Um fundador com quem eu estava conversando em um evento de networking para startups perguntou se eu estaria disposto a me encontrar com ele e discutir seu empreendimento com mais detalhes. “Claro,” eu disse a ele. “Envie-me um e-mail e marcaremos um horário para conversar.”

Algumas horas depois, recebi seu e-mail:

Olá, Arão! Estou acompanhando nossa conversa no evento desta noite, onde você disse que gostaria de se encontrar comigo para discutir minha inicialização. Você me pediu para enviar um e-mail para agendar a reunião. Obrigado!

Assim que li o e-mail, suspirei e revirei os olhos. Ele cometeu o mesmo erro que eu costumava cometer quando comecei a arrecadar fundos para minhas startups e estava tentando conseguir reuniões. É a maneira mais fácil de estragar um e-mail para investidores porque faz você parecer um amador inexperiente que não entende o processo de arrecadação de fundos.

O erro de e-mail mais comum

O problema com o e-mail que descrevi do fundador que conheci em um evento de networking local – e o problema com tantos e-mails como o dele para pessoas que são investidores em startups muito maiores do que eu – é que ele estava criando trabalho extra. Para ser claro, não quero dizer que ele estava criando trabalho extra ao pedir uma reunião. Afinal, eu já havia concordado em me encontrar com ele. No entanto, não concordei em gastar muito tempo enviando e-mails de agendamento com ele. Infelizmente, isso é exatamente o que ele estava me fazendo fazer ao não propor um horário específico para a reunião.

Simplificando, quando você envia um e-mail pedindo para se encontrar com alguém e não propõe horários específicos para o encontro, você está criando e-mails extras, e e-mails extras geram muito trabalho. Para entender o que quero dizer, pense no que precisava acontecer para que eu respondesse ao e-mail do fundador que conheci em meu evento de networking para startups. Aqui estão os passos prováveis:

Etapa # 1: tive que verificar meu calendário e encontrar disponibilidade.

Etapa 2: tive que enviar um e-mail propondo horários.

Etapa 3: tive que bloquear os horários propostos no meu calendário para que ninguém mais os preenchesse

Essas etapas já são desnecessárias e irritantes, pois o fundador poderia simplesmente ter proposto horários em seu e-mail original. Mas vamos imaginar que tive sorte e uma das vezes que propus funcionou. Aqui está o que aconteceria a seguir:

Etapa # 4: Ele enviaria um e-mail de resposta concordando com uma das vezes que eu propus.

Etapa # 5: eu teria que criar um lembrete de calendário para mim.

Passo nº 6: eu teria que excluir todas as retenções de calendário que fiz

Etapa # 7: eu teria que enviar uma resposta por e-mail confirmando nossa reunião

Nenhuma dessas etapas é particularmente onerosa, mas certamente são irritantes. Pior ainda, essas são as coisas que eu teria que fazer se tivesse sorte. Mas e se eu não tivesse sorte? E se os horários que propus não funcionarem para ele? Aqui está o que teria que acontecer a seguir:

Etapa 4: a pessoa para quem enviei um e-mail responderia dizendo que esses horários não funcionam.

Passo nº 6: eu teria que excluir todas as retenções anteriores que coloquei em meu calendário.

Etapa # 7: eu teria que encontrar novos horários e criar novas retenções em meu calendário.

Passo #8: Teria que enviar um e-mail propondo novos horários.

Etapa # 9: Se a pessoa puder fazer um dos meus novos horários propostos, ainda terei que fazer todas as etapas que descrevi acima para confirmar a reunião. Se não, eu teria que passar por todo esse processo novamente.

Você está começando a ver o problema? Um simples e-mail de agendamento pode levar a dezenas de outros e-mails, e isso nem leva em conta o fato de não termos escolhido um local para nos encontrarmos, o que, por si só, pode ser um tipo de incômodo totalmente diferente.

Independentemente disso, o que estou tentando enfatizar é que, se não for executado corretamente, um simples “podemos nos encontrar?” e-mail criará muito mais e-mails, e todos esses e-mails adicionais são irritantes.

Ser irritante raramente é uma coisa boa, mas você definitivamente não quer irritar alguém de quem está tentando arrecadar muito dinheiro, não é?

Como deixar seus destinatários de e-mail felizes

No caso do empresário que queria me encontrar, eu já havia conversado com ele por um tempo e criado uma conexão tão forte com ele que, apesar do e-mail ruim, me senti na obrigação de agendar um horário para encontrá-lo. Em outras palavras, a frustração que seu e-mail criou não foi atrito suficiente para impedir que a reunião acontecesse.

Mas o que acontece quando você envia um e-mail para alguém com muitas exigências de tempo e que não se importa com você? O que acontece quando você envia um e-mail frio para um investidor que nem o conhece?

Nesse caso, a última coisa que você quer fazer é enviar um e-mail que frustre ou incomode a pessoa ou crie algum tipo de atrito que a impeça de responder. Felizmente, evitar esse problema é simples. Tudo o que você precisa fazer é enviar solicitações de reunião que incluam possíveis horários de reunião.

Por exemplo, o empresário que me enviou um e-mail deveria ter editado seu e-mail para ler mais como este:

Olá, Arão! Estou acompanhando nossa conversa no evento desta noite, onde você disse que gostaria de se encontrar comigo para discutir minha inicialização. Como funciona para você a próxima quinta-feira às 14h ou sexta-feira às 10h? Podemos nos encontrar no café perto do seu escritório, se for conveniente para você. Obrigado!

Você vê como é mais fácil responder a esse e-mail? Bastou incluir os horários das reuniões no próprio e-mail.

É uma tática simples que garanto que vai deixar seus e-mails melhores e fazer você parecer um empreendedor muito mais competente. Mesmo que a pessoa não possa se encontrar nos horários que você está propondo, apenas incluindo os horários você está sinalizando aos destinatários que entende as demandas de tempo e tentando ser o mais sensível possível a essas demandas.

Eu prometo, os VCs que recebem seus e-mails apreciarão sua consciência de suas agendas, estarão mais propensos a responder e, mais importante, ficarão mais entusiasmados com o potencial de investir em alguém que entende a importância e o valor de tempo.

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