Peralihan konteks, kemampuan untuk secara intelektual berpindah di antara berbagai jenis tugas, menjadi semakin diperlukan saat Anda mengambil lebih banyak tanggung jawab.

Dalam perjalanan pribadi saya, saya telah beralih dari insinyur menjadi pemimpin tim menjadi CEO.

Saya telah beralih dari mampu menghabiskan sepanjang minggu berfokus pada satu tugas menjadi harus mencakup berbagai macam konteks yang datang dengan menumbuhkan bisnis pendapatan $ 10 juta +, beberapa hubungan dan proyek klien penting, sejumlah usaha dan domain teknologi yang berbeda.

Sepanjang perjalanan ini saya harus belajar bagaimana beralih konteks. Ini adalah tema berulang yang saya kerjakan dalam 1–1 saya dengan tim langsung saya dan dengan orang-orang di tim yang lebih luas.

Apa itu peralihan konteks?

Pengalihan konteks adalah saat Anda harus berhenti mengerjakan sesuatu dalam satu konteks untuk melakukan pekerjaan pada sesuatu dalam konteks yang berbeda. Ini bisa berupa melakukan pekerjaan di antara dua jenis proyek yang berbeda atau bisa juga melakukan jenis pekerjaan yang berbeda dalam satu proyek (misalnya beralih dari pekerjaan analitis atau pengkodean ke menjalankan rapat).

Sebuah studi oleh Universitas Cornell dan Qatalog menemukan bahwa hampir setengah dari orang yang disurvei mengatakan bahwa pengalihan konteks membuat mereka kurang produktif dan menyebabkan kelelahan.

Bagaimana Anda mengelola pengalihan konteks?

Alih-alih menerima pengalihan konteks sebagai saluran produktivitas atau saluran emosional, saya sengaja mulai bekerja untuk menerimanya sebagai kenyataan dan mengurangi dampaknya terhadap produktivitas dan kesejahteraan emosional saya.

Berikut adalah kotak alat saya untuk mengelola pengalihan konteks yang berhasil bagi saya dalam berbagai peran seperti teknik, manajemen produk, penjualan, kepemimpinan tim, menjadi CEO, dan, yang sama pentingnya, menjadi orang tua.

1. Rencanakan waktu Anda: rencanakan waktu Anda dengan sengaja. Saya melakukan ini setiap minggu lebih dari setiap hari karena menurut saya unit seminggu lebih mudah untuk dikerjakan daripada sehari. Tidak mungkin mencakup semua konteks yang Anda butuhkan dalam sehari. Rencanakan kenaikan 15 atau 30 menit.
2. Tinjau waktu Anda : tinjau ke mana perginya waktu Anda. Waktu Anda dan di mana Anda menghabiskannya adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Anda perlu tahu kemana arahnya karena Anda perlu tahu apakah rencana yang Anda buat akurat atau jika Anda perlu memperbaiki perencanaan Anda. Ini adalah salah satu yang terbesar yang saya lihat orang hilang. Saya heran ketika orang-orang menentang waktu pelacakan.
3. Waktu ember: kelompokkan tugas serupa bersama-sama. Letakkan tugas terkait untuk proyek atau gaya bekerja bersama.
4. Pertahankan waktu dan keadaan Anda : pertahankan blok waktu Anda tetapi juga, jika Anda berada dalam konteks pada sesuatu dan perlu tetap di sana, maka jangan jawab panggilan telepon atau email itu. Pertahankan waktu Anda dan keadaan Anda saat ini. Tidak ada yang mendesak sehingga tidak bisa menunggu 2 jam. Jika ragu, tanyakan "hei, bisakah menunggu 2 jam" atau "bisakah kita melakukan X waktu" dan lebih sering daripada tidak, itu tidak menjadi masalah sama sekali.
5. Dimana Saya Harus Mencatat: ketika saya sedang mengerjakan proyek yang berjalan lebih lama yang perlu diberi jarak selama beberapa minggu karena kebutuhan praktis, saya menyimpan catatan pada masing-masing proyek yang memberi tahu saya dengan tepat apa hal terakhir yang ada di pikiran saya ketika saya selesai mengerjakan tugas dan apa yang saya pikir harus saya lakukan selanjutnya. Itu hanya perlu beberapa paragraf. Membaca ini, mari saya kembali ke konteks lebih cepat.
6. Pelajari siklus energi Anda: Setiap orang memiliki siklus energi yang cocok dengan gaya kerja tertentu. Misalnya, saya bisa melakukan pekerjaan berat di pagi dan sore/sore hari. Dari pukul 11.00 hingga 16.00, saya jarang menyelesaikan pekerjaan yang kreatif dan berwawasan luas, jadi saya bertujuan untuk mengadakan rapat, mengedit dokumen (mengedit lebih mudah daripada membuat), dan melakukan tugas-tugas kecil dan mudah.
7. Temukan cara untuk mengelabui diri sendiri: Anda juga perlu menerapkan berbagai ide untuk mengelabui diri sendiri agar produktif. Ini berbeda per orang dan, bagi saya pribadi, mereka bervariasi dari waktu ke waktu. Jika saya menggunakan satu taktik terlalu banyak maka itu akan kehilangan keefektifannya. Beberapa trik yang saya gunakan adalah mengubah lokasi fisik untuk tugas-tugas tertentu (misalnya kafe untuk menulis, ruang pertemuan untuk panggilan penting), meminta diri saya untuk "beralih mode operasi" (yep super culun), sengaja menunda-nunda, membuka file, memulai tugas tetapi dengan cara yang salah dengan sengaja (misalnya memasukkan omong kosong ke dalam slide), menggunakan desktop yang berbeda untuk tugas yang berbeda, menutup setiap jendela saat saya perlu beralih (untuk menyiram otak saya).
8. Temukan cara untuk memadukan konteks : Daripada melihat proyek X dan Y berbeda, bagaimana Anda dapat menggabungkannya secara intelektual untuk mengurangi biaya pengalihan intelektual. Ini tidak selalu berhasil, tetapi terkadang bisa.

Bahkan dengan taktik ini, orang yang bekerja dengan saya dalam hal ini (termasuk saya sendiri) masih mengalami produktivitas dan pengurasan emosi.

Beberapa tantangan umum yang mereka hadapi adalah:

1. Tidak mempertahankan waktu: Mereka mengizinkan panggilan atau rapat dipesan selama waktu yang dialokasikan. Ini memiliki dua bagian:
   (a) Seringkali mereka mengatakan "tim saya membutuhkan ini" atau "bos saya memberi tahu saya" atau "pelanggan saya memintanya" tetapi ketika saya menyelidiki tidak ada upaya sopan untuk menemukan waktu baru. Kemudian ketika saya mendorong mereka untuk menanyakan apakah mereka dapat melakukan waktu yang berbeda saat hal itu terjadi, biasanya semuanya baik-baik saja dan waktu baru ditemukan.
   (b) Bisa juga karena mereka belum merencanakan dan meninjau ulang dengan baik. Mereka terus mencoba melakukan jenis tugas tertentu dalam konteks tertentu yang tidak praktis.
2. Tidak meninjau waktu: Orang-orang terus membuat rencana tetapi tidak merenungkan sama sekali ke mana perginya waktu dan belajar dari pengalaman itu tentang bagaimana mereka perlu meningkatkan rencana mereka.
3. Tidak melibatkan rekan satu timnya: Beri tahu rekan satu tim Anda apa yang Anda lakukan. Beri tahu mereka kapan Anda ingin memblokir atau men-bucket untuk berbagai jenis pekerjaan. Saya rasa Anda akan menemukan bahwa mereka bersemangat tentang hal ini karena kemungkinan besar mereka akan melalui tantangan serupa.
4. Daya tanggap : orang, memang, merasa perlu untuk tanggap. Namun, mereka mengambilnya terlalu jauh sehingga Anda dapat merespons tanpa perlu beralih konteks. Anda dapat mengatakan "hai, saya telah melihat ini, saya akan menghubungi Anda lagi hari ini" tanpa perlu memahami konteks pertanyaan mereka secara mendetail. Mereka merasa didengarkan dan ditanggapi, Anda menjaga konteks Anda.
5. Berpikir bahwa mereka adalah mesin produktivitas manusia super: orang mengira mereka dapat bertahan karena orang lain melakukannya. Kenyataannya adalah peralihan konteks dan produktivitas adalah tantangan yang dihadapi setiap orang. Terkadang itu tidak mengklik. Baik-baik saja dengan ini dan istirahatlah. Anda mungkin kembali lebih produktif tetapi mungkin tidak, jangan menyalahkan diri sendiri tentang hal itu.