Bir iş dökümü yapısı (WBS), bir projenin her adımını parçalara ayırmaya yardımcı olur ve nihai sonuçlara ulaşmak için tüm görevleri dikkate alır.

Proje yöneticileri bu aracı neden projelerinde uyguluyor? Bir iş kırılım yapısının artıları ve eksileri nelerdir? Etkili bir WBS oluşturmak için doğru araç nasıl seçilir?

Bu gönderi, cevapları bulmanıza yardımcı olacaktır.

WBS tanımı

İş kırılım yapısı nedir?

İş kırılım yapısı, görevlerin birbirleriyle ve genel olarak projeyle ilişkilerini hiyerarşik bir şekilde yansıttığı bir proje şemasıdır. Grafiksel bir yapıya sahiptir ve farklı senaryolara göre sonuçların tahmin edilmesine yardımcı olur.

Genellikle tüm proje prosedürlerini kapsayan sonuç odaklı bir ağaç olarak görselleştirilir. Proje ekipleri, projelerini kolayca yönetilebilir bileşenlere ayırmak için başvurur. Bu bileşenler, gerekli bir ekip üyesi atanana kadar ayrıştırılır.

ÇÇY öğeleri

WBS'de uygulanması gereken belirli seviyeler vardır. Projelerin yönetilmesini kolaylaştırırlar.

Tipik bir iş kırılım yapısı aşağıdaki unsurlardan oluşur:

• Bir proje vizyon beyanı.
• Proje aşamaları.
• Çıktıları olan görevler.

WBS geçmişi

WBS kavramı , 1957'de ABD Savunma Bakanlığı tarafından Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği ( PERT çizelgeleri ) kavramı ile birlikte geliştirilmiştir .

Savunma kuruluşlarında kullanılmak üzere bir WBS oluşturuldu, ancak bu terim savunma dışı sektörlere 1987 yılında tanıtıldı.

Proje yönetiminde WBS kullanmanın önemi

Bir iş dökümü yapısı, proje ekiplerine çeşitli şekillerde fayda sağlar:

• Bir projeyi küçük bileşenlere ayırarak, onu daha az bunaltıcı ve daha yönetilebilir hale getirirsiniz.
• Yapı, tüm ekip üyeleri için bir yol haritası sağlar. Birçok proje, birlikte çalışan birkaç ekibi içerir. İşin tamamlanması için koordine ve entegre olmaları gerekir. WBS, görevlerine ve çıktılarına odaklanmalarına yardımcı olur ve çabalarının tüm projeye nasıl uyduğunu gösterir.
• Yapı aynı zamanda proje tamamlamanın ölçülmesine, kilometre taşlarının tanımlanmasına ve bütçe kaynaklarının tahsis edilmesine yardımcı olur.

Proje yöneticileri ticari, konut ve inşaat projelerinde İKY'yi kullanır. Yapı, yatırımcılara ve müşterilere proje geliştirmeye giden her şeyi daha iyi anlamalarını sağlar.

WBS kullanabilecek takımların listesi aşağıdadır:

WBS en iyi uygulamaları: hatırlamanız gerekenler

İş kırılım yapınız üzerinde çalışırken göz önünde bulundurmanız gereken özel kurallar vardır.

• %100 kuralı, WBS seviyelerine bölünmüş proje kapsamı tarafından tanımlanan işin %100'ünün dahil edilmesiyle ilgilidir. Bu düzeyler, proje çıktılarını, kontrol hesaplarını, iş paketlerini ve görevleri içerir. Tüm WBS seviyelerine uygulanır. Bu nedenle, daha düşük bir WBS seviyesindeki çalışmanın toplamı, istisnasız yukarıdaki WBS seviyesinde temsil edilen çalışmanın %100'üne eşit olmalıdır.
• İsimleri kullanın. Fiiller yerine isimlerin kullanılması anlaşılırlığı hızlandırır.
• Kapsamlı olun. WBS üzerinde çalışırken, nihai çıktınıza götüren kursun bir parçasıysa, her şeyin önemli olduğunu anlamalısınız. Bu kursu yönetmek için her görevin eksiksiz bir listesine sahip olduğunuzdan emin olun.
• Görevleri birbirini dışlayan tutun. Halihazırda başka bir görevin parçası olan işler için bireysel görevleri ayırmaya gerek yoktur.
• Yeterince derine in. Bir WBS ayrıntılı olmalıdır. Ancak, kafa karıştırıcı hale gelecek kadar derinde tutmaya çalışın.

Bir iş dökümü yapısı, aşağıdakiler de dahil olmak üzere belirgin faydalar sağlar:

• Gelişmiş iletişim. Her adımda işbirliği, bir WBS'nin en önemli avantajlarından biridir. Bir projenin iç veya dış yönünün olup olmadığı önemli değildir.
• yaratıcılık _ WBS'ye başvuran kişiler, yaratıcı becerilerini geliştirmek için geniş fırsatlara sahiptir.
• Nihai hedeflere yönelim. Bir WBS iş dökümü yapısı, tüm ekip üyelerinin nihai hedefe odaklanmasına yardımcı olur. Kapsam açıkça tanımlandığı için gereksiz işlerin yapılma şansını azaltır.
• Ayrıntılar organizasyonu . Projede hiçbir şey kaybolmaz, çünkü her ayrıntı dikkatlice hesaplanmıştır.
• Planlama sorunları. Bir WBS, teslimatlardan hangilerinin programınızın gerisinde kaldığını belirlemenize yardımcı olur.
• Görev tahsisi . Bir projeyi yönetilebilir parçalara böldüğünüzde, bu görevleri ekip üyelerinize atamak daha kolay hale gelir.
• Sorun önleme. Bir proje hazır olduğunda bile sorunlar ortaya çıkabilir. Bir WBS, yürütmeden önce görevlerin tüm ayrıntılarını dikkate alarak onları kesmeye yardımcı olur.
• beyin fırtınası Yapı, yararlı fikirler ve çözümler bulmaya yardımcı olur. Tüm fikirleri listelemek ve ardından gereksiz olanları çıkarmak kolaydır.
• Riskleri yönetmek. Bir WBS ile çalışıyorsanız, riskleri en baştan yönetebilirsiniz. Tüm gereksinimleri öngörür ve kaynakları tahsis eder: zaman, para ve emek.
• Çeşitli ekipler için esneklik. Bir WBS, farklı alanlarda ve alanlarda kullanılır. Takımın ne kadar büyük olduğu önemli değil. Yapı her zaman proje yürütmeyi destekleyecektir.

İş kırılım yapısı nasıl oluşturulur? Aşağıda açıklanan beş adımı izleyin.

1. Bir proje beyanı tanımlayın

Cümle veya bir paragraf, proje vizyonunuzu ve son aşamadaki işlevlerinizi tanımlayacaktır. Bir WBS'nin bu aşaması, herhangi bir projenin temelidir. Tüm ekip genellikle onu geliştirir.

2. Gerekli tüm aşamaları ana hatlarıyla belirtin

Şimdi gerekli tüm aşamaları tamamlamanız gerekiyor. Belki de proje kapsamını birden fazla adıma bölmeniz gerekecek. Genellikle proje gereksinimlerine, zaman çerçevelerine ve bütçeye bağlıdır.

3. Çıktıları oluşturun

Her aşamada tamamlanması gereken tüm çıktıları vurgulayın. Aşamaların nihai sonuçları olmalıdır. Bir sonraki aşamaya geçmeden önce bunları başarmanız gerekir.

4. Teslimatları daha küçük görevlere ayırın

Bu görevler bölümler halinde tasarlanmalıdır. Herhangi bir ekip üyesi bunları kolayca yönetebilmelidir.

5. Her bölümü atayın

Bu hiyerarşinin son aşaması, yönetilebilir her parçanın atanmasıdır. Gerekli bir kişi (veya bir ekip) belirli bir görevden sorumlu olacaktır. İlgili sonuçlara yol açacak işin her bölümüne dahil olacaklar.

Şimdi gerçek hayattaki WBS örneklerine geçelim.

İş kırılım yapısı örnekleri

İş kırılım yapısı kavramını daha iyi anlamak için bazı pratik örneklere dalmalıyız. Burada, yazılım geliştirme ve inşaat alanlarında bir WBS kullanmanın örneklerini ele alıyoruz.

WBS yazılım geliştirme örneği

Yazılım geliştirme, iş kırılım yapısı kullanımının yaygın olarak kullanılan örneklerinden biridir.

Yazılım geliştirmeyle ilgili düzenli bir BT projeniz varsa, geliştirme sürecinin tipik aşamalarını izlemeniz gerekir.

Bir iş kırılım yapısı İKY, projenizi işlevselliklere ayıracak ve ayrıca bunları belirli kişilere atanabilecek daha küçük görevlere ayıracaktır.

Düşünün, yeni bir uygulama oluşturmak için çalışıyorsunuz. Bunu oluşturmak için, belirli görevlerle bazı tutarlı adımları izlemeniz gerekecek. WBS'niz şu şekilde görünebilir:

İnşaat için WBS örneği

Bir İKY'yi karmaşık inşaat projelerini yönetmek de dahil olmak üzere herhangi bir sayıda amaç için kullanabilirsiniz.

Bu, yapının mükemmel performans gösterdiği alandır. Bir Koruyucu Bakım iş kırılım yapısının resmi kurallarına uymanız gerekmez. Amacınız, inşaat projeniz için doğal kategoriler oluşturmak olmalıdır.

Diyelim ki arka bahçeye bir yazlık inşa etmeniz gerekiyor. İnşaat için iş kırılım yapı örneğiniz şöyle görünebilir:

Ücretsiz ve ücretli WBS şablonları

Bir iş kırılım yapısı oluşturmak teknik olarak kolaydır, ancak zaman alıcıdır. Bu nedenle, kolaylıkla başlamak için farklı WBS şablonları uygulayabilirsiniz.

Çeşitli türleri vardır: ücretli veya ücretsiz. Size esneklik kazandıracak ve uyumlu kalmanıza yardımcı olacak doğru olanı seçebilirsiniz.

Excel'de WBS şablonu

Excel'de bir iş dökümü yapısı kullanmak için SmartArt Graphics özelliği ile çalışmanız gerekir.

Ekle sekmesine tıklayın , Çizimler bölümüne gidin ve SmartArt Graphics öğesini seçin . Hiyerarşi bölümü , WBS'nizi Excel'de oluşturmanıza yardımcı olacaktır.

Bir MindMaster WBS şablonu ve bir EdrawMind WBS şablonu da kolay bir yapı elde etmek için iyi seçeneklerdir.

Gantt şemasında WBS

GanttPRO , çalışmanızı parçalara ayırmak için kolayca uygulayabileceğiniz ücretsiz Gantt şeması şablonları sunan güçlü bir Gantt şeması aracıdır .

İşte bir inşaat projesini temsil eden renkli bir GanttPRO şablonu:

Kullanışlı bir WBS oluşturmak için GanttPRO'yu kullanın

GanttPRO sezgisel, kullanıcı dostu ve kullanımı kolaydır. Burada bir WBS oluşturmanın ana fikri, yalnızca ne yaptığınızı görselleştirme değil, aynı zamanda ne zaman yaptığınızı kontrol etme şansınız olmasıdır.

Bu çevrimiçi Gantt şeması oluşturucu ile, WBS'nizi fazladan çaba harcamadan bir Gantt şemasına dönüştürebilirsiniz. Aracı kullanarak, sınırsız sayıda görevle ihtiyaç duyduğunuz kadar çok proje oluşturabilirsiniz.

Listeden özel bir ÇÇY alanı ekleyerek görev listenizi istediğiniz hiyerarşiyi görselleştirecek şekilde düzenleyebilirsiniz.

Bir WBS'yi Excel'den GanttPRO'ya içe aktarma

Excel'de oluşturduğunuz projenizi GanttPRO'ya aktarabilir ve planlarınız üzerinde çalışmaya devam edebilirsiniz. Import'a (yeni bir proje oluştururken) basın ve sürükle bırak özelliğini kullanın veya bilgisayarınızdan yükleyin.

GanttPRO'nun projedeki görevlerin konumunu doğru şekilde tanımlayabilmesi için WBS'nizde görev numarasını ayarlayın.

Çözüm

Artık bir İKY iş kırılım yapısının bir proje çizelgesi oluşturmanın ilk adımı olduğunu biliyorsunuz. Bu tür popüler proje yönetimi çizelgeleri, gelecekteki iş planınızın iskeleti gibidir.

İş dökümü yapısı, ekipleri kaydedilen ilerleme hakkında bilgilendirerek verimliliklerini artırır ve bireyleri başarılı kararlara yönlendirir. Kullanışlı WBS şablonları, proje yönetimi sürecinizi sorunsuz hale getirecektir.

İş kırılım yapısı hakkında ne düşünüyorsunuz? Deneyiminizi paylaşmaktan çekinmeyin.

Ve bu PM aracı hakkında daha fazla ayrıntı almak istiyorsanız, İş Dökümü Yapısı Nedir ve WBS ile Proje Yönetimini Nasıl İyileştirirsiniz? makalesinin tamamını inceleyin. https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.