Offboarding adalah proses mengakhiri masa jabatan karyawan dalam suatu organisasi. Ini melibatkan mempersiapkan karyawan untuk keberangkatan mereka, mentransfer pengetahuan, dan memastikan transisi yang mulus untuk karyawan yang berangkat dan organisasi. Daftar periksa offboarding yang komprehensif memastikan bahwa tim SDM dapat mengelola proses ini secara efektif dan mengurangi risiko komplikasi di masa mendatang. Artikel ini menguraikan langkah-langkah utama untuk membuat daftar periksa offboarding yang memenuhi kebutuhan tim SDM dan organisasi.

Temukan cara melepaskan karyawan dengan mulus dalam panduan komprehensif ini.

Tentukan tujuan proses offboarding Anda

Sebelum membuat daftar periksa, penting untuk menentukan tujuan dari proses offboarding. Tujuan ini termasuk transfer pengetahuan, kepatuhan terhadap persyaratan hukum, memelihara hubungan positif dengan karyawan yang akan pergi, dan menjaga aset perusahaan.

Tentukan ruang lingkup proses offboarding

Cakupan proses offboarding dapat bervariasi tergantung pada ukuran organisasi, industri, dan peran karyawan. Untuk memastikan bahwa daftar periksa Anda mencakup semua aspek yang relevan, pertimbangkan hal berikut:

• Jenis karyawan (misalnya, penuh waktu, paruh waktu, kontrak, atau sementara)
• Alasan keluar (misalnya, pengunduran diri, penghentian, pensiun, atau akhir kontrak)
• Departemen atau tim dalam organisasi

Garis waktu yang ditentukan dengan baik membantu tim SDM untuk mengelola proses offboarding secara efektif. Tetapkan garis waktu yang mencakup periode sejak karyawan mengumumkan kepergiannya hingga semua tugas offboarding selesai.

Kembangkan daftar periksa offboarding yang komprehensif

Daftar periksa offboarding yang komprehensif harus mencakup kategori berikut:

Tugas SDM dan administrasi:

• Mengakui pengunduran diri atau penghentian dan menginformasikan pemangku kepentingan terkait.
• Jadwalkan wawancara keluar dengan karyawan yang berangkat.
• Menyelesaikan penggajian, termasuk pembayaran yang belum selesai, bonus, atau penggantian.
• Berikan informasi tentang imbalan pasca kerja, seperti perawatan kesehatan, pensiun, atau opsi saham.
• Lengkapi dokumen yang diperlukan, seperti memperbarui catatan karyawan dan menerbitkan surat keterangan kerja.

• Identifikasi pengganti yang cocok atau karyawan sementara untuk mengambil alih tanggung jawab.
• Kembangkan rencana serah terima, termasuk garis waktu dan tugas-tugas utama.
• Jadwalkan pertemuan antara karyawan yang berangkat dan penggantinya untuk memfasilitasi transfer pengetahuan.
• Kumpulkan dokumen, file, dan sumber daya yang relevan dari karyawan yang akan berangkat.
• Pastikan bahwa karyawan pengganti atau interim cukup terlatih dan siap.

• Cabut akses ke sistem, perangkat lunak, dan alat perusahaan.
• Kumpulkan perangkat milik perusahaan, seperti laptop, tablet, atau smartphone.
• Nonaktifkan email dan akun komunikasi lainnya.
• Arsipkan atau transfer email, file, dan dokumen penting.
• Ingatkan karyawan yang akan berhenti tentang perjanjian non-disclosure dan non-compete.

Budaya dan hubungan perusahaan:

• Umumkan keberangkatan ke tim dan organisasi yang lebih luas.
• Atur acara perpisahan, jika perlu.
• Dorong karyawan yang keluar untuk memberikan umpan balik tentang pengalaman mereka di perusahaan.
• Tawarkan dukungan untuk transisi karyawan, seperti bantuan atau referensi pencarian kerja.
• Pertahankan saluran komunikasi terbuka untuk potensi kolaborasi di masa depan.

Mengevaluasi dan meningkatkan proses offboarding

Tinjau dan perbarui daftar periksa offboarding Anda secara teratur untuk memastikannya tetap relevan dan efektif. Kumpulkan umpan balik dari karyawan yang akan berangkat, manajer mereka, dan tim SDM untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Kesimpulan

Daftar periksa offboarding yang komprehensif sangat penting bagi tim SDM untuk mengelola proses keberangkatan karyawan secara efektif. Dengan menentukan tujuan, menentukan ruang lingkup, membuat garis waktu, dan mengembangkan daftar periksa terperinci, tim SDM dapat memastikan transisi yang lancar baik untuk karyawan yang berhenti maupun organisasi. Evaluasi rutin dan peningkatan proses offboarding akan membantu mempertahankan efektivitas dan relevansinya dalam jangka panjang.