Angela Chen, Samiksha Hiranandani, Tianjing Zhang, Yingxi Li

İçindekiler

· Giriş
· Başlarken
· Temel Kavramlar
· Çalışma alanınıza ekip üyeleri nasıl eklenir
· Notion for Task Management'ı kullanma

giriiş

Sektörde büyük ölçekli projeler yaygındır, ancak karmaşık iş akışları ve insan kaynakları içeren bir projeyi yönetmek, sonu gelmeyen bir zorluk olmuştur.

Sorun bildirimi

Verimlilik yazılım araçları bir çözüm olabilse de, bireyler bu araçların yararlarının farkında olmayabilir veya ilk kez kullanıldıklarında kullanımını zor bulabilirler.

Bu kılavuz, Cornell Design ve Tech Initiative'in (DTI) Ürün Yöneticilerinin (PM'ler) proje yönetimi için Notion kullanımlarını optimize etmelerine yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Kendi özel ihtiyaçları için Notion'u nasıl kullanacaklarını hızlı ve etkili bir şekilde öğrenmelerine yardımcı olacak açık ve özlü bir kılavuz sağlamayı amaçlamaktadır.

Arka Plan ve Tarih

Birçok endüstride herhangi bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için proje yönetimi çok önemlidir [1]. Proje hedeflerinin karşılanması ve paydaşlara iletilmesi için para ve insan kaynaklarının, zaman çizelgelerinin ve görevlerin planlanması ve düzenlenmesi için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Dahası, Bourne ve Walker'a (2004) göre, proje yöneticileri tamamlanmış projelerin başarılı bir şekilde teslim edilmesinden sorumludur [2]. Bu, bir Ürün Yöneticisinin rolünü zorlu ama gerekli kılar.

Ancak bir Ürün Yöneticisi ekibini başarıya nasıl yönlendirir? Bilimsel araştırmaya göre “Proje Yönetimi Başarı Faktörleri”, proje yönetimi araçlarını ve yazılımını kullanmanın proje yönetiminin başarısı üzerinde güçlü bir pozitif etkisi vardır [3]. Araçların ve tekniklerin uygunsuz kullanımı da proje yönetimi çıktılarına zarar verebilir [4]. Bu, doğru ürün yönetimi aracını bulmayı başarının anahtarı haline getirir.

2016 yılında piyasaya sürülen ve şu anda dünya çapında 30 milyondan fazla kullanıcısı olan Notion ortaya çıktı ve ürün yöneticilerine yardımcı olmak için harika bir araç olduğunu kanıtladı [5]. Tüm proje yönetim araçları arasında ön plana çıkmıştır ve birçok şirket ve büyük ölçekli projeler tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır.

Proje Kısıtlamaları ve Kapsamı

• Zaman Kısıtlaması: Bu proje bir sınıf projesi olarak içinde bulunulan dönem içinde tamamlanmalıdır. Bu süreyi karşılamak için, hızlı ve kolay bir şekilde öğrenilebilen temel Notion işlevlerine odaklanacağız.
• Kaynak Kısıtlaması: Bu projeyi tamamlamak için Cornell DTI içinde mevcut olan kaynakları kullanacağız. Kullanılabilirlik testi ve diğer gerekli faaliyetleri yürütmek için mevcut DTI üyelerinin uzmanlığından yararlanacağız.
• Proje Kapsamı: Bu projenin amacı, DTI HR'lere yazılımın temellerine odaklanan kullanıcı dostu bir Notion kılavuzu sağlamaktır. Amacımız, İK'ları bilgi ile boğmadan Notion'u hızlı ve etkin bir şekilde kullanmalarını sağlamaktır. Bunu başarmak için, en kritik Notion işlevlerini ele alacağız ve API entegrasyonu ve şablon oluşturma gibi gelişmiş özelliklere dalmaktan kaçınacağız.

Notion'a kaydolun

Başlamak için notion'ın web sayfasına gidin . Masaüstü uygulamasını indirmek için üst çubuktaki indir düğmesine tıklayın ve açılır menüden işletim sisteminizi seçin. Yükleme için işletim sisteminize özel yönergeleri izleyin. Başlatırken, bir Notion hesabına kaydolmak için istemleri izleyin. Tercih ettiğiniz tarayıcı aracılığıyla masaüstü uygulamasını indirmek yerine web uygulamasını kullanmayı da tercih edebilirsiniz.

çalışma alanı nedir?

Kaydolduktan sonra kullanıcı, “ [userid]'s Notion” adlı çalışma alanının altındaki sayfaya girecektir.

Bu ilk kişisel çalışma alanıdır ve notion'ın şirketi, kullanıcıların ürünlerini tanımalarına yardımcı olduğundan, kullanıcıların Notion'a başlamasına yardımcı olmak için burada bazı dosyalar hazırlamıştır.

Çalışma alanı, Google Drive'daki bir klasör gibidir. Kullanıcılar burada herhangi bir şeyi değiştirmekte özgürdür, örneğin: dosya oluşturun, dosyaları silin ve bir grup kaynaktan dosyaları içe aktarın.

Oluşturulan tüm çalışma alanları, kullanıcının yalnızca sahip olduğu ve başka hiç kimsenin görüntüleyemeyeceği şekilde başlatılacaktır. Tıpkı bir Google klasörü gibi, kullanıcılar yeni bir çalışma alanı oluşturabilir ve bunu başkalarıyla paylaşabilir. Yeni bir çalışma alanı oluşturmak için, mevcut çalışma alanının sağ köşesindeki “…” düğmesine basmanız yeterlidir ve web sayfası, kullanıcıyı diğer tüm ayar detayları için yönlendirecektir.

Geçerli çalışma alanının adına tıkladığınızda, kavram, kullanıcılar tarafından oluşturulan tüm çalışma alanlarını veya kullanıcıların davet edildiği çalışma alanlarını görüntüler.

Bu şablonun bir kopyası nasıl oluşturulur?

• bu bağlantıya tıklayın . Sizi ekibimiz tarafından paylaşılan bir kavram şablonuna götürecektir.
• Sağ üst köşedeki "Çoğalt" düğmesine basın

Kavram Temelleri

Notion, temel blokları “/” komutuyla gömmenize izin verir. Başlamak için sayfada herhangi bir yere basın. "Ekip Belgeleri" altında, "Temel Kavramlar" yazan sayfaya tıklayın. Burada her temel blok için komutları bulacaksınız. Kendiniz deneyin ve her blokla oynayın!

Metin: Sayfada herhangi bir yere yazmanız yeterlidir. Metin bloğunu vurgulayarak ve kalın, italik, altı çizili vb. için açılan araç çubuğunu kullanarak metni biçimlendirmeyi deneyin.

• Başlıklar : Bir başlık oluşturmak için /+ yazınheading

• Sayfa oluşturmak için /+page
• Sayfaya "İlk Kavram Sayfam!" başlığını koyun.

• Başlığın üzerine gelin ve emojiyi değiştirmeyi deneyin

• Tekrar başlığın üzerine gelin ve kapak ekle'ye basın. Burada kavram galerisinden seçim yapabilir, kendi bilgisayarınızdan yükleyebilir, bir bağlantı kullanabilir veya Unsplash'ın resim galerisinden seçim yapabilirsiniz.

• Madde işaretli liste: Şuraya yazın -ve yazmaya başlayın
• Numaralı liste: Yazın 1.ve yazmaya başlayın
• Kontrol listeleri: Tip /+todo
• Listeyi değiştir: Yazın /+toggle

• Tablo oluşturmak için /+ yazıntable

• Sütun ekle: En sağdaki sütunun kenarına gelin ve + tuşuna basın
• Satır ekle: En alttaki satırın kenarının üzerine gelin ve +'ya basın

• Başlık sütunu/satırı ekle: tablonun herhangi bir yerine tıklayın ve bir araç çubuğu görünmelidir. Seçeneklere basın ve başlık sütunu/satırı için geçişi seçin

• Açıklama metni oluşturmak için /+ yazıncall out

• Emojiyi değiştirin: mevcut emojiye tıklayın ve istediğiniz yeni emojiyi seçin

• Bir fiyat teklifi oluşturmak için /+ yazınquote

• Ayırıcı oluşturmak için /+ yazındivider

• Veritabanı oluşturmak için /+ yazıninline database

• Bunu pano, zaman çizelgesi, takvim, liste ve galeri görünümü gibi çeşitli görünümlerle değiştirebilirsiniz.

• Google Drive: dosyaların önizlemelerini ekleyin
• Tweet: bir tweet yerleştir
• GitHub özü: GitHub'dan bir Gist yerleştirdi
• Google Haritalar: bir Google Haritası yerleştirin

Bir çalışma alanındaki sayfaları birlikte paylaşmak, düzenlemek ve işbirliği yapmak için ekip üyeleri ekleyebilirsiniz.

Çalışma alanınıza ekip üyeleri eklemenin iki yöntemi vardır.

E-posta yoluyla

1. Sol kenar çubuğunda Ayarlar ve Üyeler'e gidin .
2. Üye ekle 'yi tıkladıktan sonra , kişinin e-posta adresini girin.
3. Açılır menüden, kişiyi Workspace sahibi veya üyesi olarak ekleyin
4. Davet Et'i tıklayın

Davet Bağlantısı Yoluyla

1. Sol kenar çubuğunda Ayarlar ve Üyeler'e gidin .
2. Ekip üyeleriyle paylaşmak için mavi Bağlantıyı kopyala simgesine tıklayın.
3. Slack, e-posta, kısa mesaj veya başka herhangi bir yöntemle paylaşabilirsiniz.
4. Davetliler, gizli bağlantıya tıkladıklarında çalışma alanına katılabilecekler

Veriler nasıl içe aktarılır?

DTI'nin yoğun çalışması sırasında, bazen çeşitli Cornell kaynaklarından elde edilen verileri veya belki de yerel olarak doc üzerinde daha önce yapılmış bazı çalışmaları içe aktarmak isteriz. Notion, içeriğin bazı bölümleri üzerinde daha sonra çalışılabilmesi için bu verileri siz ve ekip üyeleriniz tarafından görünür kılmak için hızlı ve kolay bir yol sağlar.

İçe aktarma dosyası, .txt, .md, .docx, .csv, .html gibi biçimleri ve ayrıca Asana, Evernote, .etc gibi birkaç web uygulamasını destekler. Ve tüm bu ortamlar için, Notion içeriği ayrıştırır ve onları mevcut Notion sayfasına koyar. İçe aktarılan şeylerin tam olarak içe aktarılmadan önceki gibi görünmesini sağlamak için orijinal biçimi korumaya çalışırdı.

Verileri içe aktarmak için aşağıdakilerden birini yapabilirsiniz:

• Sol kenar çubuğunda Çöp Kutusu'nun üzerinde ve Şablonlar'ın altında yer alan "İçe Aktar" düğmesine tıklayın .

• Sol taraftaki çubuğa gidin ve mevcut sayfanızı bulun, bu sayfanın sağ ucunda "+" düğmesine basın ve içe aktar'ı seçin.

Görev Yönetimi için Notion'u Kullanma

Ekip Ana Sayfasına geri dönün ve Hızlı Bağlantılar altında Görev Yönetimi Sayfasını bulun. DTI'da her alt ekip için 3 farklı görünüm olduğunu da fark edebilirsiniz: Geliştirici, Tasarımcı ve Ürün.

Yeni görev oluşturma

• Tablonun altındaki "yeni"ye tıklayın
• Görevi "ilk kavram görevimi oluşturma" olarak adlandırın ve durum, öncelik, son tarih ve kişi ile oynayın.

• Tablonun üst kısmında, "kanban", "dev", "pm" vb. düğmelere tıklayarak farklı görünümleri keşfedin...