วิธีจัดระเบียบระเบียบ Dropbox ของคุณทุกครั้ง
Dropbox เป็นหนึ่งในแอปขนาดใหญ่ที่แพร่หลาย เช่น Gmail หรือ iMessage หรือSpotify ที่เพิ่มคุณสมบัติใหม่อย่างต่อ เนื่อง แต่ ถ้าคุณไม่ได้ใช้บริการ ทุกวัน คุณอาจพลาดเครื่องมือบางอย่าง ที่เพิ่มเข้ามา การอัปเกรด Dropbox ครั้งล่าสุดเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การใส่ใจ เพราะจะ ช่วยให้คุณจัดการไฟล์จำนวนมากได้ง่ายขึ้น
เราทุกคนต่างมองหาวิธีที่ดีกว่าในการจัดระเบียบเนื้อหาดิจิทัลของเรา ไม่ว่าจะเป็นอีเมล รูปภาพ เพลย์ลิสต์ หรือเอกสารสำคัญ และนั่นคือสิ่งที่คุณสมบัติใหม่ของ Dropbox ที่เรียกว่าโฟลเดอร์อัตโนมัติได้รับการออกแบบมา เมื่อ ตั้งค่าโฟลเดอร์แล้ว ไฟล์ที่ส่งไปจะถูกตั้งชื่อ จัดเรียง หรือแปลงโดยอัตโนมัติตามต้องการ
จะ เข้าใจวิธีการทำงานได้ง่ายขึ้นเมื่อ คุณลองใช้แล้ว เปิดDropbox บนเว็บนำทางไปยังทุกที่ที่คุณต้องการให้โฟลเดอร์อัตโนมัติทำงาน จากนั้นคลิกสร้างและโฟลเดอร์อัตโนมัติ ระบบจะขอให้คุณตั้งชื่อโฟลเดอร์ใหม่ และเลือกประเภทของการประมวลผลอัตโนมัติที่คุณต้องการใช้กับไฟล์ที่อยู่ภายใน
คุณมีหกตัวเลือก: จัดเรียงไฟล์ลงในโฟลเดอร์เดือนและปี เปลี่ยนชื่อ แตกไฟล์ หรือแปลงเป็นรูปภาพ วิดีโอ หรือ PDF เลือกตัวเลือกสุดท้าย ตัวอย่างเช่น ไฟล์ใดๆ ที่เพิ่มลงในโฟลเดอร์อัตโนมัติ จากเอกสาร Word เป็น JPG จะถูกแปลงเป็นรูปแบบ PDF โดยใช้เครื่องมือแปลงที่ผสานรวมของ Dropbox
เลือกการทำงานอัตโนมัติของคุณ คลิกถัดไปและคุณสามารถปรับแต่งได้ ตัวเลือกที่คุณเห็นที่นี่จะแตกต่างกันไปตามระบบอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปลี่ยนชื่อไฟล์ คุณจะสามารถตั้งค่าเทมเพลตสำหรับการเปลี่ยนชื่อได้ (คุณสามารถเริ่มชื่อไฟล์ด้วยวันที่ เป็นต้น และรวมชื่อโฟลเดอร์หลักด้วย
ระบบอัตโนมัติที่คุณเลือกจะนำไปใช้กับไฟล์ใหม่ ไม่ว่าจะเพิ่มด้วยวิธีใดก็ตาม—ผ่านไคลเอนต์เดสก์ท็อป ผ่านแอพมือถือ หรือผ่านอินเทอร์เฟซเว็บ คุณสามารถแก้ไขการตั้งค่าของโฟลเดอร์ได้โดยคลิกจุดสามจุดที่อยู่ติดกันบนเว็บอินเทอร์เฟซ แล้วเลือกแก้ไขการทำงานอัตโนมัติ
กล่องโต้ตอบเดียวกันนี้จะช่วยให้คุณหยุดการทำงานอัตโนมัติได้ชั่วคราว หากคุณต้องการ (ผ่าน สวิตช์เปิด/ปิด ใช้งานอยู่/หยุดชั่วคราว ) หรือกำจัดทั้งหมด (ผ่านไอคอนถังขยะ) แม้ว่าโฟลเดอร์และไฟล์จะยังคงอยู่ คุณยังสามารถเพิ่มการทำงานอัตโนมัติอื่นๆ ได้โดยไปที่โฟลเดอร์และคลิกจุดสามจุดที่ด้านบน จากนั้นเพิ่มการทำงานอัตโนมัติ ตัวเลือกเดียวกันนี้ให้คุณเปลี่ยนโฟลเดอร์ปกติที่มีอยู่ให้เป็นโฟลเดอร์อัตโนมัติได้
ระบบอัตโนมัติอย่างหนึ่ง ที่ Dropbox สัญญาไว้และ ระบุไว้ในเอกสารสนับสนุนคือความสามารถในการแท็กไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มลงในโฟลเดอร์ ตัวเลือกนี้ไม่ปรากฏสำหรับเราในขณะที่เขียน แต่หวังว่าจะปรากฏขึ้นในไม่ช้า เพราะ ดูเหมือนว่าจะเป็นหนึ่งในการทำงานอัตโนมัติที่มีประโยชน์มากกว่าที่ Dropbox สามารถนำเสนอได้
คุณยังสามารถเพิ่มแท็กด้วยตนเองผ่านอินเทอร์เฟซเว็บของ Dropbox เลือกโฟลเดอร์ ไฟล์ หรือกลุ่มของไฟล์ แล้วคุณจะเห็นช่องแท็กทางด้านขวามือ: ป้อนแท็กของคุณที่นี่ กดปุ่มEnterหลังจากแต่ละรายการ ประโยชน์ของการเพิ่มแท็กคือทำให้ค้นหาไฟล์ของคุณได้ง่ายขึ้นในภายหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือแนวคิดบางอย่างกระจายอยู่ในหลายโฟลเดอร์ในบัญชี Dropbox ของคุณ
เว็บแอป Dropbox มีฟังก์ชันการค้นหาที่ดีกว่าที่คุณคิด (ใช้ช่องค้นหาที่ปรากฏที่ด้านบนของทุกหน้าจอ) คุณสามารถจำกัดผลลัพธ์ของคุณให้แคบลงตามโฟลเดอร์หรือประเภทไฟล์ และหากข้อความค้นหาของคุณตรงกับแท็กใด ๆ คุณจะสามารถเลือกแท็กนั้นภายใต้ช่องค้นหา
มีคุณลักษณะที่เกี่ยวข้องอื่นที่ Dropbox ได้เพิ่มเข้าไปซึ่งเรียกการจัดระเบียบไฟล์หลายไฟล์ โดยจะจัดเรียงไฟล์ลงในโฟลเดอร์ย่อยโดยอัตโนมัติตามวันที่ คำหลัก หรือความถี่ที่คุณโต้ตอบกับพวกเขา คุณสามารถใช้การจัดระเบียบไฟล์หลายไฟล์ผ่านเว็บแอพในโฟลเดอร์ใดก็ได้ที่ไม่ใช่โฟลเดอร์อัตโนมัติ: คลิกจุดสามจุดที่ด้านบนสุด จากนั้นเลือกการจัดระเบียบไฟล์หลายไฟล์จากรายการ
ตัวเลือกบางตัวที่คุณจะเห็นตรงกับตัวเลือกโฟลเดอร์อัตโนมัติ คุณสามารถเลือกจาก การไม่ใช้ งานเดือนปีคำหลักและการย้ายอัจฉริยะ—Dropbox ไม่ได้บอก ว่าตัวเลือกการย้ายอัจฉริยะทำงานอย่างไร แต่อย่างน้อย คุณสามารถดูตัวอย่างคำแนะนำ 'อัจฉริยะ' บนหน้าจอถัดไปก่อนที่จะนำไปใช้
คุณจะได้รับตัวเลือกการปรับแต่งบางอย่างเช่นกัน คุณสามารถเลือกคำหลักที่จะจัดเรียงตาม ตัวอย่างเช่น หรือระยะเวลาที่นับเป็น 'ไม่มีการใช้งาน' (30 วันหรือ 90 วัน) คุณลักษณะการจัดระเบียบไฟล์หลายไฟล์นั้นเป็นการดำเนินการแบบครั้งเดียวมากกว่า—เมื่อการจัดระเบียบเสร็จสิ้น ก็เป็นอันเสร็จสิ้น กฎเดียวกันจะไม่ถูกนำไปใช้กับไฟล์ที่เพิ่มไปยังโฟลเดอร์ในอนาคต แม้ว่าในกรณีของตัวเลือกเดือนและปี คุณจะ ได้รับตัวเลือกในการเพิ่มการทำงานอัตโนมัติ
เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการโฟลเดอร์อัตโนมัติของคุณ คุณสามารถดูทั้งหมดบนหน้าจอเดียวผ่านทางเว็บพอร์ทัล คลิกรูปโปรไฟล์ของคุณ (บนขวา) จากนั้นไป ที่ Automationsหรือไปที่www.dropbox.com/automationsเพื่อดู คุณสามารถดูโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องและการทำงานอัตโนมัติที่กำลังถูกนำไปใช้ และหยุดชั่วคราว เริ่มการทำงานใหม่ แก้ไข และลบออกตามความจำเป็น
