10 conseils pour une planification d'événements durable

En 2009, le groupe U2 a suscité de nombreuses plaintes – et même des manifestants – pour l'énorme empreinte carbone laissée par leur tournée mondiale qui les a emmenés dans 44 salles à travers le monde. Alors que le groupe a exprimé l'espoir de compenser son impact négatif sur l'environnement, un cabinet de conseil britannique en carbone a affirmé que pour ce faire, il devrait planter 20 118 arbres. C'est beaucoup de creuser!

Mais U2 n'est pas le seul - les événements, petits et grands, sont connus pour générer de grandes quantités de déchets, utiliser trop d'énergie et même générer de la pollution. Ils peuvent être des cauchemars environnementaux. Mais doivent-ils vraiment être cela ? Pourquoi ne pas prendre les mesures nécessaires pour rendre votre prochain événement durable ?

La durabilité, c'est être responsable – sur le plan environnemental, social et économique. Ainsi, en plus de réduire votre impact négatif sur l'environnement, vous pouvez également avoir un impact positif.

Planifier à l'avance contribue grandement à faire d'un événement non seulement un succès, mais aussi un événement écologique. Plus tôt vous intégrez la durabilité à l'agenda, plus il est facile de la mettre en œuvre. Alors planifiez à l'avance et planifiez soigneusement. Dans cette liste, nous partagerons 10 conseils pour vous aider à faire du prochain événement que vous planifiez quelque chose que la Terre Mère approuvera.

1. Embarquez tout le monde
2. Trouvez le timing parfait
3. Faites passer le mot (vert)
4. Restez intelligent
5. Arrêtez avec les documents
6. Bien nourrir les gens
7. N'oubliez pas de vous amuser (vert) !
8. Réduire, réutiliser, recycler
9. Passez à autre chose
10. Choisissez un lieu durable

Si vous travaillez avec des fournisseurs, ou même simplement avec des amis et de la famille, assurez-vous qu'ils savent que la durabilité est une priorité dès le début. Si tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le début, il est plus facile de s'attendre à ce qu'ils donnent suite – ils peuvent même proposer leurs propres suggestions pour rendre l'événement plus écologique. Assurez-vous que vos invités connaissent également votre objectif.

Une façon de faire avancer les choses dans la bonne direction consiste à créer une déclaration d'impact environnemental au début de votre projet et à en remettre une copie à toutes les personnes impliquées. Une déclaration d'impact environnemental est un document qui décrit l'impact des actions prévues sur l'environnement. Vous pouvez décrire l'impact typique d'un événement comme le vôtre, y compris la consommation d'énergie, la production de déchets et la pollution, puis décrire comment vous envisagez de l'améliorer. Vous pouvez décider de vous concentrer sur la réduction des déchets dans un domaine particulier plutôt que d'essayer de tout faire en même temps. Ou vous pouvez simplement énoncer vos plans généraux de durabilité afin que toutes les personnes impliquées aient un objectif commun lorsqu'elles prennent des décisions concernant votre événement.

Envie d'avoir un ZeeWee ?

Cela peut sembler un mot amusant, mais ses intentions sont certainement nobles. "ZeeWee" est le surnom d'un événement zéro déchet. C'est exact; certaines personnes entreprennent cette tâche presque impossible. Il combine beaucoup de planification, d'ingéniosité et de coopération pour créer des événements qui produisent peu ou pas de déchets, mais nous pensons que vous pouvez le faire !

Il existe de nombreuses façons de réduire l'empreinte environnementale d'un événement, et l'une d'elles consiste à choisir un moment pour organiser l'événement qui facilite l'utilisation de moins de ressources. Par exemple, choisissez un mois où le temps est doux, vous n'aurez donc pas besoin de chauffer ou de refroidir votre salle. Vous pouvez également organiser votre événement pendant la journée afin que vous n'ayez pas besoin d'autant d'électricité pour tout éclairer.

Peut-être que votre timing parfait implique un moment de la semaine ou de la journée où il n'y a pas beaucoup de trafic, de sorte que les gens ne passent pas autant de temps sur la route à essayer de s'y rendre. Peut-être que les heures de début et de fin de l'événement pourraient coïncider avec les horaires de bus ou de train afin qu'il soit facile pour les gens d'utiliser les transports en commun pour arriver et partir. Vous pouvez choisir une période de l'année où les aliments locaux sont récoltés, de sorte que la nourriture que vous servez n'aura pas besoin de voyager aussi loin pour s'y rendre. Vous pourriez même éviter les périodes chaudes de l'année ou de la journée afin que les gens ne soient pas tentés de boire beaucoup d'eau en bouteille.

N'oubliez pas que même s'il est bon de tenir compte de l'environnement lors du choix d'une date et d'une heure pour votre événement, vous ne devez pas complètement négliger les besoins de vos participants. Votre timing parfait sera un équilibre entre les mesures d'économie d'énergie et de ressources et la commodité pour vos invités.

Informer les gens de votre événement ne doit pas nécessairement être un gros gaspillage de ressources. Avez-vous vraiment besoin de dépliants, de cartes postales, de bulletins d'information et d'annonces imprimées pour dire à tout le monde quand et où aller ? Au lieu de cela, essayez d'envoyer des invitations par voie électronique ou d'utiliser les réseaux sociaux pour faire passer le mot. L'utilisation du Web vous offre également un moyen facile d'obtenir des RSVP sur-le-champ. La radio et la télévision locales sont un autre excellent moyen de faire de la publicité sans faire grossir la décharge.

Si vous devez envoyer des invitations ou des publicités en papier, envisagez d'utiliser du papier recyclé et de rendre les invitations ou les publicités aussi petites que possible pour utiliser le moins de papier possible. Plutôt que d'avoir des cartes de retour pour les réponses, dites aux gens de téléphoner dans leur RSVP ou de s'inscrire à l'événement en ligne.

Et lorsque vous envoyez vos publicités ou vos invitations, n'oubliez pas de mentionner que votre événement a la durabilité à l'esprit (il n'est jamais trop tôt pour amener les gens à réfléchir à des façons d'être respectueux de l'environnement).

Parfois, les voyages sur de longues distances sont inévitables, mais ce n'est pas parce que les invités arrivent de l'extérieur de la ville que vous ne pouvez pas trouver de moyens (et d'endroits) respectueux de l'environnement pour les accueillir.

Si les clients ont besoin d'un endroit où dormir pour la nuit, encouragez-les à séjourner dans des hôtels écologiques ou d'autres hébergements respectueux de l'environnement. Un hôtel "vert" est un hôtel soucieux de l'environnement et qui se consacre à la préservation et à la protection de l'environnement par des pratiques durables. Consultez la Green Hotels Association pour obtenir des informations sur les hébergements participants. Vous pouvez également contacter directement les hôtels pour connaître leurs pratiques de gestion environnementale. Certaines d'entre elles pourraient inclure l'arrêt du chauffage et de la climatisation dans les chambres vacantes, l'évitement des articles de toilette de taille personnelle, le recyclage et l'offre d'un programme permettant aux clients de réutiliser les draps au jour le jour.

Soyez également conscient de l'emplacement des hôtels. Les hébergements à proximité de votre salle ou à proximité de voies de transport en commun facilement accessibles encouragent les invités à arriver autrement qu'en voiture.

Le papier représente la plus grande part des déchets jetés lors d'événements spéciaux - environ 27% - selon une étude du California Integrated Waste Management Board. Pas de surprise là-bas. Si vous avez déjà assisté à une conférence d'affaires, vous êtes probablement reparti avec tellement de documents, de dépliants, de paquets et de brochures que vous vous êtes senti alourdi juste en sortant. Et où sont tous ces dépliants maintenant ? Dans la poubelle?

Les événements peuvent parfois devenir lourds en papier, surtout s'il y a des informations qui doivent être partagées avec tout le monde. Pour réduire la quantité de papier que vous utilisez, ne distribuez pas de dépliants, de dépliants ou de brochures aux participants. Au lieu de cela, envoyez les documents par e-mail aux invités à l'avance ou créez un site Web avec toutes les informations nécessaires. S'il est important que les invités voient quelque chose, affichez-le sur un écran pour tout le monde à la fois plutôt que de distribuer des copies individuelles. En réduisant la quantité de papier flottant autour de vous, vous réduisez les déchets et les déchets.

Les ingrédients d'un repas américain typique parcourent entre 1 500 et 2 500 miles (2 414 à 4 023 kilomètres) juste pour arriver dans votre assiette. Lorsqu'il s'agit de planifier le menu, vous pouvez réduire la consommation d'énergie et la pollution en choisissant des aliments auprès de vendeurs locaux ou en engageant des vendeurs de nourriture qui utilisent des produits locaux de saison qui n'ont pas à voyager aussi loin pour s'y rendre. Si possible, servez des aliments biologiques, qui ne nécessitent pas l'utilisation de pesticides et d'engrais synthétiques qui peuvent nuire à l'environnement. Si vous souhaitez que vos vendeurs de produits alimentaires utilisent des matériaux réutilisables et des appareils éconergétiques, assurez-vous qu'ils le savent à l'avance et assurez-vous que cela fait partie de leur contrat.

Évitez les boissons en bouteille ou emballées individuellement, qui peuvent créer une énorme quantité de déchets inutiles. Au lieu de cela, encouragez les participants à apporter leurs propres contenants de boissons et proposez des stations-service, ou distribuez des contenants de boissons réutilisables, comme des tasses ou des bouteilles que les participants peuvent remplir.

Reconnaître le bon travail

Si vos fournisseurs vous ont aidé à créer un événement vert réussi, assurez-vous de les reconnaître et de les récompenser pour avoir fait un effort supplémentaire. Envoyez des lettres ou des e-mails de remerciement, donnez-leur de bonnes critiques en ligne ou parlez-en à un journal ou à un magazine local. Faire preuve d'appréciation pourrait les encourager à entreprendre davantage de mesures vertes à l'avenir.

Bien sûr, il doit y avoir quelque chose pour divertir vos invités, mais ce n'est pas parce que c'est amusant que cela doit être du gaspillage.

Choisissez des artistes et des conférenciers locaux qui n'ont pas besoin de voyager très loin pour se rendre à votre événement. Une fois qu'ils sont là, minimisez leur configuration pour réduire la consommation d'énergie et le gaspillage. Le nouveau groupe local que vous présentez a-t-il vraiment besoin d'une machine à fumée et de lumières stroboscopiques pour épater la foule ? Probablement pas.

Allez encore plus loin en faisant de la durabilité une caractéristique du divertissement. Vous pourrez participer à des jeux et à des jeux-questionnaires liés à l'environnement. Trouvez un conférencier qui a un message centré sur l'environnement pour amener les invités à réfléchir à leur propre impact sur la planète. Si vous prévoyez d'organiser des activités et des excursions supplémentaires en dehors de votre site, envisagez des activités qui permettent aux gens de profiter de l'environnement local sans le nuire, comme des promenades dans la nature et des activités d'écotourisme.

Vous avez toujours entendu le dicton "réduire, réutiliser, recycler" et maintenant vous pouvez mettre en œuvre les trois lors de la planification de votre événement.

Il est tout aussi important de s'assurer que les efforts de recyclage - et ce que les clients sont censés faire pour contribuer - sont très visibles. Utilisez des panneaux de couleur (ou même des images) pour rendre le recyclage infaillible. Assurez-vous que toutes vos zones de recyclage se ressemblent partout sur le site afin qu'elles soient faciles à identifier. N'oubliez pas que plus le recyclage est facile à faire, plus les gens sont susceptibles de le faire (cela vaut pour les vendeurs comme pour les invités).

À moins que vous n'organisiez une fête de quartier , presque toutes les personnes venant à votre événement devront s'y rendre d'une manière ou d'une autre. Bien que vous ne puissiez pas entièrement contrôler la façon dont les gens se déplacent, vous pouvez donner à vos participants un coup de pouce dans la bonne direction.

Sélectionnez un lieu accessible à pied ou accessible par les transports en commun. Si les transports en commun ne sont pas une option, organisez un transport de groupe à partir de points de ramassage communs. Même encourager les invités à faire du covoiturage et à partager des trajets peut aider - si vous pouvez réduire le nombre de véhicules individuels pour y amener les gens, vous réduisez votre impact négatif sur l'environnement. Pour aider les gens à embarquer, envisagez d'offrir des incitations, comme une boisson gratuite ou un prix, aux personnes qui choisissent d'arriver autrement qu'en voiture. Enfin, n'oubliez pas de faire savoir aux clients quelles sont les options de transport préférées, surtout s'ils ne connaissent pas la région.

Choisir le bon lieu peut être la partie la plus importante pour rendre votre événement durable. Trouvez un lieu qui a fait ses preuves en matière de durabilité environnementale et qui est prêt à coopérer avec votre mission, ou travaillez avec un lieu qui s'adaptera à vos besoins. Disposent-ils déjà d'installations de recyclage sur place ? Quelle est son efficacité énergétique ? Qu'en est-il du choix des fournisseurs par le lieu – utilisent-ils des pratiques durables ? N'oubliez pas de revoir les contrats pour vous assurer que votre site participera aux efforts verts comme vous le pensez.

Lorsque vous choisissez un lieu, vous pouvez également prendre certaines décisions qui contribueront à réduire la consommation d'énergie et les déchets. Par exemple, ne réservez pas un espace plus grand que le nombre d'invités que vous prévoyez d'avoir (la plupart des lieux peuvent vous dire combien de personnes un espace peut contenir pour différents types de fonctions). Choisissez un endroit facilement accessible par les transports en commun. Si vous utilisez plusieurs sites, choisir des installations proches les unes des autres peut réduire le besoin de transporter des personnes sur de longues distances d'un endroit à un autre.

Pour plus d'idées de planification d'événements et de meilleures pratiques pour rendre votre prochain événement à la fois amusant et respectueux de la planète, consultez les liens sur la page suivante.

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