Telekonferans Görgü Kuralları Nasıl Çalışır?

Jul 03 2008

Küreselleşmenin yükselişiyle birlikte telekonferans yaygınlaştı. Yine de herkes telefonda bir toplantı yürütmenin en iyi yolunu bilmiyor.

Bir telekonferansa katılırken hazırlıklı olmak önemlidir.

Mark, konferans koordinatörü olarak tanıdık olmayan ses kontrolleriyle boğuşuyor ve Sylvia'nın yorumunu keserek bağlantısını kesiyor. Bill'in nerede olduğundan emin değil -- bir katılımcı olması gerekirdi, ancak check-in yapmadı. Joe ve Paul bir hoparlörden katılmakta ısrar ediyor ve her konuştuklarında konuşmanın bazı kısımlarını kesiyorlar. Melissa Londra'dan arar ama cep telefonunun şarj edilmesi gerektiği için erken çıkması gerekir. Kelly ve Maria birbirine o kadar benziyor ki kimin konuştuğunu anlamak imkansız.

Jack'in önemli bir aramayı yanıtlaması gerekir ve konferansı beklemeye alır ve diğer herkes için arka planda asansör müziği bırakır. Anna, telekonferans yaparken klik sesinden ve belirsiz yanıtlarından e-postasını okuyor ve yanıtlıyor . Ve her zamanki gibi, Emily herkesin yorumlarını kesintiye uğratıp dururken, Robert tartışmayı en sevdiği konu olan ofis teknolojisini geliştirmeye yönlendirmek istiyor.

Ne, kendinize sorun, bu telekonferanstan çıkmalı mıyım? Konferansın konusu ne olursa olsun, herkes telekonferans görgü kurallarını anlar ve uygularsa, herhangi bir telekonferans daha iyi çalışır.

Büyük ölçüde, telekonferans görgü kuralları basitçe nezakettir - sıranızı beklemek ve herkese sabır ve incelikle saygılı davranmak. Ancak telekonferansın teknolojisi ve formatı, aynı odadaki iki veya üç kişi arasındaki bir konuşmada beklenenin ötesine geçen görgü kuralları ihtiyacı yaratıyor.

Bir telekonferansı yolunda tutmak için ne yapmanız gerekiyor? Konferans başlamadan önce bazı görgü kuralları sorunları nasıl giderilebilir? Ve konferans sırasında, bir lider veya katılımcı olarak, konferansın medeni ve sorunsuz çalışmasını sağlamak için ne yapabilirsiniz? İlk olarak, telekonferans için önceden belirlenmiş görgü kurallarını ele alalım.

Telekonferans Görüşmesinden Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler

Telekonferans, yatınızdan değil, sabit hatlı bir telefondan veya sessiz bir yerden yapıldığında daha iyidir.

Telekonferans görgü kuralları, kimse telefonu açmadan önce başlar. Önceden planlama yaparak hem telekonferans lideri veya ev sahibi hem de katılımcıları telekonferansı daha kibar ve hoş bir deneyim haline getirebilir.

Telekonferans görgü kurallarındaki bazı ihlaller, yalnızca can sıkıntısı ve hayal kırıklığının sonucudur. Beklenenden daha uzun süre tutulan veya yan konuların tartışmalarında kapana kısılan katılımcıların ilgisiz ve sabırsız olmaları muhtemeldir.

Toplantı sahibi olarak, toplantıyı dikkatli bir şekilde planlayarak bu tepkileri kısa devre yaptırabilirsiniz.

Ana noktaları kapsayan, mümkün olduğunca kısa ve hedefe yönelik bir gündem geliştirin. Katılımcıların, ne bekleyeceklerini bilirlerse dikkatli olmaları ve yolda kalmaları daha olası olacaktır.
Katılımcıların bunlara aşina olması ve temel bilgileri açıklamak için zaman ayırmanız gerekmemesi için toplantıyla ilgili materyalleri önceden gönderin.
Katılımcılardan ilgili materyalleri önceden birbirlerine göndermelerini isteyin.

Düzenlemelerin dikkatli bir şekilde ele alınması, telekonferansın hiç kimsenin eksik veya geç gelmeden sorunsuz çalışmasına yardımcı olacaktır.

Toplantının saati ve tarihi hakkında yeterli bildirimde bulunun.
Telekonferansa nasıl katılacağınız konusunda net talimatlar verin. Örneğin, katılımcıların belirli bir telefon numarasını aramaları ve kabul edilmek için bir kod girmeleri gerekiyor mu?
Her katılımcıyla telekonferanstan bir veya iki gün önce bir hatırlatıcı ile iletişime geçin ve orada olacaklarından emin olun.
Toplantı için, konuşmaya başladıklarında adlarını belirtmek ("Dave burada; yorum yapmak istiyorum . . .") gibi nazik hatırlatıcılar gönderin, diğerlerinin konuşmaya başlamadan önce düşüncelerini tamamlamalarına izin verin ve aşağılayıcı veya tartışmacı yorumlardan kaçının.

Bir katılımcının yorumun ortasında kesilmesi durumunda olabileceği gibi, teknolojinin görgü kuralları sorunlarına katkıda bulunmasına izin vermeyin.

Kullanacağınız ekipmanla çalışın, böylece konferans sırasında kayma olmadan halledebilirsiniz.
Konferansı yürütürken size ekipman konusunda yardımcı olacak birini ayarlayın.
Öksürme, kağıt karıştırma ve diğer rahatsız edici sesleri azaltmak için sizinle aynı odada mümkün olan en az sayıda insan olmasını planlayın.
Katılımcılara, arka plandaki gürültüyü azaltmak için konuşmadıklarında telefonlarını sessize almalarını istemek gibi ihtiyaç duyacakları tüm teknoloji ayrıntılarını sağlayın.

Bir telekonferans katılımcısıysanız, yabancı gürültüyü kapatmak, kesintileri azaltmak ve tartışmalarda aktif rol almaya hazırlanmak konusunda proaktif olun.

Mümkünse kapalı bir odada sabit hatlı bir telefon (daha iyi ses kalitesi için) kullanın. Ve konferans sırasında iletilecek gelen aramaları düzenleyin.
Bir cep telefonu veya mobil cihaz kullanmanız gerekiyorsa , tamamen şarj olduğundan ve üç veya dört sinyal gücü çubuğunun ve arka plan gürültüsünün az olduğu bir noktayı araştırdığınızdan emin olun. Zil düğmesini kapalı konuma getirmek ve kulaklık kullanmak, sistem uyarılarının, sirenlerin, havalimanı konuşmalarının veya arka planda başka herhangi bir şeyin sesini en aza indirmeye yardımcı olabilir.
Ofisteyseniz, kapıyı kapatmaya hazırlanın ve kapınıza "Konferans Devam Ediyor: Girmeyin" işareti koyun. Bir kabinde çalışıyorsanız, bir konferans odası veya başka bir sessiz alan bulmaya çalışın.
Toplantı başlamadan önce banyo molasını aradan çıkarın.
Gündemi, toplantı materyallerini, görgü kurallarını ve teknik özellikleri öğrenin.

Nasıl plan yaparsanız yapın, toplantı başladığında telekonferans görgü kuralları durmaz. Bir ev sahibi veya katılımcı olarak nelerden kaçınmanız gerektiğini öğrenmek için okumaya devam edin, böylece telekonferansınız sorunsuz ve kibarca ilerlesin.

Telekonferans Görüşmesi Sırasında Kaçınılması Gerekenler

Telekonferans katılımcıları, çevrimiçi alışveriş gibi dikkat dağıtıcı unsurları sınırlamalıdır.

Telekonferans günü geldi ve telekonferans görgü kurallarına uyulmasını ve toplantının sorunsuz geçmesini sağlamak için ev sahibi olarak elinizden gelen her şeyi yaptığınızı düşünüyorsunuz. Ancak telekonferans görgü kuralları konusundaki çalışmanızın bittiğini varsaymayın. Sizin ve katılımcılarınızın telekonferans sırasında kaçınmak isteyeceği pek çok davranış var.

Belki de en önemlilerinden biri geç gelenleri bekleyip geç başlamaktır. Katılımcılar telekonferansın değerli zamanını aldığını düşünüyorsa, geç başlamak sadece bunu teyit edecek ve onları hayal kırıklığına uğratacaktır. Tek kelime etmeden önce zorlu bir başlangıç yapacaksın.

Başlarken, aşağıdakileri yapmaya zaman ayırmadan doğrudan gündeme geçmeyin:

Her katılımcıdan adını söylemesini isteyin. Katılımcıları tanıtarak, herhangi birinin eksik olup olmadığını anlayacaksınız ve herkes birbirinin sesini tanıma şansına sahip olacak.
Görgü kurallarını hızla gözden geçirin ve yorum yapmadan önce her katılımcının kendisini tanımlamasını isteyin.
Mobil cihaz kullanıcılarından zil düğmelerini kapatmalarını ve herkesin telekonferansa odaklanabilmeleri için telefon aramalarını ve diğer kesintileri görmezden gelmelerini isteyin .

Telekonferans başladıktan sonra şunları yapmayın:

Varışlarını fark etmeden herkesin telekonferansa girmesine izin verin. Bu şekilde, katılımcılar katılmadan birinin dinlediğini hissetmezler.
Katılımcıların konu dışı tartışmalara girmelerine izin verin. İlgili noktaları özetleyin ve herkesi gündemdeki bir sonraki maddeye yönlendirin.
Uygunsuz dil veya kaba yorumlara hoşgörü gösterin. Durumu yatıştırmaya çalışın, sinirler yükseliyorsa herkese görgü kurallarını hatırlatın ve gündeme geri dönün.
Sık sık ara vermeyi unutun. Katılımcılara söylenenler hakkında düşünmeleri ve kendi yorumlarını eklemeleri için zaman vermek isteyeceksiniz. Katılımcılar birbirlerini göremezler, bu nedenle bir duraklama onlara, araya girdiklerini hissetmeden adım atma şansı verir.
Fazla mesai yapmasına izin verin, yoksa sinirler alevlenebilir. Gündemi yakından takip edin ve diğer önemli konuları tartışmak için zaman yoksa, bunların bir e-posta alışverişi yoluyla ele alınacağını veya bir sonraki telekonferansın gündeminde olduğunu belirtin.
Kibar geri bildirim için bir fırsat belirtmeden konferansı sonlandırın. Katılımcılardan telekonferansın nasıl geçtiğini size bildirmelerini isteyen bir e-posta gönderin. Zaman ayırmaya değer miydi? Teknoloji işe yaradı mı? Daha farklı ne yapılabilirdi?

Katılımcıysanız, şunlardan kaçınmak isteyeceksiniz:

Geç ortaya çıkıyor. Kendinizi tartışmaya yetişmeye çalışırken bulacaksınız ve ev sahibinin sizi gruba tanıtmak için zaman ayırması gerekecek.
Odağı kaybetmek. E-postaları yanıtlayarak, çevrimiçi alışveriş yaparak, video poker oynayarak, yaklaşan bir toplantı için bir gündem hazırlayarak veya bir departman krizini ele alarak aynı anda birden fazla görev yapmak yerine zihninizi telekonferansta tutun.
Telefon görüşmeleri, soruları olan çalışanlar veya arkadaşlarını ziyaret etmek gibi dikkat dağıtıcı unsurların ofisinize girmesine izin vermek.
Telefonunuzda bekleyen çağrı olması telekonferansa bip sesleri gönderir . Toplantı başlamadan önce kapatın.
Kim olduğunu söylemeden konuşmak.
Bir soruyu belirli bir kişi yerine gruba yöneltmek. Herkes kimin yanıt vereceğini anlamak için durmazsa, daha hızlı yanıt alırsınız.
Başka birinin yaptığı yorumlara öfkeyle veya alayla yanıt vermek.

Biraz önceden planlama, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirme çabaları ve basit nezaketle, bir telekonferans, aynı odada olamayacakları bir amaç için insanları bir araya getiren değerli bir toplantı olabilir.

Telekonferans Görgü Kuralları Nasıl Çalışır?

Telekonferans Görüşmesinden Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler

Telekonferans Görüşmesi Sırasında Kaçınılması Gerekenler

Daha Fazla Bilgi

İlgili Makaleler

Daha Fazla Harika Bağlantı