10 dicas fiscais para pessoas que trabalham e vivem em diferentes estados

Se o seu trajeto matinal o leva da cozinha ao sofá, considere isso uma vitória. Talvez tenha levado anos para convencer seu empregador de que você seria um teletrabalhador ideal . Agora você está aproveitando os frutos do seu trabalho, uma mistura perfeita de trabalhar em casa e viajar para consultar clientes em outros estados. Além disso, você pode pular os aborrecimentos da estrada e mergulhar direto no seu dia de trabalho.

Ou talvez você nunca tenha planejado trabalhar em casa, mas a pandemia do COVID-19 fechou o escritório principal e transformou todos em trabalhadores remotos. Você pode ter se mudado de volta para a casa dos seus pais temporariamente durante a pandemia ou alugado um Airbnb com alguns amigos em Montana para esperar a crise passar.

Então, chega a hora do imposto. De repente, você se depara com o pagamento de impostos em seu estado de residência e nos estados em que trabalha. Ou você está? A internet está cheia de conselhos fiscais questionáveis ​​para pessoas que trabalham em um estado e moram em outro, incluindo algumas sugestões duvidosas que você tem certeza que podem colocá-lo em apuros.

Para tornar as coisas mais complicadas, as regras e regulamentos que abrangem o imposto de renda pessoal variam de estado para estado. Se você cruzar as fronteiras estaduais para fazer o trabalho, isso pode ter consequências específicas e surpreendentes em seus impostos de renda pessoais. Essas 10 dicas fiscais podem ajudá-lo a navegar pelo caminho.

10: Entenda a Residência, Não Residência e Seus Impostos Estaduais

Se você estiver morando e trabalhando em dois estados diferentes, precisará de um entendimento firme das principais definições relacionadas a impostos. As distinções entre residência e não residência – e, mais importante, como elas afetam seus impostos – variam de estado para estado. Você vai querer investigar as regras e regulamentos fiscais que se aplicam a cada um dos estados em que viveu e trabalhou durante o ano fiscal.

Pode parecer óbvio, mas vale ressaltar que o estado em que você reside é considerado seu estado de residência. Em geral, você pagará impostos estaduais sobre toda a renda pessoal que ganhar em seu estado de origem (a menos que viva em um estado sem imposto de renda pessoal).

Se você trabalha em um estado, mas não mora lá, é considerado um não residente desse estado. Então, quem pode tributar você? É um pouco complicado.

Costumava ser que ambos os estados tentassem dar uma mordida na maçã, mas em 2015, a Suprema Corte dos EUA proibiu essa dupla tributação e proibiu dois estados de tributar os mesmos ganhos. Isso significa que se você mora em Maryland, mas realmente ganha seu dinheiro e paga impostos sobre ele na Pensilvânia, Maryland não pode tributá-lo pela mesma renda. Em vez disso, o estado deve emitir um crédito fiscal para o valor que você pagou à Pensilvânia [fonte: Wolf ]. Essencialmente, o estado onde você realmente trabalha tem precedência, a menos que as duas jurisdições tenham um acordo para permitir que você pague impostos onde você mora [fonte: Turque ].

9: Veja se a reciprocidade se aplica

Dezesseis estados e o Distrito de Columbia têm acordos de reciprocidade com estados vizinhos, o que significa que, se você trabalha em DC, mas mora na Virgínia, não precisa pagar impostos em DC ou mesmo apresentar uma declaração. Tudo o que você precisa fazer é documentar sua residência ao seu empregador, para que eles retenham impostos para seu estado de origem, mas não para os dois estados [fonte: Moreno ].

Além do Distrito, os estados com acordos de reciprocidade com estados vizinhos são Nova Jersey, Pensilvânia, Maryland, Virgínia, Virgínia Ocidental, Ohio, Kentucky, Illinois, Michigan, Wisconsin, Indiana, Iowa, Minnesota, Dakota do Norte, Montana e Arizona [ fonte: Moreno ].

No restante do país, você pode ter que gastar algum tempo e dinheiro preenchendo uma declaração de imposto estadual de não residente em ambos os lugares, mas você pode obter um crédito fiscal para qualquer valor de imposto que possa dever no estado em que trabalha [fonte: Moreno ].

Alguns estados têm um limite de dólares ganhos que deve ser cumprido; outros têm um limite de tempo. Em Massachusetts, por exemplo, os não residentes são obrigados a declarar impostos estaduais se a renda que ganham no estado exceder $ 8.000 ou atingir uma certa parte de sua renda total. No Kansas, os não residentes estão sujeitos à retenção de impostos desde o primeiro dia em que viajam ao estado para trabalhar [fonte: Massachusetts Department of Revenue ].

8: Verifique se você está coberto pela regra do "primeiro dia"

Uma rajada de ar gelado chega à ponte do jato, oferecendo uma saudação tão estimulante quanto refrescante. Você desembarca e verifica e-mails em seu smartphone enquanto caminha pelo Aeroporto Internacional de Denver. Pode não parecer que você está com hora marcada, mas você está se preparando mentalmente para uma reunião de negócios. E mesmo que você não more no Colorado, hoje você fará parte de sua força de trabalho – mesmo que apenas por cerca de 24 horas.

Você pode não perceber agora, mas em breve se juntará aos coloradenses no pagamento de imposto de renda também. Isso porque o Colorado, como duas dúzias de outros estados da América, opera sob a regra do "primeiro dia". Isso significa que os trabalhadores não residentes devem impostos estaduais do Colorado, mesmo que seu trabalho seja temporário. Depois de pisar no solo do "primeiro dia" de trabalho, você pagará o preço em 15 de abril.

Além do Colorado, existem regulamentos de imposto de renda pessoal do "primeiro dia" no Alabama, Arkansas, Connecticut, Delaware, Indiana, Iowa, Kansas, Kentucky, Louisiana, Maryland, Massachusetts, Michigan, Minnesota, Mississippi, Missouri, Montana, Nebraska, Nova Jersey, Nova York, Carolina do Norte, Ohio, Pensilvânia, Rhode Island e Vermont. Illinois costumava estar nessa lista, mas mudou para um mínimo de 30 dias para anos fiscais a partir de 31 de dezembro de 2020. O mesmo aconteceu com West Virginia, a partir de 1º de janeiro de 2022. Se você viaja a trabalho, é uma boa ideia revise o código tributário estadual ou consulte um profissional especializado em impostos [fontes: Mobile Workforce Coalition , Povich] .

7: Entenda o Período de Espera do Estado

Existem grandes variações entre os estados quando se trata de exigir que os não residentes paguem impostos. Além da regra do "primeiro dia", alguns estados têm um período de espera. Esse período de espera permite que os não residentes obtenham renda no estado por um período de tempo específico antes de sujeitá-la à tributação.

Por exemplo, em alguns estados, você pode ser um não residente que trabalha no estado por dois a 60 dias (varia de acordo com o estado) antes de se tornar responsável pelo imposto de renda de não residente. Alternativamente, alguns estados – Califórnia, Idaho, Minnesota, Oklahoma, Oregon e Wisconsin – ganharam limites de renda em vez de períodos de espera. A Geórgia tem uma combinação, na qual você deve ter impostos retidos se trabalhou por mais de 23 dias ou então ganhou US$ 5.000 ou 5% ou mais de sua renda total na Geórgia [fontes: Mobile Workforce Coalition , Povich ].

O Arizona e o Havaí não tributam a renda de fontes de fora do estado se você não for residente [fontes: Departamento de Receita do Arizona , Departamento de Tributação do Havaí ]. Existem outros estados em que o imposto de renda pessoal não é retido para residentes ou não residentes. Apesar dessa falta de imposto de renda, você ainda pode precisar apresentar uma declaração de imposto nesses estados se morar ou trabalhar temporariamente lá.

6: Trabalhar em um estado livre de impostos ainda é tributável

Há nove estados dos EUA que não retêm imposto de renda na fonte: Alasca, Flórida, Nevada, New Hampshire, Dakota do Sul, Tennessee, Texas, Washington e Wyoming (New Hampshire ainda tributa renda e juros de investimentos, mas isso começará a ser eliminado em 2023 ) [fonte: Probasco ].

Ainda assim, isso não significa que você não pagará impostos sobre a renda que ganhar enquanto trabalha nesses nove estados. Se você trabalha em um ou mais desses estados isentos de imposto de renda, mas mora em um estado que retém imposto de renda, você ainda precisará pagar impostos sobre o dinheiro que ganhou no estado isento de impostos. Você reivindicará esses ganhos na declaração de imposto que apresentar em seu estado de residência.

Por exemplo, Lois mora no Novo México, mas ganhou uma renda de US$ 25.000 enquanto trabalhava no Texas. Lois não deve nenhum imposto de renda estadual no Texas, porque o Texas é um dos nove estados dos EUA que não exige que seus trabalhadores paguem imposto de renda pessoal. No entanto, como Lois mora no Novo México – e o Novo México é um estado que retém imposto de renda pessoal, ela precisará declarar sua renda no Texas sobre os impostos que ela declara no Novo México [fonte: Moreno ].

5: Imposto de Renda Estadual não é o mesmo que Federal

Quando se trata de pagar o imposto de renda pessoal, raramente é tão simples quanto "um e pronto". Principalmente para quem mora em um estado e trabalha em outro. Não caia na armadilha de pensar que se você declarar impostos federais, você cobriu todas as bases. Os impostos de renda estaduais seguem regras e regulamentos totalmente diferentes. Além disso, essas regras e regulamentos variam de acordo com o estado. As pessoas que moram em um estado e trabalham em outro podem se encontrar preenchendo declarações de impostos em vários estados. De fato, há relatos de guerreiros da estrada que trabalham em até 20 ou 30 estados, cada um com regras diferentes para declarar a renda dos impostos [fontes: Moreno , Povich ].

Isso apresenta um problema significativo de manutenção de registros não apenas para os trabalhadores, mas também para as empresas que os empregam. Como resultado, algumas empresas multiestaduais, bem como profissionais de impostos, estão recorrendo a desenvolvedores de software para programas que podem rastrear a tributação interestadual entre os funcionários. No entanto, as complexidades – e a natureza em constante mudança do código tributário – tornam uma tarefa monumental.

Por exemplo, alguns regulamentos tributam trabalhadores não residentes que entram no estado por um dia, o que representa problemas para os trabalhadores que podem fazer negócios em um smartphone durante uma longa escala ou participar de uma conferência em que o trabalho é discutido [fonte: Povich ].

5: Saiba onde você não precisa pagar impostos

A localização da sede corporativa do seu empregador não tem nenhum efeito sobre onde você paga impostos se você trabalha em uma filial em outro estado. Por exemplo, você pode morar em Connecticut e trabalhar para uma empresa sediada na Califórnia, mas se seu escritório estiver em Connecticut, esse é o estado que pode reter seus impostos e exigir que você apresente uma declaração, porque você realmente desempenha suas funções de trabalho em Connecticut em vez da Califórnia.

A única complicação para isso é se sua empresa inadvertidamente reter impostos em seu estado de origem. Nesse caso, aqui estão algumas más notícias – você pode ter que registrar uma declaração de imposto lá para obter um reembolso [fonte: Moreno ].

Um tipo diferente de complicação surge se você trabalha na capital dos EUA. O Distrito de Columbia permite aos residentes de qualquer estado dos EUA uma isenção do imposto de renda de DC, embora eles ainda devam arquivar em seus estados de origem. Outras regiões de vários estados não são tão receptivas. Na verdade, alguns até argumentariam que alguns estados estão sobrecarregando os trabalhadores. Continue lendo para saber mais.

4: Desconfie da Armadilha de Nova York-Connecticut

Como explicamos anteriormente, existem muitos estados com acordos de reciprocidade que evitam que os contribuintes tenham que apresentar declarações fiscais em dois lugares. Infelizmente, porém, nem todos os estados vizinhos têm tais acordos.

Se você mora em Connecticut, por exemplo, mas trabalha em Nova York, terá que apresentar uma declaração de imposto de não residente em Nova York e uma declaração de imposto de residente em Connecticut. Você poderá reivindicar um crédito fiscal para imposto de renda pago em Nova York sobre o trabalho que você faz lá, preenchendo um Formulário CT 1040, Anexo 2, e anexando sua declaração de Nova York, de acordo com o portal on-line oficial do estado de Connecticut [fonte : Ct.gov ].

Outro problema é que o crédito equivale ao menor do imposto pago a Nova York ou o imposto que Connecticut imporia sobre os salários, o que significa que, se você ganhasse muito dinheiro em Nova York, ainda deve impostos em Connecticut mesmo com o crédito. Se o valor devido for de US$ 1.000 ou mais, você também deverá apresentar pagamentos trimestrais de impostos estimados para Connecticut, com vencimento em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro. Veja, nós avisamos que isso seria complicado [fonte : Ct.gov ].

3: Arquive na ordem certa

A maioria das pessoas que preenchem uma declaração de imposto estadual só precisa fazê-lo em um único estado. Para quem mora em um estado e trabalha em outro, o processo é um pouco mais complicado.

Há uma ordem específica na qual você precisará apresentar várias declarações de impostos estaduais. Primeiro, você fará o registro no estado ou estados não residentes nos quais você obteve renda. Por exemplo, se você não residia no Missouri, mas trabalhou lá por três meses como empreiteiro, precisará enviar sua declaração de imposto de renda ao Missouri antes de enviar uma ao seu estado de origem. Lembre-se de que você só precisará fazer uma declaração de imposto em seu estado de origem se ele cobrar imposto de renda contra seus residentes.

A razão para fazer a declaração no estado não residente primeiro é determinar o valor do crédito ou dedução que você pode reivindicar por impostos já pagos em outros estados antes de preencher a declaração de imposto de seu estado de residência ou "residência". Mesmo que você não deva impostos em seu estado de origem – talvez sua única renda do ano fiscal tenha sido obtida em outro estado – você ainda pode precisar apresentar uma declaração de imposto estadual para obter um reembolso [fonte: Caplinger ].

2: Esteja ciente das complicações do teletrabalho

Por muitos anos, Sarah trabalhou e morou no Novo México, mesmo estado em que seu empregador estava localizado. Então ela e sua família se mudaram para o Colorado, onde ela continuou a trabalhar para seu empregador.

Então qual é o problema? A solução é bastante simples, certo? Sarah precisará declarar impostos no estado em que vive e trabalha: Colorado. A maioria dos estados tem uma regra de presença física, e o Colorado é um deles. Em resumo, isso significa que os salários de Sarah serão tributados onde o trabalho for feito.

Se Sarah morasse em um dos cinco estados que não seguem a regra de presença física (Alasca, Oregon, Montana, New Hampshire e Delaware), ela teria regras diferentes a seguir. Os salários que ela ganhasse seriam tributáveis ​​no estado onde ela mora e no estado onde seu empregador está localizado.

Existem algumas isenções, incluindo uma isenção para trabalhos que só podem ser realizados fora do estado. Um funcionário que trabalha com vendas e cobre um território de vendas fora do estado é um bom exemplo dessa isenção [fontes: Schapiro , Avalara ].

Alguns estados também emitiram isenções para trabalhadores afetados por ordens de "fique em casa" do COVID-19. A Geórgia, por exemplo, ofereceu proteções fiscais para trabalhadores que se mudaram temporariamente para a Geórgia e trabalharam remotamente. Eles não precisam pagar imposto de renda da Geórgia pelo tempo em que trabalharam na Geórgia sob uma ordem oficial de permanência em casa ou durante a quarentena da exposição ao COVID-19 [fonte: Departamento de Receita da Geórgia ].

A maioria dos estados não mudou suas regras de imposto de renda em resposta à pandemia, portanto, verifique com o departamento de receita estadual para obter mais informações. (O escritório de advocacia Hodgson Russ forneceu um gráfico mostrando as implicações fiscais relacionadas ao teletrabalho durante a crise do COVID-19 para todos os 50 estados e o Distrito de Columbia. Muitos estados, de acordo com seu gráfico, até agora não ofereceram nenhuma orientação específica. )

1: Pode haver implicações fiscais corporativas

Teletrabalho de outro estado pode não ser um problema para você, mas pode ser para o seu empregador. Quando um teletrabalhador trabalha para um empregador em outro estado, o empregador estabelece um "nexo", ou uma presença comercial, no estado do teletrabalhador. E isso pode ter consequências fiscais. O empregador pode precisar apresentar uma declaração de imposto de renda corporativo no estado em que seu empregado está trabalhando.

Em geral, essas implicações fiscais corporativas têm pouco a ver com seu imposto de renda pessoal. Embora você possa receber alguma reação de um empregador que está relutante em espalhar seu alcance corporativo para outro estado para apenas um funcionário, não há muito com o que se preocupar do ponto de vista individual, além de ser eliminado gradualmente. A verdade é que a localização dos escritórios corporativos do seu empregador não tem nada a ver com sua responsabilidade fiscal. Você pagará impostos no estado ou estados em que trabalha, desde que eles tributem a renda pessoal.

Na maioria dos casos , os estados estão dando às empresas um passe para funcionários que se mudaram devido à pandemia do COVID-19. Em outras palavras, as autoridades fiscais estaduais não estão exigindo que as empresas estabeleçam “nexus” em seu estado se um funcionário se mudar para lá temporariamente devido à pandemia.

Novamente, se o seu empregador retiver o imposto por engano no estado em que está sediado, você terá que apresentar voluntariamente uma declaração nesse estado. Dessa forma, você pode obter qualquer reembolso devido [fonte: Moreno ].

Despesas de Home Office

Se você foi obrigado a trabalhar em casa devido às restrições do COVID-19, pode estar se perguntando se pode deduzir quaisquer despesas de home office (como acesso à Internet ou material de escritório) de seus impostos. A Lei de Cortes de Impostos e Empregos de 2017 eliminou as despesas dedutíveis vinculadas à manutenção de um escritório em casa – a menos que você seja um contratado independente .

Publicado originalmente: 18 de dezembro de 2014

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