por Angela Chen, Samiksha Hiranandani, Tianjing Zhang, Yingxi Li

Índice

· Introdução
· Primeiros passos
· Noções básicas
· Como adicionar membros da equipe ao seu espaço de trabalho
· Usando o Notion para gerenciamento de tarefas

Introdução

Projetos de grande escala são comuns na indústria, mas gerenciar um projeto que envolve fluxos de trabalho complicados e recursos humanos tem sido um desafio eterno.

Declaração do problema

Embora as ferramentas de software de produtividade possam ser uma solução, as pessoas podem não estar cientes de seus benefícios ou considerá-las difíceis de usar quando introduzidas pela primeira vez.

Este manual foi desenvolvido para ajudar os gerentes de produto (PMs) da Cornell Design and Tech Initiative (DTI) a otimizar o uso do Notion para gerenciamento de projetos. O objetivo é fornecer um guia claro e conciso para ajudá-los a aprender de forma rápida e eficaz como usar o Notion para suas necessidades específicas.

Antecedentes e História

Para a conclusão bem-sucedida de qualquer projeto em muitas indústrias, o gerenciamento de projetos é crucial [1]. Ele fornece uma abordagem estruturada para planejar e organizar recursos monetários e humanos, cronogramas e tarefas, de modo que as metas do projeto sejam atendidas e entregues às partes interessadas. Além disso, de acordo com Bourne e Walker (2004), os gerentes de projeto são responsáveis ​​pela entrega bem-sucedida de projetos completos [2]. Isso torna o papel de gerente de produto desafiador, mas essencial.

Mas como um gerente de produto levará sua equipe ao sucesso? De acordo com a pesquisa acadêmica “Project Management Success Factors”, o uso de ferramentas e software de gerenciamento de projetos tem um forte impacto positivo no sucesso do gerenciamento de projetos [3]. O uso inadequado de ferramentas e técnicas também pode ser contraproducente para os resultados do gerenciamento de projetos [4]. Isso faz com que encontrar a ferramenta certa de gerenciamento de produtos seja a chave para o sucesso.

Lançado em 2016 e agora com mais de 30 milhões de usuários em todo o mundo, o Notion surgiu e provou ser uma ótima ferramenta para ajudar os gerentes de produto [5]. Tem se destacado entre todas as ferramentas de gerenciamento de projetos e é amplamente utilizado por muitas empresas e projetos de grande porte.

Restrições e Escopo do Projeto

• Restrição de tempo: Este projeto deve ser concluído no semestre atual como um projeto de classe. Para cumprir esse prazo, vamos nos concentrar nas funções essenciais do Notion que podem ser aprendidas de forma rápida e fácil.
• Restrição de recursos: Para concluir este projeto, usaremos os recursos disponíveis no Cornell DTI. Utilizaremos a experiência dos membros DTI disponíveis para realizar testes de usabilidade e outras atividades necessárias.
• Escopo do projeto: O objetivo deste projeto é fornecer aos RHs da DTI um guia amigável para o Notion, com foco nos fundamentos do software. Nosso objetivo é permitir que os RHs usem o Notion de forma rápida e eficaz, sem sobrecarregá-los com informações. Para conseguir isso, abordaremos as funções mais críticas do Notion e evitaremos mergulhar em recursos avançados, como integração de API e criação de modelo.

Inscreva-se no Notion

Para começar, vá para a página da noção . Para baixar o aplicativo de desktop, clique no botão de download na barra superior e escolha seu sistema operacional no menu suspenso. Siga as instruções específicas do sistema operacional para instalação. Ao iniciar, siga as instruções para se inscrever em uma conta do Notion. Você também pode optar por usar o aplicativo da Web em vez de baixar o aplicativo de desktop por meio de seu navegador preferido.

O que é um espaço de trabalho?

Uma vez registrado, o usuário entrará na página sob o espaço de trabalho chamado “[userid]'s Notion”.

Este é o primeiro espaço de trabalho pessoal e, como a empresa do Notion ajuda os usuários a se familiarizarem com seu produto, eles prepararam alguns arquivos nele para ajudar os usuários a começar no Notion.

O espaço de trabalho é como uma pasta no google drive. Os usuários são livres para alterar qualquer coisa aqui, por exemplo: criar arquivos, excluir arquivos e importar arquivos de várias fontes.

Todos os espaços de trabalho criados serão inicializados para ter o usuário apenas como proprietário e ninguém mais poderá visualizá-lo. E, assim como uma pasta do Google, os usuários podem criar um novo espaço de trabalho e compartilhá-lo com outras pessoas. Para criar um novo espaço de trabalho, basta pressionar o botão “…” no canto direito do espaço de trabalho atual e a noção de página da Web guiará o usuário para todos os outros detalhes de configuração.

Depois de clicar no nome do espaço de trabalho atual, a noção exibirá todos os espaços de trabalho criados por usuários ou espaços de trabalho para os quais os usuários são convidados.

Como fazer uma cópia deste modelo

• clique neste link . Isso o levará a um modelo de noção compartilhado por nossa equipe.
• No canto superior direito, pressione o botão "Duplicar"

Noções básicas

O Notion permite incorporar blocos básicos com o comando “/”. Pressione em qualquer lugar da página para começar. Em "Documentos da equipe", clique na página que diz "Noções básicas". Aqui você encontrará os comandos para cada bloco básico. Experimente você mesmo e brinque com cada bloco!

Texto: Basta digitar em qualquer lugar da página. Tente formatar o texto destacando o bloco de texto e usando a barra de ferramentas pop-up para negrito, itálico, sublinhado, etc.

• Títulos : Para criar um título, digite /+heading

• Para criar uma página /+page
• Intitule a página “Minha primeira página de noção!”

• Passe o mouse sobre o título e tente mudar o emoji

• Passe o mouse sobre o título novamente e pressione adicionar capa. Aqui você pode selecionar na galeria de imagens, fazer upload de seu próprio computador, usar um link ou escolher na galeria de imagens do Unsplash

• Lista com marcadores: digite -e comece a digitar
• Lista numerada: digite 1.e comece a digitar
• Listas de verificação: Digite /+todo
• Alternar lista: Digite /+toggle

• Para criar uma tabela, digite /+table

• Adicionar colunas: passe o mouse na borda da coluna mais à direita e pressione +
• Adicionar linhas: passe o mouse sobre a borda da linha inferior e pressione +

• Adicionar coluna/linha de cabeçalho: clique em qualquer lugar na tabela e uma barra de ferramentas deve aparecer. Pressione opções e selecione a alternância para a coluna/linha do cabeçalho

• Para criar uma frase de destaque, digite /+call out

• Mude o emoji: clique no emoji atual e selecione o novo que você gostaria

• Para criar uma cotação, digite /+quote

• Para criar um divisor, digite /+divider

• Para criar um banco de dados, digite /+inline database

• Você pode alterar isso para várias exibições, como quadro, linha do tempo, calendário, lista e exibição de galeria.

• Google Drive: adicione visualizações de arquivos
• Tweet: incorpore um tweet
• Gist do GitHub: incorporou um Gist do GitHub
• Google Maps: incorpore um mapa do Google

Você pode adicionar membros da equipe para compartilhar, editar e colaborar em páginas em um espaço de trabalho.

Existem dois métodos para adicionar membros da equipe ao seu espaço de trabalho

Via email

1. Navegue até Configurações e membros na barra lateral esquerda.
2. Depois de clicar em Adicionar um membro , insira o endereço de e-mail da pessoa.
3. No menu suspenso, adicione a pessoa como proprietário ou membro do espaço de trabalho
4. Clique em Convidar

Através do link de convite

1. Navegue até Configurações e membros na barra lateral esquerda.
2. Clique no ícone azul do link Copiar para compartilhá-lo com os membros da equipe.
3. Você pode compartilhar via Slack, e-mail, mensagem de texto ou qualquer outro método.
4. Os convidados poderão ingressar no espaço de trabalho assim que clicarem no link oculto

Como importar dados

Durante o trabalho intenso do DTI, às vezes gostaríamos de importar dados obtidos de várias fontes Cornell, ou talvez algum trabalho anterior feito localmente em doc. O Notion fornece uma maneira rápida e conveniente de tornar esses dados visíveis para você e para os membros de sua equipe, para que o trabalho posterior possa ser feito em partes do conteúdo.

O arquivo de importação suporta formatos como .txt, .md, .docx, .csv, .html e também alguns aplicativos da web, incluindo Asana, Evernote, .etc. E para todos esses meios, o Notion analisaria o conteúdo e os colocaria na página atual do Notion. Ele tentaria manter o formato original para fazer as coisas importadas parecerem exatamente como eram antes da importação.

Para importar dados, você pode fazer o seguinte:

• clique no botão “Importar” na barra lateral esquerda, que fica acima da Lixeira e abaixo de Modelos .

• Navegue até a barra lateral esquerda e encontre sua página atual, na extremidade direita desta página, pressione o botão “+” e selecione importar

Usando o Notion para gerenciamento de tarefas

Navegue de volta para a página inicial da equipe e localize a página de gerenciamento de tarefas em links rápidos. Você também pode notar que existem 3 visualizações diferentes para cada subequipe no DTI: Desenvolvedor, Designer e Produto.

Criando uma nova tarefa

• Clique no “novo” na parte inferior da tabela
• Chame a tarefa de “criando minha primeira tarefa de noção” e brinque com o status, prioridade, prazo e pessoa.

• No topo da tabela, explore as diferentes visualizações clicando em “kanban”, “dev”, “pm” etc…