10 dicas para planejamento sustentável de eventos

Em 2009, a banda U2 atraiu muitas reclamações - e até mesmo manifestantes - pela enorme pegada de carbono deixada para trás de sua turnê mundial que os levou a 44 locais ao redor do mundo. Enquanto a banda expressou esperanças de compensar seu impacto ambiental negativo, uma consultoria de carbono do Reino Unido afirmou que, para fazer isso, eles teriam que plantar 20.118 árvores. É muita escavação!

Mas o U2 não está sozinho - eventos grandes e pequenos são notórios por gerar grandes quantidades de lixo, usar muita energia e até mesmo gerar poluição. Eles podem ser pesadelos ambientais. Mas eles realmente têm que ser isso? Por que não tomar as medidas para tornar seu próximo evento sustentável?

A sustentabilidade tem tudo a ver com ser responsável – ambiental, social e economicamente. Portanto, mais do que apenas reduzir seu impacto ambiental negativo, você também pode ter um impacto positivo.

Planejar com antecedência ajuda muito a tornar um evento não apenas bem-sucedido, mas também verde. Quanto mais cedo você incluir a sustentabilidade na agenda, mais fácil será implementá-la. Portanto, planeje com antecedência e planeje bem. Nesta lista, compartilharemos 10 dicas para ajudar a tornar o próximo evento que você planeja algo que a Mãe Terra aprovará.

1. Coloque todos a bordo
2. Encontre o momento perfeito
3. Obtenha a palavra (verde) para fora
4. Fique esperto
5. Pare com os folhetos
6. Alimente as pessoas direito
7. Não se esqueça de se divertir (verde)!
8. Reduzir, reutilizar, reciclar
9. Siga em frente
10. Escolha um local sustentável

Se você estiver trabalhando com fornecedores, ou mesmo apenas amigos e familiares, certifique-se de que eles saibam que a sustentabilidade é uma prioridade desde o início. Se todos estiverem na mesma página desde o início, é mais fácil esperar que eles sigam adiante – eles podem até apresentar suas próprias sugestões para tornar o evento mais ecológico. Certifique-se de que seus convidados também conheçam seu objetivo.

Uma maneira de fazer a bola rolar na direção certa é criar uma declaração de impacto ambiental no início do seu projeto e dar uma cópia a todos os envolvidos. Uma declaração de impacto ambiental é um documento que descreve o impacto das ações planejadas no meio ambiente. Você pode descrever o impacto típico de um evento como o seu, incluindo uso de energia, produção de resíduos e poluição, e então descrever como planeja melhorá-lo. Você pode decidir se concentrar na redução de resíduos em uma área específica, em vez de tentar fazer tudo de uma vez. Ou você pode simplesmente declarar seus planos gerais de sustentabilidade para que todos os envolvidos tenham um objetivo comum ao tomarem decisões sobre seu evento.

Quer ter um ZeeWee?

Pode parecer uma palavra engraçada, mas suas intenções são certamente elevadas. "ZeeWee" é um apelido para um evento de desperdício zero. Está certo; algumas pessoas empreendem essa tarefa quase impossível. Combina muito planejamento, engenhosidade e cooperação para criar eventos que produzam pouco ou nenhum desperdício, mas achamos que você consegue!

Há muitas maneiras de reduzir a pegada ambiental de um evento, e uma delas é escolher um horário para realizar o evento que facilite o uso de menos recursos. Por exemplo, escolha um mês em que o clima esteja ameno, para que você não precise aquecer ou resfriar o local. Você também pode realizar seu evento durante o dia para não precisar de tanta eletricidade para iluminar tudo.

Talvez o seu timing perfeito envolva um ponto da semana ou do dia em que não há muito trânsito, então as pessoas não vão gastar tanto tempo na estrada tentando chegar lá. Talvez os horários de início e término do evento possam coincidir com os horários de ônibus ou trem, para que seja fácil para as pessoas usarem o transporte coletivo para chegar e sair. Você pode escolher uma época do ano em que os alimentos locais estão sendo colhidos, para que a comida que você serve não precise viajar tão longe para chegar lá. Você pode até evitar épocas quentes do ano ou do dia para que as pessoas não fiquem tentadas a beber muita água engarrafada.

Apenas lembre-se de que, embora seja bom considerar o ambiente ao escolher uma data e hora para o seu evento, você não deve negligenciar completamente as necessidades de seus participantes. Seu momento perfeito será um equilíbrio entre medidas de economia de energia e recursos e conveniência para seus convidados.

Informar as pessoas sobre o seu evento não precisa ser um grande desperdício de recursos. Você realmente precisa de folhetos, cartões postais, boletins informativos e anúncios impressos para dizer a todos quando e para onde ir? Em vez disso, tente enviar convites eletronicamente ou usar redes sociais para divulgar. O uso da Web também oferece uma maneira fácil de obter RSVPs no local. O rádio e a televisão locais são outra ótima maneira de anunciar que não faz o aterro crescer.

Se você precisar enviar convites ou anúncios em papel, considere usar papel reciclado e fazer os convites ou anúncios tão pequenos quanto possível para usar a menor quantidade de papel. Em vez de ter cartões de retorno para respostas, diga às pessoas para telefonar em seu RSVP ou se inscrever no evento online.

E quando você enviar seus anúncios ou convites, não se esqueça de mencionar que seu evento tem em mente a sustentabilidade (nunca é cedo demais para levar as pessoas a pensar em maneiras de ser gentil com o meio ambiente).

Às vezes, viagens de longa distância são inevitáveis, mas só porque os hóspedes estão chegando de fora da cidade não significa que você não possa encontrar maneiras (e lugares) ecologicamente corretos para acomodá-los.

Se os hóspedes precisarem de um lugar para passar a noite, incentive-os a ficar em hotéis verdes ou outras acomodações que sejam ambientalmente conscientes. Um hotel "verde" é um hotel que tem em mente as questões ambientais e se dedica a preservar e proteger o meio ambiente através de práticas sustentáveis. Confira a Green Hotels Association para obter informações sobre os lugares participantes para ficar. Você também pode entrar em contato diretamente com os hotéis para saber mais sobre suas práticas de gestão ambiental. Algumas delas podem incluir desligar o aquecimento e o ar condicionado em quartos vagos, evitar artigos de higiene pessoal, reciclar e oferecer um programa para os hóspedes reutilizarem a roupa de cama no dia a dia.

Também esteja ciente de onde os hotéis estão localizados. Acomodações próximas ao seu local, ou perto de rotas de transporte público de fácil acesso, incentivam os convidados a chegarem de outras maneiras que não de carro.

O papel representa a maior parte dos resíduos descartados em eventos especiais - cerca de 27% - de acordo com um estudo do Conselho Integrado de Gerenciamento de Resíduos da Califórnia. Nenhuma surpresa. Se você já foi a uma conferência de negócios, provavelmente saiu com tantos folhetos, panfletos, pacotes e panfletos que se sentiu sobrecarregado apenas saindo pela porta. E onde estão todos aqueles panfletos agora? No lixo?

Às vezes, os eventos podem ser pesados, especialmente se houver informações que precisam ser compartilhadas com todos. Para reduzir a quantidade de papel que você usa, não distribua panfletos, pastas ou panfletos aos participantes. Em vez disso, envie materiais por e-mail aos convidados com antecedência ou crie um site com todas as informações necessárias. Se for importante que os convidados vejam algo, exiba-o em uma tela para todos de uma vez, em vez de distribuir cópias individuais. Ao reduzir a quantidade de papel flutuando, você reduz o desperdício e o lixo.

Os ingredientes de uma refeição típica americana viajam de 2.414 a 4.023 quilômetros apenas para chegar ao seu prato. Quando se trata de planejar o cardápio, você pode reduzir o consumo de energia e a poluição escolhendo alimentos de fornecedores locais ou contratando vendedores de alimentos que usam produtos locais da estação que não precisam viajar muito para chegar lá. Se possível, sirva alimentos orgânicos, que dispensam o uso de pesticidas sintéticos e fertilizantes que podem prejudicar o meio ambiente. Se você deseja que seus fornecedores de alimentos usem materiais reutilizáveis ​​e eletrodomésticos com eficiência energética, certifique-se de que eles saibam com antecedência e certifique-se de que isso faça parte do contrato.

Evite bebidas engarrafadas ou embaladas individualmente, que podem criar uma enorme quantidade de resíduos desnecessários. Em vez disso, incentive os participantes a trazer seus próprios recipientes de bebidas e ofereça postos de abastecimento, ou distribua recipientes de bebidas reutilizáveis, como copos ou garrafas que os participantes possam reabastecer.

Reconheça o bom trabalho

Se seus fornecedores o ajudaram a criar um evento verde de sucesso, certifique-se de reconhecê-los e recompensá-los por ir além. Envie cartas ou e-mails de agradecimento, dê boas críticas on-line ou converse com um jornal ou revista local. Mostrar apreço pode incentivá-los a adotar mais medidas verdes no futuro.

Claro que tem que haver algo para entreter seus convidados - mas só porque é divertido não significa que tem que ser um desperdício.

Escolha artistas e palestrantes locais que não precisam viajar muito para chegar ao seu evento. Quando eles estiverem lá, minimize sua configuração para reduzir o consumo de energia e o desperdício - a nova banda local que você está apresentando realmente precisa de uma máquina de fumaça e luzes estroboscópicas para impressionar a multidão? Provavelmente não.

Dê um passo adiante, tornando a sustentabilidade uma característica do entretenimento. Os hóspedes podem participar de jogos e curiosidades relacionadas ao meio ambiente. Encontre um palestrante que tenha uma mensagem centrada no verde para fazer os convidados pensarem sobre seu próprio impacto no planeta. Se você planeja ter atividades e excursões adicionais fora de seu local, considere atividades que levem as pessoas a aproveitar o ambiente local sem prejudicá-lo, como caminhadas pela natureza e atividades de ecoturismo.

Você sempre ouviu o ditado "reduzir, reutilizar, reciclar" e agora você pode implementar todos os três enquanto planeja seu evento.

Tão importante quanto é garantir que os esforços de reciclagem - e o que os hóspedes devem fazer para contribuir - sejam muito visíveis. Use sinais codificados por cores (ou até imagens) para tornar a reciclagem à prova de falhas. Certifique-se de que todas as suas áreas de reciclagem tenham a mesma aparência em todo o local para que sejam fáceis de identificar. Lembre-se, quanto mais fácil for a reciclagem, maior a probabilidade de as pessoas fazerem (isso vale para fornecedores e convidados).

A menos que você esteja dando uma festa de bairro , quase todas as pessoas que vão ao seu evento terão que viajar para lá de alguma forma. Embora você não possa controlar totalmente como as pessoas se locomovem, você pode dar um empurrãozinho aos participantes na direção certa.

Selecione um local que possa ser percorrido a pé ou que as pessoas possam chegar usando o transporte público. Se o transporte público não for uma opção, providencie transporte em grupo a partir de pontos de coleta comuns. Até mesmo incentivar os hóspedes a dar carona e compartilhar caronas pode ajudar – se você puder reduzir o número de veículos individuais para levar as pessoas até lá, estará reduzindo seu impacto ambiental negativo. Para ajudar as pessoas a embarcar, considere oferecer incentivos, como uma bebida grátis ou um prêmio, para as pessoas que optarem por chegar de outras maneiras que não de carro. Por fim, não se esqueça de informar aos hóspedes quais são as opções de transporte preferidas - especialmente se eles não estiverem familiarizados com a área.

Escolher o local certo pode ser a parte mais importante para tornar seu evento sustentável. Encontre um local que tenha um histórico de sustentabilidade ambiental e esteja disposto a cooperar com sua missão ou trabalhe com um local que se adapte às suas necessidades. Eles já têm instalações de reciclagem no local? Quão eficiente em termos energéticos é? E quanto à escolha de fornecedores do local – eles usam práticas sustentáveis? Lembre-se de revisar os contratos para garantir que seu local participe dos esforços verdes da maneira que você acha que eles participarão.

Ao escolher um local, existem algumas decisões que você também pode tomar que ajudarão a reduzir o consumo de energia e o desperdício. Por exemplo, não reserve um espaço maior do que o número de convidados que você planeja ter (a maioria dos locais pode informar quantas pessoas um espaço comporta para vários tipos de funções). Escolha um local que seja facilmente acessível usando transporte público. Se você estiver usando vários locais, escolher instalações próximas umas das outras pode reduzir a necessidade de transportar pessoas por longas distâncias de um lugar para outro.

Para mais ideias de planejamento de eventos e práticas recomendadas para tornar seu próximo evento divertido e amigo do planeta, dê uma olhada nos links na próxima página.

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