Seorang pendiri yang saya ajak mengobrol di acara jejaring startup bertanya apakah saya bersedia bertemu dengannya dan mendiskusikan usahanya secara lebih mendetail. "Tentu saja," kataku padanya. "Kirimi saya email dan kami akan menjadwalkan waktu untuk berbicara."

Beberapa jam kemudian, saya menerima emailnya:

Hai, Harun! Saya menindaklanjuti percakapan kita di acara malam ini di mana Anda mengatakan bersedia bertemu dengan saya untuk mendiskusikan startup saya. Anda meminta saya untuk mengirim email kepada Anda untuk menjadwalkan pertemuan. Terima kasih!

Segera setelah saya membaca email itu, saya menghela nafas dan memutar mata. Dia melakukan kesalahan yang sama seperti yang biasa saya lakukan saat pertama kali memulai penggalangan dana untuk startup saya dan mencoba mengadakan pertemuan. Ini cara termudah untuk mengacaukan email ke investor karena membuat Anda terlihat seperti amatir yang tidak berpengalaman yang tidak memahami proses penggalangan dana.

Kesalahan email yang paling umum

Masalah dengan email yang telah saya jelaskan dari pendiri yang saya temui di acara jaringan lokal — dan masalah dengan begitu banyak email seperti miliknya kepada orang-orang yang merupakan investor awal yang jauh lebih besar daripada saya — adalah dia menciptakan pekerjaan ekstra. Untuk lebih jelasnya, saya tidak bermaksud dia menciptakan pekerjaan tambahan dengan meminta pertemuan. Lagipula, aku sudah setuju untuk bertemu dengannya. Namun, saya tidak setuju menghabiskan banyak waktu mengirim email penjadwalan bolak-balik dengannya. Sayangnya, itulah yang dia suruh saya lakukan dengan tidak mengusulkan waktu pertemuan tertentu.

Sederhananya, ketika Anda mengirim email meminta untuk bertemu dengan seseorang dan tidak mengusulkan waktu khusus untuk bertemu, Anda membuat email tambahan, dan email tambahan membuat banyak pekerjaan. Untuk memahami apa yang saya maksud, pikirkan tentang apa yang perlu terjadi agar saya dapat membalas email dari pendiri yang saya temui di acara jaringan startup saya. Berikut kemungkinan langkah-langkahnya:

Langkah #1: Saya harus memeriksa kalender saya dan menemukan ketersediaan.

Langkah #2: Saya harus mengirim email yang mengusulkan waktu.

Langkah #3: Saya harus memblokir waktu yang diusulkan di kalender saya sehingga tidak ada orang lain yang mengisinya

Langkah-langkah tersebut sudah tidak diperlukan dan mengganggu karena pendiri dapat dengan mudah mengusulkan waktu di email aslinya. Tapi mari kita bayangkan saya beruntung dan salah satu waktu yang saya usulkan berhasil. Inilah yang akan terjadi selanjutnya:

Langkah #4: Dia akan mengirim email tanggapan yang menyetujui salah satu waktu yang saya usulkan.

Langkah #5: Saya harus membuat pengingat kalender untuk diri saya sendiri.

Langkah #6: Saya harus menghapus penangguhan kalender yang telah saya buat

Langkah #7: Saya harus mengirim balasan email yang mengonfirmasi pertemuan kita

Tak satu pun dari langkah-langkah itu yang sangat berat, tetapi tentu saja menjengkelkan. Lebih buruk lagi, itu adalah hal-hal yang harus saya lakukan jika saya beruntung. Tetapi bagaimana jika saya tidak beruntung? Bagaimana jika waktu yang saya usulkan tidak berhasil untuknya? Inilah yang harus terjadi selanjutnya:

Langkah #4: Orang yang saya kirimi email akan menjawab dengan mengatakan bahwa saat-saat itu tidak berhasil.

Langkah #6: Saya harus menghapus penangguhan sebelumnya yang saya tempatkan di kalender saya.

Langkah #7: Saya harus mencari waktu baru dan membuat penangguhan baru di kalender saya.

Langkah #8: Saya harus mengirim email yang mengusulkan waktu baru.

Langkah #9: Jika orang tersebut dapat melakukan salah satu dari waktu yang baru saya usulkan, saya masih harus melakukan semua langkah yang telah saya jelaskan di atas untuk mengonfirmasi pertemuan tersebut. Jika tidak, saya harus melalui seluruh proses ini lagi.

Apakah Anda mulai melihat masalahnya? Email penjadwalan sederhana dapat menghasilkan lusinan email lagi, dan itu bahkan tidak memperhitungkan fakta bahwa kami tidak memilih tempat untuk bertemu, yang dengan sendirinya dapat menjadi jenis gangguan yang sama sekali berbeda.

Terlepas dari itu, poin yang ingin saya sampaikan adalah, jika tidak dijalankan dengan benar, kalimat sederhana "bisakah kita bertemu?" email akan membuat lebih banyak email, dan semua email tambahan itu mengganggu.

Menjadi menyebalkan jarang merupakan hal yang baik, tetapi Anda pasti tidak ingin mengganggu seseorang yang Anda coba untuk mengumpulkan banyak uang, bukan?

Bagaimana membuat penerima email Anda senang

Dalam kasus pengusaha yang ingin bertemu dengan saya, saya sudah berbicara dengannya untuk sementara waktu dan membangun hubungan yang cukup kuat dengannya, meskipun emailnya buruk, saya merasa berkewajiban untuk menjadwalkan waktu untuk bertemu dengannya. Dengan kata lain, rasa frustrasi yang ditimbulkan oleh emailnya tidak cukup untuk mencegah pertemuan tersebut terjadi.

Tapi apa yang terjadi ketika Anda mengirim email kepada seseorang dengan banyak tuntutan pada waktunya yang tidak peduli dengan Anda? Apa yang terjadi jika Anda mengirim email dingin ke investor yang bahkan tidak mengenal Anda?

Dalam hal ini, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengirim email yang membuat orang tersebut frustrasi atau kesal atau menciptakan semacam gesekan yang mencegah orang tersebut untuk merespons. Untungnya, menghindari masalah ini sederhana. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengirim permintaan rapat yang menyertakan waktu rapat potensial.

Misalnya, pengusaha yang mengirimi saya email seharusnya mengedit emailnya menjadi lebih seperti ini:

Hai, Harun! Saya menindaklanjuti percakapan kita di acara malam ini di mana Anda mengatakan bersedia bertemu dengan saya untuk mendiskusikan startup saya. Bagaimana cara kerja Kamis depan pukul 14:00 atau Jumat pukul 10:00 untuk Anda? Kita bisa bertemu di kedai kopi dekat kantor Anda jika nyaman bagi Anda. Terima kasih!

Apakah Anda melihat betapa mudahnya menanggapi email itu? Yang diperlukan hanyalah memasukkan waktu rapat di email itu sendiri.

Ini adalah taktik sederhana yang saya jamin akan membuat email Anda lebih baik dan membuat Anda tampak seperti pengusaha yang jauh lebih kompeten. Bahkan jika orang tersebut tidak dapat bertemu pada waktu yang Anda lamar, hanya dengan memasukkan waktu Anda memberi isyarat kepada penerima bahwa Anda memahami tuntutan waktu mereka dan berusaha untuk peka terhadap tuntutan tersebut sebanyak mungkin.

Saya berjanji, VC yang menerima email Anda akan menghargai kesadaran Anda tentang jadwal mereka, mereka akan cenderung merespons, dan, yang lebih penting, mereka akan lebih bersemangat tentang potensi berinvestasi pada seseorang yang memahami pentingnya dan nilai dari waktu.

Ingin lebih banyak pelajaran tentang startup dan kewirausahaan? Ikuti kursus mini (GRATIS) dengan saya sekarang juga !