10 maneiras de fazer a nuvem trabalhar para você

Para muitas pessoas, o navegador e o computador se fundiram em uma única entidade. Essas pessoas não compram e instalam mais software. Em vez disso, eles inicializam seu computador, iniciam seu navegador favorito e acessam vários aplicativos, hospedados em servidores em todo o mundo. Seus dados também são armazenados lá – na nuvem, longe dos discos giratórios de seus discos rígidos. E eles estão fazendo um trabalho sério.

Você também pode ser uma dessas pessoas. Você ainda precisa de um computador, mas não precisa investir em software caro. A maioria dos serviços em nuvem - ou aplicativos da Web, como às vezes são chamados - são gratuitos ou custam uma taxa mensal mínima. Depois disso, tudo que você precisa é um pouco de conhecimento sobre o que está disponível. É aí que entra este artigo.

Nas próximas páginas, vamos explorar como você pode fazer a nuvem funcionar para você, seja você um pequeno empresário, um artista, um estudante ou apenas alguém procurando uma maneira legal de se conectar a outros indivíduos de mente. Vamos começar com a base de qualquer boa solução de computação em nuvem – armazenamento e sincronização de arquivos.

1. Armazene e sincronize seus arquivos
2. Colabore de forma eficaz com uma equipe distribuída
3. Gerencie suas fotos e vídeos
4. Descubra novas músicas - ou aproveite as antigas
5. Desenhe e edite fotos
6. Mantenha seus amigos (e inimigos) por perto
7. Verifique seu e-mail em qualquer lugar, a qualquer hora
8. Aperte seus centavos
9. Faça sua pequena empresa parecer grande
10. Discutir todos os seus aplicativos da web

Com armazenamento e sincronização de arquivos baseados em nuvem, você está alugando uma pequena parte de um servidor de propriedade de um provedor de serviços. Você ainda tem um PC, ou cinco, mas instala algum código que observa se novos arquivos aparecem em uma pasta designada. Quando isso acontece, o código inicia uma sincronização automática, que carrega os novos dados através de sua conexão com a Internet para seu pequeno pedaço de servidores do provedor e depois os baixa para todos os PCs conectados. A maioria dos provedores também desenvolveu aplicativos móveis, para que você possa acessar esses arquivos em seu tablet e telefone.

O melhor do armazenamento em nuvem é que ele faz backup de seus dados fora de sua casa ou escritório, o que é especialmente útil se, digamos, um incêndio em casa consumir seu PC.

Dropbox e SugarSync são dois provedores populares de armazenamento e sincronização de arquivos, mas você pode encontrar dezenas de soluções, incluindo algumas hospedadas por grandes marcas de tecnologia: Amazon (Cloud Drive), Google (Google Drive) e Microsoft (SkyDrive). A maioria fornece algum armazenamento - 5 gigabytes, digamos - gratuitamente e, em seguida, cobra uma taxa com base na quantidade de armazenamento adicional que você usa.

Nos primórdios da Internet, a colaboração em projetos era assim: você criava um arquivo em seu computador. Em seguida, você anexou esse arquivo a um e-mail e o enviou a um grupo de pessoas para revisão. Cada um deles baixou o anexo, fez edições e o enviou de volta. Você estava preso a várias versões do arquivo e à tarefa nada invejável de mesclar todos os comentários.

Sites de colaboração podem eliminar essas frustrações. Várias pessoas podem compartilhar esses espaços de trabalho virtuais , independentemente de sua localização. Normalmente, um administrador configura a conta e convida os usuários para participar. Ele ou ela pode atribuir funções específicas às pessoas, o que limita o que elas podem fazer e quais informações podem acessar enquanto estão no espaço.

A maioria dos bons sites de colaboração oferece um conjunto básico de funções que permitem que os membros da equipe se comuniquem, troquem ideias e compartilhem arquivos sem depender de e-mail. Os melhores sites simplificam o controle de versão e o agendamento de arquivos e permitem que os usuários iniciem discussões sobre qualquer aspecto de um projeto. Quando usado de forma eficaz, um site de colaboração funciona como um arquivo abrangente de todo o trabalho de projeto relacionado.

O Basecamp, da 37signals, é um dos mais conhecidos. Já existe há vários anos e oferece um conjunto robusto de ferramentas. O Onehub é outra opção interessante, permitindo que as empresas configurem portais seguros e hospedados na nuvem que podem ser usados ​​para compartilhar, visualizar, discutir e editar documentos ou outros arquivos grandes.

As câmeras e gravadores digitais deveriam revolucionar a forma como lidamos com nossas fotos e vídeos. Em vez disso, acabamos com arquivos espalhados por cartões de mídia, laptops, pen drives, drives externos, CDs, tablets e telefones.

A nuvem, na forma de um site de gerenciamento de fotos ou vídeos, pode resgatá-lo da loucura. Assim como acontece com uma solução de armazenamento de arquivos, todos os seus arquivos de mídia ficam em um servidor externo. Na verdade, você pode usar a maioria dos sites de armazenamento de arquivos para fazer backup e sincronizar fotos e vídeos, mas eles não são feitos para marcar seu conteúdo com informações úteis ou compartilhá-los facilmente com amigos e familiares. Sites de vídeo e fotos criados especificamente podem fazer tudo isso e muito mais. A maioria possui recursos de arrastar e soltar, que facilitam a movimentação de arquivos de um dispositivo para a nuvem. Assim que sua imagem ou clipe estiver online, você pode adicionar palavras-chave, organizá-lo em álbuns ou galerias e compartilhá-lo com um clique do mouse.

Sites de fotos populares incluem Flickr, Shutterfly e Snapfish. Fotógrafos sérios vão querer conferir SmugMug ou Zenfolio. Esses sites ricos em recursos cobram taxas de associação, mas dão muito mais controle aos usuários com milhares de imagens e grandes requisitos de espaço.

No lado do vídeo, é claro que há o YouTube, que recebe 72 horas de conteúdo por minuto de filmógrafos de todo o mundo [fonte: Larson ]. Se você se considera o próximo Martin Scorsese, considere o Vimeo, que oferece um conjunto sólido de recursos, incluindo vídeos protegidos por senha, mas tende a atender a um público menor de entusiastas do cinema.

Mesmo após a revolução da Internet, ouvir música geralmente exigia um dispositivo – um CD player, um laptop, um MP3 player – e uma mídia – um CD, um disco rígido, memória flash. Então, com a expansão dos serviços de banda larga fixa e móvel, as pessoas passaram a ter acesso cada vez mais rápido ao conteúdo online. Streaming, ou transferência de dados para que possam ser processados ​​como um fluxo constante e contínuo, tornou-se uma alternativa viável para entregar arquivos de áudio que consomem muita largura de banda.

Os serviços de streaming de música cresceram em popularidade porque dão aos ouvintes acesso a uma jukebox infinitamente grande de músicas armazenadas na nuvem. Alguns provedores fornecem todos esses doces para os ouvidos apenas como streaming de áudio, o que significa que as músicas podem ser reproduzidas, mas não podem ser armazenadas localmente no disco rígido do computador. Outros permitem streaming e downloads. Quase todos oferecem um serviço gratuito, embora você precise ouvir anúncios entre as músicas. Se você deseja uma experiência sem anúncios, opte por um serviço premium, que também desbloqueia outros recursos, como a capacidade de acessar sua conta em todos os seus dispositivos móveis e conectados.

Por fim, a experiência do usuário pode ser bem diferente de um serviço para outro. O Pandora, um dos serviços de streaming de música mais populares, funciona construindo uma lista de reprodução gerada aleatoriamente com base em uma música ou artista que o usuário identifica. Spotify e Rdio simplesmente abrem seus cofres de música e permitem que os ouvintes escolham.

Fotos e gráficos podem melhorar praticamente qualquer forma de comunicação, certo? No entanto, criar imagens realmente boas é mais fácil falar do que fazer. Nos últimos anos, programas de desenho e pintura baseados em nuvem tornaram esse processo muito menos oneroso. Existem dois tipos básicos de serviços: aqueles que permitem criar arte de linha, como fluxogramas e wireframes, e aqueles que permitem editar fotos de sua câmera ou site de imagens favorito.

Começar geralmente envolve um registro rápido e talvez um tutorial em vídeo ou dois. Quase todos fornecem um serviço gratuito que compra uma pequena quantidade de armazenamento e um número limitado de imagens e opções de exportação. Atualize para um serviço premium e você pode obter todo o caboodle - espaço de armazenamento e imagens ilimitados e opções de exportação mais flexíveis, como a capacidade de salvar nos formatos PNG, JPEG, SVG ou PDF.

A maioria dos sites de desenho e pintura online fornece os mesmos recursos e ferramentas básicos que os aplicativos de desktop mais poderosos. Por exemplo, Gliffy, um serviço de diagramação online, ecoa a experiência do Microsoft Visio. Você pode desenhar formas básicas, ordená-las e alinhá-las, aplicar cores, adicionar texto e experimentar certos efeitos especiais. Quando terminar de usar um diagrama, você pode incorporar e compartilhar seu trabalho nas mídias sociais ou convidar outras pessoas para ver e comentar.

Editores de fotos online como o Pixlr se comportam muito como o Adobe Photoshop. Eles permitem cortar imagens, ajustar características de cores e mascarar fundos ou primeiros planos. E então eles fazem o compartilhamento em um piscar de olhos. Com o Pixlr, você pode salvar imagens editadas em seu desktop, nos servidores da empresa ou no Facebook , Flickr e Picasa.

À medida que seu universo digital se expande, você acumula amigos, seguidores e fanáticos que adoram visitar seu site e comentar em seu blog. Os serviços baseados em nuvem surgiram como alternativas viáveis ​​para freelancers, pequenas empresas ou qualquer pessoa que queira gerenciar sua crescente lista de contatos, um processo às vezes conhecido como CRM , ou gerenciamento de relacionamento com o cliente . Se você quiser experimentar um desses serviços, terá que investir algum tempo inicial para carregar seus contatos no sistema.

Onde eles realmente brilham é o quão bem eles se integram com outros aplicativos Web populares. Por exemplo, eles permitem que você importe e consolide todos os seus contatos de empresas como Gmail, Facebook, LinkedIn , Twitter e MailChimp. Depois de preencher o banco de dados de contatos, você pode adicionar tags e outras informações relevantes, classificar, segmentar e filtrar para entender quem você conhece e como eles se relacionam. Ainda mais útil, especialmente se você estiver administrando uma empresa, pode acompanhar conversas, configurar lembretes para acompanhamento, anexar e-mails ou atribuir listas de tarefas a você ou a membros da equipe.

Se você já estiver usando um sistema de e-mail baseado na Web, como o Gmail , provavelmente terá acesso a um gerenciador de contatos modesto. Mas se você quiser fazer um CRM sério, precisará mudar para algo mais robusto. Muitas pessoas consideram o Salesforce o padrão-ouro em soluções de CRM, embora seja um exagero para a maioria dos proprietários de pequenas empresas. Outras opções incluem Highrise, dos criadores do Basecamp, e Batchbook. Ambos oferecem uma avaliação gratuita, mas nenhum plano de serviço gratuito.

O cliente de e-mail da área de trabalho está morrendo lentamente. Em junho de 2011, pouco mais de 50% de todos os e-mails foram abertos no desktop. Em junho de 2012, esse número havia caído para 33% [fonte: Jordan ]. Uma razão para o fim é que um cliente de e-mail - um software que você instala em seu computador - liga você a um sistema operacional e pode tornar problemática a sincronização de e-mails em vários computadores, tablets e telefones.

Algumas pessoas evitam esses problemas usando um aplicativo de webmail. Isso certamente funciona, mas soluções melhores podem ser encontradas em sistemas de e-mail baseados em nuvem. Se você se inscrever em um serviço gratuito, não poderá obter um domínio personalizado (a parte do seu endereço de e-mail que vem depois do símbolo @) e terá que conviver com anúncios em seu caixa de entrada. Em troca, você terá acesso a todos os principais recursos de e-mail que vêm em um cliente de desktop. Você pode compor, formatar e enviar mensagens de saída, ler e organizar mensagens recebidas e responder às pessoas listadas no campo de endereço. E você poderá fazer tudo isso em qualquer computador que tenha um navegador e uma conexão com a Internet.

Claro, o Yahoo Mail é um grande serviço de e-mail baseado na Web. Assim como o Gmail do Google. Ele se integra ao Google Drive, que combina armazenamento de arquivos com um conjunto de ferramentas de produtividade para criar documentos, planilhas e apresentações sem sair do navegador. O Google também oferece uma versão de classe empresarial do Gmail.

Se você já experimentou planilhas, sabe como a tecnologia pode melhorar o processo de orçamento . As ferramentas certas podem processar seus números com mais eficiência e exibir os dados de todas as formas úteis. Isso, por sua vez, ajuda você a entender para onde está indo cada centavo.

Agora é possível obter toda essa funcionalidade -- de graça -- de um aplicativo rodando na nuvem. Como acontece com todos os serviços baseados na Web, você deve primeiro criar uma conta com um provedor. Na maioria dos casos, você conectará suas várias contas ao aplicativo de gerenciamento financeiro para que ele possa rastrear transações e entender suas despesas e depósitos . Você pode então informar ao sistema como deseja receber lembretes oportunos sobre datas de vencimento de pagamento, saldos baixos e limites de cartão de crédito. Quando é hora do imposto ou simplesmente hora de avaliar onde você está financeiramente, você pode gerar uma série de relatórios que resumem seus gastos, renda, patrimônio líquido e saldos de contas ao longo do tempo.

Mint, dos fabricantes do Quicken, é um dos aplicativos de gerenciamento financeiro baseados na Web mais populares. No entanto, é um serviço somente leitura, o que significa que você pode organizar e analisar suas finanças com o Mint, mas não pode movimentar fundos. Se você deseja monitorar suas contas e, em seguida, pagá-las eletronicamente, considere o Check, que oferece suporte a recursos de pagamento de contas. Na verdade, o Check é mais útil como um aplicativo móvel, permitindo que você pague uma conta diretamente do seu telefone, enquanto estiver longe do seu computador.

Se você é um único proprietário ou um freelancer, você desempenha muitos papéis. Algumas das funções mais desagradáveis ​​e demoradas incluem supervisionar funções de back-office. Felizmente, a nuvem pode simplificar o gerenciamento financeiro dos negócios. Uma abordagem, especialmente se você tiver uma estrutura de cobrança e pagamento relativamente simples, é juntar um ou dois serviços em nuvem. Alguns freelancers exigem nada mais do que um aplicativo de cronometragem para rastrear as horas gastas em um projeto e um aplicativo de faturamento para cobrar o cliente de acordo.

Se você tiver vários funcionários ou contratados, desejará um dos aplicativos baseados em nuvem que integram todas as funções básicas de contabilidade . Como proprietário da empresa, você deve se registrar no provedor de sua escolha e inserir todos os dados necessários, como informações de cobrança. Por fim, você monta sua equipe e convida os funcionários para os projetos. Depois de aceitar os convites iniciais, os funcionários podem fazer login de qualquer computador e acompanhar as horas gastas em seus projetos atribuídos. No final do mês, reúna o tempo dos funcionários e prepare as faturas, que podem ser enviadas por e-mail aos clientes como PDFs ou impressas para entrega postal.

Os antigos favoritos de desktop - Peachtree Accounting (agora Sage 50) e QuickBooks - têm versões hospedadas na nuvem de seus softwares. Se a cronometragem é tudo o que você procura, confira o Toggl. Para uma solução completa de controle de horas, faturamento e gerenciamento financeiro que se integra ao PayPal e oferece uma edição sólida para smartphone, dê uma olhada no Freshbooks.

Graças aos serviços baseados em nuvem, você pode fazer mais sem sair do seu navegador favorito, mas quantos nomes de usuário e senhas uma pessoa consegue lembrar? (O escritor de tecnologia do New York Times, David Pogue, revelou uma vez que tem nomes de contas e senhas para 87 sites!) E se você quiser uma visão integrada de seus aplicativos da Web favoritos? Ou a capacidade de arrastar e soltar arquivos de um serviço para outro?

O gerenciamento de armazenamento em nuvem é uma resposta a essas perguntas. Assim como os aplicativos que gerenciam, essas soluções funcionam na nuvem. Diferentes provedores de serviços oferecem suporte a aplicativos diferentes, mas quase todos incluem os serviços de armazenamento de arquivos de grande nome, como o Dropbox. Após o processo de inscrição, você desfruta de recursos de logon único, o que significa que você pode acessar todos os serviços conectados com um único nome de usuário e senha. Você também tem a capacidade de pesquisar e encontrar qualquer arquivo, independentemente de sua localização, e depois arrastá-lo e soltá-lo entre os serviços. E você pode visualizar e compartilhar documentos e imagens sem ir para o aplicativo onde estão armazenados.

O Otixo, que se autodenomina "seu painel para a nuvem", é um dos principais concorrentes nesse espaço. Ele oferece um pacote premium (não gratuito) que inclui aplicativos da Web e de smartphone. O Primadesk é um serviço semelhante, mas também integra alguns dos principais sistemas de e-mail baseados em nuvem, além do armazenamento de arquivos. Oferece versões gratuitas e pagas.

Nota do autor: 10 maneiras de fazer a nuvem trabalhar para você

Em 1998, comecei o movimento lento e constante para adotar serviços baseados em nuvem para qualquer processo ou função que fizesse sentido. Migrei meu e-mail para o Google Apps e nunca mais olhei para trás. Hoje eu uso vários aplicativos da Web para tudo, desde criação de banco de dados até gerenciamento de tarefas. Não tenho certeza se tenho tantas contas na Web quanto David Pogue (veja o número 1 nesta lista), mas posso dar uma chance a ele.

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