Bagaimana Merencanakan Offsite Perusahaan

Nov 25 2022

Pelajari berdasarkan artikel terbaik di Medium.

Ini adalah eksperimen untuk memilih satu topik, Offsite dan Retret Perusahaan, lalu menyusun dan mengatur artikel Medium terbaik tentang topik tersebut. Bantu saya untuk selalu memperbaruinya dengan meninggalkan umpan balik. Apa yang kamu pelajari? Apakah ada artikel Medium yang akan Anda rekomendasikan untuk topik ini? Sub-topik apa yang Anda ingin dibahas?

Offsite perusahaan dapat berupa rapat seluruh perusahaan, divisi, atau hanya tim individu. Itu adalah peluang untuk membangun koneksi, memecahkan masalah, dan merencanakan strategi. Dengan begitu banyak perusahaan beralih ke pekerjaan jarak jauh sepenuhnya, di luar kantor sekarang menjadi satu-satunya saat rekan kerja bertemu langsung.

Topik Di Bawah Ini

TLDR; Artikel Terbaik.
Perencanaan Awal
Logistik perumahan
Retret online
Aturan dasar & kode etik
Jadwal & struktur

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Mulailah keputusan Anda dengan menetapkan beberapa tujuan dan target keuntungan. Seperti yang dikatakan salah satu penyelenggara:

Kami merenungkan apa yang telah kami pelajari, mendapatkan kejelasan ke mana tujuan kami, memiliki waktu pengembangan produk tanpa gangguan, dan membangun ikatan kuat yang sulit dicapai saat duduk dengan headphone terpasang di kantor.
[ artikel sumber oleh Drew Austin , Wade dan Wendy]

Saat kami menjalankan offsite kami dengan tim Medium, tujuan pertama adalah untuk terhubung. Sebagian besar dari kami belum pernah bertemu secara langsung. Kemudian tujuan kedua kami adalah membuat beberapa keputusan besar sehingga kami semua menuju ke arah yang sama.

#2. Setiap saat adalah waktu yang tepat

Tim berubah. Orang-orang keluar dan anggota baru bergabung. Regenerasi tim sangat bagus untuk mengganggu pola pikir dan perilaku. Tetapi bahkan dengan keberuntungan terbaik, "pengembangan strategis / dinamika tim sekali setahun di luar lokasi" Anda tidak mungkin diatur waktunya untuk mengakomodasi semua perubahan.
[ sumber: Melissa Rosenthal, Pelatih Eksekutif ]

#3. Jangan membebani agenda

Agenda di luar kantor seringkali penuh dengan "hal-hal yang kita tidak punya waktu atau ruang kepala untuk pekerjaan kita sehari-hari". Jadi sebagai solusinya, kami memasukkan mereka ke dalam agenda yang padat di mana setiap topik yang sangat penting dialokasikan satu atau 2 jam untuk "diselesaikan".
[ sumber: Melissa Rosenthal, Pelatih Eksekutif ]

Logistik perumahan

Pertimbangkan tiga tip ini untuk tempat seperti apa yang akan dipesan.

#1. Optimalkan untuk koneksi

Apakah Anda memiliki grup yang terdiri dari 3, 30, atau 300 orang, grup Anda harus menempati seluruh ruang. Ukuran tempat Anda sehingga Anda dapat menyewa semuanya. Tim tiga orang menempati rumah biasa. Tim beranggotakan tiga puluh orang menempati retret. Sebuah tim beranggotakan 300 orang membeli seluruh hotel atau ruang kerja bersama. Kuncinya adalah siapa pun dapat berjalan ke orang lain di tempat itu dan memulai percakapan, mengetahui bahwa mereka adalah bagian dari grup yang sama. Saya tidak bisa terlalu menekankan pentingnya hal ini. Itu mengubah dinamika sepenuhnya untuk memiliki orang asing di grup. Semua orang di ruang harus menjadi bagian dari acara tersebut.
[ sumber: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Tim kecil

Kita semua hidup di bawah satu atap. Kami semua bangun pada waktu yang sama, kami memasak bersama, makan bersama, bekerja bersama, dan kemudian saat tiba waktunya untuk bersantai di penghujung malam, kami juga dapat melakukannya bersama. Belum lagi, ini juga merupakan cara yang terjangkau dan nyaman untuk bepergian dengan 5–10 orang.
[ sumber: Drew Austin, Wade dan Wendy ]

#3. tim besar

Hubungi hotel secara langsung untuk menanyakan apakah mereka menyewakan seluruh properti. Hotel butik seperti Ace Hotel , Jupiter Hotel , dan The Freehand ideal untuk tim beranggotakan 150–300 orang dan memiliki lokasi di Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago, dan New York. Ace di Palm Springs, misalnya, menawarkan ruang pertemuan berukuran kecil dan sedang, dua kolam renang, dan area lounge tertutup. Beberapa kamar menawarkan teras pribadi yang digunakan orang untuk menampung kelompok yang lebih kecil.
[ sumber: Chris Beasley, Automattic ]

Retret online.

Untuk biaya, dan tentunya selama pandemi COVID, perusahaan bereksperimen dengan retret online virtual. Baik Coinbase dan Whisk memanfaatkan Gather sehingga offsite tidak akan terasa seperti ya lagi obrolan video. Tetapi mereka juga memanfaatkan alat normal mereka secara kreatif, misalnya:

Untuk mencairkan suasana, di setiap kelompok kecil kami membuat presentasi Google Slides, meminta setiap orang untuk bergabung secara anonim (tab penyamaran), lalu (1) menggambar diri mereka sendiri; (2) berbagi fakta yang menyenangkan; (3) membuat nama panggilan. Setelah semua slide masuk, kami berkeliling ruangan dan menebak siapa siapa. Hal ini menyebabkan banyak tawa dan rekor kemampuan artistik kami yang buruk.
[ sumber: Coinbase ]

Aturan dasar & kode etik

Offsite adalah konteks baru yang mungkin memerlukan beberapa aturan dasar yang tidak diperlukan dalam pekerjaan sehari-hari. Pertimbangkan menyegarkan atau menyoroti aturan dasar yang khusus untuk offsite Anda.

Salah satu saran umum adalah menciptakan ruang yang aman.

Merupakan ide yang bagus — dan mungkin menenangkan tim Anda — untuk menetapkan aturan dasar. Pastikan semua orang tahu bahwa di luar kantor harus menjadi tempat yang aman di mana orang dapat berbicara dan menantang satu sama lain (dan Anda) secara konstruktif tanpa rasa takut akan pembalasan. Juga bermanfaat untuk menjanjikan kerahasiaan di dalam ruang pertemuan. Apa yang dikatakan di luar kantor adalah untuk Anda dan tim Anda sendiri, dan tidak akan dibagikan dengan orang lain di kantor — kecuali jika tim mencapai konsensus tentang mengesahkan pesan atau informasi tertentu untuk dikomunikasikan secara eksternal.
[ sumber: Managing Partner Dan Schoenbaum, Hightide Advisors ]

Tapi aturan dasar ini tidak perlu terasa kolot.

Menyuntikkan beberapa kreativitas ke dalam pengaturan dan memperkuat aturan dasar dapat membantu. Misalnya, salah satu klien saya menggunakan istilah 'alpukat setan' untuk menyuntikkan sedikit humor dan membuat orang lebih santai dalam menantang konsensus.
[ sumber: Dave Bailey, Pelatih CEO ]

Yang ketiga adalah menyoroti harapan sepanjang waktu, misalnya:

Kotak waktu Semuanya. Saat Anda pada dasarnya melakukan pekerjaan Iron Man, di mana waktu bukanlah diskusi dan bahkan tidak ada yang tahu hari apa sekarang, penting untuk tidak terlalu lama terjebak pada satu tugas. Atur waktu semuanya. Atur waktu hal-hal yang Anda suka lakukan, atur waktu hal-hal yang tidak Anda sukai. Ini akan memungkinkan Anda untuk mempertahankan perasaan mendesak akan kendala waktu, meskipun mungkin Anda merasa memiliki banyak waktu di dunia.
[ sumber: Drew Austin, Wade dan Wendy ]

Yang keempat sekitar waktu henti:

Awalnya, para introvert di tim merasa gugup karena rumah itu berarti mereka tidak akan pernah bisa pergi untuk mengisi ulang, tetapi yang terjadi justru sebaliknya. Mereka dapat kembali ke kamar mereka dan ketika mereka ingin bersosialisasi lagi, yang harus mereka lakukan hanyalah keluar dari pintu untuk menemukan tim.
[ sumber: Chris Beasley, Automattic ]

Yang kelima adalah mendorong partisipasi dari semua orang, mungkin dengan menggunakan teknik pertemuan Round Robin :

Memastikan semua orang didengarkan — terutama suara orang pendiam — akan meningkatkan partisipasi. Eksekutif senior, orang-orang yang lantang, dan laki-laki, khususnya, cenderung lebih blak-blakan dan menghambat atau memengaruhi pemikiran peserta lain.
[ sumber: Gustavo Razzetti, Penulis “Remote, Not Distant” ]

Mengitari kembali ke waktu henti untuk menggarisbawahi betapa pentingnya waktu henti:

Saat Anda berada di luar kantor, jangan hanya meniru budaya kaku kantor Anda. Bangun istirahat yang banyak, dan jika Anda berada di suatu tempat di mana waktu terbaik untuk menikmati alam bebas adalah sore hari, jangan menunggu hingga matahari terbenam untuk memasukkannya ke dalam jadwal. Saya telah menemukan saat-saat tidak terstruktur itu adalah saat hubungan dibangun dan terkadang terobosan nyata terjadi, baik dalam hubungan atau kreativitas pribadi.
[ sumber: Nathan Waterhouse, konsultan ]

Jadwal & struktur

Dave Bailey, CEO Coach merekomendasikan berpikir secara bertahap.

Pengaturan adalah pengaturan, pengaturan harapan dan pekerjaan rumah yang terjadi sebelum acara.
Connection adalah pembukaan acara di mana orang terhubung, mengenal satu sama lain, dan menjalin ikatan.
Jika ada pekerjaan yang harus diselesaikan, ikuti model brainstorming dengan waktu yang dibatasi dengan jelas untuk pemikiran divergen terlebih dahulu, diikuti dengan pemikiran konvergen setelahnya.
Kemudian buatlah komitmen.
Lalu rayakan.

Intro & koneksi.

Ada banyak latihan bagus untuk membantu orang terhubung dan mengenal satu sama lain. Berikut adalah beberapa saran:

'Pemecah kebekuan dengan satu pertanyaan': Pertanyaan yang efektif adalah pertanyaan yang memungkinkan orang berbagi sesuatu tentang diri mereka sendiri, seperti 'Peristiwa masa lalu apa yang paling Anda banggakan?', 'Hal lucu apa yang mungkin tidak kami ketahui tentang Anda?' atau 'Apa peristiwa penting yang membantu Anda tumbuh sebagai pribadi?'. Semua orang bisa menjawab pertanyaan yang sama, atau memilih salah satu dari topi.
[ sumber: Dave Bailey, Pelatih CEO ]

Kami memulainya dengan semua orang berkeliling ruangan membicarakan pencapaian mereka selama setahun, hal-hal yang mereka banggakan dari departemen mereka atau perusahaan secara keseluruhan karena telah diselesaikan, dan apa yang mereka harapkan dalam dua hari ke depan.
[ sumber: Kyle Racki, CEO ]

Latihan Sejarah Pribadi Berkeliling
meja dan minta setiap orang menjawab tiga pertanyaan tentang diri mereka sendiri:

Dimana kamu besar?

Berapa banyak saudara kandung yang Anda miliki dan di mana Anda berada dalam urutan itu?

Jelaskan tantangan atau pengalaman unik atau menarik dari masa kecil Anda
[ sumber: Sarah Hodges, VC ]

Pelajari kepribadian: Jika Anda memiliki disfungsi tim atau kolaborasi yang buruk di seluruh tim Anda, saya sangat merekomendasikan latihan untuk mempelajari tentang kepribadian tim dan gaya kerja. Jelajahi melakukan penilaian Myers-Briggs, analisis DiSC, atau analisis kepribadian psikometri lainnya. Ini dapat membantu tim Anda memahami kepribadian dan gaya kerja satu sama lain. Ini dapat membantu menyoroti karyawan yang akan berkolaborasi paling baik satu sama lain, mungkin memunculkan dan meningkatkan peluang potensi konflik, dan banyak lagi — semua wawasan yang sangat berharga untuk memperkuat tim Anda dan ikatan di dalamnya.
[ sumber: Dan Schoenbaum, CEO ]

Tentu saja ada lebih banyak opsi yang terlibat. Tim Carted mengadakan perburuan pemulung . Atau Anda bisa mencoba memasak makanan bersama .

Membangun Agenda Anda

Salah satu cara yang umum adalah dengan meletakkan agenda di tangan para peserta. Lihat Proses Sederhana Elizabeth Hunt untuk Membuat Bersama Agenda Retret Tim .

Offsite Anda bisa menjadi peluang untuk membangun keterampilan. Misalnya, Carted menyertakan latihan pemikiran desain .

Offsite Anda juga sering kali merupakan peluang bagus untuk mundur dan mengartikulasikan nilai-nilai tim Anda. Eric Friedman, pelatih eksekutif, menawarkan latihan nilai di luar lokasi ini .