Wie man ein Unternehmen Offsite plant

Nov 25 2022

Lernen Sie anhand der besten Artikel auf Medium.

Dies ist ein Experiment, um ein einzelnes Thema auszuwählen, Firmen-Offsites und Retreats, und dann die besten Medium-Artikel zu diesem Thema zu kuratieren und zu organisieren. Helfen Sie mir, es auf dem neuesten Stand zu halten, indem Sie Feedback hinterlassen. Was hast du gelernt? Gibt es Medium-Artikel, die Sie zu diesem Thema empfehlen würden? Welche Unterthemen möchten Sie behandelt haben?

Firmen-Offsites können Meetings des gesamten Unternehmens, von Abteilungen oder nur einzelner Teams sein. Sie bieten Gelegenheiten, Verbindungen aufzubauen, Probleme zu lösen und Strategien zu planen. Da so viele Unternehmen vollständig auf Remote-Arbeit umstellen, sind Offsites jetzt eine der wenigen Gelegenheiten, bei denen sich Kollegen persönlich treffen.

Themen unten

TLDR; Beste Artikel.
Anfängliche Planung
Wohnungslogistik
Online-Retreats
Grundregeln & Verhaltenskodizes
Zeitplan & Struktur

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Beginnen Sie Ihre Entscheidung, indem Sie einige Ziele und angestrebte Vorteile festlegen. Wie ein Organisator es ausdrückte:

Wir reflektieren das Gelernte, gewinnen Klarheit darüber, wohin wir gehen, haben ununterbrochene Zeit für die Produktentwicklung und bauen starke Bindungen auf, die schwer zu erreichen sind, wenn man mit Kopfhörern im Büro sitzt.
[ Quellenartikel von Drew Austin , Wade und Wendy]

Als wir unsere Offsite mit dem Medium-Team betrieben, war das erste Ziel, eine Verbindung herzustellen. Die meisten von uns waren sich noch nie persönlich begegnet. Dann war unser zweites Ziel, ein paar große Entscheidungen zu treffen, damit wir alle in die gleiche Richtung gehen.

#2. Jeder Zeitpunkt ist der richtige Zeitpunkt

Mannschaften wechseln. Leute gehen und neue Mitglieder kommen hinzu. Teamregeneration eignet sich hervorragend, um sowohl Denk- als auch Verhaltensmuster zu durchbrechen. Aber selbst mit viel Glück kann Ihre „einmal im Jahr strategische Entwicklung / Teamdynamik Offsite“ unmöglich auf alle Änderungen abgestimmt werden.
[ Quelle: Melissa Rosenthal, Executive Coach ]

#3. Überfrachten Sie die Agenda nicht

Offsite-Agenden sind oft voll von „Dingen, für die wir in unserer täglichen Arbeit keine Zeit oder keinen Kopfraum haben“. Als Lösung schieben wir sie also in eine dicht gepackte Agenda, in der jedem kritisch wichtigen Thema eine oder zwei Stunden zur „Lösung“ zugewiesen werden.
[ Quelle: Melissa Rosenthal, Executive Coach ]

Wohnungslogistik

Beachten Sie diese drei Tipps, welche Art von Veranstaltungsort Sie buchen sollten.

#1. Verbindung optimieren

Egal, ob Sie eine Gruppe von 3, 30 oder 300 Personen haben, Ihre Gruppe sollte den gesamten Raum einnehmen. Dimensionieren Sie Ihren Veranstaltungsort so, dass Sie das Ganze mieten können. Ein dreiköpfiges Team nimmt ein normales Haus. Ein 30-köpfiges Team besetzt einen Rückzugsort. Ein 300-köpfiges Team kauft ein ganzes Hotel oder einen Co-Working-Space auf. Entscheidend ist, dass jeder an diesem Veranstaltungsort zu jedem anderen gehen und ein Gespräch beginnen kann, da er weiß, dass er Teil derselben Gruppe ist. Ich kann die Bedeutung dieses Punktes nicht genug betonen. Es verändert die Dynamik völlig, Fremde in der Gruppe zu haben. Jeder im Raum muss Teil der Veranstaltung sein.
[ Quelle: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Kleine Teams

Wir leben alle unter einem Dach. Wir stehen alle ungefähr zur gleichen Zeit auf, wir kochen zusammen, essen zusammen, arbeiten zusammen, und wenn es dann Zeit ist, am Ende der Nacht zu entspannen, können wir das auch zusammen tun. Ganz zu schweigen davon, dass es auch eine erschwingliche und bequeme Art ist, mit 5–10 Personen zu reisen.
[ Quelle: Drew Austin, Wade und Wendy ]

#3. Große Teams

Rufen Sie Hotels direkt an und erkundigen Sie sich, ob sie das gesamte Anwesen vermieten. Boutique-Hotels wie das Ace Hotel , Jupiter Hotel und The Freehand sind ideal für Teams mit 150 bis 300 Personen und haben Standorte in Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago und New York. Das Ace in Palm Springs bietet beispielsweise kleine und mittelgroße Tagungsräume, zwei Pools und einen überdachten Loungebereich. Einige Zimmer bieten private Terrassen, auf denen früher kleinere Gruppen untergebracht waren.
[ Quelle: Chris Beasley, Automattic ]

Online-Retreats.

Aus Kostengründen und sicherlich während der COVID-Pandemie experimentieren Unternehmen mit virtuellen Online-Retreats. Sowohl Coinbase als auch Whisk nutzten Gather, damit sich die Offsite nicht wie mehr Video-Chats anfühlte. Aber sie nutzten auch ihre normalen Werkzeuge kreativ, zum Beispiel:

Für den Eisbrecher erstellten wir in jeder kleinen Gruppe eine Google Slides-Präsentation, baten alle, anonym teilzunehmen (Inkognito-Tab) und dann (1) ein Bild von sich selbst zu zeichnen; (2) teilen Sie eine lustige Tatsache; (3) Erstellen Sie einen Spitznamen. Nachdem alle Dias drin waren, gingen wir durch den Raum und errieten, wer wer war. Dies führte zu vielen Lachern und einer ewigen Aufzeichnung unserer schlechten künstlerischen Fähigkeiten.
[ Quelle: Coinbase ]

Grundregeln & Verhaltenskodizes

Ein Offsite ist ein neuer Kontext, der möglicherweise einige Grundregeln erfordert, die in der täglichen Arbeit nicht erforderlich sind. Erwägen Sie, Grundregeln aufzufrischen oder hervorzuheben, die für Ihr Offsite spezifisch sind.

Ein häufiger Vorschlag ist, einen sicheren Raum zu schaffen.

Es ist eine gute Idee – und kann für Ihr Team beruhigend sein – Grundregeln festzulegen. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, dass das Offsite ein sicherer Ort sein sollte, an dem sich Menschen zu Wort melden und einander (und Sie) ohne Angst vor Repressalien konstruktiv herausfordern können. Es ist auch hilfreich, innerhalb des Besprechungsraums Vertraulichkeit zu gewährleisten. Was an der Offsite gesagt wird, ist nur für Sie und Ihr Team bestimmt und wird nicht mit anderen im Büro geteilt – es sei denn, das Team erzielt einen Konsens darüber, bestimmte Nachrichten oder Informationen zu autorisieren, die extern kommuniziert werden sollen.
[ Quelle: Dan Schoenbaum Managing Partner, Hightide Advisors ]

Aber diese Grundregeln müssen sich nicht schwerfällig anfühlen.

Es kann hilfreich sein, etwas Kreativität in die Festlegung und Stärkung von Grundregeln einzubringen. Zum Beispiel verwendet einer meiner Kunden den Begriff „Teufels-Avocado“, um ein wenig Humor zu injizieren und die Menschen entspannter zu machen, wenn es darum geht, den Konsens in Frage zu stellen.
[ Quelle: Dave Bailey, CEO-Coach ]

Ein dritter besteht darin, Erwartungen rund um die Zeit hervorzuheben, zum Beispiel:

Zeitbox Alles. Wenn Sie im Grunde eine Arbeit Iron Man durchführen, bei der Zeit keine Diskussion ist und niemand weiß, welcher Tag heute ist, ist es wichtig, nicht zu lange an einer Aufgabe festzuhalten. Timebox alles. Timebox die Dinge, die du gerne tust, Timebox die Dinge, die du nicht tust. Dies wird es Ihnen ermöglichen, das Gefühl der Dringlichkeit von Zeitbeschränkungen aufrechtzuerhalten, obwohl es sich anfühlen mag, als hätten Sie alle Zeit der Welt.
[ Quelle: Drew Austin, Wade und Wendy ]

Ein viertes betrifft Ausfallzeiten:

Anfangs waren die Introvertierten im Team nervös, dass das Haus bedeuten würde, dass sie niemals wegkommen könnten, um neue Energie zu tanken, aber am Ende war das Gegenteil der Fall. Sie können zurück in ihre Zimmer gehen und wenn sie sich wieder gesellig fühlen, müssen sie nur noch aus der Tür gehen, um das Team zu finden.
[ Quelle: Chris Beasley, Automattic ]

Ein fünfter ermutigt alle zur Teilnahme, vielleicht durch die Verwendung der Round-Robin-Meeting-Technik :

Sicherzustellen, dass allen zugehört wird – insbesondere den Stimmen stiller Menschen – wird die Beteiligung erhöhen. Insbesondere Führungskräfte, laute Menschen und Männer neigen dazu, offener zu sein und die Gedanken anderer Teilnehmer zu hemmen oder zu beeinflussen.
[ Quelle: Gustavo Razzetti, Autor von „Remote, Not Distant“ ]

Zurück zur Ausfallzeit, um zu unterstreichen, wie wichtig Ausfallzeit ist:

Wenn Sie nicht im Büro sind, replizieren Sie nicht einfach die steife Kultur Ihres Büros. Bauen Sie großzügige Pausen ein, und wenn Sie an einem Ort sind, an dem der Nachmittag die beste Tageszeit ist, um die Natur zu genießen, warten Sie nicht bis zum Sonnenuntergang, um dies in den Zeitplan einzubauen. Ich habe festgestellt, dass in diesen unstrukturierten Momenten Beziehungen aufgebaut werden und manchmal echte Durchbrüche passieren, entweder in Beziehungen oder in der persönlichen Kreativität.
[ Quelle: Nathan Waterhouse, Berater ]

Zeitplan & Struktur

Dave Bailey, CEO Coach, empfiehlt, in Phasen zu denken.

Setup ist die Organisation, die Erwartungshaltung und die Hausaufgaben, die vor der Veranstaltung stattfinden.
Connection ist die Eröffnung der Veranstaltung, bei der Menschen sich verbinden, kennenlernen und verbinden.
Wenn es Arbeit zu erledigen gibt, folgen Sie einem Brainstorming-Modell mit klar abgegrenzter Zeit zuerst für divergentes Denken, gefolgt von konvergentem Denken danach.
Dann machen Sie Zusagen.
Dann feiern.

Einführungen & Verbindungen.

Es gibt viele gute Übungen, um Menschen zu helfen, sich zu verbinden und sich kennenzulernen. Hier sind ein paar Vorschläge:

„Ein-Frage-Eisbrecher“: Effektive Fragen sind solche, die es den Menschen ermöglichen, etwas über sich selbst mitzuteilen, wie „Auf welches vergangene Ereignis sind Sie am meisten stolz?“, „Was ist etwas Lustiges, das wir vielleicht nicht über Sie wissen?“ oder „Was ist ein bedeutendes Ereignis, das Ihnen geholfen hat, als Person zu wachsen?“. Jeder konnte die gleiche Frage beantworten oder eine aus dem Hut holen.
[ Quelle: Dave Bailey, CEO-Coach ]

Wir begannen damit, dass alle im Raum herumgingen und über ihre Errungenschaften für das Jahr sprachen, Dinge, auf die sie stolz auf ihre Abteilung oder das Unternehmen als Ganzes sind, und was sie sich von den nächsten zwei Tagen erhoffen.
[ Quelle: Kyle Racki, CEO ]

Übung zur persönlichen Geschichte
Gehen Sie um den Tisch herum und lassen Sie alle drei Fragen über sich selbst beantworten:

Wo bist du aufgewachsen?

Wie viele Geschwister hast du und wo gehörst du in dieser Reihenfolge an?

Beschreiben Sie eine einzigartige oder interessante Herausforderung oder Erfahrung aus Ihrer Kindheit
[ Quelle: Sarah Hodges, VC ]

Lernen Sie Persönlichkeiten kennen: Wenn Sie Teamstörungen oder schlechte Zusammenarbeit in Ihrem Team haben, empfehle ich dringend Übungen, um mehr über Teampersönlichkeiten und Arbeitsstile zu erfahren. Erkunden Sie die Durchführung eines Myers-Briggs-Assessments, einer DiSG-Analyse oder einer anderen psychometrischen Persönlichkeitsanalyse. Dies kann Ihrem Team helfen, die Persönlichkeit und den Arbeitsstil des anderen zu verstehen. Es kann helfen, Mitarbeiter hervorzuheben, die am besten zusammenarbeiten, potenzielle Konflikte aufzutauchen und zu verbessern und vieles mehr – alles sehr wertvolle Erkenntnisse zur Stärkung Ihres Teams und der Bindungen darin.
[ Quelle: Dan Schoenbaum, CEO ]

Natürlich gibt es auch aufwendigere Optionen. Das Carted-Team organisierte eine Schnitzeljagd . Oder ihr könntet versuchen, gemeinsam eine Mahlzeit zu kochen .

Erstellen Sie Ihre Agenda

Eine gängige Methode besteht darin, die Tagesordnung in die Hände der Teilnehmer zu legen. Siehe Elizabeth Hunts A Simple Process for Co-Creating a Team Retreat Agenda .

Ihr Offsite kann eine Chance für den Aufbau von Fähigkeiten sein. Zum Beispiel hat Carted eine Design-Thinking-Übung eingebaut .

Ihr Offsite ist oft auch eine gute Gelegenheit, einen Schritt zurückzutreten und Ihre Teamwerte zu artikulieren. Eric Friedman, Executive Coach, bietet diese Offsite-Werteübung an .

Wunschliste Themen

Ich möchte Lücken in diesem Beitrag füllen, insbesondere zu den folgenden Themen. Wenn Sie etwas darüber auf Medium schreiben, lassen Sie es mich bitte wissen.