Esta é uma parte de uma série de várias partes sobre como faço as coisas .

Sempre adorei caneta e papel. Eu era a criança que se empolgava com as compras de volta às aulas, despejando as canetas e os diários do ano. E ainda sou o cara que entra em uma papelaria quando passo por ela. Portanto, não é de admirar que o núcleo do meu sistema de produtividade seja analógico.

Adoro a fricção inerente à caneta e ao papel. Leva tempo. Você não pode rabiscar e esperar ler seus rabiscos mais tarde. Não dá para copiar e colar, tem que escrever de novo. É permanente. Você não pode apagar, há um registro indelével para se referir. E é pessoal. Ele está na sua mão, na sua mesa, não é compartilhado com colegas de trabalho ou amigos, é só para você.

A chave é usar esses atritos a seu favor. Para mim, isso significa usar papel e caneta para externar tarefas e projetos pessoais que, de outra forma, pesariam em minha mente. Aqui está como eu faço isso.

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Este é o meu sistema de produtividade em poucas palavras. Alguns podem reconhecê-lo como uma distribuição semanal , que considero ser o equilíbrio certo de detalhes e a visão geral de um sistema de caneta e papel. Acho que um calendário digital é melhor para a exibição mensal e não encontrei necessidade de detalhar a exibição diária. (Embora seja algo que estou experimentando.)

Capturar

O primeiro bloco de construção de qualquer sistema de produtividade é um local para captura. Alguns chamam isso de caixa de entrada e alguns chamam de despejo. Como quer que você chame, você precisa de um lugar para tirar tudo da sua cabeça e colocá-lo no papel.

Minha área de captura está no lado esquerdo da página espelhada. Tudo começa aí. Quando começo uma nova semana, copio os itens anteriores para lá. Novos itens para o trabalho começam no topo e fluem para baixo. Novos itens para outras áreas da minha vida começam na parte inferior e fluem para cima.

Uma nuance aqui é enquadrar os itens como a próxima ação física e visível . Em vez de algo genérico como “preparação para impostos”, comece com “baixar formulários de impostos do corretor e do banco”. Essa abordagem antecipa o importante processo de dividir o trabalho. O resultado é que o futuro eu tem muito menos probabilidade de ficar preso ou procrastinar porque a próxima ação é super clara e fácil de aprender.

Projetos

Um elemento de Getting Things Done que ficou comigo é a lista de projetos. No meu sistema, ele fica na parte inferior da página à direita do spread com áreas separadas para meus projetos de trabalho e outros projetos.

Eu faço referência a esta lista mais do que qualquer outra área do meu sistema. Quando começo uma nova semana, reviso-os para garantir que ainda sejam precisos e que tenham um próximo passo claro em minha área de captura. Também me refiro a eles durante a semana ao atualizar os colegas de trabalho sobre o que estou focando e onde posso usar a ajuda deles.

MITs diários

O elemento final do meu sistema é o resto do lado direito dedicado às minhas tarefas diárias mais importantes . Concentrar-se nas 1 a 5 principais tarefas do dia não é inovador ou mesmo novo, mas é uma recomendação persistente por um motivo.

Nossa cultura valoriza o excesso de trabalho e vemos o resultado com o esgotamento do trabalhador em alta. Em vez disso, devemos trabalhar apenas o suficiente. Identifique seus principais itens do dia, execute-os, aproveite a realização e volte no dia seguinte para fazê-lo novamente. Esse ciclo virtuoso de priorização, execução e prazer é como se cria um impacto sustentável e composto a longo prazo.

A etapa do prazer é crítica e é também onde o papel e a caneta têm vantagem. Em uma ferramenta digital, depois de concluir a tarefa, ela desaparece no nada. Não há registro de realização para refletir. Com papel e caneta, todos os itens que você concluiu permanecem ali, representando um dia de trabalho honesto. Dessa forma, esta seção funciona tanto como uma lista de tarefas quanto como uma lista de tarefas concluídas . Achei essa capacidade de rastrear realizações tão valiosa que é a principal razão pela qual me afastei do gerenciamento de tarefas digitais.

Notação

A peça final do meu sistema é um sistema de notação muito simples. Existem muitas opções para se inspirar, incluindo bullet journal e traço/mais . Meu sistema leva um pouco de ambos e consiste no seguinte:

• item
— item completed
X item canceled
> waiting for response (rare)

O que eu aprecio neste sistema é a sua simplicidade. Não preciso das armadilhas de sistemas mais complicados, como contexto ou listas específicas de projetos ou listas de “espera”. Além disso, o espaço limitado coloca restrições naturais em todas as três seções. Isso me impede de assumir mais projetos ou MITs do que posso lidar e restringe o tamanho do meu backlog de tarefas. Isso, por sua vez, me mantém focado apenas no que é importante ou urgente e reduz o risco de sobrecarga e esgotamento.

Não existe um melhor sistema de produtividade para governar todos eles, mas eu gostaria de encorajá-lo a tentar. Se parecer muito restrito e simplista, talvez seja um sinal de que você está fazendo malabarismos demais e algumas restrições seriam úteis. Se parecer muito complicado, adoraria ouvir maneiras de simplificar ainda mais o sistema sem perder os benefícios principais.