Dengan berita terbaru tentang akuisisi Figma oleh Adobe , ada banyak ketidakpastian tentang apa artinya ini bagi komunitas desain, dan seterusnya. Terlepas dari suasana hati ini, saya ingin mengambil waktu sejenak untuk merayakan Figma dan dampaknya terhadap penggunanya sejauh ini. Studi kasus ini sudah lama tertunda dan sekarang sepertinya waktu yang tepat untuk merenungkan bagaimana Figma mengubah cara kita, desainer, bekerja dan berkolaborasi. Dalam kasus khusus ini, saya ingin berbagi bagaimana Figma memungkinkan saya dan kolega saya di BCG Digital Ventures - Bagian dari BCG X untuk menata ulang konferensi desain internal Berlin di tengah pandemi, 2 tahun lalu.

Ulasan Proyek

Ringkasan

• XD (Experience Design) Hive , sebuah konferensi tahunan yang diadakan di antara para Desainer Pengalaman BCGDV Berlin, disiapkan, dirancang, dan diselenggarakan di Figma untuk pertama kalinya.
• Pandemi dan penyiapan jarak jauh menghadirkan jenis tantangan baru yang harus kami selesaikan. Menggunakan Figma sebagai alat utama dan ruang acara kami menjadikan hari itu berkesan dan mulus, terutama karena fitur mode observasinya.
• Dalam semangat tema tahun ini: Tunjukkan, jangan katakan, kami menunjukkan betapa serbagunanya Figma. Tujuan bonus non-resmi kami adalah untuk mendorong adopsi alat yang lebih cepat dengan meminta pembicara merancang presentasi mereka di Figma dan menggunakan fitur yang unik untuk Figma selama konferensi.
• 41 Desainer, 2 Kantor BCGDV, 14 Pembicara, 5 Panelis, 10 Presentasi, 9 Jam

Penyelenggaraan: Mei 2020 - Juni 2020 (2 bulan)
Hari konferensi: 5 Juli 2020

Peran saya

UXUI, Manajemen Acara, Identitas Merek & Panduan Gaya

Saya berkolaborasi dengan 5 desainer lain dari kantor Berlin dan London dalam merencanakan dan mengatur konferensi, dan menyiapkan materi untuk acara menjelang konferensi dan hari itu.

Pembelajaran Kunci

• Memasukkan aktivitas aktif dan pasif yang dapat dilakukan peserta selama istirahat membantu mempertahankan tingkat energi yang baik sepanjang hari.
• Menggunakan fitur ikuti Figma mengurangi banyak waktu yang tidak perlu yang akan dihabiskan untuk beralih berbagi layar.
• Musik berjalan jauh. Sebelum acara, kami mendorong semua orang untuk menambahkan beberapa lagu favorit mereka ke playlist Spotify khusus. Kami menggunakan musik untuk beralih ke/dari jeda, yang terasa tidak terlalu tiba-tiba dan canggung. Ini sebagai tanda bahwa istirahat telah berakhir dan sudah waktunya bagi para peserta untuk kembali.
• Terlibat dengan peserta, dan berbagi konten yang relevan menjelang dan sesudahnya membuat acara lebih berkesan. Menaburkan nugget kegembiraan dan refleksi di saluran bersama kami memperluas emosi yang kami rasakan tentang konferensi secara keseluruhan.

XD Hive adalah waktu yang didedikasikan bagi kami untuk keluar dari pekerjaan ventura kami untuk terhubung, belajar, dan mendiskusikan topik penting yang relevan dengan desain. Pertemuan kelompok terlalu singkat bagi kami untuk mendalami topik, dan peluang pelatihan perusahaan tidak selalu disesuaikan dengan kebutuhan kami.

Dengan merebaknya virus corona pada tahun 2020, kita semua harus menyesuaikan cara kerja dan proses kita — standup harian, rapat, lokakarya, sesi kerja, acara tim, dan bahkan konferensi. Namun, situasi ini juga memberi kami beberapa peluang menarik yang hanya mungkin dilakukan dengan penyiapan jarak jauh. Kami bekerja sama dengan kelompok desain London karena bagaimanapun juga kami semua akan berada jauh, dan perbedaan waktu 1 jam tidak akan menjadi masalah. Sebagai tim yang terdiri dari 6 sukarelawan, kami merencanakan konferensi desain jarak jauh dan bersama pertama antara kantor Berlin dan London.

Tema baru setiap tahun

Setiap tahun ada tema yang membuat diskusi dan pembicaraan sepanjang hari menjadi lebih kohesif dan kaya. Dengan menggunakan tema yang kontras dengan tahun lalu: Words Matter, kami yakin ini akan menciptakan daya tarik bagi peserta tahun sebelumnya sambil tetap relevan dan menarik bagi peserta yang baru pertama kali datang.

Tunjukkan, jangan katakan (2020)

Kami sebagai Desainer Pengalaman menyampaikan yang "nyata" melalui media selain kata-kata. Kami memiliki perangkat besar untuk dampak nyata dan kata-kata hanyalah salah satu alat. Penghapusan yang disengaja dari alat ini akan memaksa percakapan tentang saluran visual, interaktif, haptic, virtual, dan bermerek.

Kata-kata penting (2019)

Melihat kritik sebagai keterampilan desain — Apa dasar dari kritik yang bermakna untuk mencapai komunikasi yang berdampak? Apa realitas emosional dari memberi dan menerima umpan balik dan bagaimana pengaruhnya terhadap kepribadian yang berbeda? Tema ini mengeksplorasi seni bercerita dan mengembangkan strategi komunikasi.

Tantangan

1. Kelelahan zoom itu nyata

Seharian berada di Zoom/Teams menguras fisik dan mental. Bahkan dengan acara tim yang diadakan dari jarak jauh, kami tidak terbiasa dengan peningkatan drastis waktu yang dihabiskan untuk panggilan video.

Bagaimana kita dapat mempertahankan tingkat energi yang baik sepanjang hari?

2. Koneksi internet yang buruk mengganggu arus

Ketidakpastian koneksi internet dapat memutuskan aliran presentasi. (Kecepatan koneksi internet di Jerman secara umum cukup buruk)

Bagaimana kita dapat mengurangi ketergantungan pada koneksi internet yang tidak stabil?

3. “Bisakah semua orang melihat layar saya?”

Menunggu orang untuk berbagi layar mereka tidak hanya merusak aliran dan energi yang terkumpul tetapi juga membuang banyak waktu. Dengan 10 presentasi, bolak-balik sepertinya tidak ideal.

Bagaimana kita dapat mengurangi jeda dan mempertahankan momentum jadwal?

4. Perasaan terputus

Sudah lama tidak bertemu di kantor, banyak dari kami merasa terputus dan merindukan semangat kelompok.

Bagaimana kami dapat menghadirkan kegembiraan dan energi melalui penyiapan virtual?

Pendekatan kita

Kami tidak ingin ini terasa seperti pertemuan estafet, satu demi satu karena banyak dari kami menantikan konferensi untuk melepaskan diri dari semua itu. Kami memutuskan untuk memanfaatkan fakta bahwa setiap orang akan berada di depan komputer mereka, dan berkumpul di tempat yang kami semua merasa betah: di ruang kerja kami. Ini juga merupakan kesempatan bagus untuk menampilkan kemungkinan Figma di luar tujuan kami menggunakannya. Kami sangat senang dengan fakta bahwa kami benar-benar merangkul tema Pertunjukan tahun ini, jangan katakan.

Pendekatan ini memang datang dengan serangkaian tantangannya sendiri. Tingkat kenyamanan dan kelancaran dalam Figma bervariasi per orang pada saat itu, dan masih ada beberapa desainer yang belum pernah menggunakan Figma sebelumnya. Kekhawatiran terbesar kami adalah apakah pembicara bersedia membuat presentasi mereka di Figma atau tidak saat mereka terbiasa dengan alat tersebut. Kami tahu mereka memiliki banyak hal untuk dipersiapkan di atas pekerjaan ventura mereka. Kami juga menduga beberapa pembicara ingin menggunakan kembali presentasi mereka dari acara lain, yang mungkin sudah dibuat di GSlides.

Untuk mengurangi beban dan potensi kecemasan seputar semua ini, kami menyediakan dan menawarkan berbagai jenis dukungan:

1. Panduan gaya dengan templat slide siap pakai, ikon, warna, dan gaya jenis+font. Tidak hanya akan mempercepat proses pembicara dengan memungkinkan mereka untuk fokus pada konten tetapi semua presentasi memiliki kualitas dan tampilan tema yang konsisten.
2. Sesi check-in dan tanya jawab 1:1 untuk menyentuh berdasarkan kemajuan mereka dan memberikan klarifikasi tentang penggunaan Figma, panduan gaya, dll.
3. Dukungan desain langsung untuk 'mengubah' slide dari GSlide ke Figma

Konferensi itu sukses besar dan pengalaman yang tak terlupakan bagi banyak dari kita: peserta, presenter, dan penyelenggara. Kami memiliki topik luar biasa yang dibagikan kembali, diskusi yang hidup, kegiatan yang menyenangkan, dan materi bermerek yang membantu mengatur suasana konferensi.

Menggunakan fitur mode observasi

Fitur ini adalah salah satu alasan utama untuk memutuskan menggunakan Figma sebagai tuan rumah konferensi jarak jauh kami. Ini benar-benar menghilangkan kebutuhan untuk beralih layar berbagi di antara setiap presenter karena saya membagikan layar saya sepanjang waktu, dan mengikuti pembicara. Kami mengelompokkan para pembicara berdasarkan jeda dan slide presentasi masing-masing kelompok dalam satu halaman. Ini memungkinkan kami untuk membuka satu tautan prototipe dan beralih dari satu pembicaraan ke pembicaraan lainnya, menghilangkan kebutuhan untuk membuka banyak dokumen.

Tip: Membuka dan memuat semua prototipe (slide) akan mengurangi waktu tunggu

Microsite + bahan bermerek

Kami membuat situs mikro (prototipe Figma) untuk mempromosikan acara dan membangkitkan semangat semua orang. Kami menggunakannya sebagai salah satu saluran utama untuk mengumumkan tema, agenda, pembicara, dan pembaruan penting. (Kami juga memiliki saluran slack khusus dengan semua peserta). Setelah konferensi, kami menautkan semua presentasi dan rekaman pada halaman khusus sehingga setiap orang dapat mengunjungi kembali beberapa presentasi jika mereka mau.

Banyak istirahat dengan aktivitas menyenangkan untuk diikuti

Kami memastikan waktu duduk maksimum sekitar satu jam sehingga setiap orang dapat mengatur ulang tubuh dan pikiran mereka dengan peregangan atau secangkir kopi. Kami juga merancang waktu istirahat menjadi campuran aktivitas pasif dan aktif yang dapat mereka pilih untuk diikuti atau tidak.

Beberapa minggu sebelum konferensi, kami meminta para peserta untuk mengisi Figma Design Trading Cards mereka . Banyak dari kami tidak mengenal satu sama lain dari kantor lain, jadi ini adalah cara yang menyenangkan untuk belajar tentang keluarga besar desain kami. Selama salah satu jeda, kami memberi semua orang kesempatan untuk menyelesaikannya sementara layar saya dibagikan ke tampilan ini. Melihat kursor beraksi sungguh menyenangkan — Anda dapat melihat beberapa kolega saya berkolaborasi bersama untuk mendesain kartu saya di bawah.

Selama istirahat lainnya, kami menampilkan tayangan slide gambar yang mereka bagikan kepada kami sebelum acara. Kami meminta mereka untuk menunjukkan seperti apa kehidupan pandemi mereka, dan seperti apa pengaturan kantor pusat mereka.

Kami juga melakukan sesuatu yang sedikit lebih aktif: Sebuah "tunjukkan dan ceritakan" dari objek paling desainer yang mereka miliki. Ini adalah cara yang bagus untuk tertawa dan membuat semua orang berdiri dari kursi mereka dan bergerak.

Kembali ke prinsip dasar desain

Menciptakan tampilan dan nuansa merek adalah salah satu tugas yang saya lakukan secara mandiri. Untuk menangkap esensi utama dari tema: Tunjukkan, jangan katakan , saya mengambil inspirasi dari beberapa prinsip desain yang kami masukkan ke dalam eksekusi ide visual kami. Prinsip desain berada pada tingkat seluler dari output visual. Ketika kami menggunakan prinsip-prinsip ini dengan cara yang benar, kami dapat membantu pengguna memahami informasi yang mereka lihat dengan lebih jelas, dan merekomendasikan tindakan yang tepat untuk diambil menuju tujuan. Untuk warna merek, saya memilih warna primer untuk memperingati salah satu perangkat visual inti yang kami gunakan untuk menyampaikan pesan atau bercerita: warna.

Di balik layar

Pemikiran & umpan balik bersama

Saya masih ingat percakapan yang kami lakukan ketika mencoba untuk memutuskan apakah kami harus menggunakan all-in dengan Figma untuk konferensi ini. Saya sangat senang kami menindaklanjuti keputusan tersebut karena ini memungkinkan semua orang untuk mempelajari lebih lanjut tentang alat tersebut. Plus, seluruh pengalaman ini masih menjadi pengingat bagi saya untuk mencoba cara baru dalam melakukan sesuatu.

Terima kasih sudah membaca!

Lihat pekerjaan saya di ellayunaj.com

Tim
BCGDV Berlin & London: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm