Salve seu cérebro para as coisas grandes: por que você precisa automatizar seu trabalho ocupado - começando hoje

Nos últimos 17 anos, tentei todas as táticas possíveis para eliminar as tarefas manuais repetitivas que acompanham a administração de um negócio em crescimento. Apenas uma coisa funcionou consistentemente.

É o fim de um longo dia. Você para para comprar mantimentos e ataca um comprador que corta a fila do caixa. Espere, sua carteira ainda está na sua mesa.

Você abandona as bananas e o detergente e volta para casa sentindo-se cansado, disperso e vagamente triste. Você estava tão motivado esta manhã; cafeinado e pronto para demolir sua lista de tarefas. Mas você só conseguiu riscar duas tarefas menores.

O que aconteceu?

Trabalho agitado. Foi o que aconteceu. E-mails, DMs, reuniões de status, notificações, planilhas, atualizações do sistema, revisões orçamentárias, aprovações, despesas, agendamento e muito mais.

Busywork é o vazamento lento em seus pneus profissionais. São os pedidos rápidos e as distrações digitais sempre presentes. São as tecnologias desatualizadas e os colegas bem-intencionados que querem “voltar” e o empreiteiro MIA que você precisa enviar por e-mail. De novo.

Todos nós temos muito em nossos pratos. No entanto, o foco é mais importante do que nunca. Isso cria um Catch-22 para qualquer um que tente realmente conseguir algo no trabalho.

Nos últimos 17 anos, tentei todas as táticas possíveis para eliminar as tarefas manuais repetitivas que acompanham a administração de um negócio em crescimento. Apenas uma coisa funcionou consistentemente: automação.

A automação pode maximizar seu potencial

Apesar de abrir uma empresa chamada Jotform, não me importo muito com formulários. No entanto, estou totalmente determinado a continuar desenvolvendo o Jotform para ajudar pessoas e organizações a serem mais produtivas - no melhor sentido da palavra.

É por isso que escrevi meu novo livro, Automate Your Busywork . O mundo do trabalho mudou drasticamente e continuará a se transformar com o surgimento da IA ​​e da automação. Para ser realmente produtivo, você precisa construir um sistema que funcione no piloto automático enquanto você aplica suas habilidades e talentos inatos.

Você também precisa mudar sua visão de trabalho de linear para circular. A maioria de nós foi treinada para avançar passo a passo em nossos dias de trabalho. Como gerente de marketing de uma pequena marca de consumo, por exemplo, você pode desenvolver uma pesquisa de satisfação do cliente, examiná-la com seus colegas, enviá-la por e-mail para pessoas que compraram nos últimos 30 dias, enviar notas de acompanhamento e analisar as respostas.

A automação requer pensamento circular. Com ferramentas simples, você pode criar pesquisas on-line acionadas por compras que contabilizam automaticamente os resultados e preparam relatórios digitais. Esse loop seria executado silenciosamente em segundo plano, dando a você tempo e espaço cerebral para interagir com os clientes ou desenvolver campanhas estratégicas de marketing.

A tecnologia evolui tão rápido que exemplos específicos ficam rapidamente desatualizados. No entanto, os princípios da automação perduram mesmo com o avanço das ferramentas. É como aprender a cozinhar; com as habilidades certas, você pode grelhar legumes, fritar um ovo ou assar uma torta. E, em vez de gastar seu tempo produzindo essas tortas, a automação permite que você passe seus dias criando deliciosas novas receitas.

Se você está pronto para economizar seu cérebro para grandes coisas, aqui estão três maneiras de começar.

1. Minimize a fadiga cognitiva

A vida joga muito em nossos cérebros. Processar o dilúvio de informações de hoje requer “funções executivas de ordem superior”, diz Melanie Greenberg, psicóloga clínica e autora de The Stress-Proof Brain . Esteja você lendo um relatório ou navegando nas mídias sociais, nossos cérebros não foram construídos para manter essa função de pico por longos períodos. No entanto, é exatamente assim que a maioria de nós passa nossos dias de trabalho. Então nos perguntamos por que deixamos nossas carteiras no trabalho.

Alternar rapidamente entre as tarefas só piora o problema , causando fadiga, frustração e comportamentos impulsivos. Um cérebro cansado também dificulta o foco em projetos significativos. Ironicamente, uma mente superestimulada acabará por mudar para o piloto automático.

“Depois de um tempo”, diz Greenberg, “nossos cérebros automatizam as coisas e consomem menos energia”.

Percorrer o mesmo caminho para o trabalho todos os dias requer menos combustível mental do que um trajeto em constante mudança. Automatizar seu trabalho pesado leva essa estratégia de economia de cérebro um passo adiante. Ao eliminar a análise da planilha, a classificação de e-mail e outras coisas tediosas, você terá clareza mental quando mais precisar.

2. Abrace um trabalho significativo

Para mim, um trabalho significativo é escrever, criar estratégias e colaborar com minhas equipes. Definitivamente, não está executando a folha de pagamento ou agendando reuniões. Embora libertar-se do tédio profissional possa ser um privilégio, também faz parte de uma vida mais rica.

“Estudos mostram que as pessoas são mais felizes, saudáveis, mais engajadas, mais comprometidas e têm melhor desempenho quando seu trabalho é significativo para elas”, escreve Michael F. Steger para a Greater Good Magazine .

“Esses resultados parecem ser verdadeiros, quer você esteja trabalhando como enfermeira ou zelador, quer você lidere uma instituição de caridade internacional da empresa Fortune 500, quer você trabalhe em um centro de distribuição ou em uma escola.”

Em um estudo de 2018 com profissionais americanos em 26 setores diferentes, nove em cada 10 pessoas disseram que aceitariam um corte salarial para fazer um trabalho consistentemente significativo. Embora a cobertura dessa tendência – acelerada pela pandemia de Covid-19 – geralmente se concentre na mudança de emprego, essa não é a única maneira de ir mais fundo. Deixe a automação lidar com as coisas chatas para que você possa se envolver com aspectos mais significativos de sua carreira.

3. Inicie um ciclo de feedback positivo

A fadiga mental muitas vezes cria um ciclo vicioso. Por exemplo, você se sente esgotado, então pula sua corrida pós-trabalho e pede pizza. No dia seguinte, você se sente lento porque não conseguiu aquelas endorfinas pós-corrida. A automação, no entanto, pode desencadear um ciclo virtuoso.

A maioria dos trabalhos manuais já desapareceu, para o bem ou para o mal. Não há mais tipógrafos de jornais nem operadores de projeção de filmes. “A automação está acontecendo muito rapidamente”, diz Aaron De Smet, sócio sênior da McKinsey, “e é por isso que acho que as coisas estão chegando a um ponto crítico em que o significado é muito importante”.

Em outras palavras, automação, IA e tecnologias digitais apenas aumentarão nosso desejo por um trabalho significativo. Ao mesmo tempo, criar fluxos de trabalho automatizados permite que você gaste mais tempo em seu ponto ideal profissional. Isso pode não impedir que você perca a paciência na fila do caixa, mas a automação é uma maneira poderosa de economizar seu cérebro para as coisas grandes.

“Obrigado por ler. Sinta-se à vontade para conferir meu próximo livro, Automate Your Busywork .

Originalmente publicado em https://www.jotform.com em 9 de maio de 2023.