E-posta: gelen kutunuzu nasıl yönetirsiniz?

Nov 27 2022

Her lider.

Her.lider.is.a.okuyucudur.

Acaba bu cümleyi kuran kişi, bunun bir gün bu modern çağda birinin okumak zorunda olduğu çılgınca sayıda e-postaya atıfta bulunacağını biliyor muydu? E-posta yolculuğuma başladığımda birçok insanın yaptığını düşündüğüm şeyi yaptım; bazı klasörler oluşturdu ve her e-posta bir klasöre girdi, e-posta okunuyor veya hala işlem yapılması gerektiği için işaretleniyor. Ancak öyle bir an geldi ki takip etmem gereken çok fazla e-posta aldım. E-postamı kaç kez kontrol etsem ve gelen kutumda ne kadar çalışsam da, e-postalar yüzlerce kişiye ulaşmaya devam etti. Hala okunması ve yanıtlanması gereken o kadar çok e-postam olduğunu bilmek, e-posta dışında başka şeyler yaparken konsantre olma yeteneğimi ve akış hislerimi bozdu.

E-posta alışkanlıklarımı değiştirmeden önceki gelen kutum

Merlin Mann'ın Sıfır Gelen Kutusu metodolojisine rastladığımda bu durum değişti . E-postaya bakma ve onunla başa çıkma şekli bende yankı uyandırdı. Ve hala (neredeyse her zaman) gelen kutumda 0 e-posta olması için onun ilkelerini kullanıyorum.

Peki bunu nasıl yaparım?

1. Adım: E-posta için belirlenen saatleri ayarlayın

Bu kulağa basit geliyor ve gerçekten de basit. Bu ilkeye bağlı kalmaya başladığımda, ajandamda e-posta için zaman bloke ederdim. Birikmiş işlerimin üstesinden gelmek ve aynı zamanda kendi kendime iletişim kurmak için: "Şu anda e-postanız için endişelenmeyin , ajandanızda bu güzel angaryaya ayrılmış zamanınız var". Gelen kutumun kontrolünü ele geçirdiğimde ajandamda zamanı engellemeyi bıraktım ve sabahın erken saatlerinde ve iş günümün sonunda e-postamı kontrol etme rutinine girdim.

Bunu son 5 yıldır yapıyorum ve bu Birinci Adım'a bağlı kaldığım sürece, zamanın %80'inde gelen kutumu uzakta tutuyorum.

Bazı istisnalar vardır, bu nedenle% 80'dir. Günün sonunda bir toplantım olabilir, sabah veya öğleden sonra bir kriz olabilir veya bazen günün sonunda gelen kutumu etkili bir şekilde gözden geçiremeyecek kadar yorgun olurum ve o günlerde e-postalar için belirlenen zamanı atlarım. Ertesi gün boşluğu alacağımı bilerek.

Ayrıca, o gün işlem gerektirecek çok önemli bir e-posta bekliyorsam, o e-posta için e-postamı birkaç kez kontrol edeceğim. Gelen kutuma giren diğer her şeyi görmezden gelmeye çalışırken. Bunlar, 1. Adımın kuralı olan kuralın istisnalarıdır.

2. Adım: Gelen kutusundaki her e-posta için bir karar verin

E-posta gelen kutumu, klasörleri de dahil olmak üzere dağınık bir Yapılacaklar listesi olarak kullanırdım. Başka bir yapılacaklar listesi yerine e-posta gelen kutumu bir iletişim yolu olarak görmek iş akışımı gerçekten yükseltti. Artık tüm yapılacak işlerim bir listede olurdu (eskiden google Docs'du, şimdi Todoist kullanıyorum) ve e-postalarda bulunan tüm eylemler üzerinde çalışma baskısını hissetmezdim.

Ayrıca tüm klasörlerimi arşivledim ve tüm e-postalarımı arşivlemeye karar verdim. Artık her bir e-postanın nerede arşivleneceğine karar vermekle zaman kaybetmeyin. O zamanlar çalıştığım şirket Gmail'i kullanıyordu ve arama çubuğunu kullanarak arşivlenmiş e-postaları bulmak çok kolaydı. Bugünlerde yine Outlook kullanıyorum, işe yarıyor ama pek iyi değil.

Bu nedenle, her e-postada şuna karar veririm:

2 dakika içinde okuyun + arşivleyin VEYA yanıtlayın VEYA iletin
Daha sonra okumak için bir yapılacaklar listesi oluşturun (okunması 2 dakikadan uzun sürecekse, genellikle eklerle birlikte e-posta gönderin)

Hangi eylemin gerekli olduğu konusunda bir yapılacak iş yapın

3. Adım: e-posta kısayollarına alışın

E-postalarımda gezinmek ve göndermek için faremi (altlığımı) kullanmak yerine, e-posta kısayollarını denemek için biraz zaman harcadım. En çok kullandıklarım: