Acabamos de publicar um novo roteiro para o site do NHS . Este é o resultado de vários meses de trabalho para decidir o que faremos (e não faremos) para atender às necessidades dos usuários e aos objetivos organizacionais no maior site de saúde do Reino Unido.

Fizemos mudanças significativas na forma como criamos e apresentamos o roteiro em comparação com os anos anteriores. Esta postagem de blog descreve o que fizemos e como fizemos, e inclui modelos que você pode adaptar e usar para criar seus próprios roteiros. Esta postagem do blog não é sobre a teoria dos roteiros, mas adicionei alguns links para artigos que considerei úteis no final.

Contexto

Até o momento, o roteiro do nhs.uk que usamos internamente era mais um gráfico de Gantt do que um verdadeiro roteiro — um plano de entrega de alto nível. Cada item do 'roteiro' tinha uma data de início e término e uma descrição do resultado, não do resultado.

Os roteiros para nhs.uk e NHS App foram criados anteriormente separadamente. Desta vez, usamos o mesmo processo que nos ajudou a colaborar melhor em objetivos compartilhados.

20 gerentes de produto contribuíram para os roteiros do nhs.uk e do NHS App, bem como outros membros da equipe e partes interessadas. O processo que usamos pode parecer um pouco pesado, mas foi necessário coordenar tantas pessoas.

Por fim, utilizamos as ferramentas de que dispomos, como o Mural e o PowerPoint. Sem dúvida, existem ferramentas melhores por aí, mas era o que tínhamos. Não fizemos nenhum esforço para integrar o roteiro com o software que usamos para planejar e acompanhar o trabalho das equipes porque nossas equipes usam uma mistura de Jira, Azure DevOps e Trello.

Objetivos gerais

O site do NHS talvez seja melhor descrito como uma coleção de produtos em um único URL, em vez de um único produto. Cada grupo de produtos tem seus próprios objetivos, mas também temos objetivos de alto nível para o site como um todo. Estes são:

1. Execute e mantenha nosso serviço ao vivo existente
2. Melhorar nosso serviço ao vivo existente
3. Torne nosso serviço ao vivo mais eficiente
4. Apoiar iniciativas onde nhs.uk é um canal chave

Começamos criando um documento de resumo para cada item que poderia fazer parte do roteiro — uma 'tela de itens do roteiro'. O objetivo disso era ter um formato consistente para que pudéssemos comparar facilmente diferentes itens ao priorizá-los e decidir no que focar a seguir.

Essas telas resumem:

• o problema que precisa ser resolvido
• os usuários afetados por este problema e suas necessidades
• nossa hipótese sobre a solução do problema (“se ​​fizermos X, isso ajudará os usuários a fazer Y”)
• o resultado que esperamos alcançar, incluindo benefícios e KPIs
• alinhamento com outras prioridades ou estratégias, como um plano para saúde e cuidados digitais ou o plano de longo prazo do NHS
• dependências
• estimativa de tamanho (pequeno, médio, grande, extragrande)
• pontuação de valor.

Baixe uma cópia da tela do item do roadmap (pptx)

Decidindo o formato do roteiro

Agora que tínhamos uma longa lista de itens do roteiro, precisávamos de um espaço onde pudéssemos brincar com a sequência deles e discutir as opções e escolhas que precisávamos fazer.

Em um quadro branco digital, montamos um rascunho de roteiro usando o popular formato Now/Next/Later. Esse formato reflete como realmente trabalhamos — ele reconhece que os planos podem mudar. Por exemplo, a coluna 'próximo' é o que atualmente pensamos que faremos a seguir, mas isso pode mudar com base nas descobertas resultantes do trabalho que está sendo feito 'agora' ou em uma mudança nas prioridades.

A flexibilidade desse formato também é particularmente útil agora, pois nossa organização está passando por um conjunto complexo de fusões, uma redução no número de funcionários permanentes e mudanças nos principais tomadores de decisão.

No quadro branco, cada item do roadmap é representado por um cartão que mostra seu nome, uma breve descrição do problema ou resultado pretendido, seu tamanho e pontuação de valor. Há um link de cada cartão para a tela do item de roteiro, se você quiser explorar mais e ver uma camada de informações mais detalhada.

A versão da página da web é mais uma camada de informação. É uma narrativa baseada em texto de alto nível. Você não pode clicar para obter mais detalhes sobre nenhum dos itens - isso é algo que talvez adicionemos mais tarde.

Revendo o roteiro

Usamos a versão de quadro branco do roteiro para compartilhar nosso pensamento e obter feedback de outras pessoas. Discutimos isso em nível de equipe e o compartilhamos com colegas e partes interessadas de forma mais ampla.

Um loop de feedback vital foi o planejamento de entrega - verificando se o roteiro poderia realmente ser entregue por nossas equipes e alterando o roteiro ou apoiando as equipes onde não podia. Concentrando-se nas partes 'Agora' e 'Próximo', nossos gerentes de entrega analisaram as dependências e a capacidade e descobriram como mitigar quaisquer problemas.

Publicação e atualização do roteiro

Por fim, tínhamos uma versão que sentíamos que priorizava as coisas de maior valor e que era viável.

'Trabalhando agora' abrange aproximadamente o período de abril a junho de 2023. Voltaremos ao roteiro na metade desse período para revisar as partes 'Trabalhando no próximo' e decidir se isso é realmente o que planejamos fazer em julho a setembro 2023 ou se precisarmos fazer alterações.

O que foi bem

Produzir um roteiro dessa maneira foi bem diferente de como havíamos feito as coisas antes, mas não pareceu um salto tão grande porque estava mais em sintonia com nossas formas estabelecidas de trabalho.

Em particular, o formato provou ser muito flexível. Foi fácil mover as coisas de 'Agora' para 'Próximo' (ou vice-versa) sem sentir que estava quebrando todo o resto.

Como havia tantas pessoas envolvidas, precisávamos ser bastante organizados. Também foi útil, portanto, ter documentação. Publiquei orientações sobre como criar uma tela de item de roteiro e o que era necessário em qual prazo. Eu testei isso com as pessoas e repeti com base no feedback delas. Esta orientação incluiu coisas básicas como:

• como decidir se o tamanho do seu item é pequeno, médio, grande ou extragrande
• como calcular a pontuação de valor
• links para as principais estratégias e planos do NHS.

O que não correu tão bem

Não envolvemos um grupo específico de pessoas logo. Isso foi um problema porque eles têm uma grande opinião sobre como as coisas são feitas e quem está em melhor posição para trabalhar em uma coisa específica. Eles também são um grupo experiente e conhecedor, e seus comentários sobre um rascunho anterior do roteiro seriam bem-vindos.

Também lutamos para definir KPIs para alguns dos itens do roadmap. Isso ocorre porque não conseguimos rastrear alguns dos resultados que esperamos alcançar (por exemplo, aumentar a aceitação de serviços de farmácia sem receita), então temos que confiar em métricas proxy (por exemplo, visualizações de informações específicas), que podem parecer um pouco distante dos objetivos pretendidos. Mais trabalho é necessário nesta área.

Leitura adicional sobre roteiros

• Janna Bastow — O nascimento do roteiro moderno
• Noah Weiss — #agora, #próximo, #mais tarde: Roteiros sem trabalho árduo
• Os roteiros estão mortos. Viva Roteiros! — Janna Bastow sobre a experiência do produto
• Matt Jukes — Leiame de um roteiro