E-mail: como gerenciar sua caixa de entrada

Nov 27 2022

Cada.líder.

Todo.líder.é.um.leitor.

Eu me pergunto se a pessoa que inventou essa frase sabia que um dia isso se referiria à quantidade insana de e-mails que alguém tem que ler nesta era moderna. Quando comecei minha jornada por e-mail, fiz o que acho que muitas pessoas fizeram; criou algumas pastas e cada e-mail foi para uma, o e-mail sendo lido ou sinalizado por ainda precisar de ação. Mas chegou um momento em que recebi muitos e-mails para acompanhar. Não importa quantas vezes eu verifiquei meu e-mail e trabalhei na minha caixa de entrada, os e-mails continuavam se acumulando, às centenas. Saber que ainda tinha tantos e-mails que precisavam ser lidos e respondidos interrompeu minha capacidade de concentração e sensação de fluxo ao fazer outras coisas além do e-mail.

Minha caixa de entrada antes de mudar meus hábitos de e-mail

Isso mudou quando me deparei com a metodologia Zero Inbox de Merlin Mann . Sua maneira de ver o e-mail e lidar com isso mexeu comigo. E ainda uso os princípios dele para (quase sempre) ter 0 e-mails na minha caixa de entrada.

Então, como faço isso?

Etapa 1: definir horários designados para e-mail

Isso parece simples e realmente é simples. Quando comecei a praticar a adesão a esse princípio, reservava tempo em minha agenda para o e-mail. Para trabalhar no meu backlog, mas também para me comunicar: “não se preocupe com seu e-mail neste momento, você tem tempo dedicado a esta tarefa adorável em sua agenda”. À medida que ganhei controle sobre minha caixa de entrada, parei de bloquear o tempo em minha agenda e apenas entrei na rotina de verificar meu e-mail no início da manhã e no final do meu dia de trabalho.

Tenho feito isso nos últimos 5 anos e, desde que siga este Passo Um 80% do tempo, mantenho minha caixa de entrada sob controle.

Existem algumas exceções, daí os 80%. Posso ter uma reunião no final do dia, uma crise de manhã ou à tarde, ou às vezes estou cansado demais no final do dia para acessar minha caixa de entrada com eficiência e, nesses dias, pulo o horário designado para e-mails. Sabendo que vou compensar no dia seguinte.

Além disso, se eu estiver esperando um e-mail muito importante, que precisará de ação naquele dia, verificarei meu e-mail várias vezes em busca desse e-mail. Enquanto tento ignorar tudo o mais que entra na minha caixa de entrada. Estas são exceções à regra, a regra do Passo 1.

Passo 2: Tome uma decisão para cada e-mail na caixa de entrada

Eu costumava usar minha caixa de entrada de e-mail, incluindo suas pastas, como uma lista confusa de tarefas. Ver minha caixa de entrada de e-mail como uma forma de comunicação em vez de outra lista de tarefas realmente melhorou meu fluxo de trabalho. Agora eu teria todas as minhas tarefas em uma lista (costumava ser o Google Docs, agora uso o Todoist) e não sentiria a pressão de trabalhar em todas as ações encontradas nos e-mails.

Também arquivei todas as minhas pastas e decidi arquivar todos os meus e-mails. Chega de perder tempo decidindo onde cada e-mail deve ser arquivado. Na época, a empresa com a qual eu trabalhava usava o Gmail e encontrar e-mails arquivados usando a barra de pesquisa era muito fácil. Hoje em dia estou usando o Outlook novamente, funciona, mas não tão bem.

E-mail: como gerenciar sua caixa de entrada

Etapa 1: definir horários designados para e-mail

Passo 2: Tome uma decisão para cada e-mail na caixa de entrada

Etapa 3: familiarize-se com os atalhos de e-mail