14 cara untuk menjadikan acara, rapat & pelatihan online amal Anda lebih inklusif dan mudah diakses

Di Third Sector Lab , kami berupaya menjadikan pelatihan, acara, dan pertemuan online kami lebih inklusif. Ini tentang membuat mereka dapat diakses oleh semua orang, memperluas jangkauan pekerjaan kita dan pengakuan bahwa beragam suara membuat pekerjaan yang kita lakukan lebih baik dari sebelumnya.

Saya telah mengumpulkan beberapa perubahan yang telah kami buat atau rencanakan untuk memastikan acara kami lebih inklusif secara rasial, lebih mudah diakses oleh penyandang disabilitas, dan lebih ramah bagi komunitas LGTBQ+.

Ini sama sekali bukan daftar yang lengkap dan ini jelas bukan pekerjaan yang selesai - tidak akan pernah selesai. Ada beberapa hal yang kami lakukan dengan sangat baik tetapi ada banyak hal yang dapat kami tingkatkan. Saya akan sangat menyambut setiap komentar dengan pemikiran dan ide Anda sendiri.

1. Rancang bersama acara dan pelatihan Anda

Ini tampak jelas bukan? Sayangnya banyak acara online memiliki keragaman dan inklusi sebagai renungan. Anda tidak dapat memperbaiki ini secara berarti. Jika Anda ingin membuat acara yang lebih inklusif untuk lebih banyak orang, Anda perlu memulai dengan desain bersama — memahami kebutuhan, hambatan, dan aspirasi pengguna.

Minggu ini kami menjalankan sesi desain bersama dengan kelompok sumber daya karyawan dari Google, Spotify, Salesforce, dan lainnya untuk lebih memahami bagaimana staf dari kelompok etnis minoritas terlibat dengan peluang untuk menjadi wali. Ini membantu membentuk format dan struktur acara online Digital Trustees kami.

2. Pahami bias rasial Anda dan bicarakan tentang ras di tempat kerja

Bias bawah sadar dipicu oleh otak kita yang secara otomatis membuat penilaian dan penilaian cepat. Mereka dipengaruhi oleh latar belakang kita, pengalaman pribadi, stereotip masyarakat dan konteks budaya. Ini bukan hanya tentang etnis tetapi gender, seksualitas, disabilitas dan karakteristik keragaman lainnya yang terlihat.

Saya telah mengikuti pelatihan bias bawah sadar dan langkah penting adalah melakukan lebih banyak percakapan di tempat kerja tentang ras. CIPD memiliki sumber daya yang sangat bagus tentang cara membicarakan ras di tempat kerja .

3. Temukan pembicara dari kelompok etnis minoritas yang lebih luas

Ini membutuhkan waktu dan penelitian. Jika sebagian besar pembicara Anda adalah pria kulit putih, ada kemungkinan Anda tidak cukup mencari pembicara yang lebih beragam. Mereka mungkin tidak dikenal publik. Lakukan pekerjaan ekstra untuk menemukannya.

Pembicara Amal Hebat adalah titik awal yang baik. Ingin tahu apakah orang lain memiliki daftar pembicara yang dapat mereka bagikan — silakan tambahkan di komentar.

4. Memiliki representasi gender yang berimbang

Kami bekerja keras di Lab Sektor Ketiga untuk memastikan kami memiliki perwakilan gender yang seimbang dalam hal pembicara dan panel. Sekali lagi, tergantung pada subjeknya, mungkin diperlukan penelitian lebih lanjut tetapi tidak sulit — lakukan saja. Ini juga bukan tokenistik — ada banyak pembicara wanita, trans, dan non-biner yang luar biasa di luar sana yang ahli di bidangnya dan benar-benar dapat meningkatkan acara Anda.

5. Gunakan bahasa netral gender dan tawarkan orang kesempatan untuk berbagi kata ganti

Dengan menyapa tamu Anda dengan cara yang netral gender, Anda dapat menjadikan tempat Anda inklusif bagi orang-orang dari semua gender dan mencegah siapa pun merasa dikucilkan. Berikan juga kesempatan kepada orang-orang untuk menambahkan kata ganti mereka ke nama mereka di acara tersebut — ini mudah dilakukan di Zoom dan di hampir semua platform lainnya. Ini membantu mengurangi risiko misgendering pembicara dan peserta Anda.

Menciptakan lingkungan yang hangat dan ramah untuk semua orang adalah kunci dari banyak hal yang ada di daftar ini.

6. Tanyakan kebutuhan aksesibilitas orang-orang di awal dan tindak lanjuti

Hal terpenting yang dapat Anda lakukan adalah mengundang orang dengan kebutuhan aksesibilitas untuk menghubungi Anda sebelumnya. Kami menyertakan baris di semua undangan rapat yang mengatakan, "Jika Anda memiliki kebutuhan tambahan, beri tahu kami dan kami akan melakukan semua yang kami bisa untuk membantu Anda." Ini akan membantu Anda merencanakan acara, mendukung orang selama panggilan, dan berbagi informasi yang relevan sebelum dan sesudah.

Anda dapat menyertakan yang berikut ini:

Panggilan latihan untuk menguji teknologi
Istirahat untuk teks tertutup
Pengingat pribadi sebelum panggilan
Opsi untuk peserta yang tidak memiliki mikrofon atau kamera

Jika Anda tertarik untuk menjadikan acara, pelatihan, dan rapat Anda lebih mudah diakses , ada beberapa saran bagus dari AbilityNet. Terutama seputar rekaman rapat, BSL dan penyesuaian lainnya. Anda perlu merencanakan terlebih dahulu untuk penyesuaian jika Anda mendapatkan permintaan di saat-saat terakhir.

7. Pikirkan tentang bagaimana perasaan sesi online untuk neurodivergent

Ini memengaruhi saya secara pribadi, yang rumit mengingat berapa banyak sesi online yang saya jalankan setiap minggu. Menurut saya kelebihan beban kongnitif dapat menjadi masalah nyata — harap hindari memiliki terlalu banyak alat daring, jajak pendapat, dokumen, dll. yang berbeda dalam satu panggilan. Memiliki agenda dan informasi sebelum acara dapat membuat perbedaan besar bagi saya.

Saya tidak akan mencoba dan meraba-raba daftar tentang cara membuat acara online Anda lebih mudah diakses oleh mereka yang menderita ADHD, autisme, dan neurodivergen lainnya karena David Whelan memiliki postingan yang sangat bagus tentang ini.

8. Bermitra dengan organisasi yang tepat

Kemitraan yang kami bangun memberikan beberapa keuntungan utama — kemitraan tersebut membantu kami menjadi lebih inklusif dan beragam, serta menjangkau audiens spesialis yang lebih luas.

Terkait acara perjodohan online Digital Trustees , ini bukan hanya tentang melibatkan lebih banyak profesional digital — sebagai bagian dari itu, kami ingin mendorong peningkatan jumlah suara dari grup yang secara tradisional kurang terwakili dalam hal peran pemerintahan. Dengan bermitra dengan organisasi yang mewakili kepentingan kelompok minoritas, kami ditantang untuk melihat inisiatif kami dari sudut pandang mereka, mendapatkan akses ke jaringan mereka, dan menyediakan ruang dalam rangkaian acara kami untuk memperkuat suara mereka.

Membangun kemitraan ini membutuhkan waktu, perhatian, dan perhatian. Kemitraan kami sejauh ini adalah dengan UK Black Tech , Queer Trustees , Reach Volunteering , Getting on Board , VONNE , Scottish Women's Aid , YMCA , DataKind UK , Association of Chairs , SCVO dan lainnya.

9. Diversifikasi acara & tim pelatihan Anda sendiri

Kami bekerja keras untuk memperluas jangkauan pelatih yang kami miliki — khususnya mereka yang berasal dari latar belakang etnis minoritas. Lokakarya pelatihan Curve yang kami jalankan adalah area di mana kami dapat memberikan dampak nyata — memastikan ada lebih banyak orang dari berbagai latar belakang yang memberikan sesi untuk kami di tahun 2022, hingga 2023 dan seterusnya.

10. Buat harga Anda dapat diakses

Meskipun acara online berpotensi melibatkan lebih banyak orang, biaya masih bisa menjadi masalah besar. Meskipun Anda mungkin tidak dapat secara langsung memengaruhi kemampuan pemirsa untuk terhubung ke internet, Anda dapat merancang cara bagi mereka yang berpenghasilan rendah untuk menghadiri acara Anda.

Pertimbangkan skala geser, bayar apa yang Anda bisa, tiket berbasis donasi atau mungkin sejumlah tiket gratis yang tersedia.

Berkat dukungan dari Catalyst dan penyandang dana lainnya, kami dapat menawarkan tempat di Digital Trustess, Open Working Program, dan The Curve sepenuhnya gratis untuk organisasi nirlaba.

11. Beri orang jadwal, struktur, dan informasi lainnya di muka

Jika memungkinkan bagikan slide presentasi sebelumnya, dengan penjelasan di bagian catatan. Beri tahu peserta tentang bagaimana Anda bermaksud mendistribusikan slide selama acara berlangsung. Jelaskan format dan pengaturan waktu acara dalam dokumen online sederhana. Sertakan daftar orang-orang yang sedang menelepon. Sertakan deskripsi teknologi dan bagaimana Anda ingin menggunakannya. Perjelas harapan dan konvensi. Sertakan detail seperti bagaimana Anda ingin memastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan yang sama untuk berkontribusi.
Jelaskan apa yang terjadi setelah peristiwa tersebut. Tetapkan satu titik kontak untuk semua pertanyaan dan masalah.

Sekali lagi ini bukan daftar yang lengkap tetapi akan membantu Anda memeriksa apa yang Anda lakukan sekarang. Tolong, tolong, tolong jangan kirim semua informasi dalam tujuh email yang berbeda — cobalah untuk memiliki satu titik kebenaran untuk acara Anda.

12. Hindari menjalankan acara Anda selama waktu pengantaran dan penjemputan sekolah

Ini mungkin hanya saya yang mengeluh karena saya melakukan ini selama setengah minggu. Tidak sulit untuk menghindari pertemuan atau acara penting pada waktu antar dan jemput sekolah. Mengingat sebagian besar wanita yang mengambil tanggung jawab ini, ini adalah perubahan penting yang dapat Anda lakukan saat mencoba membuat acara Anda lebih mudah diakses oleh semua jenis kelamin. Jika acara lari Anda untuk tim internal luangkan waktu untuk memahami tanggung jawab kepedulian yang mungkin dimiliki orang-orang dan masukkan itu ke dalam keputusan pemrograman Anda.

13. Sisakan banyak waktu untuk istirahat dan waktu untuk pertanyaan

Saya telah berbicara tentang kelebihan kognitif dan fakta bahwa banyak peserta Anda akan memiliki tanggung jawab kepedulian. Banyak orang memiliki cacat tersembunyi. Tidak ada yang menginginkan satu jam penuh di Teams tanpa jeda apa pun. Bangun waktu istirahat dan waktu untuk pertanyaan — ini bukan opsional.

14. Pikirkan apakah acara Anda memerlukan peringatan konten

Anda dapat menyertakan peringatan konten dalam deskripsi acara jika acara Anda akan membahas topik yang berpotensi sensitif. Menyertakan peringatan konten memungkinkan peserta untuk mempersiapkan keterlibatan yang memadai atau, jika perlu, meninggalkan acara demi keselamatan mereka sendiri. Tujuan dari peringatan konten bukan untuk mendorong peserta menghindari acara Anda — memberi peringatan sebelumnya kepada peserta Anda tentang topik yang berpotensi sulit dapat meningkatkan keterlibatan mereka dengan meningkatkan kepercayaan pada apa yang Anda sampaikan.

Membuat acara lebih inklusif adalah proses yang berkelanjutan. Apa yang saya lewatkan di sini? Apa saran Anda untuk organisasi yang ingin meningkatkan apa yang mereka lakukan? Saya ingin mendengar pendapat Anda di komentar atau di Twitter .