Pekerjaan jarak jauh menimbulkan tantangan baru untuk pengalaman orientasi karyawan yang luar biasa. Ini adalah cara melakukannya dengan benar.

Menyambut karyawan baru di organisasi Anda selalu menjadi tantangan, bahkan dengan pendekatan yang paling terstruktur, profesional SDM yang terampil, dan proses yang mapan. Lebih buruk lagi, pekerjaan jarak jauh menambah tingkat kerumitan baru pada tugas yang sudah menuntut. Namun, ini adalah upaya penting yang secara permanen dapat menentukan bagaimana karyawan memandang perusahaan dan memengaruhi seberapa berkomitmen dan pada akhirnya seberapa produktif mereka menjadi. Namun, banyak perusahaan mengandalkan proses orientasi lama, yang berasal dari era pra-pandemi di mana orientasi virtual hanya diterapkan pada sebagian kecil karyawan. Akibatnya, hampir sepertiga karyawan menganggap pengalaman onboarding membingungkan— dengan angka ini meningkat menjadi 36% untuk pekerja jarak jauh, yang kemungkinan besar akan merasa kurang terlatih, bingung, dan diremehkan setelah orientasi, dibandingkan dengan pekerja di tempat atau hibrid.

Hari-hari ini, hampir setengah dari semua karyawan baru melalui semacam orientasi jarak jauh , baik sepenuhnya jarak jauh atau versi hybrid antara orientasi digital dan tatap muka, mendorong manajer SDM untuk memikirkan kembali "bisnis seperti biasa". Jadi, apa praktik terbaik dan jebakan dari orientasi jarak jauh?

Apa itu orientasi karyawan?

Singkatnya, orientasi karyawan adalah proses membiasakan karyawan baru dengan organisasi, orang-orangnya, dan bagaimana prosesnya. Namun, jika kita benar-benar melihatnya, orientasi karyawan sedikit lebih dari itu: karyawan baru perlu memahami budaya perusahaan yang baru saja mereka ikuti dan proses penyambutan yang terstruktur dengan baik membantu mereka merasa nyaman dan percaya diri dengan peran baru mereka. Inilah yang menyiapkan karyawan baru Anda untuk sukses.

Mengingat beberapa manfaat dari program onboarding karyawan yang sukses, statistik yang membuktikan bahwa program tersebut berhasil seharusnya tidak mengejutkan. Studi menunjukkan bagaimana proses orientasi mempersingkat kurva pembelajaran , memungkinkan karyawan baru mencapai tingkat produktivitas yang tinggi. Ini juga meningkatkan retensi karyawan hingga 80%. Selain itu, karyawan baru dengan pengalaman orientasi yang baik memiliki komitmen 18x lebih besar terhadap perusahaan mereka.
Onboarding karyawan yang buruk, di sisi lain, berarti kebanyakan orang tidak bertahan lama, meningkatkan pergantian karyawan. Faktanya, karyawan baru dua kali lebih mungkin mencari pekerjaan lain setelah pengalaman orientasi negatif. Padukan ini dengan fakta bahwa biaya penggantian karyawan, untuk perusahaan rata-rata adalah gaji 6 sampai 9 bulan, dan mudah untuk melihat mengapa orientasi adalah proses yang sangat penting.

Tentu saja ada banyak pendekatan yang berbeda untuk orientasi karyawan, dan meskipun Anda tidak perlu mengikuti rutinitas atau program yang ketat, ada beberapa praktik terbaik yang harus dipertimbangkan agar proses menghasilkan hasil.

Apa yang diperlukan untuk orientasi karyawan?

Jadi, apa yang harus Anda sertakan dalam daftar periksa orientasi Anda? Apa pun jenis perusahaan atau sektornya, selalu ada tiga kotak besar untuk dicentang.

PENGEMBANGAN BUDAYA

Inti dari orientasi budaya adalah, seperti namanya, untuk mengkomunikasikan budaya perusahaan kepada karyawan baru Anda, berbagi visi dan nilai inti, serta etika kerja. Dengan kata lain, bantu mereka merasa nyaman di lingkungan perusahaan dan apa sebenarnya perusahaan itu. Ini mungkin terdengar jelas, tetapi mengejutkan 52% karyawan tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang perusahaan mereka coba lakukan dan mengapa; mereka tidak memahami visi perusahaan — dan hanya 1 dari setiap 4 yang benar-benar mempercayainya .

PENGEMBANGAN OPERASIONAL

Dengan onboarding operasional, tujuannya adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diharapkan dari orang-orang di perusahaan, terutama karyawan yang bersangkutan. Itu harus menjawab pertanyaan seperti apa tanggung jawab dan tugas mereka dan apa definisi kesuksesan itu. Langkah ini sangat penting untuk memfasilitasi komunikasi dengan manajer dan rekan kerja tetapi juga untuk menyediakan semua alat dan perlengkapan fisik yang dibutuhkan karyawan untuk menjadi operasional dan mandiri.

PENGEMBANGAN ADMINISTRASI

Bagian administratif dari orientasi karyawan, yang diakui sebagai salah satu langkah paling penting tetapi seringkali diabaikan, adalah tentang aturan, panduan, dan kebijakan. Ini termasuk membantu perekrutan Anda melalui proses birokrasi yang terkait dengan pekerjaan, seperti jaminan sosial, asuransi, cuti, penggajian, pengeluaran, keamanan, hukum, dan kepatuhan. Aspek ini juga mencakup dokumen yang harus diselesaikan sebelum hari pertama karyawan Anda bekerja, seperti menyiapkan akun dan login.

Bayangkan Anda sedang menempatkan seorang karyawan di Portugal, tahukah Anda apa saja tunjangan karyawan wajib di negara tersebut?

Cara membuat proses onboarding karyawan jarak jauh yang hebat

Untuk menciptakan proses yang hebat dan menjamin onboarding karyawan jarak jauh yang cepat dan jelas, Anda perlu memikirkan ketiga aspek di atas: budaya, operasional, dan administratif. Lihatlah daftar periksa yang kami susun bersama dengan tugas dasar untuk keberhasilan orientasi karyawan:

• Dapatkan semua dokumen yang harus diisi oleh karyawan baru (dokumentasi terkait pajak, kontrak, perjanjian, informasi penggajian, tunjangan, asuransi, dan formulir karyawan baru lainnya).
• Pastikan karyawan baru Anda mengetahui nilai-nilai inti perusahaan Anda dan jika memungkinkan, berikan contoh penerapannya setiap hari.
• Komunikasikan dengan baik dan jelas apa misi dan budaya perusahaan Anda. Anda mungkin ingin membuat buku pegangan karyawan digital untuk referensi di masa mendatang.
• Pastikan ada titik kontak dan/atau FAQ tentang pertanyaan umum dan sering kali tidak nyaman seperti gaji, hari gajian, pengurangan pajak, dll.
• Pastikan karyawan baru memiliki akses ke peralatan yang relevan (laptop, komputer, mouse dan keyboard, headset, dll.) baik yang disediakan perusahaan atau lainnya.
• Berikan alat digital yang relevan (email perusahaan, alat perpesanan grup, perangkat lunak konferensi video, aplikasi manajemen proyek, dll).
• Pastikan karyawan baru memiliki pelatihan khusus jika berlaku: aplikasi berbagi file, perangkat lunak pencadangan cloud, keamanan dunia maya, perangkat lunak anti-virus, pengelolaan dan perlindungan kata sandi, enkripsi data, dan lainnya jika relevan)
• Beri mereka gambaran menyeluruh tentang pekerjaan mereka dan apa yang diharapkan dari mereka.
• Berikan definisi kesuksesan dan tentukan tujuan jangka panjang dan pendek.
• Atur pertemuan dengan rekan tim, rekan kerja, manajer, orang yang mereka laporkan, dan personel kunci di departemen tempat mereka bekerja sama.
• Jadwalkan rapat check-in berkala atau hubungi mentor, misalnya setelah minggu dan bulan pertama, atau bahkan setelah setiap minggu selama satu atau dua bulan pertama di tempat kerja.
• Pastikan ada jalur komunikasi terbuka antara karyawan baru dan mentor, manajer, rekan kerja, tim, dll.
• Hindari jebakan kesalahan klasifikasi karyawan dengan memperjelas hubungan hukum antara perusahaan dan pekerja. Klasifikasi mempengaruhi segalanya mulai dari pajak yang harus dibayar perusahaan hingga bagaimana pekerja memberikan layanan .
• Siapkan tempat di mana Anda dapat bertemu langsung untuk menangani topik sensitif, bahkan jika bisnis berlangsung di lingkungan yang sangat jauh

Bridge In adalah perusahaan Employer of Record yang berbasis di Portugal, dengan pengetahuan luas tentang undang-undang ketenagakerjaan Portugis. Selain layanan Employer of Record, kami memberikan bantuan untuk proses perekrutan dan orientasi bagi organisasi yang ingin menetap di Portugal.

Kami dapat memudahkan perusahaan Anda melalui birokrasi peluncuran operasi di lokasi baru, mulai dari akuntansi dan kepatuhan terhadap undang-undang setempat hingga ruang kantor dan memilih tim yang tepat untuk proyek Anda. Hubungi dan biarkan kami memberi tahu Anda bagaimana kami dapat membantu Anda membuat strategi orientasi yang hebat dari awal.

Awalnya diterbitkan di https://www.bridgein.pt pada 8 Mei 2023.