Os fabricantes japoneses têm a reputação de fabricar produtos de alta qualidade a baixo custo usando a máxima eficiência, mas nem sempre foi assim . Na década de 1950, "Made in Japan" muitas vezes significava acabamento de má qualidade e entrega inconsistente. Foi quando empresas como a Toyota começaram a desenvolver filosofias corporativas e práticas de negócios construídas em torno da ideia de "melhoria contínua" ou Kaizen.
Em japonês, a palavra Kaizen significa literalmente "mudança" (kai) "para melhor" (zen). É pronunciado "KY-zen". No ocidente, Kaizen foi popularizado pelo guru da administração japonês Masaaki Imai, fundador do Kaizen Institute , e a filosofia foi adotada por corporações americanas de alto perfil como Ford Motor Company e Lockheed Martin, além de inúmeros outros fabricantes, hospitais, bancos e muito mais.
Imai e outros especialistas organizacionais insistem que todo tipo de empresa e local de trabalho – de restaurantes a contadores – se beneficiaria imensamente ao adotar a mentalidade Kaizen de melhoria contínua, não apenas para ser mais eficiente e competitivo, mas para criar trabalhadores mais felizes e engajados.
Os 5 princípios do Kaizen são: Conheça o seu Cliente, Deixe-o Fluir, Vá ao Gemba, Empodere as Pessoas e Seja Transparente. (Veja o vídeo abaixo para mais detalhes sobre os cinco princípios.)
Lean, Six Sigma e Kaizen – as muitas faces da melhoria contínua
Antes de nos aprofundarmos em como o Kaizen funciona, é importante reconhecer que o Kaizen não é o único jogo de melhoria contínua na cidade. Você pode ter ouvido falar de outras filosofias e ferramentas de negócios populares, como Lean e Six Sigma , que também são construídas em torno da ideia de reduzir o desperdício e simplificar os processos internos para clientes mais felizes e maiores lucros.
Manny Veloso é coach, consultor e educador de melhoria contínua da CI Consulting Services , que explica que programas como Lean e Six Sigma fazem parte de um kit de ferramentas maior projetado para melhorar a satisfação do cliente e reduzir os custos de produção.
"Lean é o avô de todos eles", diz Veloso. "Lean saiu do Sistema de Produção Toyota original e tem tudo a ver com eliminar 'desperdício'." Em uma operação Lean, o "desperdício" vem em oito sabores diferentes: transporte, estoque, movimento, pessoas, espera, processamento excessivo, superprodução e defeitos .
O Seis Sigma foi desenvolvido na Motorola em resposta às empresas ocidentais que perderam participação de mercado para os fabricantes japoneses. O Seis Sigma é mais uma ferramenta analítica que divide cada processo de negócios em suas partes componentes e usa estatísticas para identificar pontos fracos e desperdícios. Às vezes, as escolas orientais e ocidentais de melhoria contínua são combinadas como "Lean Six Sigma".
Onde o Kaizen se encaixa? Muitas empresas que seguem um sistema Lean e usam ferramentas como o Seis Sigma para melhorar os processos internos também empregam os princípios do Kaizen para promover uma “ cultura de melhoria contínua ” em toda a organização.
Pessoas antes dos processos
"Durante muito tempo, a melhoria contínua estava focada nas ferramentas específicas para alcançá-la", diz Veloso. "O reconhecimento nos últimos 10 a 15 anos é que temos que envolver as pessoas. O foco mudou muito mais para a cultura, fazendo com que todos acreditem na necessidade de melhorar continuamente para se manterem competitivos nesta economia global."
E Kaizen, em sua essência, é envolver todos no processo de melhoria, desde o CEO até o trabalhador de nível básico no chão de fábrica. Na verdade, a melhoria contínua não pode acontecer a menos que cada membro da equipe assuma total responsabilidade por sua função e identifique maneiras de tornar seu ambiente de trabalho mais seguro, seu fluxo de trabalho mais eficiente e sua produção de maior qualidade, tudo isso reduzindo o desperdício e custos irrelevantes.
Quando os especialistas em Lean falam sobre "pessoas" como uma fonte potencial de desperdício, eles não estão se referindo à redução de funcionários redundantes, diz Veloso.
"Os pensamentos, habilidades e experiências das pessoas que fazem o trabalho são incrivelmente valiosos", diz Veloso. "Muitas vezes, os gerentes se esquecem de conversar com as pessoas sobre quais são seus problemas e o que fariam diferente. É desse desperdício que estamos falando."
Eventos Kaizen: Vá para Gemba
É claro que os executivos da empresa poderiam tagarelar o dia todo sobre uma "cultura de melhoria contínua" sem ver nenhum resultado real, mas Kaizen é mais do que uma filosofia; é também um plano de ação. A ferramenta mais poderosa do Kaizen é algo chamado de evento Kaizen, também conhecido como "evento de melhoria rápida". A ideia é levar alguns dias ou uma semana inteira e focar atentamente em um problema ou um conjunto de questões que impactam a produtividade.
“Durante um evento Kaizen, levamos de cinco a oito gerentes, trabalhadores comuns, e apoiamos as pessoas e as colocamos em uma sala com um problema”, diz Veloso. "É diferente de uma reunião. Reuniões produzem listas, planos e agendas. Em um evento Kaizen, você está realmente fazendo mudanças ali mesmo."
A solução para o problema não é trabalhada naquela sala de conferências. Um dos princípios do Kaizen é algo chamado " Go to Gemba ", onde Gemba é a palavra japonesa para "o lugar real" ou "o lugar onde acontece". Em termos de negócios, o Gemba é o chão de fábrica, a cozinha do restaurante, o chão de vendas de uma concessionária de carros – onde quer que o trabalho esteja realmente acontecendo. Uma parte fundamental de um evento Kaizen é ver exatamente como o problema-alvo se desenrola em um ambiente de trabalho real e experimentar soluções nesse mesmo ambiente.
"Nem toda mudança que você faz é boa", diz Veloso, e é por isso que as organizações Lean contam com feedback contínuo por meio de um processo chamado PDCA (plan, do, check, act). Depois de ter um plano e colocá-lo em prática, é imperativo ter métricas que possam ser verificadas e, se o plano original não estiver à altura, tomar medidas para melhorá-lo.
Kaizen para cada local de trabalho
Cada local de trabalho e ambiente de negócios sofre com seu próprio conjunto exclusivo de ineficiências, redundâncias e pura perda de tempo. Basta pensar em reuniões sozinho! E se sua organização tivesse um evento Kaizen onde o objetivo fosse tornar as reuniões o mais curtas e produtivas possível? Você acha que poderia reduzir essa reunião de uma hora para 30 minutos? Que tal cinco minutos ?
Às vezes, as empresas realizam um evento Kaizen em resposta a forças externas. Durante as primeiras semanas da pandemia do COVID-19, por exemplo, todos os tipos de empresas tiveram que descobrir quais trabalhadores poderiam fazer seu trabalho remotamente, como manter os trabalhadores em pessoa seguros e como se envolver com os clientes por trás de uma máscara ou uma máscara. divisor de plástico. Veloso diz que o setor de saúde brilhou particularmente durante a pandemia, seguindo dicas dos trabalhadores da linha de frente sobre novos protocolos para tratar pacientes e proteger o público.
"Quando tudo foi fechado, eles tiveram seis semanas e descobriram", diz Veloso.
No final das contas, criar uma cultura Kaizen no trabalho é fazer com que cada membro da equipe se sinta valorizado e engajado no processo de melhoria contínua. As pessoas querem fazer um bom trabalho, diz Veloso, e muitas vezes o que está entre elas e esse objetivo são vários "problemas" (uma palavra-código para "desperdício") que podem ser resolvidos se os trabalhadores se sentirem capacitados para fazer as mudanças necessárias.
Agora que legal
Segundo a lenda, um executivo da Toyota chamado Taiichi Ohno desenhava um círculo de giz no chão da fábrica e dizia a um trabalhador que ficasse nele (por horas, se necessário) até que chegasse a uma lista de "desperdícios" observados no processo de fabricação.
