5 Tips untuk Memenuhi Tenggat Waktu Kerja

Setiap orang harus berurusan dengan tenggat waktu. Ketika Anda di sekolah, Anda memiliki tugas pekerjaan rumah dan proyek jangka panjang. Pekerja kantoran mungkin harus menyiapkan presentasi, mengarsipkan dokumen, mengumpulkan informasi untuk bos, atau menyelesaikan pekerjaan untuk klien. Konsekuensi dari melewatkan tenggat waktu dapat berkisar dari manajer yang pemarah hingga klien yang marah dan kehilangan kontrak -- atau bahkan mungkin kehilangan pekerjaan Anda.

Tenggat waktu yang berminggu-minggu atau berbulan-bulan lagi adalah yang paling sulit untuk dikelola. Bagaimana Anda bisa mengatur sejumlah besar pekerjaan dalam rentang waktu seperti itu untuk memastikan proyek selesai tepat waktu? Lima tips ini akan membantu Anda tetap di jalur dengan tenggat waktu Anda. Jika tidak ada yang lain, mereka akan mengurangi stres workathon menit terakhir.

1. Tetap Terorganisir
2. Jangan Menunda-nunda
3. Delegasikan Tugas yang Lebih Kecil
4. Gunakan Batas Waktu yang Lunak
5. Jangan Sampaikan Diri Anda untuk Gagal

Jika ada satu cara pasti untuk melewatkan tenggat waktu, itu adalah benar-benar melupakannya. Jika Anda memiliki jadwal yang rumit dengan banyak tenggat waktu, rapat, dan proyek yang sedang berlangsung, penting bagi Anda untuk menyimpan kalender dengan semua tanggal tenggat waktu Anda. Bahkan jika jadwal Anda tidak terlalu sibuk, Anda masih membutuhkan tempat di mana Anda dapat mencatat tenggat waktu yang penting. Kalender meja atau dinding akan membantu, dan ada banyak paket perangkat lunak produktivitas yang akan membantu Anda melacak tanggal-tanggal penting. Ponsel atau ponsel cerdas Anda mungkin juga memiliki fungsi kalender, jadi Anda akan selalu membawanya. Anda juga dapat melacak tanggal-tanggal penting melalui layanan email kantor Anda .

Perangkat lunak produktivitas yang lebih rumit juga memungkinkan Anda mengatur informasi lain dengan kalender. Anda dapat menyimpan nama dan info kontak untuk orang lain yang mengerjakan proyek bersama Anda, merekam penelitian apa pun yang Anda lakukan terkait proyek Anda, atau bahkan menyimpan folder file dan dokumen penting.

Jika tenggat waktu dua minggu (atau dua bulan), mungkin sulit untuk memulai selama minggu pertama. Tidak ada rasa urgensi. Kita semua menjadi mangsa perasaan, "Saya punya banyak waktu untuk menyelesaikan ini. Saya akan mengerjakan sesuatu yang lain untuk saat ini." Lalu, tiba-tiba tenggat waktu tinggal dua hari lagi dan Anda bahkan belum memulai proyek tersebut. Atau, lebih buruk lagi, Anda memulai lebih awal dan menyelesaikan beberapa hal kecil (bukan ide yang buruk dengan sendirinya), tetapi kemudian merasa puas bahwa Anda telah membuat kemajuan dan menunggu terlalu lama untuk menyelesaikan bagian yang sulit.

Penundaan mungkin sebenarnya hal yang paling sulit untuk diatasi. Untungnya, solusinya cukup sederhana. Yang harus Anda lakukan adalah memecah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, dan kemudian membuat jadwal yang memungkinkan Anda menyelesaikan setiap bagian pada titik yang berbeda dalam waktu menjelang tenggat waktu akhir. Anda pada dasarnya membuat sekelompok "sub-tenggat waktu" yang lebih kecil yang secara bertahap akan membawa Anda ke tujuan Anda. Misalnya, jika Anda memiliki waktu seminggu untuk menulis artikel lima halaman tentang memenuhi tenggat waktu kerja, jadwal Anda mungkin mengatakan: "Senin -- Selesai Halaman 1. Selasa -- Selesai Halaman 2." Dan seterusnya.

Omong-omong, kalender yang kami sarankan di halaman sebelumnya akan sangat berguna untuk ini.

Anda jarang harus menyelesaikan proyek kerja sendirian. Mungkin itu adalah proyek seluruh departemen, atau Anda memiliki rekan kerja yang berada di antara proyek yang dapat membantu. Mungkin Anda hanya memiliki beberapa pekerja magang yang sangat ingin berhenti membuat kopi dan benar-benar melakukan pekerjaan nyata. Apa pun masalahnya, Anda harus memanfaatkan setiap pasang tangan yang Anda inginkan.

Jika Anda memiliki akses ke seseorang yang sangat ahli dalam beberapa aspek proyek, jangan terlalu bangga membiarkan mereka menyelesaikannya. Pernahkah Anda terjebak membuat buletin perusahaan setiap bulan? Mintalah seorang desainer grafis untuk menyiapkan logo untuk Anda. Minta resepsionis yang bekerja di meja depan dan kenal semua orang di perusahaan dengan nama untuk mengumpulkan pengumuman pernikahan dan kelahiran. Moral dari cerita: Lebih mudah untuk menyelesaikan sesuatu ketika Anda memiliki bantuan.

Anda mungkin memiliki semua yang direncanakan dan dijadwalkan, dengan tugas yang lebih kecil yang didelegasikan sehingga seluruh proyek akan selesai tepat waktu. Itu bagus -- sampai anggota penting tim proyek Anda melewatkan satu minggu karena radang usus buntu, hard drive seseorang mogok dan kehilangan file penting, atau klien menelepon dan mengubah kriteria proyek. Peristiwa tak terduga dapat menggagalkan rencana yang paling solid sekalipun.

Tentu saja, Anda tidak dapat merencanakan setiap kemungkinan, jadi pertahanan terbaik adalah bantalan tenggat waktu. Jika tenggat waktu dua minggu, rencanakan untuk menyelesaikannya dua hari lebih awal. Proyek dua bulan bisa menggunakan bantalan lima hari. Semakin banyak ketidakpastian yang dibangun ke dalam proyek Anda, semakin besar bantalan Anda. Menetapkan tenggat waktu lunak semacam ini akan memberi Anda masa tenggang yang penting untuk menangani masalah yang tidak terduga. Anda bahkan mungkin punya waktu untuk pulih dari bencana langsung.

Bayangkan betapa bagusnya penampilan Anda ketika Anda dapat menjelaskan bagaimana Anda pulih dari banjir kantor yang merusak beberapa file alih-alih menggunakannya sebagai alasan.

Beberapa tenggat waktu tidak dapat dinegosiasikan, tetapi Anda biasanya memiliki waktu paling banyak untuk memindahkan tenggat waktu sebelum ditetapkan. Jangan mengambil tugas dua minggu dengan tenggat waktu satu minggu kecuali Anda benar-benar yakin bisa menyelesaikannya. Dan jika piring Anda sudah penuh, jangan ragu untuk mengatakan tidak. Kebanyakan manajer lebih suka mendengar, "Tidak mungkin saya bisa menyelesaikannya minggu ini, Anda harus mencari orang lain," daripada, "Saya terlalu sibuk untuk memenuhi tenggat waktu yang saya terima minggu lalu." Bahkan jika Anda berebut dan menyelesaikannya, itu mungkin bukan pekerjaan terbaik Anda.

Cara lain untuk bekerja dengan tenggat waktu yang sulit adalah dengan menegosiasikan bantuan ekstra. Misalnya, "Saya bisa menyelesaikan akuntansi, tetapi saya perlu Bob untuk mengajukan dokumen ke FDA."

Anda hanya perlu menyadari kemampuan Anda dan bersikap masuk akal tentang apa yang dapat Anda capai. Jauh lebih baik untuk berterus terang tentang harapan daripada gagal memenuhinya nanti.

Artikel Terkait