Uma estrutura analítica do projeto (WBS) ajuda a detalhar cada etapa de um projeto e considera todas as tarefas para alcançar os resultados finais.

Por que os gerentes de projeto aplicam essa ferramenta em seus projetos? Quais são os prós e os contras de uma estrutura analítica do projeto? Como escolher a ferramenta certa para construir uma WBS eficaz?

Este post ajudará a encontrar as respostas.

definição WBS

O que é uma estrutura analítica do projeto?

Uma estrutura analítica do projeto é um gráfico de projeto onde as tarefas refletem suas relações umas com as outras e com o projeto em geral de forma hierárquica. Tem uma natureza gráfica e ajuda a prever resultados com base em diferentes cenários.

Muitas vezes, é visualizado como uma árvore orientada a resultados que cobre todos os procedimentos do projeto. As equipes de projeto se candidatam para dividir seus projetos em componentes facilmente gerenciáveis. Esses componentes são decompostos até que um membro da equipe necessário possa ser designado.

elementos WBS

Existem níveis específicos que devem ser aplicados na WBS. Eles tornam os projetos mais fáceis de gerenciar.

Uma estrutura de divisão de trabalho típica consiste nos seguintes elementos:

• Uma declaração de visão do projeto.
• Fases do projeto.
• Tarefas com entregas.

história WBS

O conceito de WBS foi desenvolvido juntamente com o conceito da Técnica de Avaliação e Revisão de Programas ( gráficos PERT ) pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos em 1957.

Uma WBS foi criada para ser utilizada em organizações de defesa, porém, o termo foi introduzido para setores não-defesos em 1987.

A importância de usar uma WBS no gerenciamento de projetos

Uma estrutura analítica do projeto beneficia as equipes de projeto de várias maneiras:

• Ao dividir um projeto em pequenos componentes, você o torna menos opressor e mais gerenciável.
• A estrutura fornece um roteiro para todos os membros da equipe. Muitos projetos envolvem várias equipes atuando em conjunto. Eles precisam coordenar e integrar para a conclusão do trabalho. A WBS os ajuda a se concentrar em suas tarefas e resultados e demonstra como seus esforços se encaixam em todo o projeto.
• A estrutura também auxilia na medição da conclusão do projeto, definição de marcos e alocação de recursos orçamentários.

Os gerentes de projeto utilizam a WBS em projetos comerciais, residenciais e de construção. A estrutura proporciona aos investidores e clientes um melhor entendimento de tudo o que envolve o desenvolvimento do projeto.

Aqui está a lista das equipes que podem usar uma WBS:

Melhores práticas da WBS: o que você deve lembrar

Existem regras especiais que você deve considerar ao trabalhar em sua estrutura analítica do projeto.

• A regra dos 100% trata de incluir 100% do trabalho definido pelo escopo do projeto, que é dividido nos níveis da EAP. Esses níveis contêm entregas do projeto, contas de controle, pacotes de trabalho e tarefas. Aplica-se a todos os níveis WBS. Portanto, a soma do trabalho em um nível WBS inferior deve ser igual a 100% do trabalho representado pelo nível WBS acima, sem exceção.
• Use substantivos. Usar substantivos em vez de verbos acelera a clareza.
• Seja meticuloso. Trabalhando na WBS, você deve entender que tudo é importante se fizer parte do curso que leva ao seu produto final. Certifique-se de ter uma lista completa de todas as tarefas para gerenciar esse curso.
• Mantenha as tarefas mutuamente exclusivas. Não há necessidade de separar tarefas individuais para trabalhos que já fazem parte de outra tarefa.
• Vá fundo o suficiente. Uma WBS deve ser detalhada. No entanto, tente mantê-lo não tão profundo que se torne confuso.

Uma estrutura analítica do projeto fornece benefícios evidentes, incluindo o seguinte:

• Comunicação avançada. A colaboração em cada etapa é uma das principais vantagens de uma WBS. Não importa se um projeto tem uma direção interna ou externa.
• Criatividade . As pessoas que se candidatam a uma WBS têm amplas oportunidades de desenvolver suas habilidades criativas.
• Orientação sobre os objetivos finais. Uma estrutura de divisão de trabalho da WBS ajuda a manter todos os membros da equipe focados no objetivo final. Isso diminui a chance de trabalho desnecessário ser executado porque o escopo foi claramente definido.
• Organização de detalhes . Nada se perde no projeto porque cada detalhe é cuidadosamente contabilizado.
• Problemas de agendamento. Uma EAP ajuda a identificar quais entregas estão atrasadas em relação ao cronograma.
• Alocação de tarefas . Quando você divide um projeto em partes gerenciáveis, fica mais fácil atribuir essas tarefas aos membros de sua equipe.
• Prevenção de problemas. Os problemas podem ocorrer mesmo quando um projeto está pronto. Uma WBS ajuda a cortá-los levando em consideração todos os detalhes das tarefas antes da execução.
• Brainstorming . A estrutura ajuda a encontrar ideias e soluções úteis. É fácil listar todas as ideias e riscar as desnecessárias.
• Gerenciando riscos. Se você estiver trabalhando com uma WBS, poderá gerenciar os riscos desde o início. Ele antecipa todos os requisitos e aloca recursos: tempo, dinheiro e trabalho.
• Flexibilidade para várias equipes. Uma EAP é utilizada em diferentes campos e esferas. Não importa o tamanho da equipe. A estrutura sempre apoiará a execução do projeto.

Como criar uma estrutura analítica do projeto? Siga os cinco passos descritos abaixo.

1. Descreva uma declaração de projeto

A frase ou parágrafo descreverá a visão e as funções do seu projeto no estágio final. Esta etapa de uma WBS é o embasamento de qualquer projeto. Toda a equipe costuma desenvolvê-lo.

2. Descreva todas as etapas necessárias

Agora você precisa cumprir todas as etapas necessárias. Talvez você tenha que dividir o escopo do projeto em várias etapas. Muitas vezes depende dos requisitos do projeto, prazos e orçamento.

3. Crie entregas

Destaque todas as entregas que devem ser concluídas em cada estágio. As etapas devem ter resultados finais. Você precisa alcançá-los antes de passar para a próxima fase.

4. Divida as entregas em tarefas menores

Essas tarefas devem ser projetadas como seções. Qualquer membro da equipe deve ser capaz de gerenciá-los facilmente.

5. Atribua cada seção

O último estágio dessa hierarquia é a atribuição de cada parte gerenciável. Uma pessoa necessária (ou uma equipe) será responsável por uma tarefa específica. Eles estarão envolvidos em cada seção do trabalho que levará aos resultados correspondentes.

Agora vamos passar para os exemplos de WBS da vida real.

Exemplos de estrutura analítica do trabalho

Para entender melhor o conceito de estrutura analítica do projeto, precisamos mergulhar em alguns exemplos práticos. Aqui consideramos os exemplos de uso de uma WBS nas esferas de desenvolvimento e construção de software.

Exemplo de desenvolvimento de software WBS

O desenvolvimento de software é um dos exemplos comumente usados ​​de uma estrutura analítica do projeto.

Se você tem um projeto regular de TI relacionado ao desenvolvimento de software, precisa seguir as etapas típicas do processo de desenvolvimento.

Uma estrutura de divisão de trabalho WBS dividirá seu projeto em funcionalidades e as dividirá em tarefas menores que podem ser atribuídas a determinadas pessoas.

Imagine que você está trabalhando na criação de um novo aplicativo. Para construí-lo, você terá que seguir alguns passos consistentes com tarefas específicas. Veja como sua WBS pode se parecer:

Exemplo WBS para construção

Você pode usar uma WBS para várias finalidades, incluindo o gerenciamento de projetos de construção complexos.

Esta é a área onde a estrutura funciona perfeitamente. Você não precisa seguir as diretrizes formais de uma estrutura analítica do projeto de gerenciamento de projetos. Seu objetivo deve ser compor categorias naturais para seu projeto de construção.

Digamos que você tenha que construir uma casa de verão no quintal. Seu exemplo de estrutura analítica do projeto para construção pode ser assim:

Modelos WBS gratuitos e pagos

Gerar uma estrutura analítica do projeto é tecnicamente fácil, mas demorado. É por isso que você pode aplicar diferentes modelos WBS para começar com facilidade.

Existem vários tipos deles: pagos ou gratuitos. Você pode selecionar o caminho certo que lhe dará flexibilidade e ajudará a ficar alinhado.

Modelo WBS no Excel

Para usar uma estrutura de detalhamento de trabalho no Excel, você precisa trabalhar com o recurso SmartArt Graphics.

Basta clicar na guia Inserir , navegar até a seção Ilustrações e selecionar Gráficos SmartArt . A seção Hierarquia ajudará você a construir sua WBS no Excel.

Um modelo MindMaster WBS e um modelo EdrawMind WBS também são boas opções para obter uma estrutura amigável.

WBS em um gráfico de Gantt

GanttPRO é uma poderosa ferramenta de gráficos de Gantt que oferece modelos gratuitos de gráficos de Gantt que você pode aplicar facilmente para detalhar seu trabalho.

Aqui está um modelo GanttPRO colorido que representa um projeto de construção:

Use o GanttPRO para construir uma WBS útil

GanttPRO é intuitivo, amigável e fácil de usar. A ideia principal de gerar uma WBS aqui é que você tem a chance não apenas de visualizar o que está fazendo, mas também de controlar quando está fazendo.

Com este criador de gráficos de Gantt on-line, você pode converter seu WBS em um diagrama de Gantt sem esforço extra. Usando a ferramenta, você pode criar quantos projetos precisar com um número ilimitado de tarefas.

Ao adicionar um campo WBS personalizado da lista, você pode ordenar sua lista de tarefas para visualizar a hierarquia desejada.

Importando um WBS do Excel para o GanttPRO

Você pode transferir seu projeto criado no Excel para o GanttPRO e continuar trabalhando em seus planos. Pressione Importar (ao criar um novo projeto) e use o recurso de arrastar e soltar ou faça o upload do seu computador.

Defina o número da tarefa em seu WBS para que o GanttPRO possa definir corretamente a posição das tarefas no projeto.

Conclusão

Agora você sabe que uma estrutura analítica do projeto WBS é a primeira etapa na criação de um cronograma de projeto. Esse tipo de gráfico popular de gerenciamento de projetos é como um esqueleto de seu plano de trabalho futuro.

Uma estrutura analítica do trabalho informa as equipes sobre o progresso feito, aumentando sua eficiência e levando os indivíduos a decisões bem-sucedidas. Modelos WBS convenientes tornarão seu processo de gerenciamento de projetos mais tranquilo.

O que você acha de uma estrutura analítica do projeto? Sinta-se livre para compartilhar sua experiência.

E se você quiser obter mais detalhes sobre essa ferramenta de PM, explore o artigo completo O que é uma estrutura analítica do projeto e como melhorar o gerenciamento de projetos com uma WBS? https://blog.ganttpro.com/en/how-to-create-a-work-breakdown-structure-wbs-with-project-planning-templates/.