Ada banyak alasan mengapa perusahaan memilih untuk memantau produktivitas staf jarak jauh mereka. Pemantauan kerja jarak jauh mungkin berasal dari kekhawatiran tentang apa yang dilakukan staf pada siang hari saat mereka tidak berada di kantor.

Meskipun mungkin tergoda untuk melembagakan mekanisme pemantauan yang ketat, pendekatan ini sebenarnya dapat menjadi bumerang dan menurunkan produktivitas karena karyawan mungkin merasa terasing, stres, dan privasi mereka dilanggar.

Oleh karena itu penting untuk menyadari kebutuhan untuk menemukan pendekatan yang seimbang untuk pemantauan kinerja dan untuk mempertimbangkan hasil pemantauan yang benar-benar ingin Anda capai. Ada berbagai cara untuk memantau kinerja kerja jarak jauh seperti memiliki kebijakan kerja jarak jauh , menetapkan indikator kinerja utama, dan menetapkan ekspektasi dan tenggat waktu kerja yang jelas.

Di bawah ini kami melihat beberapa alasan dan manfaat di balik kebijakan pemantauan kerja jarak jauh, metode untuk memantau karyawan jarak jauh, peringatan tentang pemantauan staf jarak jauh Anda, dan bagaimana insentif dapat membantu mendorong kinerja dan produktivitas serta mengurangi kebutuhan untuk menerapkan pemantauan ketat.

Mengapa perusahaan menerapkan teknologi pemantauan produktivitas

Transisi massal menuju pekerjaan jarak jauh telah membuat beberapa manajer dan pemimpin ragu dengan apa yang dilakukan karyawan mereka setiap hari.

Dalam upaya untuk memeriksa apakah mereka benar-benar berfungsi dan untuk memastikan produktivitas, beberapa perusahaan menerapkan berbagai tingkat pemantauan produktivitas.

Banyak orang secara keliru percaya bahwa ketika orang mulai bekerja dari rumah atau jarak jauh, mereka menjadi kurang produktif. Bahkan, berbagai telah menunjukkan sebaliknya untuk menjadi kenyataan.

Oleh karena itu, bijaksana untuk mempertimbangkan pro dan kontra pemantauan kinerja dan tingkat pengawasan apa yang dapat diterima oleh staf Anda sebelum menerapkan strategi pemantauan.

Berikut adalah beberapa alasan (dan manfaat) memantau produktivitas karyawan jarak jauh

Ketika datang untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan dan pemantauan kerja jarak jauh, ada beberapa alasan dan manfaat yang dapat digunakan sebagai motivasi untuk menggunakannya:

1. Mampu menagih klien

Banyak perusahaan bekerja dengan klien yang ditagih untuk jumlah waktu yang dihabiskan anggota staf untuk mengerjakan akun mereka.

Oleh karena itu, sangat berguna untuk dapat secara akurat melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap karyawan untuk mengerjakan akun yang berbeda, sehingga klien ditagih secara akurat.

2. Untuk meningkatkan kinerja staf

Beberapa manajer merasa bahwa jika staf tahu bahwa mereka perlu memperhitungkan waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan cara yang terperinci, mereka akan lebih produktif.

Meskipun hal ini mungkin tidak selalu terjadi, ini dapat mengakibatkan staf mengambil lebih sedikit waktu istirahat di siang hari atau menghabiskan lebih banyak waktu untuk fokus menyelesaikan pencapaian dan menjadi lebih efisien dengan waktu mereka.

3. Untuk memberikan umpan balik staf yang lebih terinformasi

Jika manajer dapat mengumpulkan data tentang berapa banyak waktu yang dihabiskan staf mereka untuk tugas yang berbeda dan kemudian membandingkan waktu rata-rata yang dihabiskan untuk tugas yang sama — mereka dapat memberikan umpan balik kepada karyawan tentang tingkat produktivitas dan kinerja komparatif mereka.

Jika umpan balik bersifat konstruktif dan memberikan kesempatan untuk membantu staf meningkatkan kinerja mereka, hal itu dapat mengarah pada hasil kinerja yang positif dari waktu ke waktu.

4. Kelola anggaran dan tenggat waktu proyek dengan lebih efektif

Banyak perusahaan bekerja dengan tim besar pada proyek tertentu yang memiliki rentang hasil dan tenggat waktu. Manajer perlu memastikan bahwa proyek-proyek ini dikelola seefisien dan seefektif mungkin, dan mempertahankan kinerja optimal oleh staf merupakan aspek inti dari tetap berada di jalur.

Ketika manajer dapat melacak jumlah jam yang dihabiskan staf untuk proyek tertentu dan apakah mereka memenuhi tenggat waktu tepat waktu dan dalam hal kualitas — ini membantu tim tetap berada di jalur untuk mencapai tujuan mereka.

Mengelola kinerja pada proyek juga membantu manajer menandai kemacetan dan di mana kinerja buruk terjadi sehingga mereka dapat mengatasi masalah ini dan tetap menyelesaikan proyek mereka.

5. Mengelola anggaran perusahaan dengan lebih efektif

Alasan utama di balik pemantauan kinerja adalah untuk memastikan efisiensi maksimum dalam hal waktu staf. Pemberi kerja ingin tahu bahwa mereka membayar untuk pekerjaan berkualitas yang efisien dan staf menjadi produktif sepanjang hari kerja mereka.

Dengan melacak berapa banyak waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu, manajer juga dapat memperkirakan dengan lebih akurat berapa banyak anggaran staf yang dialokasikan untuk proyek yang berbeda.

6. Pantau keamanan

Ada berbagai risiko keamanan terkait pengelolaan staf yang dapat menimbulkan kerentanan bagi perusahaan. Dengan memantau saat staf Anda mengakses situs yang tidak aman atau bertentangan dengan kebijakan perusahaan, manajer dapat membantu mencegah dan meminimalkan risiko.

Perusahaan mungkin juga merasa perlu untuk mengimplementasikan perangkat lunak pemantauan keamanan lainnya, seperti data apa yang diakses dan untuk berapa lama.

Penggunaan teknologi pemantauan karyawan: apa yang mampu mereka lakukan?

Banyak perusahaan beralih ke teknologi untuk memantau kinerja dan aktivitas staf jarak jauh mereka.

Teknologi ini dapat memantau dan melacak berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk berbagai tugas dan proyek. Beberapa dapat melacak penekanan tombol, jumlah waktu yang dihabiskan di situs web dan aplikasi yang berbeda, waktu mereka masuk dan keluar dari perangkat lunak, apa yang dikomunikasikan melalui email, serta berbagai data lainnya.

Cara memantau karyawan jarak jauh Anda

Ada berbagai alat dan metode bagi pemberi kerja untuk memantau karyawan jarak jauh mereka, dengan maksud untuk memastikan kinerja dan produktivitas yang optimal.

Ini termasuk menetapkan harapan yang jelas seputar kinerja dan produktivitas, dan memberikan tonggak dan tenggat waktu yang jelas. Ini juga termasuk memberikan umpan balik rutin tentang kinerja, dan memberikan kebijakan kerja jarak jauh yang jelas yang merinci aktivitas pelacakan dan pemantauan manajemen kinerja. Dan itu termasuk menetapkan indikator kinerja utama dan mengkomunikasikan bagaimana hal itu akan ditetapkan dan diukur.

Penting untuk mengingat fakta bahwa beberapa metode pemantauan produktivitas dan kinerja dapat mengasingkan karyawan dan membuat mereka merasa diatur secara mikro atau bahwa hak privasi mereka dilanggar.

Itu sebenarnya dapat memiliki konsekuensi yang tidak diinginkan dari berkurangnya produktivitas dan kepercayaan, karena karyawan mungkin merasa stres, diatur secara mikro, dan seolah-olah mereka terus-menerus diawasi.

Berikut adalah beberapa cara untuk memantau kinerja dan produktivitas karyawan:

1. Perjelas harapan Anda dan tetapkan tonggak dan tenggat waktu kerja

Salah satu metode untuk memastikan bahwa pekerjaan yang ingin Anda selesaikan, selesai — adalah dengan jujur ​​tentang harapan Anda dan menetapkan tonggak proyek yang jelas dan tenggat waktu untuk pengiriman. Dengan begitu Anda dapat dengan mudah menilai karyawan mana yang memenuhi tenggat waktu dan standar kualitas yang Anda minta, dan siapa yang tidak.

Seringkali pemberi kerja memiliki harapan tentang kapan pekerjaan harus diselesaikan dan apa yang harus disertakan, tetapi tidak secara eksplisit dikomunikasikan kepada staf. Itu menimbulkan kebingungan dan dapat membuat pemberi kerja merasa bahwa karyawan tidak memenuhi target mereka.

Ada berbagai alat manajemen proyek yang dapat membantu manajer menetapkan tugas dan tenggat waktu. Beberapa perangkat lunak pemantauan juga memungkinkan Anda menugaskan pekerjaan kepada karyawan jarak jauh dengan perincian tentang apa yang harus disertakan dan kapan batas waktunya. Alat-alat ini juga dapat membantu mengatur pengingat tentang tenggat waktu dan dapat melacak jam yang dihabiskan untuk setiap pencapaian atau proyek yang membantu penganggaran dan pelaporan proyek.

2. Berikan umpan balik staf jarak jauh Anda

Dengan menjadwalkan dan menerapkan sesi umpan balik dengan staf Anda, Anda dapat mengomunikasikan jenis kinerja yang diharapkan dan juga dapat memberi tahu staf saat mereka tidak berada di jalur yang benar. Ini dapat membantu karyawan untuk menyesuaikan alur kerja mereka dan meningkatkan produktivitas mereka sesuai dengan harapan Anda.

Fokusnya harus pada pemberian umpan balik konstruktif kepada staf Anda dan untuk mengetahui apakah mereka menghadapi tantangan dalam mengirimkan pekerjaan tepat waktu. Ini juga dapat membantu manajer mengidentifikasi apakah ada proses yang perlu diubah atau konflik atau tantangan apa pun yang perlu ditangani dan diselesaikan.

3. Simpan catatan digital saat staf tidak hadir atau sedang cuti

Ada berbagai alat yang dapat Anda gunakan untuk melacak kapan staf tidak masuk kerja atau sedang cuti tahunan. Mungkin sulit untuk melacak aktivitas ini, terutama ketika staf bekerja dari jarak jauh. Perangkat lunak pemantauan dapat membantu tim SDM untuk melacak masalah ini secara lebih efektif, yang dapat membantu jika terjadi perselisihan di sekitar hari libur.

Menyediakan akses ke perangkat lunak digital yang memungkinkan staf dengan mudah mengajukan hari libur atau cuti tahunan, dapat membantu Anda merampingkan SDM dan dikombinasikan dengan alat pelacakan waktu, dapat membantu melacak berapa banyak hari cuti yang jatuh tempo dan harus dibayar.

Saat Anda melacak jam kerja, Anda kemudian dapat melihat dengan jelas berapa jam tambahan yang telah dikerjakan semua staf, dan ini dapat membantu memutuskan siapa yang memerlukan pembayaran tambahan atau bahkan promosi. Dan Anda dapat melihat berapa waktu rata-rata per tugas, yang membantu Anda menilai siapa yang berkinerja buruk dan karena itu membutuhkan dukungan dan motivasi tambahan.

4. Pantau situs web dan aplikasi apa yang digunakan karyawan Anda

Ada berbagai alat pemantauan kinerja dan produktivitas staf yang dapat melacak dan menganalisis berapa banyak waktu yang dihabiskan anggota staf di berbagai situs web dan aplikasi.

Beberapa bahkan mengukur dan melacak penekanan tombol dan mengambil tangkapan layar saat staf bekerja, yang mungkin dilakukan secara diam-diam dan bahkan ilegal.

Dan beberapa perusahaan memilih untuk memblokir aplikasi dan situs web tertentu agar tidak diakses oleh karyawan mereka dalam upaya untuk meningkatkan produktivitas.

5. Buat kebijakan kerja jarak jauh

Berkomunikasi secara jelas dengan semua staf di muka tentang bagaimana Anda akan mengukur produktivitas dan memantau kinerja mereka membantu menetapkan ekspektasi, menumbuhkan budaya perusahaan, dan menciptakan transparansi seputar aktivitas manajemen Anda.

Ini dapat membantu karyawan membiasakan diri dengan metode kerja, kebijakan, prosedur Anda dan dapat membantu mereka menyadari apa yang diprioritaskan.

6. Jelaskan indikator kinerja apa yang akan Anda gunakan untuk mengukur kinerja

Banyak perusahaan merasa terbantu dengan membuat daftar indikator kinerja utama (KPI) untuk mengukur seberapa produktif masing-masing karyawan. KPI dapat disesuaikan dengan peran yang berbeda, sehingga sesuai dengan pekerjaan.

Saat karyawan mengetahui KPI apa yang akan digunakan dan bagaimana kinerja mereka akan diukur, mereka akan memiliki pemahaman yang lebih jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka.

7. Tentukan cara kerja pelaporan

Beberapa manajer menyukai staf mereka untuk melaporkan kembali kepada mereka setiap hari sementara yang lain senang dengan ringkasan bulanan. Penting untuk menetapkan ekspektasi dengan mengomunikasikan pelaporan apa yang diperlukan, seberapa sering, dan dalam format apa. Beberapa manajer lebih suka melaporkan dalam sesi umpan balik virtual, sementara yang lain lebih suka pembaruan email.

Pelaporan rutin membantu melacak apakah staf membuat kemajuan yang memadai, apakah ada tantangan, dan apakah ada peluang untuk meningkatkan kinerja.

Perhatian saat menerapkan pemantauan karyawan

Pemberi kerja yang menerapkan pemantauan karyawan jarak jauh yang agresif berisiko mengasingkan staf, membuat staf merasa diatur secara mikro dan terus-menerus diawasi, dan dapat mengikis rasa kepercayaan dan loyalitas kepada organisasi.

Itu sebenarnya dapat mengurangi produktivitas secara keseluruhan dan mungkin juga berdampak negatif pada budaya perusahaan dan bahkan tingkat retensi.

Oleh karena itu penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa pemantauan kinerja mereka benar-benar bermanfaat bagi kinerja dan tidak mengasingkan staf.

Oleh karena itu penting untuk transparan tentang bagaimana Anda akan memantau kinerja, apa yang akan dilacak, dan bagaimana upaya pemantauan Anda akan meningkatkan produktivitas.

Jika karyawan dapat melihat bagaimana perangkat lunak pemantauan benar-benar membantu meningkatkan produktivitas dan kesuksesan perusahaan, mereka mungkin lebih dilibatkan untuk mendukungnya.

Penting juga untuk memberi semua staf kebijakan terperinci dan standar tentang pemantauan kerja jarak jauh, sehingga setiap orang merasa bahwa mereka dapat meminta pertanggungjawaban perusahaan jika mereka tidak mematuhi ini — dan agar mereka tahu persis data apa yang akan direkam dan bagaimana caranya. mereka akan dievaluasi.

Selain itu, sangat penting bagi perusahaan dan manajer untuk memberikan kesempatan kepada staf untuk memberikan umpan balik yang jujur ​​tentang pengalaman mereka tentang pemantauan dan kinerja di tempat kerja. Ini dapat memberikan wawasan kritis yang benar-benar dapat membantu perusahaan meningkatkan kinerja tempat kerja dan budaya perusahaan.

Mendorong kinerja kerja jarak jauh

Di mana pun karyawan Anda berada, Anda dapat mendorong kinerja dan produktivitas terbaik melalui keseimbangan kehidupan kerja yang positif, budaya perusahaan , dan tunjangan yang menarik .

Salah satu fasilitas kerja jarak jauh yang paling dicari adalah fleksibilitas. Ini selain keterlibatan dan keseimbangan kehidupan kerja yang positif, serta manfaat seperti bonus dan asuransi kesehatan kerja jarak jauh.

Asuransi kesehatan jarak jauh kini mudah diakses sebagai bagian dari paket tunjangan kerja jarak jauh berkat organisasi seperti SafetyWing.

SafetyWing memudahkan perusahaan untuk menambah anggota staf baru ke rencana asuransi kesehatan jarak jauh mereka kapan saja. Proses pendaftarannya cepat dan mudah, dan Anda juga dapat menambahkan manfaat perlindungan kesehatan tambahan. Artinya, di mana pun karyawan Anda berada, mereka dapat mengakses tunjangan perawatan kesehatan.

Pemikiran terakhir tentang pekerjaan jarak jauh dan pemantauan kinerja karyawan

Ada garis tipis antara memantau kemajuan dan produktivitas karyawan dan staf manajemen mikro sampai pada titik di mana mereka merasa stres, kesal, dan tidak termotivasi untuk bekerja.

Meskipun ada banyak manfaat untuk memantau produktivitas, ada juga praktik terbaik yang harus diikuti untuk menghindari pengasingan staf Anda. Itu termasuk bersikap transparan tentang apa yang akan Anda pantau, mengapa dan bagaimana hal itu meningkatkan produktivitas — dan memasukkan umpan balik karyawan ke dalam strategi pemantauan kinerja Anda.

Jika Anda memilih untuk memantau kinerja, ada berbagai alat, aplikasi, dan metode untuk melakukannya. Ini mungkin termasuk menentukan indikator kinerja utama, menetapkan kebijakan kerja jarak jauh, memberikan umpan balik rutin tentang kinerja dan produktivitas, serta menetapkan harapan dan tenggat waktu kerja yang jelas.

Awalnya diterbitkan di https://andysto.com pada 29 November 2022.