Simpan Otak Anda untuk Hal Besar: Mengapa Anda Perlu Mengotomatiskan Kesibukan Anda — Mulai Hari Ini

Selama 17 tahun terakhir, saya telah mencoba setiap taktik yang mungkin untuk menghilangkan tugas-tugas manual yang berulang-ulang yang datang dengan menjalankan bisnis yang berkembang. Hanya satu hal yang secara konsisten berhasil.

Ini adalah akhir dari hari yang panjang. Anda berhenti untuk membeli bahan makanan dan membentak pembelanja yang memotong antrean pembayaran. Tunggu, dompetmu… masih ada di mejamu.

Anda meninggalkan pisang dan sabun cuci piring dan pulang ke rumah dengan perasaan lelah, terpencar, dan samar-samar sedih. Anda sangat termotivasi pagi ini; berkafein dan siap menghancurkan daftar tugas Anda. Tetapi Anda hanya berhasil mencoret dua tugas kecil.

Apa yang telah terjadi?

Pekerjaan yang sibuk. Itulah yang terjadi. Email, DM, rapat status, notifikasi, spreadsheet, pembaruan sistem, revisi anggaran, persetujuan, pengeluaran, penjadwalan, dan lainnya.

Kesibukan adalah kebocoran lambat pada ban profesional Anda. Ini adalah permintaan cepat dan gangguan digital yang selalu ada. Ini adalah teknologi usang dan kolega yang bermaksud baik yang ingin "menghubungi kembali", dan kontraktor MIA yang harus Anda kirimi email. Lagi.

Kita semua memiliki terlalu banyak di piring kita. Namun, fokus lebih penting dari sebelumnya. Ini menciptakan Catch-22 bagi siapa pun yang mencoba untuk benar-benar mencapai sesuatu di tempat kerja.

Selama 17 tahun terakhir, saya telah mencoba setiap taktik yang mungkin untuk menghilangkan tugas-tugas manual yang berulang-ulang yang datang dengan menjalankan bisnis yang berkembang. Hanya satu hal yang berhasil secara konsisten: otomatisasi.

Otomasi dapat memaksimalkan potensi Anda

Meskipun memulai sebuah perusahaan bernama Jotform, saya tidak terlalu peduli dengan formulir. Namun, saya sangat bertekad untuk terus membangun Jotform untuk membantu orang dan organisasi menjadi lebih produktif — dalam arti yang terbaik.

Itu sebabnya saya menulis buku baru saya, Automate Your Busywork . Dunia kerja telah berubah secara dramatis dan akan terus bertransformasi dengan munculnya AI dan otomatisasi. Agar benar-benar produktif, Anda perlu membangun sistem yang bekerja dengan autopilot saat Anda menerapkan keterampilan dan bakat bawaan Anda.

Anda juga perlu mengubah visi kerja Anda dari linier menjadi melingkar. Sebagian besar dari kita dilatih untuk bergerak selangkah demi selangkah melalui hari kerja kita. Sebagai manajer pemasaran untuk merek konsumen kecil, misalnya, Anda dapat mengembangkan survei kepuasan pelanggan, memeriksanya dengan kolega Anda, mengirimkannya melalui email ke orang-orang yang membeli dalam 30 hari terakhir, mengirim catatan tindak lanjut, dan menganalisis tanggapannya.

Otomasi membutuhkan pemikiran melingkar. Dengan alat sederhana, Anda dapat membuat survei online yang memicu pembelian yang secara otomatis menghitung hasilnya dan menyiapkan laporan digital. Putaran ini akan berjalan diam-diam di latar belakang, memberi Anda waktu dan ruang otak untuk terlibat dengan pelanggan atau mengembangkan kampanye pemasaran strategis.

Teknologi berkembang sangat cepat sehingga contoh-contoh spesifik cepat usang. Namun, prinsip-prinsip otomatisasi bertahan bahkan saat alat-alatnya maju. Ini seperti belajar memasak; dengan keterampilan yang tepat, Anda bisa memanggang sayuran, merebus telur, atau membuat kue. Dan alih-alih menghabiskan waktu Anda mengaduk pai itu, otomatisasi memberdayakan Anda untuk menghabiskan hari-hari Anda membuat resep baru yang lezat.

Jika Anda siap menyimpan otak Anda untuk hal-hal besar, berikut adalah tiga cara untuk memulai.

1. Minimalkan kelelahan kognitif

Hidup banyak membuang otak kita. Memproses banjir informasi saat ini membutuhkan "fungsi eksekutif tingkat tinggi," kata Melanie Greenberg, seorang psikolog klinis dan penulis The Stress-Proof Brain . Apakah Anda sedang membaca laporan atau menggulir media sosial, otak kita tidak dibangun untuk mempertahankan fungsi puncak ini untuk waktu yang lama. Namun, itulah cara sebagian besar dari kita menghabiskan hari-hari kerja kita. Lalu kami bertanya-tanya mengapa kami meninggalkan dompet kami di tempat kerja.

Beralih dengan cepat antar tugas hanya memperburuk masalah , menyebabkan kelelahan, frustrasi, dan perilaku impulsif. Otak yang lelah juga membuat sulit untuk fokus pada proyek yang bermakna. Ironisnya, pikiran yang terlalu terstimulasi pada akhirnya akan beralih ke autopilot.

"Setelah beberapa saat," kata Greenberg, "otak kita mengotomatiskan berbagai hal dan mengambil lebih sedikit energi."

Menjalani rute yang sama untuk bekerja setiap hari membutuhkan lebih sedikit bahan bakar mental daripada perjalanan yang selalu berubah. Mengotomatiskan kesibukan Anda membuat strategi hemat otak ini selangkah lebih maju. Saat Anda menghapus analisis spreadsheet, penyortiran email, dan hal-hal membosankan lainnya, Anda akan memiliki kejernihan mental saat Anda sangat membutuhkannya.

2. Rangkullah pekerjaan yang bermakna

Bagi saya, pekerjaan yang bermakna adalah menulis, menyusun strategi, dan berkolaborasi dengan tim saya. Ini jelas tidak menjalankan rapat penggajian atau penjadwalan. Meskipun membebaskan diri Anda dari kebosanan profesional bisa menjadi hak istimewa, itu juga merupakan bagian dari menjalani kehidupan yang lebih kaya.

“Studi menunjukkan bahwa orang lebih bahagia, lebih sehat, lebih terlibat, lebih berkomitmen, dan berkinerja lebih baik ketika pekerjaan mereka berarti bagi mereka,” tulis Michael F. Steger untuk Greater Good Magazine .

“Hasil ini tampaknya benar apakah Anda bekerja sebagai perawat atau penjaga, apakah Anda memimpin badan amal internasional dari perusahaan Fortune 500, atau apakah Anda bekerja di pusat pemenuhan gudang atau sekolah.”

Dalam studi tahun 2018 terhadap para profesional AS di 26 industri yang berbeda, sembilan dari 10 orang mengatakan bahwa mereka akan mengambil potongan gaji untuk melakukan pekerjaan yang berarti secara konsisten. Meskipun liputan tren ini — yang dipercepat oleh pandemi Covid-19 — seringkali berfokus pada peralihan pekerjaan, itu bukan satu-satunya cara untuk membahasnya lebih dalam. Biarkan otomatisasi menangani hal-hal yang membosankan sehingga Anda dapat terlibat dengan aspek yang lebih bermakna dalam karier Anda.

3. Luncurkan lingkaran umpan balik positif

Kelelahan mental seringkali menciptakan lingkaran setan. Misalnya, Anda merasa lelah, sehingga Anda melewatkan pekerjaan pasca-kerja dan memesan pizza. Keesokan harinya, Anda merasa lesu karena tidak mendapatkan endorfin pasca lari tersebut. Otomasi, bagaimanapun, dapat memicu siklus yang baik.

Sebagian besar pekerjaan manual telah hilang, baik atau buruk. Tidak ada lagi juru ketik surat kabar atau operator proyeksi film. “Otomatisasi terjadi dengan sangat cepat,” kata Aaron De Smet, partner senior di McKinsey, “itulah sebabnya menurut saya hal-hal sekarang sampai pada titik kritis di mana makna sangat penting.”

Dengan kata lain, otomatisasi, AI, dan teknologi digital hanya akan meningkatkan keinginan kita akan pekerjaan yang bermakna. Pada saat yang sama, membangun alur kerja otomatis memungkinkan Anda menghabiskan lebih banyak waktu di sweet spot profesional Anda. Ini mungkin tidak menghentikan Anda dari kehilangan kesabaran di antrean pembayaran, tetapi otomatisasi adalah cara yang ampuh untuk menyelamatkan otak Anda dari hal-hal besar.

"Terima kasih telah membaca. Jangan ragu untuk melihat buku saya yang akan datang, Automate Your Busywork .”

Awalnya diterbitkan di https://www.jotform.com pada 9 Mei 2023.