Ein Projektstrukturplan (WBS) hilft dabei, jeden Schritt eines Projekts aufzuschlüsseln und alle Aufgaben zu berücksichtigen, um das Endergebnis zu erzielen.

Warum nutzen Projektmanager dieses Tool in ihren Projekten? Was sind die Vor- und Nachteile eines Projektstrukturplans? Wie wählt man das richtige Tool zum Aufbau eines effektiven WBS aus?

Dieser Beitrag hilft, die Antworten zu finden.

WBS-Definition

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan ist ein Projektdiagramm, in dem die Aufgaben ihre Beziehungen zueinander und zum Projekt im Allgemeinen hierarchisch widerspiegeln. Es hat einen grafischen Charakter und hilft, Ergebnisse basierend auf verschiedenen Szenarien vorherzusagen.

Es wird oft als ergebnisorientierter Baum visualisiert, der alle Projektabläufe abdeckt. Projektteams beantragen, ihre Projekte in leicht verwaltbare Komponenten zu zerlegen. Diese Komponenten werden weiter zerlegt, bis ein erforderliches Teammitglied zugewiesen werden kann.

PSP-Elemente

Es gibt bestimmte Ebenen, die im PSP angewendet werden müssen. Sie erleichtern die Verwaltung von Projekten.

Ein typischer Projektstrukturplan besteht aus den folgenden Elementen:

• Eine Vision des Projekts.
• Projektphasen.
• Aufgaben mit Liefergegenständen.

WBS-Geschichte

Das Konzept eines WBS wurde zusammen mit dem Konzept der Program Evaluation and Review Technique ( PERT-Charts ) 1957 vom US-Verteidigungsministerium entwickelt.

Ein WBS wurde für den Einsatz in Verteidigungsorganisationen geschaffen, der Begriff wurde jedoch 1987 auch für Nichtverteidigungssektoren eingeführt.

Die Bedeutung der Verwendung eines WBS im Projektmanagement

Ein Projektstrukturplan kommt Projektteams in mehrfacher Hinsicht zugute:

• Indem Sie ein Projekt in kleine Komponenten zerlegen, wird es weniger überwältigend und leichter zu bewältigen.
• Die Struktur bietet eine Roadmap für alle Teammitglieder. Bei vielen Projekten arbeiten mehrere Teams im Tandem. Sie müssen sich koordinieren und integrieren, um die Arbeit abzuschließen. Der WBS hilft ihnen, sich auf ihre Aufgaben und Ergebnisse zu konzentrieren und zeigt, wie ihre Bemühungen in das gesamte Projekt passen.
• Die Struktur hilft auch bei der Messung des Projektabschlusses, der Definition von Meilensteinen und der Zuweisung von Budgetressourcen.

Projektmanager nutzen WBS in Gewerbe-, Wohn- und Bauprojekten. Die Struktur bietet Investoren und Kunden ein besseres Verständnis für alles, was in die Projektentwicklung einfließt.

Hier ist die Liste der Teams, die einen WBS verwenden dürfen:

WBS-Best Practices: Was Sie beachten sollten

Bei der Arbeit an Ihrem Projektstrukturplan sollten Sie besondere Regeln beachten.

• Bei der 100 %-Regel geht es darum, 100 % der durch den Projektumfang definierten Arbeit einzubeziehen, der in die PSP-Ebenen unterteilt ist. Diese Ebenen enthalten Projektergebnisse, Kontrollkonten, Arbeitspakete und Aufgaben. Es wird auf alle PSP-Ebenen angewendet. Daher muss die Summe der Arbeit auf einer niedrigeren WBS-Ebene ausnahmslos 100 % der Arbeit entsprechen, die auf der darüber liegenden WBS-Ebene repräsentiert wird.
• Verwenden Sie Substantive. Die Verwendung von Substantiven anstelle von Verben beschleunigt die Klarheit.
• Gründlich sein. Wenn Sie an WBS arbeiten, sollten Sie verstehen, dass alles wichtig ist, wenn es Teil des Kurses ist, der zu Ihrem endgültigen Ergebnis führt. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine vollständige Liste aller Aufgaben zur Verwaltung dieses Kurses verfügen.
• Sorgen Sie dafür, dass sich Aufgaben gegenseitig ausschließen. Es ist nicht erforderlich, einzelne Aufgaben für Arbeiten aufzuteilen, die bereits Teil einer anderen Aufgabe sind.
• Gehen Sie tief genug. Ein WBS sollte detailliert sein. Versuchen Sie jedoch, es nicht so tief zu halten, dass es verwirrend wird.

Ein Projektstrukturplan bietet offensichtliche Vorteile, darunter die folgenden:

• Erweiterte Kommunikation. Die Zusammenarbeit bei jedem Schritt ist einer der Hauptvorteile eines WBS. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Projekt eine interne oder externe Ausrichtung hat.
• Kreativität . Menschen, die sich für einen WBS bewerben, haben vielfältige Möglichkeiten, ihre kreativen Fähigkeiten zu entwickeln.
• Orientierung an Endzielen. Ein WBS-Arbeitsstrukturplan hilft dabei, dass sich alle Teammitglieder auf das Endziel konzentrieren. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass unnötige Arbeiten ausgeführt werden, da der Umfang klar definiert wurde.
• Einzelheiten zur Organisation . Bei dem Projekt geht nichts verloren, da jedes Detail sorgfältig berücksichtigt wird.
• Terminprobleme. Mithilfe eines PSP können Sie ermitteln, welche der zu erbringenden Leistungen hinter Ihrem Zeitplan zurückbleiben.
• Aufgabenverteilung . Wenn Sie ein Projekt in überschaubare Abschnitte aufteilen, ist es einfacher, diese Aufgaben Ihren Teammitgliedern zuzuweisen.
• Prävention von Problemen. Auch wenn ein Projekt fertig ist, können Probleme auftreten. Ein WBS hilft, diese zu reduzieren, indem er alle Details der Aufgaben vor der Ausführung berücksichtigt.
• Brainstorming . Die Struktur hilft dabei, nützliche Ideen und Lösungen zu finden. Es ist einfach, alle Ideen aufzulisten und die unnötigen dann auszustreichen.
• Risiken managen. Wenn Sie mit einem WBS arbeiten, können Sie Risiken von Anfang an verwalten. Es antizipiert alle Anforderungen und weist Ressourcen zu: Zeit, Geld und Arbeit.
• Flexibilität für verschiedene Teams. Ein WBS wird in verschiedenen Bereichen und Bereichen eingesetzt. Es spielt keine Rolle, wie groß das Team ist. Die Struktur wird die Projektausführung stets unterstützen.

Wie erstellt man einen Projektstrukturplan? Befolgen Sie die unten beschriebenen fünf Schritte.

1. Beschreiben Sie eine Projekterklärung

Der Satz oder Absatz beschreibt Ihre Projektvision und -funktionen in der Endphase. Diese Phase eines WBS ist die Grundlage jedes Projekts. Normalerweise wird es vom gesamten Team entwickelt.

2. Skizzieren Sie alle notwendigen Schritte

Jetzt müssen Sie alle notwendigen Schritte ausführen. Möglicherweise müssen Sie den Projektumfang in mehrere Schritte unterteilen. Dies hängt häufig von den Projektanforderungen, dem Zeitrahmen und dem Budget ab.

3. Erstellen Sie Liefergegenstände

Heben Sie alle Leistungen hervor, die in jeder Phase abgeschlossen werden müssen. Die Phasen müssen Endergebnisse haben. Sie müssen diese erreichen, bevor Sie mit der nächsten Stufe fortfahren.

4. Teilen Sie die zu erbringenden Leistungen in kleinere Aufgaben auf

Diese Aufgaben sollten als Abschnitte gestaltet sein. Jedes Teammitglied sollte in der Lage sein, sie problemlos zu verwalten.

5. Weisen Sie jeden Abschnitt zu

Die letzte Stufe dieser Hierarchie ist die Zuordnung jedes überschaubaren Teils. Eine erforderliche Person (oder ein Team) ist für eine bestimmte Aufgabe verantwortlich. Sie werden in jeden Arbeitsabschnitt eingebunden, der zu den entsprechenden Ergebnissen führt.

Kommen wir nun zu den realen WBS-Beispielen.

Beispiele für Projektstrukturpläne

Um das Konzept eines Projektstrukturplans besser zu verstehen, müssen wir uns mit einigen praktischen Beispielen befassen. Hier betrachten wir Beispiele für die Verwendung eines WBS in den Bereichen Softwareentwicklung und Konstruktion.

Beispiel für die Entwicklung einer WBS-Software

Die Softwareentwicklung ist eines der am häufigsten verwendeten Beispiele für die Verwendung von Projektstrukturplänen.

Wenn Sie ein reguläres IT-Projekt im Zusammenhang mit der Softwareentwicklung haben, müssen Sie die typischen Phasen des Entwicklungsprozesses befolgen.

Ein Projektstrukturplan (PSP) unterteilt Ihr Projekt in Funktionalitäten und gliedert diese weiter in kleinere Aufgaben, die bestimmten Personen zugewiesen werden können.

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten an der Erstellung einer neuen App. Um es zu erstellen, müssen Sie einige konsistente Schritte mit spezifischen Aufgaben befolgen. So könnte Ihr WBS aussehen:

WBS-Beispiel für den Bau

Sie können einen WBS für zahlreiche Zwecke nutzen, einschließlich der Verwaltung komplexer Bauprojekte.

Dies ist der Bereich, in dem die Struktur ihre optimale Leistung erbringt. Sie müssen sich nicht an die formalen Richtlinien eines PM-Arbeitsstrukturplans halten. Ihr Ziel sollte es sein, natürliche Kategorien für Ihr Bauprojekt zu erstellen.

Nehmen wir an, Sie müssen ein Gartenhaus im Hinterhof bauen. Ihr Beispiel für einen Projektstrukturplan für den Bau könnte wie folgt aussehen:

Kostenlose und kostenpflichtige WBS-Vorlagen

Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist technisch einfach, aber zeitaufwändig. Deshalb können Sie verschiedene WBS-Vorlagen anwenden, um den Einstieg zu erleichtern.

Es gibt verschiedene Arten davon: kostenpflichtig oder kostenlos. Sie können das Richtige auswählen, das Ihnen Flexibilität bietet und Ihnen hilft, auf dem Laufenden zu bleiben.

WBS-Vorlage in Excel

Um einen Projektstrukturplan in Excel zu verwenden, müssen Sie mit der SmartArt Graphics-Funktion arbeiten.

Klicken Sie einfach auf die Registerkarte „Einfügen“ , navigieren Sie zum Abschnitt „Illustrationen “ und wählen Sie „ SmartArt Graphics“ aus . Der Abschnitt „Hierarchie“ hilft Ihnen beim Aufbau Ihres WBS in Excel.

Eine MindMaster-WBS-Vorlage und eine EdrawMind-WBS-Vorlage sind ebenfalls gute Optionen, um eine benutzerfreundliche Struktur zu erhalten.

PSP in einem Gantt-Diagramm

GanttPRO ist ein leistungsstarkes Gantt-Diagramm-Tool , das kostenlose Gantt-Diagrammvorlagen bietet , die Sie problemlos zur Aufschlüsselung Ihrer Arbeit verwenden können.

Hier ist eine farbenfrohe GanttPRO-Vorlage, die ein Bauprojekt darstellt:

Verwenden Sie GanttPRO, um einen praktischen WBS zu erstellen

GanttPRO ist intuitiv, benutzerfreundlich und einfach zu bedienen. Der Hauptgedanke bei der Erstellung eines WBS besteht darin, dass Sie nicht nur die Möglichkeit haben, zu visualisieren, was Sie tun, sondern auch zu kontrollieren, wann Sie es tun.

Mit diesem Online-Gantt-Diagramm-Ersteller können Sie Ihren WBS ohne zusätzlichen Aufwand in ein Gantt-Diagramm umwandeln. Mit dem Tool können Sie beliebig viele Projekte mit einer unbegrenzten Anzahl von Aufgaben erstellen.

Durch das Hinzufügen eines benutzerdefinierten WBS-Felds aus der Liste können Sie Ihre Aufgabenliste so ordnen, dass die gewünschte Hierarchie visualisiert wird.

Importieren eines WBS aus Excel nach GanttPRO

Sie können Ihr in Excel erstelltes Projekt nach GanttPRO übertragen und weiter an Ihren Plänen arbeiten. Klicken Sie auf „ Importieren“ (beim Erstellen eines neuen Projekts) und verwenden Sie eine Drag-and-Drop-Funktion oder laden Sie es von Ihrem Computer hoch.

Legen Sie die Aufgabennummer in Ihrem WBS fest, damit GanttPRO die Position der Aufgaben im Projekt korrekt definieren kann.

Abschluss

Jetzt wissen Sie, dass ein WBS-Projektstrukturplan der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektzeitplans ist. Diese Art beliebter Projektmanagement-Diagramme ist wie ein Grundgerüst Ihres zukünftigen Arbeitsplans.

Ein Projektstrukturplan informiert Teams über die erzielten Fortschritte, steigert ihre Effizienz und führt Einzelpersonen zu erfolgreichen Entscheidungen. Praktische WBS-Vorlagen sorgen für einen reibungslosen Projektmanagementprozess.

Was halten Sie von einem Projektstrukturplan? Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen.

Und wenn Sie weitere Einzelheiten zu diesem PM-Tool erfahren möchten, lesen Sie den vollständigen Artikel „ Was ist ein Projektstrukturplan und wie lässt sich das Projektmanagement mit einem WBS verbessern?“ https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.