Apa Pekerjaanku??

Ini adalah pertanyaan paling menonjol yang ingin dijawab oleh staf. Apa pekerjaan saya sehari-hari? Apa peran saya dan di mana letaknya dalam organisasi secara keseluruhan dan dalam struktur tim ini? Siapa yang mendukung dan mengawasi saya? Bagaimana keputusan dibuat? Apa hubungan saya dengan teman-teman saya? Apa jalan menuju kemajuan?

Sebagai pemimpin atau manajer tim, tugas Anda adalah menciptakan tingkat detail mendasar tentang pertanyaan-pertanyaan ini. Tanpa ini, Anda secara otomatis membatasi kebahagiaan dan produktivitas orang-orang Anda. Tetapi menjawab pertanyaan tidak pernah "satu dan selesai", artinya Anda tidak bisa begitu saja memberi mereka dokumen orientasi dan menganggap mereka akan memahami segalanya tentang peran tersebut. Sebagian besar penelitian menunjukkan bahwa dibutuhkan waktu 6–12 bulan bagi seseorang untuk sepenuhnya menetap dan nyaman dalam pekerjaannya.

Ini berarti bahwa jawaban untuk "apa pekerjaan saya" atau pertanyaan lainnya adalah siklus pemberian panduan yang berkelanjutan sampai staf Anda memiliki kejelasan dan kepemilikan peran yang memadai , dan dapat menghasilkan pemahaman mereka sendiri tentang pekerjaan mereka saat hal-hal berkembang. Pada awalnya Anda mungkin harus sangat preskriptif dengan staf Anda tentang pekerjaan sehari-hari mereka, misalnya dengan membuat rencana kerja mingguan untuk mereka. Seiring waktu, Anda ingin mereka dapat memahami gambaran besarnya, mengetahui proyek penting apa, dan membuat rencana kerja mingguan mereka sendiri untuk Anda diskusikan.

Peran dan struktur yang jelas adalah unsur utama dalam kinerja TIM yang konsisten

Anda ingin hal-hal diatur sehingga orang-orang Anda dapat membiarkan kecemerlangan dan energi mereka mengalir tanpa terganggu oleh peran yang tidak jelas dan struktur yang tidak jelas.

Bayangkan ini… bayangkan jika meja Anda dipenuhi kertas, buku, berbagai kabel komputer bekas, bungkus makanan, beberapa cangkir kopi. Agar Anda dapat mulai bekerja, Anda harus mengosongkan ruang agar sesuai dengan komputer Anda, jadi Anda menumpuk semua sampah, yang berfungsi untuk sementara, sampai salah satu tumpukan jatuh atau mulai meluncur ke keyboard Anda; Anda harus menghentikan pekerjaan Anda lagi untuk mendorong barang-barang itu kembali ke tumpukan… Setelah beberapa saat, itu menjadi lebih dari sekadar gangguan yang mengganggu, itu menjadi akar kebencian.

Inilah yang dirasakan staf Anda ketika peran dan strukturnya tidak jelas: mereka ingin melakukan pekerjaan mereka, sebenarnya mereka bersemangat untuk itu dan memiliki beberapa ide bagus tentang pekerjaan itu, tetapi mereka terus terganggu oleh semua sampah yang ada. mengotori ruang kerja mereka. Tugas Anda sebagai pemimpin tim adalah menyingkirkan kekacauan struktural sehingga staf Anda memiliki ruang kerja yang bersih dan dapat melihat jalan yang jelas untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Bagaimana cara melakukannya:

1 Buat bagan organisasi untuk tim (atau organisasi) Anda yang menunjukkan hubungan antara berbagai posisi dalam organisasi, jika belum ada. Menunjukkan garis pelaporan sangat penting. Orang-orang berhak mengetahui siapa penyelia mereka — ingat bahwa dari sudut pandang mereka, orang ini membuat keputusan tentang pekerjaan dan tanggung jawab pekerjaan mereka, DAN memainkan peran sentral dalam evaluasi mereka.

Bagan organisasi harus menunjukkan peran apa yang ada dalam tim dan semua orang yang menjadi bagian dari tim (berdasarkan nama), meskipun bersifat sementara atau informal. Ini menciptakan kebingungan dan ketidakpercayaan untuk melihat bagan organisasi yang memiliki 5 peran di dalamnya, mengetahui sepenuhnya bahwa ada 8 orang dalam tim — kami tahu 3 orang lainnya bekerja dan berkontribusi pada tim, tetapi karena mereka tidak pada bagan apakah ini berarti mereka dibebaskan dari pengawasan … dan pertanggungjawaban?

2 Pastikan Anda memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap peran dalam tim, karena ini akan sangat membantu khususnya bagi staf baru yang mencoba mendefinisikan pekerjaan mereka. Uraian pekerjaan harus menguraikan peran dan tanggung jawab dasar untuk posisi tersebut, serta kepada siapa (berdasarkan peran) orang tersebut akan melapor langsung (misalnya, "posisi ini melapor kepada Direktur Penjualan").

3 Proyek juga membutuhkan peran dan struktur yang jelas. Sementara organisasi biasanya memiliki struktur organisasi yang eksplisit, itu di area proyek di mana tim bisa gagal dan di mana kebingungan bisa berkembang biak. Memiliki kejelasan tentang peran untuk proyek tertentu sama pentingnya dengan memiliki kejelasan tentang peran dalam tim secara keseluruhan, terutama karena sebagian besar pekerjaan dilakukan dalam proyek dan proyek datang dan pergi seiring waktu.

Misalnya, jika tim Anda memiliki 4 proyek prioritas, kemungkinan anggota tim yang berbeda memainkan peran yang berbeda — Evelyn memimpin kampanye iklan baru, tetapi dia bukan orang penting dalam proyek integrasi teknologi. Setiap orang perlu memiliki kejelasan tentang peran mereka dalam tim DAN dalam setiap proyek tertentu. Ini sering di mana manajer paling tidak jelas, tetapi Anda melakukannya dengan merugikan Anda sendiri. Di bawah ini adalah contoh matriks DARCI (evolusi RACI) yang sangat berguna untuk mengklarifikasi peran proyek.

Dalam contoh yang disorot, Malcolm adalah orang penting ("A") untuk proyek "Pekerjakan staf baru". Ini berarti Anda, Yolanda, mengandalkan dia untuk memastikan ada rencana proyek dan semuanya berjalan sesuai garis waktu. Malcolm memiliki tanggung jawab mengatur rapat tim dan memastikan setiap orang memiliki tugas masing-masing. Malcolm dan Edward akan melakukan sebagian besar pekerjaan perekrutan dan wawancara, tetapi mereka akan mendapatkan bantuan khusus dari Andrea (yang akan menyusun deskripsi pekerjaan) dan Patrice (yang akan memastikan pengumuman perekrutan dipasang di semua outlet yang relevan) - setelah tugas khusus ini selesai, Andrea dan Patrice tidak akan benar-benar terlibat dalam proyek tersebut.

Anda mungkin berpikir ini terlalu cerewet dan formal — “tidak bisakah kita menugaskan 4 orang saja untuk mengerjakan proyek ini sebagai tim?” Ya, Anda bisa, tetapi dalam jangka panjang menggunakan DARCI menciptakan proses yang jauh lebih andal dan pengembangan tim yang lebih baik jika orang memiliki peran berbeda dalam proyek sementara. Minimal, Anda ingin menugaskan Pembuat Keputusan dan Orang yang Bertanggung Jawab (jika Anda adalah manajer maka kemungkinan besar Anda biasanya akan menjadi Pembuat Keputusan). Menggunakan struktur DARCI memberi Anda 3 hal:

1. Ini mengurangi ambiguitas dengan mengklarifikasi peran.
2. Ini menciptakan proses untuk keadilan dalam peran kepemimpinan dan kesempatan bagi setiap orang untuk mempraktikkan keterampilan kepemimpinan (setiap orang bisa mendapat giliran memainkan "A" pada proyek yang berbeda). Ini adalah cara sederhana untuk memastikan bahwa seseorang tidak ditetapkan sebagai "A" karena mereka yang paling keras atau karena bias yang tidak disadari.
3. Hal ini memungkinkan penilaian yang lebih baik atas keterampilan dan kesenjangan kepemimpinan setiap orang saat mereka berputar melalui peran yang berbeda di seluruh proyek (sama pentingnya bagi orang untuk menjadi "R" yang efektif seperti halnya menjadi "A" yang efektif).

Meskipun peran dan struktur mungkin tampak jelas bagi Anda, tindakan “Memperjelas Peran Staf dan Struktur Keseluruhan” sebenarnya adalah praktik yang berkelanjutan. Ini berarti bahwa Anda secara teratur harus mengulangi peran dan struktur ketika orang, proyek, dan organisasi berkembang (dan untuk menjadi jelas, selalu ada beberapa tingkat evolusi dari beberapa atau semua hal ini).

Peran dan struktur adalah elemen penting yang memungkinkan stabilitas. Mereka sebenarnya berada di pusat penggerak dampak berkelanjutan karena mereka adalah perancah yang melaluinya visi dan rencana Anda mengalir. Ingat, pengejaran tim Anda untuk mencapai tujuannya adalah proses dinamis yang penuh dengan ketidakpastian besar dan kecil, beberapa di antaranya dapat Anda kendalikan dan beberapa di antaranya tidak. Dukungan yang relatif mudah namun kuat yang dapat Anda berikan kepada tim Anda adalah menghilangkan salah satu sumber ketidakpastian (dan kecemasan) ini dengan bersikap jelas dan transparan tentang peran dan struktur.