10 dicas para planejamento de eventos musicais

Quando você está procurando por um evento que realmente agrada ao público, é difícil errar com a música. Abrange culturas, idades e gostos, e você tem muitas opções em termos de tamanho, estilo e orçamento do evento.

Basicamente, se você tem uma multidão, ou espera, a música é uma aposta certa.

Não que seja o tipo de evento mais fácil de coordenar. Um concerto pode vir com vários elementos para coordenar e infinitas possibilidades para planejar com antecedência. Mas com alguma pesquisa, premeditação e atenção aos detalhes, qualquer um pode conseguir.

Algumas das maiores considerações, como orçamento e fazer com que um ou mais músicos apareçam, são bastante óbvias. Mas há outros fatores – importantes – que as pessoas às vezes ignoram. Aqui, 10 dicas para ajudá-lo a montar um ótimo show do início ao fim, começando com a coisa mais importante a ter em mente ao planejar esse tipo de evento: Essas coisas levam tempo, e muitas vezes muito, para acertar.

1. Estenda seu tempo de espera
2. Para economizar dinheiro, pense local
3. Conheça seu público
4. Escolha um Local Adequado
5. Alugue o palco certo
6. Obter seguro
7. Verifique se há conflitos de agendamento
8. Permissões de Pesquisa
9. Promover!
10. Tenha um plano climático

Esteja você planejando um show beneficente, apresentando um amigo músico ou trazendo um monte de bandas para o campus do campus, você descobrirá rapidamente que organizar um evento musical pode ser complicado.

Arranjar para a música real é muitas vezes a parte mais simples do plano. Você pode precisar entrar em promoção, aluguel de equipamentos e pesquisa de locais. Você pode descobrir um conflito de agenda profundamente em seus planos bem definidos e ter que mudar a data - e promover tudo de novo. Pode acontecer de você ter a permissão errada e ter que começar a navegar na burocracia local novamente.

Portanto, dê a si mesmo mais tempo do que você acha que precisa. Para um evento pequeno e casual em sua própria casa, algumas semanas podem ser suficientes; mas para eventos maiores, você provavelmente precisará de meses. Nem sempre é fácil acertar tudo.

Em seguida, para aqueles com um orçamento apertado ...

Todos nós queremos voar em Adele para um show, mas a menos que você tenha o orçamento de uma gravadora, grandes músicos provavelmente estão fora do alcance de alguém que está começando.

O fato é que mesmo um ato menos conhecido pode ser difícil de conseguir se levá-los ao seu show exigir viagens. Os custos de viagem, incluindo transporte e hospedagem, aumentam significativamente o custo de uma apresentação, portanto, se você estiver com um orçamento bastante apertado, sua melhor aposta provavelmente será um ato local. Vai custar-lhe muito menos reservar artistas que vivem por perto.

Se há uma banda de fora da cidade que você está com vontade, vale a pena descobrir se eles já estão programados para estar em sua cidade para uma apresentação diferente e ver se você pode reservá-los nesse horário - frame sem taxas de transporte, uma vez que já foram cobertas. Nunca se sabe.

Em seguida, não reserve ninguém até ...

Só porque você está agendando um grande ato e vendendo ingressos não significa que as pessoas vão comprá-los.

Algo a ter em mente: uma banda que esgotou uma pequena casa de shows a duas cidades pode não ser tão popular em sua área. Para fazer um show de sucesso, conhecer seu público - e usar esse conhecimento para fazer uma segmentação precisa - é essencial. Quem é especialmente popular em sua área? Se você não tiver certeza, verifique as páginas do Facebook para descobrir quantos seguidores de uma banda moram nas proximidades, ou tente pesquisar shows anteriores para descobrir o que esgotou rapidamente (ou tudo).

Uma multidão esgotada nunca é garantida, mas fazer uma pequena pesquisa de mercado local aumenta substancialmente suas chances.

Em seguida, outra maneira de tornar mais provável um show com ingressos esgotados ...

Se você está planejando um show para o qual venderá ingressos, você quer que ele se esgote; fora isso, você quer que pareça esgotado; e fora isso, você quer que pareça cheio.

Um local meio vazio é uma espécie de infortúnio para todos - a banda, o público e, claro, você. Mas se você é um novato em sediar esses tipos de eventos, ou se você optar por apresentar um ato que ainda não tenha muitos seguidores, vender um grande número de ingressos pode ser difícil. A maneira mais fácil de evitar esse tipo de infortúnio é reservar um local pequeno. Vender um show de 200 pessoas primeiro e, em seguida, definir suas vistas mais altas.

Outras considerações sobre o local incluem acústica, engenheiros de som da equipe, se você não quiser encontrar o seu próprio e preço. Não faz sentido alugar um espaço extra-impressionante se isso significa que você não tem dinheiro sobrando para um show extra-impressionante.

Em seguida, se o local não estiver totalmente equipado ...

Nem todos os locais serão capazes de fornecer tudo para o seu show. Um dos equipamentos que você pode achar que precisa alugar, especialmente se você realizar o show em um espaço ao ar livre não projetado especificamente para shows, é o próprio palco.

Você não pode entrar em qualquer palco, porém, se o seu ato é uma banda. Um guitarrista acústico ou cantor solo é uma coisa, mas para uma banda completa com muito equipamento pesado, você precisa de um palco de música que possa suportar muito peso e, provavelmente, muito movimento.

Ao olhar para um palco, certifique-se de obter um que possa suportar com segurança tudo o que acontecerá em seu show. Você não quer cortar custos quando se trata de segurança, e pagar à locadora por danificar seu palco reduzirá significativamente seus rendimentos.

Em seguida, falando de segurança e danos materiais ...

Se você está apenas começando nessa coisa de planejamento de eventos, pode não ser totalmente óbvio que você precisa se proteger contra qualquer possível dano ou lesão resultante do seu show.

Você faz. O seguro para eventos é fácil de encontrar e vale a pena o investimento. Este tipo de seguro irá protegê-lo caso (certas) coisas dêem errado, como um acidente de palco. Se o palco que você aluga não for capaz de suportar o peso de todo aquele equipamento de música, você pode estar no gancho por algum dinheiro sério, a menos que tenha uma apólice de seguro para cobrir os danos.

Você também deseja garantir que todos os trabalhadores contratados ou entretenimento também tenham o seguro adequado. Caso contrário, você pode acabar pagando por seus erros.

Em seguida, antes de solidificar seus planos...

Com um local em mente, um provedor de seguros na linha e uma banda pronta para contratar, você tem mais um negócio para analisar antes de assinar na linha pontilhada: conflitos de agendamento.

Se houver outro evento acontecendo no mesmo dia do seu show, e esse evento for atraente para um público-alvo semelhante, você terá mais problemas para vender ingressos do que o necessário. Antes de solidificar uma data, verifique todos os calendários de entretenimento local, casas de shows e bares para descobrir se há algum show do mesmo gênero acontecendo na mesma noite - ou mesmo no mesmo fim de semana. As pessoas serão mais rápidas para comprar seus ingressos se não tiverem mais nada acontecendo nesse período imediato.

Se você encontrar um conflito, basta escolher uma nova data -- e então fazer outra busca por conflitos.

Em seguida, depois de saber sua data, talvez seja necessário informar a cidade.

Se seus músicos vão se apresentar em um bar ou em uma sala de concertos, o governo não vai se importar muito. Se, no entanto, você espera realizar seu evento musical em um espaço público, como um parque, você tem uma etapa adicional em seu processo de planejamento: obter uma licença.

É possível que você não precise de um, mas provavelmente precisará. Para sediar um evento, especialmente se for um evento com ingressos, em um espaço como um parque, você terá que reservá-lo com a cidade, o que normalmente significa preencher a papelada e pagar uma taxa. Sem as devidas autorizações, você corre o risco de ser expulso do espaço.

Se o seu show for realizado em uma quadra do campus, considere a universidade como sua "cidade". Certifique-se de que os superiores saibam o que você planeja fazer e providencie as licenças que eles exigirem.

Em seguida, você tem sua data e seu espaço; agora você precisa do seu público.

Se você está fazendo um show para seus amigos e parentes mais próximos, tudo que você precisa fazer é enviar um e-mail ou fazer alguns telefonemas. No entanto, se você deseja atrair seu público de um grupo maior, precisará promover ativamente.

Isso basicamente significa divulgar, e você pode fazer isso de várias maneiras, desde anúncios no Facebook e nas mídias sociais até panfletos pela cidade e anúncios em jornais. Você pode notificar eventos locais e sites de música na Web ou perguntar em lojas de música em sua área se você pode colocar alguns panfletos em sua área de registro.

Faça o que fizer, certifique-se de que as informações fornecidas em seus materiais promocionais estejam completas e corretas. Não há nada como ter a maior parte do seu público aparecendo no dia errado.

E por fim, em caso de chuva...

Embora seja maravilhoso planejar seu show ao ar livre em um dia em que o Farmer's Almanac prevê sol e uma brisa leve, você ainda precisa ter um backup. Se chover em seu show ao ar livre, você quer ser capaz de dizer aos seus clientes pagantes quando voltar para o valor do seu dinheiro.

Organize um plano climático que permita remarcar com bastante facilidade tudo se chover ou granizo atrapalhar um bom tempo. Mesmo que você não possa dizer com certeza quando será o novo show, você poderá definir dias provisórios, o que pode economizar muito trabalho. Você não quer começar do zero se o Almanaque estiver errado.

Não é muito agradável quando você tem que reembolsar o dinheiro de todos – que, a propósito, deve ser coberto pelo seu seguro.

Para mais informações sobre planejamento de eventos e montagem de shows, confira os links na próxima página.

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