Esta é uma parte de uma série de várias partes sobre como faço as coisas .

Embora eu sempre tenha gostado de caneta e papel , existem algumas áreas em que as ferramentas digitais agregam um valor único; agendamento e documentos.

Como diretor de engenharia, meus dias são guiados pelo calendário. Embora o fascínio de um calendário em papel seja forte, ele é impraticável para minhas necessidades. E, uma vez que tenho um calendário digital em meu cinto de ferramentas, torna-se conveniente usá-lo para qualquer coisa que tenha uma data anexada a ele.

Embora existam alternativas baseadas em papel para agendamento, os arquivos agora são digitais. Passei um verão do ensino médio imprimindo registros digitais de pacientes para reverter um consultório médico para prontuários de papel. Uma pequena parte de mim morreu naquele verão; ninguém deve repetir essa experiência.

E, claro, existe a interseção dessas duas áreas; Encontros. Meu fluxo de trabalho é detalhado o suficiente para merecer sua própria seção, na qual entraremos abaixo. Vamos mergulhar.

Agendamento

Deixando as reuniões de lado, há uma variedade de necessidades de agendamento para tarefas que vale a pena considerar.

Primeiro, existem tarefas sensíveis ao tempo, qualquer coisa que deve acontecer em uma data e hora específicas. Por exemplo, colocar o peru de Ação de Graças na salmoura. Estes são quase os mesmos que uma reunião real, mas sem a duração. Os calendários digitais se destacam aqui, principalmente por suas notificações que garantem que você não esqueça esses itens importantes.

Em segundo lugar, existem tarefas recorrentes, qualquer coisa que aconteça em uma cadência regular. De revisões semanais a tarefas domésticas, tenho vários lembretes em várias cadências para conduzir minhas rotinas de produtividade. Estes não são tão sensíveis ao tempo, mas são uma parte crítica das tarefas de externalização para clarear sua cabeça.

Terceiro, há tarefas futuras, qualquer coisa que não precise acontecer esta semana. Se eu tiver uma tarefa para o próximo mês, adicionarei um lembrete na semana anterior ao meu calendário. Isso me ajuda a remover a desordem do meu sistema analógico e, quando a tarefa volta, eu a arquivo de volta nesse sistema.

Finalmente, existem tarefas de “ bloqueio de tempo ”. Com o bloqueio de tempo, você agenda suas tarefas diretamente em seu calendário, como uma reunião, em vez de trabalhar a partir de uma lista de tarefas e encaixar tarefas em seus outros compromissos. Nessa situação, o agendamento não é conduzido por um prazo, mas pelo uso deliberado do seu tempo. Não uso isso com frequência, mas quando tenho um prazo difícil se aproximando ou estou fazendo malabarismos com muitas coisas, usarei essa ferramenta para ajudar.

Minha ferramenta preferida para os três primeiros casos de uso são os lembretes do Google. Com o ecossistema do Google, existem muitas maneiras diferentes de colocar tarefas em seu calendário; de lembretes , a tarefas , a anotações agendadas . Encontrei lembretes porque são a opção mais simples do grupo, embora eu trapaceie com anotações agendadas quando preciso de uma lista de verificação para tarefas recorrentes, como minhas revisões semanais. Para bloqueio de tempo, uso apenas o Google Agenda, assim como faço para as reuniões abaixo.

Documentos

Minhas primeiras tentativas de gerenciamento de documentos digitais foram estruturas de pastas lindas, personalizadas e feitas à mão. As compulsões organizacionais tiveram grande alegria em encontrar a taxonomia certa para trazer ordem ao caos. À medida que o volume de documentos crescia, ficou claro que cuidar dos meus documentos prejudicava minha produtividade. Foi então que me deparei com a abordagem PARA do Tiago Forte à gestão de documentos digitais. No começo, fiquei cético, adorei a estrutura que havia construído, mas depois de um teste, sabia que nunca mais voltaria.

O sistema PARA organiza documentos com base em sua capacidade de ação, e não em seu conteúdo, como a maioria dos outros sistemas. Essa mudança transforma seus documentos em ferramentas de produtividade. Em sua essência, o sistema contém quatro pastas de nível superior (uma para cada letra de PARA) e não recomenda mais do que quatro pastas. Isso mantém a estrutura gerenciável; fácil de navegar e fácil de caber na sua cabeça.

Projetos : As pastas aqui mapeiam quase um a um com os projetos em meu sistema analógico. Espelhar seus sistemas de gerenciamento de documentos e tarefas é uma prática poderosa. Posso encontrar rapidamente tudo o que preciso para os projetos em que estou trabalhando. Posso até usar essa estrutura para estacionar projetos que estão em espera, removendo-os do meu sistema analógico e puxando-os de volta daqui conforme necessário.

Áreas : as pastas aqui são mapeadas para escopos mais amplos que não possuem uma entrega específica, mas ainda requerem foco regular. Tenho pastas aqui para cada uma das equipes que apoio, para os comitês e conselhos dos quais participo e para os principais relacionamentos que mantenho.

Recursos : as pastas aqui capturam documentos aos quais me refiro conforme necessário, e não regularmente. Bons exemplos são receitas, headshots para perfis online, informações sobre DnD que estou aprendendo a jogar com meu filho, planos de fundo com zoom e assim por diante.

Arquivo : As pastas aqui estão fora de uso em qualquer uma das outras pastas. A maior parte deles são projetos concluídos, mas existem pastas para áreas como trabalhos anteriores e recursos aos quais não me refiro mais (minha pasta Covid!).

Em cada produto de documento que uso (Dropbox, GDrive, Quip, etc.), tenho essas cinco pastas de nível superior, mantendo uma aparência muito consistente e familiar onde quer que eu esteja.

0 Inbox 
1 Projects 
2 Areas 
3 Resources 
4 Archive

Encontros

As reuniões são onde o agendamento e os documentos se cruzam. A razão para isso é que quase todas as reuniões de que participo têm um documento compartilhado associado.

A maioria das minhas reuniões são recorrentes com uma variedade de grupos diferentes de pessoas. Pode ser uma reunião individual com alguém que se reporta a mim, um grupo de colegas ou reunião de equipe ou uma reunião externa com um contratado. O documento compartilhado cria um registro contínuo do que discutimos no passado e forma uma área de espera para tópicos que precisamos discutir no futuro.

Ter esses documentos de reunião é outra maneira de reduzir a confusão em meu sistema analógico. Uma opção puramente analógica sofreria com a natureza pessoal de caneta e papel. Um documento colaborativo permite que todos na reunião sejam proprietários da agenda em conjunto.

O Google Agenda é minha ferramenta preferida aqui. Outros juram por aplicativos de calendário chamativos, mas o Google Agenda faz tudo o que preciso. Mais importante, como um dos aplicativos de calendário mais populares do mercado, a maioria das ferramentas de terceiros, como o Zoom, se integra a ele. Em particular, ele funciona com Clockwise , o gerenciador de calendário automatizado que você precisa, mas não sabia que existia. Ele otimizará seu tempo livre, moverá reuniões conflitantes, bloqueará tempo para eventos em seu calendário pessoal, agendará blocos de almoço para você e muito mais. Não consigo mais me imaginar trabalhando sem ele.

Captura onipresente

Por fim, há mais um componente menor, mas valioso, do meu sistema de produtividade digital; a capacidade de capturar uma ideia ou tarefa a qualquer momento, onde quer que eu esteja. Antes dos smartphones, eu tinha muito orgulho de andar com um pequeno bloco de notas e uma caneta onde quer que fosse, mas infelizmente esses dias ficaram para trás. A realidade é que sempre tenho meu telefone no bolso e prefiro manter meu carregamento diário no mínimo absoluto.

Existem várias opções neste espaço, mas optei pelo TickTick , a opção mais simples que encontrei e que tinha excelentes opções de captura rápida. Possui atalhos globais muito bons no Mac e atalhos de adição rápida no Android. É altamente personalizável, o que eu gosto apenas porque me permite desligar e ocultar quase tudo, transformando-o em uma ferramenta de captura simples. Tarefas e itens que chegam lá são movidos rapidamente para outro sistema na próxima vez que estou em minha mesa.

Mantenha simples

Meu foco com este sistema é a simplicidade. Ele não inclui ferramentas avançadas de usuário para bases de conhecimento pessoal ou anotações em rede. Usando algumas ferramentas básicas, posso me adaptar a qualquer ambiente. Cada novo trabalho vem com um novo conjunto de ferramentas aprovadas pela empresa e posso ajustar meu fluxo de trabalho aos aplicativos disponíveis, com um local para armazenar documentos e um calendário para tarefas e eventos.

Não existe um melhor sistema de produtividade para governar todos eles, mas eu gostaria de encorajá-lo a tentar. Se parecer muito restrito e simplista, talvez seja um sinal de que você está fazendo malabarismos demais e algumas restrições seriam úteis. Se parecer muito complicado, adoraria aprender maneiras de simplificar o sistema sem perder os benefícios principais.