定に導きます。便利な WBS テンプレートにより、プロジェクト管理プロセスがスムーズになります。

作業分解構造についてどう思いますか? あなたの経験をぜひ共有してください。

この PM ツールについてさらに詳しく知りたい場合は、記事全文「作業分解構造とは何か、WBS を使用してプロジェクト管理を改善するには?」を参照してください。 https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/。