Como planejar uma empresa externa

Nov 25 2022

Aprenda com base nos melhores artigos do Medium.

Este é um experimento para escolher um único tópico, Excursões e Retiros da Empresa, e depois selecionar e organizar os melhores artigos do Medium sobre esse tópico. Ajude-me a mantê-lo atualizado, deixando comentários. O que você aprendeu? Há algum artigo do Medium que você recomendaria para este tópico? Quais subtópicos você gostaria que fossem abordados?

As reuniões externas da empresa podem ser reuniões de toda a empresa, divisões ou apenas equipes individuais. São chances de construir conexões, resolver problemas e planejar estratégias. Com tantas empresas migrando para o trabalho totalmente remoto, os locais externos são agora uma das únicas ocasiões em que os colegas de trabalho se encontram cara a cara.

Tópicos abaixo

TLDR; Melhores artigos.
Planejamento inicial
logística habitacional
Retiros online
Regras básicas e códigos de conduta
Cronograma e estrutura

Best for a full company offsite: 
Team offsite events that even an introvert can love 
(Chris Beasley, Automattic)
Runner up (and good for all variants of offsites):
How to design an effective strategy offsite 
(Dave Bailey, CEO Coach)
Best for online offsites: 
How Coinbase ran its first 100 person online offsite
(Coinbase)
Runner up for online offsites:
Our annual company retreat turned virtual this year
(Nick Holzherr, CEO of Whisk.com)
Best for early stage startups:
How to crush a startup offsite
(Drew Austin, Wade and Wendy)
Best for VC offsites: 
Our approach at Foundry Group
(Brad Feld)

Comece sua decisão definindo algumas metas e benefícios-alvo. Como disse um organizador:

Refletimos sobre o que aprendemos, ganhamos clareza sobre para onde estamos indo, temos tempo ininterrupto de desenvolvimento de produtos e construímos laços fortes que são difíceis de alcançar quando estamos sentados com fones de ouvido em um escritório.
[ artigo fonte de Drew Austin , Wade e Wendy]

Quando realizamos nosso offsite com a equipe Medium, o primeiro objetivo era nos conectar. A maioria de nós nunca nos conhecemos pessoalmente. Então, nosso segundo objetivo era tomar algumas grandes decisões para que todos estivéssemos indo na mesma direção.

#2. Qualquer hora é a hora certa

As equipes mudam. As pessoas saem e novos membros entram. A regeneração da equipe é ótima para interromper os padrões de pensamento e comportamento. Mas mesmo com a melhor sorte, seu “desenvolvimento estratégico / dinâmica de equipe externo uma vez por ano” não pode ser programado para acomodar todas as mudanças.
[ fonte: Melissa Rosenthal, coach executiva ]

#3. Não sobrecarregue a agenda

As agendas externas geralmente estão cheias de “coisas para as quais não temos tempo ou espaço para fazer em nosso trabalho diário”. Então, como solução, nós os colocamos em uma agenda bem compactada, onde cada tópico extremamente importante é alocado uma ou duas horas para ser “resolvido”.
[ fonte: Melissa Rosenthal, coach executiva ]

logística habitacional

Considere estas três dicas para que tipo de local reservar.

#1. Otimizar para conexão

Se você tem um grupo de 3, 30 ou 300, seu grupo deve ocupar todo o espaço. Dimensione seu local para que você possa alugar tudo. Uma equipe de três pessoas ocupa uma casa normal. Uma equipe de trinta pessoas ocupa um retiro. Uma equipe de 300 pessoas compra um hotel inteiro ou espaço de coworking. O que é importante é que qualquer pessoa pode se aproximar de qualquer outra pessoa naquele local e iniciar uma conversa, sabendo que fazem parte do mesmo grupo. Não posso enfatizar demais a importância deste ponto. Isso muda totalmente a dinâmica para ter estranhos no grupo. Todos no espaço devem fazer parte do evento.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

#2. Equipes pequenas

Vivemos todos sob o mesmo teto. Todos nós acordamos na mesma hora, cozinhamos juntos, comemos juntos, trabalhamos juntos e, quando é hora de relaxar no final da noite, podemos fazer isso juntos também. Sem mencionar que também é uma maneira acessível e conveniente de viajar com 5 a 10 pessoas.
[ fonte: Drew Austin, Wade e Wendy ]

#3. Grandes equipes

Ligue diretamente para os hotéis para saber se eles alugam a propriedade inteira. Hotéis boutique como Ace Hotel , Jupiter Hotel e The Freehand são ideais para equipes de 150 a 300 pessoas e têm localizações em Portland, Seattle, Palm Spring, Chicago e Nova York. O Ace em Palm Springs, por exemplo, oferece salas de reuniões de pequeno e médio porte, duas piscinas e um lounge coberto. Alguns quartos oferecem pátios privados que as pessoas costumavam hospedar grupos menores.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

Retiros online.

Por custo, e certamente durante a pandemia de COVID, as empresas estão experimentando retiros virtuais online. Tanto a Coinbase quanto o Whisk usaram o Gather para que o local externo não parecesse sim mais chats de vídeo. Mas eles também fizeram uso criativo de suas ferramentas normais, por exemplo:

Para quebrar o gelo, em cada pequeno grupo, criamos uma apresentação do Google Slides, pedimos a todos que participassem anonimamente (guia anônima) e (1) desenhem a si mesmos; (2) compartilhe um fato divertido; (3) criar um apelido. Depois que todos os slides foram colocados, andamos pela sala e adivinhamos quem era quem. Isso gerou muitas risadas e um registro duradouro de nossas más habilidades artísticas.
[ fonte: Coinbase ]

Regras básicas e códigos de conduta

Um offsite é um novo contexto que pode exigir algumas regras básicas que não são necessárias no trabalho do dia-a-dia. Considere atualizar ou destacar as regras básicas que são específicas para o seu local externo.

Uma sugestão comum é criar um espaço seguro.

É uma boa ideia – e pode ser reconfortante para sua equipe – estabelecer regras básicas. Certifique-se de que todos saibam que o local externo deve ser um espaço seguro onde as pessoas possam falar e desafiar construtivamente umas às outras (e a você) sem medo de represálias. Também é útil prometer confidencialidade dentro do espaço da reunião. O que é dito externamente é apenas para você e sua equipe, e não será compartilhado com outras pessoas no escritório — a menos que a equipe chegue a um consenso sobre a autorização de mensagens ou informações específicas a serem comunicadas externamente.
[ fonte: Dan Schoenbaum Sócio-gerente, Hightide Advisors ]

Mas essas regras básicas não precisam parecer enfadonhas.

Injetar um pouco de criatividade na definição e reforço das regras básicas pode ser útil. Por exemplo, um de meus clientes usa o termo 'abacate do diabo' para injetar um pouco de humor e deixar as pessoas mais à vontade para desafiar o consenso.
[ fonte: Dave Bailey, treinador do CEO ]

Uma terceira é destacar as expectativas em relação ao tempo, por exemplo:

Time-box Tudo. Quando você está basicamente conduzindo um trabalho do Homem de Ferro, onde o tempo não é uma discussão e ninguém sabe nem que dia é hoje, é importante não ficar preso em uma tarefa por muito tempo. Timebox tudo. Timebox as coisas que você gosta de fazer, timebox as coisas que você não gosta. Isso permitirá que você mantenha a sensação de urgência das restrições de tempo, embora possa parecer que você tem todo o tempo do mundo.
[ fonte: Drew Austin, Wade e Wendy ]

Um quarto é em torno do tempo de inatividade:

Inicialmente, os introvertidos da equipe ficaram com medo de que a casa significasse que eles nunca poderiam sair para recarregar as baterias, mas o oposto acabou sendo verdade. Eles podem voltar para seus quartos e, quando sentirem vontade de se socializar novamente, tudo o que precisam fazer é sair de casa para encontrar o time.
[ fonte: Chris Beasley, Automattic ]

Um quinto é encorajar a participação de todos, talvez usando a técnica de reunião Round Robin :

Garantir que todos sejam ouvidos – especialmente as vozes das pessoas quietas – aumentará a participação. Executivos seniores, pessoas barulhentas e homens, em particular, tendem a ser mais francos e inibir ou influenciar os pensamentos de outros participantes.
[ fonte: Gustavo Razzetti, Autor de “Remoto, Não Distante” ]

Voltando ao tempo de inatividade para enfatizar a importância do tempo de inatividade:

Enquanto estiver fora do escritório, não apenas replique a cultura rígida de seu escritório. Faça intervalos generosos e, se você estiver em algum lugar onde a melhor hora do dia para aproveitar o ar livre seja à tarde, não espere até o pôr do sol para incluir isso na programação. Descobri que esses momentos não estruturados são onde os relacionamentos são construídos e, às vezes, acontecem rupturas genuínas, seja nos relacionamentos ou na criatividade pessoal.
[ fonte: Nathan Waterhouse, consultor ]

Cronograma e estrutura

Dave Bailey, CEO Coach recomenda pensar em fases.

Setup é a organização, definição de expectativa e dever de casa que acontece antes do evento.
Conexão é a abertura do evento onde as pessoas se conectam, se conhecem e se unem.
Se houver trabalho a ser feito, siga um modelo de brainstorming com tempo claramente demarcado para o pensamento divergente primeiro, seguido pelo pensamento convergente depois.
Em seguida, assuma compromissos.
Então comemore.

Apresentações e conexões.

Existem muitos bons exercícios para ajudar as pessoas a se conectarem e se conhecerem. Aqui estão algumas sugestões:

'Quebra-gelo de uma pergunta': Perguntas eficazes são aquelas que permitem que as pessoas compartilhem algo sobre si mesmas, como 'De que evento passado você mais se orgulha?', 'O que há de engraçado que talvez não saibamos sobre você?' ou 'Qual foi um evento significativo que ajudou você a crescer como pessoa?'. Todos poderiam responder à mesma pergunta ou escolher uma da cartola.
[ fonte: Dave Bailey, treinador do CEO ]

Começamos com todos na sala falando sobre suas realizações do ano, coisas de que se orgulham de seu departamento ou da empresa como um todo e o que esperam obter nos próximos dois dias.
[ fonte: Kyle Racki, CEO ]

Exercício de Histórias Pessoais Circule
pela mesa e peça a todos que respondam a três perguntas sobre si mesmos:

Onde você cresceu?

Quantos irmãos você tem e onde você se enquadra nessa ordem?

Descreva um desafio ou experiência única ou interessante de sua infância
[ fonte: Sarah Hodges, VC ]

Aprenda as personalidades: se você tiver disfunções ou colaboração ruim em sua equipe, recomendo exercícios para aprender sobre as personalidades e estilos de trabalho da equipe. Explore a realização de uma avaliação Myers-Briggs, uma análise DiSC ou outra análise psicométrica de personalidade. Isso pode ajudar sua equipe a entender a personalidade e o estilo de trabalho uns dos outros. Isso pode ajudar a destacar os funcionários que colaborarão melhor uns com os outros, podem surgir e melhorar as chances de conflitos em potencial e muito mais - todos insights muito valiosos para fortalecer sua equipe e os laços dentro dela.
[ fonte: Dan Schoenbaum, CEO ]

Existem, é claro, opções mais complicadas. A equipe Carted organizou uma caça ao tesouro . Ou você pode tentar cozinhar uma refeição juntos .

Construindo sua agenda

Uma maneira comum é colocar a agenda nas mãos dos participantes. Veja A Simple Process for Co-Creating a Team Retreat Agenda de Elizabeth Hunt .

Seu offsite pode ser uma chance de desenvolver habilidades. Por exemplo, Carted incluiu um exercício de design thinking .

Seu offsite também costuma ser uma boa chance de dar um passo para trás e articular os valores de sua equipe. Eric Friedman, coach executivo, oferece este exercício de valores externos .

Tópicos da Lista de Desejos

Eu gostaria de preencher lacunas neste post, especialmente em torno dos seguintes tópicos. Se você escrever algo sobre isso no Medium, por favor me avise.