10 Tipps für eine nachhaltige Eventplanung

Im Jahr 2009 zog die Band U2 viele Beschwerden – und sogar Demonstranten – für den enormen CO2-Fußabdruck auf sich, den sie von ihrer Welttournee hinterlassen hatte, die sie an 44 Veranstaltungsorte auf der ganzen Welt führte. Während die Band hoffte, ihre negativen Umweltauswirkungen ausgleichen zu können, behauptete eine britische Kohlenstoffberatung, dass sie dafür satte 20.118 Bäume pflanzen müssten. Das ist eine Menge Graben!

Aber U2 ist nicht allein – große und kleine Veranstaltungen sind berüchtigt dafür, große Mengen an Abfall zu erzeugen, zu viel Energie zu verbrauchen und sogar Umweltverschmutzung zu verursachen. Sie können ökologische Alpträume sein. Aber müssen sie das wirklich sein? Warum nicht die Schritte unternehmen, um Ihre nächste Veranstaltung nachhaltig zu gestalten?

Bei Nachhaltigkeit geht es darum, verantwortungsbewusst zu sein – ökologisch, sozial und wirtschaftlich. Sie können also nicht nur Ihre negativen Umweltauswirkungen reduzieren, sondern auch positive Auswirkungen haben.

Eine vorausschauende Planung trägt wesentlich dazu bei, dass eine Veranstaltung nicht nur erfolgreich, sondern auch umweltfreundlich wird. Je früher Sie Nachhaltigkeit auf die Agenda setzen, desto einfacher lässt sie sich umsetzen. Planen Sie also voraus und planen Sie gründlich. In dieser Liste teilen wir 10 Tipps, die Ihnen dabei helfen, das nächste Event, das Sie planen, zu etwas zu machen, das Mutter Erde gutheißen wird.

1. Holen Sie alle an Bord
2. Finden Sie das perfekte Timing
3. Bringen Sie das (grüne) Wort heraus
4. Bleiben Sie schlau
5. Hör auf mit den Handzetteln
6. Menschen richtig ernähren
7. Vergessen Sie nicht, (grünen) Spaß zu haben!
8. Reduzieren, wiederverwenden, recyceln
9. Sich beeilen
10. Wählen Sie einen nachhaltigen Veranstaltungsort

Wenn Sie mit Lieferanten oder auch nur mit Freunden und Familie zusammenarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie von Anfang an wissen, dass Nachhaltigkeit eine Priorität ist. Wenn alle von Anfang an auf derselben Seite stehen, ist es einfacher, von ihnen zu erwarten, dass sie das auch durchziehen – vielleicht kommen sie sogar mit eigenen Vorschlägen, um die Veranstaltung grüner zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass auch Ihre Gäste Ihr Ziel kennen.

Eine Möglichkeit, den Stein in die richtige Richtung zu rollen, besteht darin, zu Beginn Ihres Projekts eine Umweltverträglichkeitserklärung zu erstellen und allen Beteiligten eine Kopie zu geben. Eine Umweltverträglichkeitserklärung ist ein Dokument, das die Auswirkungen geplanter Maßnahmen auf die Umwelt beschreibt. Sie könnten die typischen Auswirkungen einer Veranstaltung wie Ihrer beschreiben, einschließlich Energieverbrauch, Abfallerzeugung und Umweltverschmutzung, und dann beschreiben, wie Sie sie verbessern möchten. Sie können sich entscheiden, sich auf die Abfallreduzierung in einem bestimmten Bereich zu konzentrieren, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu tun. Oder Sie könnten einfach Ihre Gesamtpläne für Nachhaltigkeit darlegen, damit alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel haben, wenn sie Entscheidungen über Ihre Veranstaltung treffen.

Willst du ein ZeeWee haben?

Es mag wie ein lustiges Wort erscheinen, aber seine Absichten sind sicherlich erhaben. „ZeeWee“ ist ein Spitzname für eine Zero-Waste-Veranstaltung. Stimmt; Manche Menschen übernehmen diese fast unmögliche Aufgabe. Es kombiniert viel Planung, Einfallsreichtum und Zusammenarbeit, um Veranstaltungen zu schaffen, die wenig oder gar keinen Abfall produzieren, aber wir glauben, dass Sie es schaffen können!

Es gibt viele Möglichkeiten, den ökologischen Fußabdruck einer Veranstaltung zu verringern, und eine Möglichkeit besteht darin, einen Zeitpunkt für die Durchführung der Veranstaltung auszuwählen, der es einfacher macht, weniger Ressourcen zu verbrauchen. Wählen Sie beispielsweise einen Monat mit mildem Wetter, sodass Sie Ihren Veranstaltungsort nicht heizen oder kühlen müssen. Sie können Ihre Veranstaltung auch tagsüber abhalten, sodass Sie nicht so viel Strom benötigen, um alles zu beleuchten.

Vielleicht beinhaltet Ihr perfektes Timing einen Zeitpunkt in der Woche oder am Tag, an dem es nicht viel Verkehr gibt, sodass die Leute nicht so viel Zeit auf der Straße verbringen, um dorthin zu gelangen. Vielleicht könnten die Start- und Endzeiten der Veranstaltung mit den Bus- oder Zugfahrplänen übereinstimmen, sodass es für die Menschen einfach ist, die öffentlichen Verkehrsmittel zur An- und Abreise zu nutzen. Sie können eine Jahreszeit auswählen, in der lokale Lebensmittel geerntet werden, sodass die von Ihnen servierten Speisen nicht so weit reisen müssen, um dorthin zu gelangen. Sie können sogar heiße Jahreszeiten oder Tageszeiten vermeiden, damit die Leute nicht in Versuchung geraten, viel Mineralwasser zu trinken.

Denken Sie nur daran, dass es zwar gut ist, bei der Auswahl eines Datums und einer Uhrzeit für Ihre Veranstaltung die Umgebung zu berücksichtigen, Sie die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer jedoch nicht vollständig vernachlässigen sollten. Ihr perfektes Timing ist eine Balance aus energie- und ressourcensparenden Maßnahmen und Komfort für Ihre Gäste.

Die Leute über Ihre Veranstaltung zu informieren, muss keine große Ressourcenverschwendung sein. Brauchen Sie wirklich Flyer, Postkarten, Newsletter und Printanzeigen, um allen zu sagen, wann und wohin sie gehen sollen? Versuchen Sie stattdessen, Einladungen elektronisch zu versenden oder soziale Netzwerke zu nutzen, um die Nachricht zu verbreiten. Die Nutzung des Internets bietet Ihnen auch eine einfache Möglichkeit, RSVPs vor Ort zu erhalten. Lokales Radio und Fernsehen sind eine weitere großartige Möglichkeit, Werbung zu machen, die die Deponie nicht wachsen lässt.

Wenn Sie Papiereinladungen oder Anzeigen versenden müssen, ziehen Sie die Verwendung von Recyclingpapier in Betracht und machen Sie die Einladungen oder Anzeigen so klein wie möglich, um so wenig Papier wie möglich zu verbrauchen. Anstatt Antwortkarten für Antworten zu haben, sagen Sie den Leuten, dass sie in ihrer Antwort anrufen oder sich online für die Veranstaltung anmelden sollen.

Und wenn Sie Ihre Anzeigen oder Einladungen versenden, vergessen Sie nicht zu erwähnen, dass Ihre Veranstaltung Nachhaltigkeit im Auge hat (es ist nie zu früh, um die Leute dazu zu bringen, darüber nachzudenken, wie sie die Umwelt schonen können).

Manchmal sind Fernreisen unvermeidlich, aber nur weil Gäste von außerhalb anreisen, bedeutet das nicht, dass Sie keine umweltfreundlichen Wege (und Orte) finden können, um sie unterzubringen.

Wenn Gäste einen Schlafplatz für die Nacht benötigen, ermutigen Sie sie, in grünen Hotels oder anderen umweltbewussten Unterkünften zu übernachten. Ein "grünes" Hotel ist ein Hotel, das Umweltbelange im Auge hat und sich der Erhaltung und dem Schutz der Umwelt durch nachhaltige Praktiken verschrieben hat. Informieren Sie sich über die teilnehmenden Unterkünfte bei der Green Hotels Association . Sie können sich auch direkt an Hotels wenden, um sich über deren Umweltmanagementpraktiken zu informieren. Einige davon könnten das Abschalten von Heizung und Klimaanlage in leeren Zimmern, die Vermeidung von Toilettenartikeln in persönlicher Größe, das Recycling und das Angebot eines Programms für Gäste zur täglichen Wiederverwendung von Bettwäsche umfassen.

Achten Sie auch darauf, wo sich Hotels befinden. Unterkünfte in der Nähe Ihres Veranstaltungsortes oder in der Nähe von leicht zugänglichen öffentlichen Verkehrsmitteln ermutigen die Gäste, auf andere Weise als mit dem Auto anzureisen.

Laut einer Studie des California Integrated Waste Management Board macht Papier mit rund 27 Prozent den größten Anteil der bei Sonderveranstaltungen weggeworfenen Abfallmaterialien aus. Keine Überraschung. Wenn Sie jemals auf einer Geschäftskonferenz waren, sind Sie wahrscheinlich mit so vielen Handzetteln, Flyern, Päckchen und Broschüren gegangen, dass Sie sich niedergeschlagen fühlten, wenn Sie nur aus der Tür gingen. Und wo sind jetzt all die Flyer? Im Müll?

Ereignisse können manchmal papierlastig werden, besonders wenn es Informationen gibt, die mit allen geteilt werden müssen. Um den Papierverbrauch zu reduzieren, verteilen Sie keine Flyer, Folder oder Broschüren an die Teilnehmer. Senden Sie stattdessen Materialien im Voraus per E-Mail an die Gäste oder erstellen Sie eine Website mit allen erforderlichen Informationen. Wenn es wichtig ist, dass Gäste etwas sehen, zeigen Sie es allen gleichzeitig auf einem Bildschirm, anstatt einzelne Kopien zu verteilen. Indem Sie die Menge an herumfliegendem Papier reduzieren, reduzieren Sie Abfall und Müll.

Die Zutaten einer typisch amerikanischen Mahlzeit legen zwischen 1.500 und 2.500 Meilen (2.414 bis 4.023 Kilometer) zurück, nur um auf Ihren Teller zu gelangen. Wenn es um die Planung des Menüs geht, können Sie den Energieverbrauch und die Umweltverschmutzung reduzieren, indem Sie Lebensmittel von lokalen Anbietern auswählen oder Lebensmittelhändler beauftragen, die lokale, saisonale Produkte verwenden, die nicht so weit reisen müssen, um dorthin zu gelangen. Servieren Sie nach Möglichkeit Bio-Lebensmittel, die ohne den Einsatz von synthetischen Pestiziden und Düngemitteln auskommen, die der Umwelt schaden können. Wenn Sie möchten, dass Ihre Lebensmittelverkäufer wiederverwendbare Materialien und energieeffiziente Geräte verwenden, stellen Sie sicher, dass sie dies im Voraus wissen und stellen Sie sicher, dass dies Teil ihres Vertrags ist.

Vermeiden Sie abgefüllte oder einzeln verpackte Getränke, die eine enorme Menge an unnötigem Abfall verursachen können. Ermutigen Sie die Teilnehmer stattdessen, ihre eigenen Getränkebehälter mitzubringen, und bieten Sie Tankstellen an, oder verteilen Sie wiederverwendbare Getränkebehälter wie Becher oder Flaschen, die die Teilnehmer nachfüllen können.

Erkennen Sie gute Arbeit an

Wenn Ihre Anbieter Ihnen geholfen haben, ein erfolgreiches grünes Event auf die Beine zu stellen, achten Sie darauf, sie dafür anzuerkennen und zu belohnen, dass sie die Extrameile gehen. Senden Sie Dankesbriefe oder E-Mails, geben Sie ihnen online gute Bewertungen oder sprechen Sie sie mit einer lokalen Zeitung oder Zeitschrift an. Wertschätzung könnte sie ermutigen, in Zukunft mehr grüne Maßnahmen zu ergreifen.

Natürlich muss es etwas geben, um Ihre Gäste zu unterhalten – aber nur weil es Spaß macht, muss es nicht verschwenderisch sein.

Wählen Sie lokale Acts und Redner, die nicht weit reisen müssen, um zu Ihrer Veranstaltung zu gelangen. Sobald sie dort sind, minimieren Sie ihre Einrichtung, um den Energieverbrauch und die Verschwendung zu reduzieren – braucht die heiße neue lokale Band, die Sie präsentieren, wirklich eine Nebelmaschine und Blitzlichter, um die Menge zu begeistern? Wahrscheinlich nicht.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter, indem Sie Nachhaltigkeit zu einem Merkmal der Unterhaltung machen. Die Gäste können an Spielen und Quiz rund um die Umwelt teilnehmen. Finden Sie einen Redner, der eine umweltfreundliche Botschaft hat, um die Gäste zum Nachdenken über ihre eigenen Auswirkungen auf den Planeten anzuregen. Wenn Sie zusätzliche Aktivitäten und Ausflüge außerhalb Ihres Veranstaltungsortes planen, ziehen Sie Aktivitäten in Betracht, die die Menschen dazu bringen, die lokale Umwelt zu genießen, ohne sie zu schädigen, wie Spaziergänge in der Natur und Ökotourismus-Aktivitäten.

Sie haben schon immer das Sprichwort „reduzieren, wiederverwenden, recyceln“ gehört und jetzt können Sie alle drei bei der Planung Ihrer Veranstaltung umsetzen.

Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass die Recyclingbemühungen – und der von den Gästen erwartete Beitrag – deutlich sichtbar sind. Verwenden Sie farbcodierte Schilder (oder sogar Bilder), um das Recycling narrensicher zu machen. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Recyclingbereiche im gesamten Veranstaltungsort gleich aussehen, damit sie leicht zu identifizieren sind. Denken Sie daran, je einfacher das Recycling ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Leute es tun (das gilt sowohl für Verkäufer als auch für Gäste).

Wenn Sie keine Nachbarschaftsparty veranstalten , müssen fast alle Leute, die zu Ihrer Veranstaltung kommen, auf irgendeine Weise dorthin reisen. Sie können zwar nicht vollständig kontrollieren, wie sich die Leute fortbewegen, aber Sie können Ihren Teilnehmern einen Schubs in die richtige Richtung geben.

Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden kann. Wenn öffentliche Verkehrsmittel keine Option sind, arrangieren Sie einen Gruppentransport von gemeinsamen Abholpunkten. Sogar die Ermutigung der Gäste, Fahrgemeinschaften zu bilden und Mitfahrgelegenheiten zu teilen, kann helfen – wenn Sie die Anzahl der einzelnen Fahrzeuge reduzieren können, um die Leute dorthin zu bringen, reduzieren Sie Ihre negativen Umweltauswirkungen. Um Menschen an Bord zu holen, sollten Sie in Betracht ziehen, Menschen, die auf andere Weise als mit dem Auto anreisen, Anreize wie ein kostenloses Getränk oder einen Preis anzubieten. Vergessen Sie zu guter Letzt nicht, die Gäste über die bevorzugten Transportmöglichkeiten zu informieren – insbesondere, wenn sie mit der Gegend nicht vertraut sind.

Die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes kann der wichtigste Teil sein, um Ihre Veranstaltung nachhaltig zu gestalten. Finden Sie einen Veranstaltungsort, der eine Erfolgsbilanz in Bezug auf ökologische Nachhaltigkeit vorweisen kann und bereit ist, mit Ihrer Mission zusammenzuarbeiten, oder arbeiten Sie mit einem Veranstaltungsort zusammen, der sich an Ihre Bedürfnisse anpasst. Haben sie bereits Recyclinganlagen vor Ort? Wie energieeffizient ist es? Was ist mit der Auswahl der Anbieter des Veranstaltungsortes – verwenden sie nachhaltige Praktiken? Denken Sie daran, die Verträge zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Veranstaltungsort sich so an den grünen Bemühungen beteiligt, wie Sie es sich vorstellen.

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes können Sie auch einige Entscheidungen treffen, die dazu beitragen, den Energieverbrauch und die Verschwendung zu reduzieren. Buchen Sie beispielsweise keinen Raum, der größer ist als die Anzahl der Gäste, die Sie planen (die meisten Veranstaltungsorte können Ihnen sagen, wie viele Personen ein Raum für verschiedene Arten von Veranstaltungen fasst). Wählen Sie einen Ort, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln leicht erreichbar ist. Wenn Sie mehrere Veranstaltungsorte nutzen, kann die Auswahl von Einrichtungen in der Nähe voneinander die Notwendigkeit verringern, Personen über lange Strecken von einem Ort zum anderen zu transportieren.

Weitere Ideen und Best Practices für die Veranstaltungsplanung, um Ihre nächste Veranstaltung unterhaltsam und umweltfreundlich zu gestalten, finden Sie unter den Links auf der nächsten Seite.

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