Com as notícias recentes da aquisição da Figma pela Adobe , houve muita incerteza sobre o que isso significa para a comunidade de design e além. Apesar desse clima, quero reservar um momento para celebrar o Figma e o impacto que ele teve em seus usuários até agora. Este estudo de caso está muito atrasado e agora parece ser um momento apropriado para refletir sobre como a Figma mudou a forma como nós, designers, trabalhamos e colaboramos. Neste caso específico, quero compartilhar como a Figma permitiu que eu e meus colegas da BCG Digital Ventures - parte do BCG X reimaginássemos a conferência interna de design de Berlim durante a pandemia, há 2 anos.

Visão Geral do Projeto

Resumo

• XD (Experience Design) Hive , uma conferência anual realizada entre Experience Designers do BCGDV Berlin, foi preparada, projetada e hospedada em Figma pela primeira vez.
• A pandemia e a configuração remota trouxeram novos tipos de desafios que tivemos que resolver. Usar o Figma como nossa principal ferramenta e espaço para eventos tornou o dia memorável e tranquilo, principalmente devido ao seu recurso de modo de observação.
• No espírito do tema do ano: mostre, não conte, mostramos como Figma pode ser versátil. Nosso objetivo de bônus não oficial era incentivar a adoção mais rápida da ferramenta, fazendo com que os palestrantes projetassem suas apresentações no Figma e usando recursos exclusivos do Figma durante a conferência.
• 41 Designers, 2 Escritórios BCGDV, 14 Palestrantes, 5 Painelistas, 10 Apresentações, 9 Horas

Organização: maio de 2020 - junho de 2020 (2 meses)
Dia da conferência: 5 de julho de 2020

Minha função

UXUI, Gestão de Eventos, Identidade de Marca e Guia de Estilo

Colaborei com outros 5 designers dos escritórios de Berlim e Londres no planejamento e organização da conferência e na preparação de materiais para os eventos que antecederam a conferência e o dia da conferência.

Aprendizagens chaves

• A inserção de atividades ativas e passivas nas quais os participantes podem participar durante os intervalos ajudou a manter um bom nível de energia ao longo do dia.
• O uso do recurso de acompanhamento do Figma eliminou muito tempo desnecessário que seria gasto na troca de compartilhamento de tela.
• A música vai longe. Antes do evento, incentivamos todos a adicionar algumas de suas músicas favoritas a uma lista de reprodução dedicada do Spotify. Usamos a música para fazer a transição de/para intervalos, que pareciam menos abruptos e estranhos. Isso funcionou como um sinal de que o intervalo acabou e que era hora de os participantes voltarem.
• O envolvimento com os participantes e o compartilhamento de conteúdo relevante antes e depois do dia tornaram o evento mais memorável. Espalhar pepitas de emoção e reflexões em nossos canais compartilhados ampliou as emoções que sentimos sobre a conferência em geral.

O XD Hive foi um tempo dedicado para sairmos do nosso trabalho de empreendimento para conectar, aprender e discutir tópicos importantes que são relevantes para o design. As reuniões de coorte eram muito curtas para nos aprofundarmos nos tópicos, e as oportunidades de treinamento da empresa nem sempre eram adaptadas às nossas necessidades.

Com o surto de coronavírus em 2020, todos nós tivemos que adaptar nossas formas de trabalho e processos – nossas reuniões diárias, reuniões, workshops, sessões de trabalho, eventos de equipe e até conferências. No entanto, esta situação também nos apresentou algumas oportunidades empolgantes onde isso só seria possível com uma configuração remota. Fizemos uma parceria com o grupo de design de Londres, já que todos seríamos remotos de qualquer maneira, e a diferença de 1 hora não seria um problema. Como uma equipe de 6 voluntários, planejamos a 1ª conferência remota e conjunta de design entre os escritórios de Berlim e Londres.

Um novo tema a cada ano

Todos os anos houve um tema que permitiu que as discussões e conversas ao longo do dia fossem mais coesas e ricas. Ao usar um tema contrastante com o do ano passado: Words Matter, acreditamos que isso criaria um ponto de interesse para os participantes do ano anterior, ao mesmo tempo em que seria relevante e interessante para os participantes iniciantes.

Mostre, não conte (2020)

Nós, como Experience Designers, entregamos o “real” através de outros meios além das palavras. Temos um grande kit de ferramentas para um impacto tangível e as palavras são apenas uma ferramenta. O desconto deliberado dessa ferramenta forçará uma conversa sobre canais visuais, interativos, táteis, virtuais e de marca.

Palavras importam (2019)

Olhando para a crítica como uma habilidade de design – Quais são os fundamentos da crítica significativa para alcançar uma comunicação impactante? Quais são as realidades emocionais de dar e receber feedback e como isso afeta as diferentes personalidades? Este tema foi explorar a arte de contar histórias e desenvolver estratégias de comunicação.

desafios

1. A fadiga do zoom é real

Um dia inteiro no Zoom/Teams é física e mentalmente desgastante. Mesmo com os eventos da equipe sendo realizados remotamente, não estávamos acostumados com o aumento drástico do tempo gasto em videochamadas.

Como podemos manter um bom nível de energia durante todo o dia?

2. Conexão de internet ruim atrapalhando o fluxo

A imprevisibilidade da conexão com a internet pode desconectar o fluxo da apresentação. (A velocidade da conexão com a Internet na Alemanha é bastante terrível em geral)

Como podemos reduzir a dependência de conexões de internet instáveis?

3. “Todos podem ver minha tela?”

Esperar que as pessoas compartilhem suas telas não apenas interrompe o fluxo e a energia acumulada, mas também desperdiça muito tempo. Com 10 apresentações, o vai-e-vem não parecia ideal.

Como podemos reduzir as pausas e manter o ritmo do cronograma?

4. Sensação de desconexão

Não nos vendo no escritório há algum tempo, muitos de nós nos sentimos desconectados e sentimos falta do espírito de coorte.

Como podemos trazer entusiasmo e energia por meio de uma configuração virtual?

Nossa abordagem

Não queríamos que isso parecesse um revezamento de reuniões, uma após a outra, já que muitos de nós estávamos ansiosos pela conferência para romper com tudo isso. Decidimos aproveitar o fato de que todos estarão na frente de seus computadores e ficar onde todos nos sentimos em casa: em nosso espaço de trabalho. Esta também foi uma ótima oportunidade para mostrar as possibilidades do Figma além do que estamos usando. Ficamos muito empolgados com o fato de estarmos realmente adotando o tema deste ano de Show, don't tell.

Essa abordagem veio com seu próprio conjunto de desafios, no entanto. O nível de conforto e fluência no Figma variava por pessoa na época, e ainda havia um punhado de designers que nunca haviam usado o Figma antes. Nossa maior preocupação era se os palestrantes estariam ou não dispostos a criar suas apresentações no Figma enquanto se acostumavam com a ferramenta. Sabíamos que eles tinham muito o que preparar além de seu trabalho de empreendimento. Também suspeitamos que alguns dos palestrantes gostariam de reaproveitar suas apresentações de outra ocasião, que já podem ser construídas no GSlides.

Para reduzir a carga e a ansiedade potencial em torno de tudo isso, fornecemos e oferecemos vários tipos de suporte:

1. Guias de estilo com modelos de slides, ícones, cores e estilos de tipo+fonte prontos para uso. Isso não apenas agilizou o processo para os palestrantes, permitindo que eles se concentrassem no conteúdo, mas todas as apresentações tiveram uma qualidade e aparência consistentes do tema.
2. Check-ins 1:1 e sessões de perguntas e respostas para avaliar como eles estão progredindo e fornecer esclarecimentos sobre o uso do Figma, o guia de estilo, etc.
3. Suporte de design prático para 'converter' slides de GSlide para Figma

A conferência foi um grande sucesso e uma experiência memorável para muitos de nós: participantes, apresentadores e organizadores. Tivemos tópicos incríveis que foram compartilhados, discussões animadas, atividades divertidas e materiais de marca que ajudaram a definir o tom da conferência.

Usando o recurso de modo de observação

Esse recurso foi um dos principais motivos para decidir usar o Figma para hospedar nossa conferência remota. Isso eliminou completamente a necessidade de alternar as telas de compartilhamento entre cada apresentador, pois compartilhei minha tela o tempo todo e segui o palestrante. Agrupamos os palestrantes com base nos intervalos e colocamos os slides da apresentação de cada grupo em uma página. Isso nos permitiu abrir um link de protótipo e ir de uma palestra para outra, eliminando a necessidade de abrir vários documentos.

Dica: Ter todos os protótipos (slides) abertos e carregados reduz o tempo de espera

Microsite + materiais de marca

Criamos um microsite (protótipo Figma) para divulgar o evento e animar a todos. Utilizamos como um dos principais canais para divulgação do tema, agenda, palestrantes e novidades importantes. (Também tivemos um canal slack dedicado com todos os participantes). Após a conferência, vinculamos todas as apresentações e gravações em uma página dedicada para que todos possam revisitar algumas das apresentações, se desejarem.

Muitas pausas com atividades divertidas para participar

Garantimos que o tempo máximo sentado seria de cerca de uma hora, para que todos possam redefinir o corpo e a mente com um alongamento ou uma xícara de café. Também projetamos os intervalos para serem uma mistura de atividades passivas e ativas das quais eles podem optar por participar ou não.

Algumas semanas antes da conferência, pedimos aos participantes que preenchessem seus Figma Design Trading Cards . Muitos de nós não nos conhecíamos do outro escritório, então essa foi uma maneira divertida de aprender sobre nossa extensa família de design. Durante um dos intervalos, demos a todos a chance de terminar o seu enquanto eu compartilhava minha tela com esta visualização. Ver os cursores em ação foi divertido - você pode ver alguns dos meus colegas colaborando juntos para criar meu cartão abaixo.

Durante outros intervalos, exibimos uma apresentação de slides de fotos que eles compartilharam conosco antes do evento. Pedimos a eles que mostrassem como tem sido sua vida pandêmica e como era sua configuração de home office.

Também fizemos algo um pouco mais ativo: um “mostrar e contar” do objeto mais sofisticado que eles possuem. Essa foi uma ótima maneira de rir e fazer com que todos se levantassem de suas cadeiras e se movimentassem.

Voltando aos princípios básicos do design

Criar o look and feel da marca foi uma das tarefas que assumi de forma independente. Para capturar a essência principal do tema: Mostre, não conte , inspirei-me em alguns dos princípios de design que incorporamos em nossa execução visual de ideias. Os princípios de design estão em um nível celular da saída visual. Quando usamos esses princípios da maneira certa, podemos ajudar os usuários a entender as informações que eles veem com muito mais clareza e recomendar a ação apropriada a ser tomada em direção a uma meta. Quanto às cores da marca, selecionei as cores primárias para comemorar um dos principais kits de ferramentas visuais que usamos para transmitir uma mensagem ou contar uma história: as cores.

Por trás das cenas

Pensamentos e feedback compartilhados

Ainda me lembro das conversas que tivemos ao tentar decidir se deveríamos ir all-in com Figma para esta conferência. Estou muito feliz por seguirmos com a decisão porque isso permitiu que todos aprendessem mais sobre a ferramenta. Além disso, toda essa experiência ainda funciona como um lembrete para eu tentar novas maneiras de fazer as coisas.

Obrigado por ler!

Veja meu trabalho em ellayunaj.com

Equipe
BCGDV Berlim e Londres: Eric Walsh, May Yu, Ian Housham, Jordan Dalladay Simpson, Ludvig Sandstorm