Struktur perincian kerja (WBS) membantu memecah setiap langkah proyek dan mempertimbangkan semua tugas untuk mencapai hasil akhir.

Mengapa manajer proyek menerapkan alat ini dalam proyek mereka? Apa pro dan kontra dari struktur rincian kerja? Bagaimana memilih alat yang tepat untuk membangun WBS yang efektif?

Posting ini akan membantu menemukan jawabannya.

definisi WBS

Apa itu struktur rincian kerja?

Struktur perincian kerja adalah bagan proyek di mana tugas mencerminkan hubungan mereka satu sama lain dan proyek secara umum secara hierarkis. Ini memiliki sifat grafis dan membantu memprediksi hasil berdasarkan skenario yang berbeda.

Ini sering divisualisasikan sebagai pohon berorientasi hasil yang mencakup semua prosedur proyek. Tim proyek berlaku untuk memecah proyek mereka menjadi komponen yang mudah dikelola. Komponen-komponen ini diuraikan lebih lanjut hingga anggota tim yang diperlukan dapat ditugaskan.

elemen WBS

Ada level-level tertentu yang harus diterapkan di WBS. Mereka membuat proyek lebih mudah dikelola.

Struktur rincian kerja tipikal terdiri dari elemen-elemen berikut:

• Pernyataan visi proyek.
• Fase proyek.
• Tugas dengan kiriman.

riwayat WBS

Konsep WBS dikembangkan bersama dengan konsep Program Evaluation and Review Technique ( PERT charts ) oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada tahun 1957.

WBS dibuat untuk digunakan dalam organisasi pertahanan, namun istilah ini diperkenalkan ke sektor non-pertahanan pada tahun 1987.

Pentingnya menggunakan WBS dalam manajemen proyek

Struktur perincian kerja menguntungkan tim proyek dalam beberapa cara:

• Dengan memecah proyek menjadi komponen-komponen kecil, Anda membuatnya tidak terlalu berlebihan dan lebih mudah dikelola.
• Struktur menyediakan peta jalan untuk semua anggota tim. Banyak proyek melibatkan beberapa tim yang tampil bersama-sama. Mereka perlu berkoordinasi dan berintegrasi untuk penyelesaian pekerjaan. WBS membantu mereka untuk fokus pada tugas dan hasil mereka dan menunjukkan bagaimana upaya mereka sesuai dengan keseluruhan proyek.
• Struktur juga membantu dalam mengukur penyelesaian proyek, menentukan tonggak dan mengalokasikan sumber daya anggaran.

Manajer proyek memanfaatkan WBS dalam proyek komersial, residensial, dan konstruksi. Struktur tersebut memberi investor dan pelanggan pemahaman yang lebih baik tentang segala sesuatu yang masuk ke dalam pengembangan proyek.

Berikut daftar tim yang dapat menggunakan WBS:

Praktik terbaik WBS: apa yang harus Anda ingat

Ada aturan khusus yang harus Anda pertimbangkan saat mengerjakan struktur rincian kerja Anda.

• Aturan 100% adalah tentang memasukkan 100% pekerjaan yang ditentukan oleh ruang lingkup proyek, yang dibagi ke dalam level WBS. Level ini berisi hasil proyek, akun kontrol, paket kerja, dan tugas. Ini diterapkan untuk semua level WBS. Oleh karena itu penjumlahan pekerjaan pada level WBS yang lebih rendah harus sama dengan 100% pekerjaan yang diwakili oleh level WBS di atasnya tanpa terkecuali.
• Gunakan kata benda. Menggunakan kata benda alih-alih kata kerja mempercepat kejelasan.
• Teliti. Bekerja di WBS, Anda harus memahami bahwa semuanya penting jika itu adalah bagian dari kursus yang mengarah pada hasil akhir Anda. Pastikan Anda memiliki daftar lengkap dari setiap tugas untuk mengelola kursus itu.
• Menjaga tugas saling eksklusif. Tidak perlu memecah tugas individu untuk pekerjaan yang sudah menjadi bagian dari tugas lain.
• Cukup dalam. WBS harus dirinci. Namun, usahakan agar tidak terlalu dalam sehingga membingungkan.

Struktur rincian kerja memberikan manfaat nyata, termasuk yang berikut:

• Komunikasi tingkat lanjut. Kolaborasi di setiap langkah adalah salah satu keunggulan utama WBS. Tidak masalah apakah suatu proyek memiliki arah internal atau eksternal.
• Kreativitas . Orang yang melamar WBS memiliki peluang luas untuk mengembangkan keterampilan kreatif mereka.
• Orientasi pada tujuan akhir. Struktur rincian kerja WBS membantu menjaga semua anggota tim tetap fokus pada tujuan akhir. Ini mengurangi kemungkinan dilakukannya pekerjaan yang tidak perlu karena ruang lingkup telah ditentukan dengan jelas.
• Detail organisasi . Tidak ada yang hilang dalam proyek karena setiap detail diperhitungkan dengan cermat.
• Masalah penjadwalan. WBS membantu mengidentifikasi kiriman mana yang tertinggal dari jadwal Anda.
• Alokasi tugas . Saat Anda memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola, akan lebih mudah untuk menetapkan tugas-tugas ini kepada anggota tim Anda.
• Pencegahan masalah. Masalah dapat terjadi bahkan ketika proyek sudah siap. WBS membantu memotongnya dengan mempertimbangkan semua detail tugas sebelum eksekusi.
• Brainstorming . Struktur membantu menemukan ide dan solusi yang berguna. Sangat mudah untuk membuat daftar semua ide dan kemudian mencoret yang tidak perlu.
• Mengelola risiko. Jika Anda bekerja dengan WBS, Anda dapat mengelola risiko sejak awal. Ini mengantisipasi semua persyaratan dan mengalokasikan sumber daya: waktu, uang, dan tenaga kerja.
• Fleksibilitas untuk berbagai tim. WBS digunakan di berbagai bidang dan bidang. Tidak peduli seberapa besar tim itu. Struktur akan selalu mendukung pelaksanaan proyek.

Bagaimana cara membuat struktur rincian kerja? Ikuti lima langkah yang dijelaskan di bawah ini.

1. Jelaskan pernyataan proyek

Kalimat atau paragraf tersebut akan menggambarkan visi dan fungsi proyek Anda pada tahap akhir. Tahap WBS ini adalah dasar dari setiap proyek. Seluruh tim biasanya mengembangkannya.

2. Buat garis besar semua tahapan yang diperlukan

Sekarang Anda harus memenuhi semua tahapan yang diperlukan. Mungkin, Anda harus membagi ruang lingkup proyek menjadi beberapa langkah. Ini sering tergantung pada persyaratan proyek, kerangka waktu, dan anggaran.

3. Buat kiriman

Sorot semua kiriman yang harus diselesaikan dalam setiap tahap. Tahapan harus memiliki hasil akhir. Anda harus mencapainya sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

4. Pecah kiriman menjadi tugas-tugas yang lebih kecil

Tugas-tugas ini harus dirancang sebagai bagian. Setiap anggota tim harus dapat dengan mudah mengelolanya.

5. Tetapkan setiap bagian

Tahap terakhir dari hierarki ini adalah penugasan dari setiap bagian yang dapat dikelola. Orang yang diperlukan (atau tim) akan bertanggung jawab untuk tugas tertentu. Mereka akan terlibat dalam setiap bagian pekerjaan yang akan mengarah pada hasil yang sesuai.

Sekarang mari beralih ke contoh WBS di kehidupan nyata.

Contoh struktur rincian kerja

Untuk lebih memahami konsep struktur perincian kerja, kita perlu mendalami beberapa contoh praktis. Di sini kami mempertimbangkan contoh penggunaan WBS dalam pengembangan perangkat lunak dan bidang konstruksi.

Contoh pengembangan perangkat lunak WBS

Pengembangan perangkat lunak adalah salah satu contoh penggunaan struktur rincian kerja yang umum digunakan.

Jika Anda memiliki proyek TI reguler yang terkait dengan pengembangan perangkat lunak, Anda harus mengikuti tahapan umum dari proses pengembangan.

Struktur perincian kerja WBS akan membagi proyek Anda menjadi fungsionalitas dan selanjutnya akan memecahnya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat diberikan kepada orang-orang tertentu.

Bayangkan, Anda sedang membuat aplikasi baru. Untuk membuatnya, Anda harus mengikuti beberapa langkah yang konsisten dengan tugas tertentu. Inilah tampilan WBS Anda:

Contoh WBS untuk konstruksi

Anda dapat menggunakan WBS untuk sejumlah tujuan, termasuk mengelola proyek konstruksi yang kompleks.

Ini adalah area di mana struktur bekerja dengan sempurna. Anda tidak harus mengikuti pedoman formal struktur rincian kerja PM. Tujuan Anda adalah menyusun kategori alami untuk proyek konstruksi Anda.

Katakanlah, Anda harus membangun rumah musim panas di halaman belakang. Contoh struktur perincian pekerjaan Anda untuk konstruksi mungkin terlihat seperti ini:

Template WBS gratis dan berbayar

Menghasilkan struktur rincian kerja secara teknis mudah, tetapi memakan waktu. Itulah mengapa Anda dapat menerapkan template WBS yang berbeda untuk memulai dengan mudah.

Ada berbagai jenisnya: berbayar atau gratis. Anda dapat memilih yang tepat yang akan memberi Anda fleksibilitas dan membantu untuk tetap selaras.

Templat WBS di Excel

Untuk menggunakan struktur perincian kerja di Excel, Anda harus bekerja dengan fitur SmartArt Graphics.

Cukup klik tab Sisipkan , arahkan ke bagian Ilustrasi , dan pilih Grafik SmartArt . Bagian Hirarki akan membantu Anda menyusun WBS di Excel.

Templat WBS MindMaster dan templat WBS EdrawMind juga merupakan opsi bagus untuk mendapatkan struktur yang ramah.

WBS pada Gantt chart

GanttPRO adalah alat bagan Gantt yang kuat yang menawarkan templat bagan Gantt gratis yang dapat Anda terapkan dengan mudah untuk memecah pekerjaan Anda.

Inilah template GanttPRO warna-warni yang mewakili proyek konstruksi:

Gunakan GanttPRO untuk membuat WBS yang praktis

GanttPRO intuitif, ramah pengguna, dan mudah digunakan. Gagasan utama menghasilkan WBS di sini adalah Anda mendapatkan kesempatan tidak hanya untuk memvisualisasikan apa yang Anda lakukan tetapi juga mengontrol saat Anda melakukannya.

Dengan pembuat bagan Gantt online ini, Anda dapat mengubah WBS Anda menjadi diagram Gantt tanpa usaha ekstra. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat membuat proyek sebanyak yang Anda butuhkan dengan jumlah tugas yang tidak terbatas.

Dengan menambahkan bidang WBS kustom dari daftar, Anda dapat mengurutkan daftar tugas Anda untuk memvisualisasikan hierarki yang Anda inginkan.

Mengimpor WBS dari Excel ke GanttPRO

Anda dapat mentransfer proyek Anda yang dibuat di Excel ke GanttPRO dan terus mengerjakan rencana Anda. Tekan Impor (saat membuat proyek baru) dan gunakan fitur seret dan lepas atau unggah dari komputer Anda.

Tetapkan nomor tugas di WBS Anda sehingga GanttPRO dapat menentukan posisi tugas pada proyek dengan benar.

Kesimpulan

Sekarang Anda tahu bahwa struktur perincian kerja WBS adalah langkah pertama dalam membuat jadwal proyek. Jenis bagan manajemen proyek yang populer ini seperti kerangka rencana kerja masa depan Anda.

Struktur perincian kerja memberi tahu tim tentang kemajuan yang dibuat, meningkatkan efisiensi mereka, dan mengarahkan individu ke keputusan yang berhasil. Template WBS yang nyaman akan membuat proses manajemen proyek Anda lancar.

Apa pendapat Anda tentang struktur rincian kerja? Jangan ragu untuk membagikan pengalaman Anda.

Dan jika Anda ingin mendapatkan detail lebih lanjut tentang alat PM ini, jelajahi artikel lengkap Apa itu Struktur Perincian Kerja dan Bagaimana Meningkatkan Manajemen Proyek dengan WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.