Ini adalah salah satu bagian dari seri multi-bagian tentang bagaimana saya menyelesaikan sesuatu .

Meskipun saya selalu menyukai pena dan kertas , ada beberapa area di mana alat digital memberikan nilai unik; penjadwalan dan dokumen.

Sebagai direktur teknik, hari-hari saya didorong oleh kalender. Meskipun daya pikat kalender berbasis kertas kuat, namun pada akhirnya tidak praktis untuk kebutuhan saya. Dan, setelah saya memiliki kalender digital di sabuk perkakas saya, menjadi nyaman digunakan untuk apa pun yang memiliki tanggal yang menyertainya.

Meskipun ada alternatif berbasis kertas untuk penjadwalan, file sekarang sudah digital. Saya menghabiskan musim panas sekolah menengah mencetak catatan pasien digital untuk mengembalikan kantor dokter ke bagan kertas. Sebagian kecil diriku mati musim panas itu; tidak ada yang harus mengulangi pengalaman itu.

Dan, tentu saja, ada persilangan dari kedua wilayah ini; rapat. Alur kerja saya di sana cukup detail untuk mendapatkan bagiannya sendiri yang akan kita bahas di bawah. Mari selami.

Penjadwalan

Mengesampingkan rapat, ada berbagai kebutuhan penjadwalan untuk tugas yang perlu dipertimbangkan.

Pertama, ada tugas yang sensitif terhadap waktu, segala sesuatu yang harus terjadi pada tanggal dan waktu tertentu. Misalnya, memasukkan kalkun Thanksgiving ke dalam air garam. Ini hampir sama dengan pertemuan yang sebenarnya tetapi tanpa durasi. Kalender digital unggul di sini, terutama untuk pemberitahuannya yang memastikan Anda tidak melupakan barang-barang penting ini.

Kedua, ada tugas berulang, apa pun yang terjadi dengan irama teratur. Dari ulasan mingguan hingga tugas-tugas di sekitar rumah, saya memiliki beberapa pengingat dengan berbagai irama untuk mendorong rutinitas produktivitas saya. Ini tidak terlalu sensitif terhadap waktu tetapi merupakan bagian penting dari tugas eksternalisasi untuk menjernihkan pikiran Anda.

Ketiga, ada tugas yang akan datang, apapun yang tidak perlu dilakukan minggu ini. Jika saya memiliki tugas yang harus diselesaikan bulan depan, saya akan menambahkan pengingat seminggu sebelumnya ke kalender saya. Ini membantu saya menghapus kekacauan dari sistem analog saya dan ketika tugas muncul kembali, saya memasukkannya kembali ke sistem itu.

Terakhir, ada tugas " pemblokiran waktu ". Dengan pemblokiran waktu, Anda menjadwalkan tugas langsung di kalender Anda, seperti rapat, bukan bekerja dari daftar tugas dan menyesuaikan tugas dengan komitmen Anda yang lain. Dalam situasi ini, penjadwalan tidak didorong oleh tenggat waktu, tetapi dengan sengaja menggunakan waktu Anda. Saya tidak sering menggunakan ini tetapi ketika saya memiliki tenggat waktu yang sulit mendekat atau saya menyulap terlalu banyak hal, saya akan menggunakan alat ini untuk membantu.

Alat pilihan saya untuk tiga kasus penggunaan pertama adalah pengingat Google. Dengan ekosistem Google, ada terlalu banyak cara yang mengganggu untuk menempatkan tugas di kalender Anda; dari pengingat , hingga tugas , hingga catatan penyimpanan terjadwal . Saya telah mendapatkan pengingat karena itu adalah pilihan paling sederhana dari kelompok itu, meskipun saya melakukan kecurangan dengan catatan penyimpanan terjadwal ketika saya membutuhkan daftar periksa untuk tugas berulang seperti ulasan mingguan saya. Untuk pemblokiran waktu saya hanya menggunakan Google Kalender, seperti yang saya lakukan untuk rapat di bawah ini.

Dokumen

Upaya saya yang paling awal dalam manajemen dokumen digital adalah struktur folder yang indah, dipesan lebih dahulu, dan dibuat dengan tangan. Paksaan organisasi sangat senang menemukan taksonomi yang tepat untuk menertibkan kekacauan. Ketika volume dokumen bertambah, menjadi jelas bahwa merawat dokumen saya adalah negatif bersih pada produktivitas saya. Saat itulah saya menemukan pendekatan PARA Tiago Forte untuk mengelola dokumen digital. Awalnya saya skeptis, saya sangat menyukai struktur yang telah saya bangun, tetapi setelah uji coba, saya tahu saya tidak akan pernah kembali.

Sistem PARA mengatur dokumen berdasarkan kemampuan untuk ditindaklanjuti daripada kontennya seperti kebanyakan sistem lainnya. Pergeseran ini mengubah dokumen Anda menjadi alat untuk produktivitas. Pada intinya, sistem berisi empat folder tingkat atas (satu untuk setiap huruf PARA) dan merekomendasikan tidak lebih dari empat folder. Ini membuat struktur dapat dikelola; mudah dinavigasi dan mudah dipasang di kepala Anda.

Proyek : Folder di sini memetakan hampir satu per satu dengan proyek di sistem analog saya. Mencerminkan dokumen dan sistem manajemen tugas Anda adalah praktik yang ampuh. Saya dapat dengan cepat menemukan apa pun yang saya perlukan untuk proyek yang sedang saya kerjakan. Saya bahkan dapat menggunakan struktur ini untuk memarkir proyek yang ditahan dengan menghapusnya dari sistem analog saya dan kemudian menariknya kembali dari sini sesuai kebutuhan.

Area : Folder di sini dipetakan ke cakupan yang lebih luas yang tidak memiliki hasil kerja spesifik tetapi masih memerlukan fokus reguler. Saya memiliki folder di sini untuk masing-masing tim yang saya dukung, untuk komite dan dewan tempat saya duduk, dan untuk hubungan kunci yang saya pertahankan.

Sumber daya : Folder di sini menangkap dokumen yang saya rujuk sesuai kebutuhan daripada secara teratur. Contoh yang bagus adalah resep, headshots untuk profil online, informasi tentang DnD yang saya pelajari untuk bermain dengan anak saya, latar belakang zoom, dan sebagainya.

Arsip : Folder di sini tidak lagi digunakan di folder lain mana pun. Sebagian besar ini adalah proyek yang sudah selesai tetapi ada folder untuk area seperti pekerjaan sebelumnya dan sumber daya yang tidak lagi saya rujuk (folder Covid saya!).

Di setiap produk dokumen yang saya gunakan (Dropbox, GDrive, Quip, dll.), Saya memiliki lima folder tingkat atas ini yang menjaga tampilan dan nuansa yang sangat konsisten dan familier di mana pun saya berada.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Rapat

Rapat adalah tempat penjadwalan dan dokumen bersilangan. Alasannya adalah hampir setiap rapat yang saya hadiri memiliki dokumen bersama terkait.

Sebagian besar pertemuan saya berulang dengan berbagai kelompok orang yang berbeda. Ini bisa berupa pertemuan 1–1 dengan seseorang yang melapor kepada saya, pertemuan kelompok sejawat atau tim , atau pertemuan eksternal dengan kontraktor. Dokumen bersama membuat log berjalan dari apa yang telah kita diskusikan di masa lalu dan membentuk area penyimpanan untuk topik yang perlu kita diskusikan di masa mendatang.

Memiliki dokumen rapat ini adalah cara lain untuk mengurangi kekacauan dalam sistem analog saya. Opsi analog murni akan menderita karena sifat pribadi pena dan kertas. Dokumen kolaboratif memungkinkan setiap orang dalam rapat untuk memiliki agenda bersama.

Kalender Google adalah alat pilihan saya di sini. Lainnya bersumpah dengan aplikasi kalender yang mencolok tetapi Kalender Google melakukan semua yang saya butuhkan. Lebih penting lagi, sebagai salah satu aplikasi kalender paling populer di luar sana, sebagian besar alat pihak ke-3 seperti Zoom terintegrasi dengannya. Secara khusus, ini bekerja dengan Clockwise , pengelola kalender otomatis yang Anda butuhkan tetapi tidak Anda ketahui keberadaannya. Ini akan mengoptimalkan waktu luang Anda, memindahkan rapat yang bentrok, memblokir waktu untuk acara di kalender pribadi Anda, menjadwalkan blok makan siang untuk Anda, dan banyak lagi. Saya tidak bisa membayangkan bekerja tanpa itu lagi.

Penangkapan di mana-mana

Terakhir, ada satu lagi komponen kecil namun berharga dari sistem produktivitas digital saya; kemampuan untuk menangkap ide atau tugas kapan saja di mana pun saya berada. Sebelum smartphone, saya agak bangga berkeliaran dengan notepad kecil dan pulpen kemanapun saya pergi tapi sayangnya hari-hari itu sudah berlalu. Kenyataannya adalah saya selalu memiliki ponsel di saku dan saya lebih suka menyimpan barang bawaan harian saya seminimal mungkin.

Ada beberapa opsi di ruang ini tetapi saya menggunakan TickTick , opsi paling sederhana yang dapat saya temukan yang memiliki opsi pengambilan cepat yang sangat baik. Ini memiliki pintasan global yang sangat bagus di Mac dan pintasan cepat di Android. Ini sangat dapat disesuaikan yang saya suka hanya karena memungkinkan saya untuk mematikan dan menyembunyikan hampir semuanya, mengubahnya menjadi alat tangkap sederhana. Tugas dan item yang ada di sana dengan cepat dipindahkan ke sistem lain saat saya berada di meja saya lagi.

Tetap Sederhana

Fokus saya dengan sistem ini adalah kesederhanaan. Itu tidak termasuk alat pengguna yang kuat untuk basis pengetahuan pribadi atau pembuatan catatan jaringan. Dengan menggunakan beberapa alat inti, saya dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan apa pun. Setiap pekerjaan baru dilengkapi dengan satu set alat baru yang disetujui perusahaan dan saya dapat menyesuaikan alur kerja saya dengan aplikasi yang tersedia dengan tempat untuk menyimpan dokumen dan kalender untuk tugas dan acara.

Tidak ada satu sistem produktivitas terbaik untuk mengatur semuanya, tetapi saya akan mendorong Anda untuk mencobanya. Jika terasa terlalu dibatasi dan terlalu sederhana, mungkin itu pertanda bahwa Anda terlalu banyak menyulap dan beberapa batasan akan sangat membantu. Jika terasa terlalu rumit, saya ingin mempelajari cara menyederhanakan sistem tanpa kehilangan manfaat intinya.