Como funcionam os impostos para pequenas empresas

Eu costumava ser um pequeno negócio. Eu era proprietário e trabalhador em um. Agora tenho um pequeno negócio, e esse negócio me paga um salário. Existe o Proprietário eu e o Funcionário eu. Esta distinção me poupa três mil por ano.

Confuso? Eu também. Você vai conseguir em breve.

Diferentes tipos de negócios geralmente recebem tratamento diferente no código tributário dos EUA . Classificações de empresas, status legal e estruturas tributárias variadas desempenham um papel no quanto uma determinada empresa deve pagar. E a distinção do Internal Revenue Service entre a "pequena empresa" e a "empresa" adiciona algum espaço extra para confusão, porque não há uma maneira única e abrangente de diferenciar os dois.

A Administração de Pequenas Empresas dos EUA analisa vários fatores ao designar uma operação como "pequena empresa". Algumas das maiores são: a) é de propriedade e operação independente; b) não é líder do setor; e c) tem menos do que um certo número de empregados ou uma certa quantia em receitas anuais médias ao longo de três anos [fonte: Beesley ].

O fator "menor que" varia muito de acordo com a indústria. Por exemplo, na fabricação e mineração, o tamanho do negócio é geralmente determinado pelo número de funcionários, e "pequeno" significa menos de 500. Na geração de energia elétrica renovável, o número máximo de funcionários é 250. Para concessionárias de carros novos, é 200 [ fonte: SBA ].

Os revendedores de carros usados, por outro lado, são julgados pela receita média anual, e os "pequenos" revendedores têm em média menos de US$ 25 milhões por ano [fonte: SBA ]. Na agricultura e construção, os máximos são tipicamente US$ 750.000 e US$ 36,5 milhões, respectivamente [fonte: SBA ].

Isso em 2014, pelo menos. Às vezes muda. Mas vale a pena manter-se atualizado com as designações da SBA, porque em termos de impostos, isso pode fazer uma diferença real.

Conteúdo

1. Impostos Básicos de Negócios
2. Estruturas Comuns de Negócios: Sociedades Anônimas e Parcerias
3. Estruturas básicas comuns: LLCs e corporações
4. Tratamento Tributário Especial
5. Deduções para pequenas empresas

Os impostos federais sobre empresas, pequenas ou grandes, se dividem em quatro categorias básicas:

O imposto de renda é cobrado sobre o lucro tributável de uma empresa, ou lucro líquido. Para chegar ao lucro líquido, você pega o lucro bruto (total), normalmente o dinheiro que vem da venda de bens ou serviços, e subtrai as despesas comerciais (como material de escritório, aluguel ou compra de um novo veículo da empresa) [fonte: Nikolakopulos ].

Os impostos sobre o emprego são impostos cobrados sobre os salários. Eles incluem imposto de renda (sobre a renda da pessoa, não da empresa), contribuições para a Previdência Social e Medicare e imposto federal de desemprego. Para os impostos da Previdência Social e do Medicare, empregadores e funcionários dividem o custo, cada um pagando metade do valor devido. Na maioria dos casos, os impostos trabalhistas são automaticamente retidos dos contracheques à medida que são emitidos [fonte: IRS ].

O imposto sobre o trabalho por conta própria é cobrado dos proprietários de empresas que não pagam salários a si mesmos ou não retêm impostos sobre o emprego desses salários à medida que avançam. Os impostos sobre o trabalho por conta própria cobrem as contribuições para a Segurança Social e Medicare; se os proprietários quiserem reservar dinheiro em caso de desemprego, eles mesmos precisam fazer isso [fonte: Entrepreneur ]. Os impostos sobre o trabalho autônomo custam o dobro dos impostos sobre o emprego, já que ninguém está dividindo o custo [fonte: Dratch ].

O imposto especial de consumo se aplica a empresas que operam em setores específicos (sem motivo ou motivo aparente) e inclui impostos especiais sobre vendas no varejo de mercadorias como álcool, tabaco, combustível e vacinas contra gripe, bem como serviços como jogos de azar, telecomunicações e bronzeamento artificial [fonte: IRS ]. Aplica-se também às vendas dos fabricantes de bens como carvão e varas de pesca [fonte: IRS ].

O imposto de consumo normalmente é embutido no preço de um produto ou serviço. Mas para o resto das categorias, quanto as pequenas empresas acabam pagando pode variar um pouco dependendo de como elas estão estruturadas.

Impostos estimados

As pessoas que trabalham para uma empresa normalmente têm impostos de renda e emprego retidos de seus salários à medida que os ganham; as pessoas que estão pagando a si mesmas raramente retêm à medida que avançam. Nesse caso, eles normalmente precisam pagar seus impostos comerciais trimestralmente na forma de impostos estimados: a cada três meses, eles pagam ao IRS um quarto dos impostos de renda e trabalho autônomo que pensam que devem no ano.

Os tipos mais comuns de negócios são empresas individuais, parcerias, LLCs, corporações (ou "corporações C") e corporações S [fonte: SBA ]. Essas são designações legais que, para fins fiscais, variam principalmente de três maneiras: como a renda é tributada, como os impostos do Medicare e da Previdência Social são cobrados e quem é responsável por quaisquer dívidas contraídas pela empresa.

As estruturas mais simples são empresas individuais e parcerias, e muitas pequenas empresas começam nessas categorias porque são muito fáceis de configurar e administrar. Eles não precisam se organizar formalmente com nenhuma agência estatal. Se você trabalha por conta própria e não selecionou uma estrutura de negócios, você é basicamente considerado uma empresa individual ou parceria no que diz respeito à tributação [fonte: FindLaw ].

Responsabilidade

Empresas individuais e parcerias não são pessoas jurídicas, o que significa que elas não existem separadas de seus proprietários. As finanças das empresas e as finanças pessoais são a mesma coisa, portanto, os proprietários são pessoalmente responsáveis ​​por quaisquer dívidas contraídas (ou ações judiciais movidas contra) suas empresas [fonte: SBA ].

Imposto de Renda

Empresas individuais e parcerias não pagam imposto de renda no nível empresarial. Os lucros do negócio "passam" pela empresa para seu(s) proprietário(s). Os rendimentos são tributados a nível individual e são reportados no final do ano fiscal nas declarações individuais dos proprietários [fonte: IRS ]. (As parcerias também devem apresentar uma "declaração de informações" no final do ano relatando seus lucros e perdas [fonte: IRS ]).

Imposto sobre emprego/auto-emprego

Proprietários de empresas individuais e parcerias pagam impostos de trabalho autônomo. A totalidade do rendimento tributável da empresa está sujeita ao imposto sobre o trabalho por conta própria [fonte: IRS ].

A grande vantagem das sociedades unipessoais e parcerias é a simplicidade. Não há muito envolvido na formação do negócio, e lidar com impostos comerciais é quase tão simples (relativamente falando) quanto declarar impostos pessoais.

No lado negativo, os proprietários são pessoalmente responsáveis ​​por todas as responsabilidades do negócio. Eles também estão tendo um grande impacto nos impostos sobre o trabalho autônomo, pagando a totalidade do imposto sobre a totalidade de seus lucros.

Para resolver essas uma ou ambas as desvantagens, os empresários precisam complicar as coisas – mas talvez apenas um pouco.

Quem precisa de um EIN?

O número de identificação do empregador federal, ou EIN, é como um número de Seguro Social para empresas. A maioria das empresas precisa de um para fins fiscais. O único negócio que não pode é a empresa individual. Se você é um único proprietário e não tem funcionários, sua empresa pode registrar e pagar com o seu número de Seguro Social [fonte: NOLO ].

A sociedade de responsabilidade limitada, ou LLC, é uma estrutura mais complicada de estabelecer do que uma sociedade unipessoal ou parceria, mas não muito. Os proprietários, chamados de "membros", normalmente só precisam preencher um formulário para se organizar como uma LLC, os "artigos da organização" [fonte: Dahl ].

Responsabilidade

Uma LLC é uma entidade legal. Suas finanças são separadas das finanças de seu proprietário, e os proprietários não são pessoalmente responsáveis ​​por dívidas contraídas ou julgamentos legais feitos contra seus negócios. Esta é a principal atração da LLC: proprietários de pequenas empresas que operam em áreas com preocupações de responsabilidade potencialmente substanciais, como construção ou creche, geralmente são protegidos financeiramente se algo der errado [fonte: FindLaw ].

Imposto de Renda

Embora uma LLC seja uma entidade legal separada, não é uma entidade fiscal separada. A renda passa por uma LLC da mesma forma que para uma empresa individual ou parceria, tributada no nível individual e informada nas declarações de impostos pessoais dos proprietários [fonte: SBA ].

Imposto sobre emprego/auto-emprego

LLC owners pay self-employment tax [source: SBA].

So LLCs solve the liability problem of sole proprietorships and partnerships, but they still face the hitch of the self-employment tax. To address that challenge, incorporation is required.

Corporations

Corporations can have any number of owners, or "shareholders." The structure comes with a more complicated setup process and more paperwork in general, but it can be beneficial in terms of Medicare and Social Security taxes. (Income tax, not so much.)

Liability

Corporations are legal entities, so their owners typically are not personally liable for business debts [source: IRS].

Income Tax

Corporations are separate tax entities, so they pay income tax on their profit. Owners also pay income tax on that profit when it's distributed to shareholders. This effectively means the business's profits are taxed twice: once as business income and then again as personal income [source: SBA].

Employment/Self-employment Tax

Owners of a corporation can also be employees of the company, earning wages like any other employee. They can withhold employment taxes from their wages as they go, or they can pay self-employment taxes – but only on the profits they receive as wages. The rest of the profits are considered dividends and bonuses, which are not subject to employment or self-employment taxes [source: IRS].

The big hitch with the corporation is the double income tax. Enter the S corporation, available only to smaller businesses.

An S corporation, or S corp, is a cross between a corporation and a sole proprietorship/partnership. It basically takes the best of both structures and combines them to offer potentially significant tax savings. Only corporations with fewer than 100 shareholders are eligible to be taxed as S corps (though some businesses, notably those in the field of finance, can never be S corps, regardless of size).

Liability

Like a C corporation, an S corp is legal entity. Owners are not personally liable for business debts.

Income Tax

Like a sole proprietorship, partnership or LLC, an S corp is not a separate tax entity, so it does not pay income tax. Profits "pass through" the company to the shareholders, so they are only taxed once. Taxable business income is reported on owners' individual tax returns.

Employment/Self-employment Tax

Owners of S corporations are also employees. They pay themselves wages, and they only pay employment or self-employment taxes on those wages, not on the company's entire profits [source: SBA].

Between single income taxation and wage-based employment/self-employment taxation, the S corp designation can result in real tax savings. Small businesses, depending on how small they actually are, might be eligible for some other tax perks, too, including:

E, claro, como qualquer outra empresa, uma pequena empresa tem direito a deduções que reduzem seu valor de renda tributável. Algumas despesas dedutíveis são óbvias – material de escritório, por exemplo. Ou ingressos para feiras. Mas outros são um pouco mais experientes em impostos.

Seja razoável

As corporações S são um pouco propensas a auditoria . Como os acionistas podem explorar facilmente o sistema pagando quase nada em salários e, portanto, quase nada em imposto de trabalho autônomo, o IRS tende a fiscalizar os valores pagos pelo S corps a seus funcionários acionistas. Se os salários não forem razoáveis ​​para os padrões do setor, isso poderá resultar em uma auditoria dispendiosa [fonte: Dahl ].

Digamos que você compre um novo computador para seu escritório em casa. Você pode deduzir o preço total ao calcular sua renda tributável para o ano?

Se você é um pequeno negócio, você pode. Enquanto grandes empresas normalmente precisam deduzir o custo de novos equipamentos ao longo do tempo, na forma de depreciação, uma pequena empresa tem a opção de deduzir todo o custo imediatamente usando "despesas do primeiro ano" [fonte: Weltman ].

Em geral, as pequenas empresas podem "gastar" tudo o que as grandes empresas podem - material de escritório, software, viagens de negócios, almoços de trabalho, veículos da empresa, espaço de escritório alugado, quilometragem percorrida até um local de trabalho ... Todos ou alguns desses custos podem ser deduzidos no cálculo do lucro tributável. As pequenas empresas também podem encontrar outras deduções, como prêmios de seguro de saúde individual ou uma parte de seus impostos de trabalho autônomo [fonte: Dratch ].

A dedução que realmente atrapalha muitos proprietários de pequenas empresas é a despesa do escritório em casa. Pode ser complicado, porque você só pode deduzir o que é exclusivamente para uso comercial [fonte: Dratch ]. Por exemplo, se você mora em uma casa de 1.000 pés quadrados (93 metros quadrados) e a sala que é seu escritório tem aproximadamente 100 pés quadrados (9,3 metros quadrados), você pode deduzir 10% do pagamento da hipoteca e contas de serviços públicos como uma despesa comercial. Se, no entanto, essa sala funcionar como um antro, você precisará reduzir essa porcentagem para levar em conta o espaço usado para atividades do tipo antro [fonte: Dratch]. Se você usa seu telefone celular para fazer chamadas comerciais e pessoais, precisará calcular qual porcentagem de suas chamadas são relacionadas a negócios se quiser fazer uma dedução de telefone comercial. O mesmo vale para sua conexão com a Internet.

E aquele computador novo que você comprou para o seu home office? Na verdade, você só pode gastar todo o custo se usá-lo inteiramente para negócios.

Em última análise, os proprietários de pequenas empresas devem ser cautelosos - mas não tímidos. Não há razão para dar ao IRS mais do que tem direito, e você não precisa de um departamento de contabilidade para aproveitar os benefícios fiscais das empresas. Em vez de pular uma dedução ou crédito porque você não tem certeza, ligue para um contador. Você provavelmente vai acabar economizando mais em impostos do que paga pelo conselho. Quando eu era uma empresa individual, paguei US$ 80 para descobrir que economizaria três mil por ano se fosse uma S corp.

E agora, posso pagar alguém para fazer os impostos do meu negócio para mim.

A armadilha do passatempo

Se sua pequena empresa não foi lucrativa por pelo menos três dos últimos cinco anos, pode realmente ser um hobby no que diz respeito ao IRS. Se você está executando um hobby , suas perdas não são dedutíveis.

Nota do autor: Como funcionam os impostos para pequenas empresas

Agora eu sei por que Deus inventou os CPAs. Pesquisar e escrever este artigo foi um estudo de minúcias, talvez e uma variedade incompreensível de definições. Mas este artigo é uma revisão do básico, então eu finalmente fui com as explicações mais simples e amplamente aplicáveis ​​de termos, requisitos e distinções entre estruturas de negócios. Mas os leitores devem ficar atentos: cada negócio é diferente, e mesmo pequenas diferenças podem afetar os requisitos de arquivamento, a elegibilidade para créditos e a legitimidade das deduções. Portanto, prossiga com cuidado e, em caso de dúvida, fale com um profissional. (Ou melhor ainda, pague um para pagar seus impostos. Eu pago. É maravilhoso.)

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