Ini adalah salah satu bagian dari seri multi-bagian tentang bagaimana saya menyelesaikan sesuatu .

Saya selalu menyukai pena dan kertas. Saya adalah anak yang bersemangat untuk berbelanja kembali ke sekolah, menuangkan pena dan jurnal untuk tahun ini. Dan saya masih orang yang masuk ke toko alat tulis saat saya lewat. Jadi tidak heran inti dari sistem produktivitas saya adalah analog.

Saya suka gesekan yang melekat pada pena dan kertas. Ini membutuhkan waktu. Anda tidak dapat mencoret-coret dan berharap untuk membaca goresan Anda nanti. Anda tidak dapat menyalin dan menempel, Anda harus menulisnya lagi. Itu permanen. Anda tidak dapat menghapus, ada catatan yang tak terhapuskan untuk dirujuk. Dan itu bersifat pribadi. Itu ada di tangan Anda, di meja Anda, tidak dibagikan dengan rekan kerja atau teman, itu untuk Anda sendiri.

Kuncinya adalah menggunakan friksi ini untuk keuntungan Anda. Bagi saya, itu berarti menggunakan pena dan kertas untuk mengeksternalisasi tugas dan proyek pribadi yang jika tidak akan membebani pikiran saya. Inilah cara saya melakukannya.

Gambar besar

Singkatnya, ini adalah sistem produktivitas saya. Beberapa orang mungkin mengenalinya sebagai sebaran mingguan , yang menurut saya merupakan keseimbangan detail yang tepat dan gambaran besar untuk sistem pena dan kertas. Menurut saya, kalender digital adalah yang terbaik untuk tampilan bulanan dan saya belum merasa perlu menelusuri tampilan harian yang mendetail. (Meskipun itu adalah sesuatu yang sedang saya coba.)

Menangkap

Blok bangunan pertama dari setiap sistem produktivitas adalah tempat untuk ditangkap. Beberapa menyebutnya kotak masuk dan beberapa menyebutnya dump. Apa pun sebutannya, Anda membutuhkan tempat untuk mengeluarkan semuanya dari kepala Anda dan ke atas kertas.

Area tangkapan saya ada di sisi kiri sebaran. Semuanya dimulai di sana. Saat saya memulai minggu baru, saya menyalin item sebelumnya di sana. Item baru untuk pekerjaan dimulai dari atas dan mengalir ke bawah. Item baru untuk area lain dalam hidup saya mulai dari bawah dan mengalir ke atas.

Satu nuansa di sini adalah untuk membingkai item sebagai tindakan fisik dan terlihat berikutnya . Daripada sesuatu yang umum seperti "persiapan pajak", mulailah dengan "unduh formulir pajak dari broker dan bank". Pendekatan ini mengedepankan proses penting untuk memecah pekerjaan. Hasilnya adalah masa depan saya jauh lebih kecil kemungkinannya untuk terjebak atau menunda-nunda karena tindakan selanjutnya sangat jelas dan mudah dilakukan.

Proyek

Salah satu elemen Getting Things Done yang melekat pada saya adalah daftar proyek. Di sistem saya, itu terletak di bagian bawah halaman kanan sebaran dengan area terpisah untuk proyek kerja saya dan proyek lainnya.

Saya merujuk daftar ini lebih dari area lain di sistem saya. Ketika saya memulai minggu baru, saya meninjau ini untuk memastikan bahwa mereka masih akurat dan mereka memiliki langkah selanjutnya yang jelas di area tangkapan saya. Saya juga merujuk mereka sepanjang minggu saat memberi tahu rekan kerja tentang apa yang saya fokuskan dan di mana saya dapat menggunakan bantuan mereka.

MIT harian

Elemen terakhir dari sistem saya adalah sisa sisi kanan yang didedikasikan untuk tugas harian saya yang paling penting . Berfokus pada 1–5 tugas teratas Anda untuk hari itu bukanlah terobosan atau bahkan baru, tetapi ini merupakan rekomendasi yang terus-menerus karena suatu alasan.

Budaya kami mengutamakan kerja berlebihan dan kami melihat hasilnya dengan kelelahan pekerja yang sangat tinggi. Sebaliknya, kita harus bekerja secukupnya. Identifikasi item utama Anda untuk hari itu, laksanakan, nikmati pencapaiannya, dan kembali keesokan harinya untuk melakukannya lagi. Siklus prioritas, eksekusi, dan kenikmatan yang baik itu adalah bagaimana seseorang menciptakan dampak yang berkelanjutan dan bertambah dalam jangka panjang.

Langkah kenikmatan sangat penting dan juga di mana kertas dan pena memiliki keuntungan. Dalam alat digital, setelah Anda menyelesaikan tugas, tugas itu menghilang menjadi kehampaan. Tidak ada catatan pencapaian untuk direnungkan. Dengan kertas dan pena, semua barang yang Anda selesaikan tetap ada di sana, mewakili pekerjaan hari yang jujur. Dengan begitu, bagian ini berfungsi baik sebagai to-do list dan got-done list . Saya menemukan kemampuan untuk melacak pencapaian ini sangat berharga sehingga itu adalah alasan utama saya beralih dari manajemen tugas digital.

Notasi

Bagian terakhir dari sistem saya adalah sistem notasi yang sangat sederhana. Ada banyak pilihan untuk menarik inspirasi termasuk bullet journaling dan dash/plus . Sistem saya mengambil sedikit dari keduanya dan terdiri dari yang berikut:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

Yang saya hargai dari sistem ini adalah kesederhanaannya. Saya tidak memerlukan perangkap sistem yang lebih rumit seperti konteks atau daftar khusus proyek atau daftar "menunggu". Selain itu, ruang yang terbatas menempatkan kendala alami pada ketiga bagian tersebut. Ini mencegah saya mengambil lebih banyak proyek atau MIT daripada yang dapat saya tangani dan membatasi ukuran backlog tugas saya. Itu pada gilirannya membuat saya fokus hanya pada apa yang penting atau mendesak dan mengurangi risiko kewalahan dan kelelahan.

Tidak ada satu sistem produktivitas terbaik untuk mengatur semuanya, tetapi saya akan mendorong Anda untuk mencobanya. Jika terasa terlalu dibatasi dan terlalu sederhana, mungkin itu pertanda bahwa Anda terlalu banyak menyulap dan beberapa batasan akan sangat membantu. Jika terasa terlalu rumit, saya ingin mendengar cara untuk lebih menyederhanakan sistem tanpa kehilangan manfaat intinya.