10 Möglichkeiten, die Cloud für Sie arbeiten zu lassen

Für viele Menschen sind der Browser und der Computer inzwischen zu einer Einheit verschmolzen. Diese Leute kaufen und installieren keine Software mehr. Stattdessen fahren sie ihren Computer hoch, starten ihren bevorzugten Browser und greifen dann auf eine Reihe von Anwendungen zu, die auf Servern auf der ganzen Welt gehostet werden. Auch ihre Daten werden dort gespeichert – draußen in der Cloud, weit weg von den sich drehenden Platten ihrer Festplatten. Und sie leisten ernsthafte Arbeit.

Auch Sie können einer dieser Menschen sein. Sie brauchen immer noch einen Computer, müssen aber nicht in teure Software investieren. Die meisten Cloud -Dienste – oder Web-Apps, wie sie manchmal genannt werden – sind kostenlos oder kosten eine minimale monatliche Gebühr. Danach brauchen Sie nur noch ein wenig Wissen darüber, was verfügbar ist. Da kommt dieser Artikel ins Spiel.

Auf den nächsten Seiten werden wir untersuchen, wie Sie die Cloud für sich arbeiten lassen können, egal ob Sie ein Kleinunternehmer, ein Künstler, ein Student oder einfach nur jemand sind, der nach einer coolen Möglichkeit sucht, sich mit anderen zu verbinden. gesinnte Individuen. Beginnen wir mit der Grundlage jeder guten Cloud-Computing-Lösung – Dateispeicherung und -synchronisierung.

1. Speichern und synchronisieren Sie Ihre Dateien
2. Effektive Zusammenarbeit mit einem verteilten Team
3. Verwalten Sie Ihre Fotos und Videos
4. Entdecken Sie neue Musik – oder genießen Sie die Oldies
5. Zeichnen Sie Bilder und bearbeiten Sie Fotos
6. Halten Sie Ihre Freunde (und Feinde) in der Nähe
7. Überprüfen Sie Ihre E-Mails überall und jederzeit
8. Kneifen Sie Ihre Pfennige
9. Lassen Sie Ihr kleines Unternehmen groß erscheinen
10. Wrangle alle Ihre Web-Apps

Mit Cloud-basierter Dateispeicherung und -synchronisierung mieten Sie tatsächlich einen winzigen Teil eines Servers, der einem Dienstanbieter gehört. Sie haben immer noch einen oder fünf PCs, aber Sie installieren einen Code, der darauf achtet, dass neue Dateien in einem bestimmten Ordner erscheinen. Wenn dies der Fall ist, initiiert der Code eine automatische Synchronisierung, die die neuen Daten über Ihre Internetverbindung auf Ihren kleinen Teil der Server des Anbieters hochlädt und sie dann auf alle verbundenen PCs herunterlädt. Die meisten Anbieter haben auch mobile Apps entwickelt, sodass Sie auf diese Dateien auf Ihrem Tablet und Telefon zugreifen können.

Das Tolle am Cloud-Speicher ist, dass er Ihre Daten außerhalb Ihres Hauses oder Büros sichert, was besonders praktisch ist, wenn beispielsweise ein Hausbrand Ihren PC verschlingt.

Dropbox und SugarSync sind zwei beliebte Dateispeicher- und Synchronisierungsanbieter, aber Sie können Dutzende von Lösungen finden, darunter einige, die von namhaften Technologiemarken gehostet werden: Amazon (Cloud Drive), Google (Google Drive) und Microsoft (SkyDrive). Die meisten stellen etwas Speicherplatz – sagen wir 5 Gigabyte – kostenlos zur Verfügung und erheben dann eine Gebühr, die davon abhängt, wie viel zusätzlichen Speicherplatz Sie verwenden.

In den Anfängen des Internets sah die Projektzusammenarbeit so aus: Sie haben eine Datei auf Ihrem Computer erstellt. Anschließend haben Sie diese Datei an eine E-Mail angehängt und zur Überprüfung an eine Gruppe von Personen gesendet. Sie luden jeweils den Anhang herunter, nahmen Änderungen vor und schickten ihn zurück. Sie saßen mit mehreren Versionen der Datei und der wenig beneidenswerten Aufgabe fest, alle Kommentare zusammenzuführen.

Websites für die Zusammenarbeit können diese Frustrationen beseitigen. Mehrere Personen können diese virtuellen Arbeitsbereiche unabhängig von ihrem Standort gemeinsam nutzen. In der Regel richtet ein Administrator das Konto ein und lädt dann Benutzer zum Beitritt ein. Er oder sie kann Personen bestimmte Rollen zuweisen, was ihre Möglichkeiten und Informationen, auf die sie während ihres Aufenthalts im Raum zugreifen können, einschränkt.

Die meisten guten Websites für die Zusammenarbeit bieten einen Kernsatz von Funktionen, die es Teammitgliedern ermöglichen, zu kommunizieren, Ideen auszutauschen und Dateien gemeinsam zu nutzen, ohne auf E-Mail angewiesen zu sein. Die besten Websites rationalisieren die Dateiversionierung und -planung und ermöglichen Benutzern, Diskussionen über jeden Aspekt eines Projekts zu initiieren. Bei effektiver Nutzung fungiert eine Collaboration Site als umfassendes Archiv aller zugehörigen Projektarbeiten.

Basecamp von 37signals ist eines der bekanntesten. Es gibt es schon seit mehreren Jahren und bietet einen robusten Satz von Tools. Onehub ist eine weitere interessante Option, mit der Unternehmen sichere, in der Cloud gehostete Portale einrichten können, mit denen Dokumente oder andere große Dateien geteilt, in der Vorschau angezeigt, diskutiert und bearbeitet werden können.

Digitalkameras und Rekorder sollten den Umgang mit unseren Fotos und Videos revolutionieren. Stattdessen hatten wir Dateien, die über Speicherkarten, Laptops, Flash-Laufwerke, externe Laufwerke, CDs, Tablets und Telefone verteilt waren.

Die Cloud in Form einer Foto- oder Videoverwaltungsseite kann Sie vor dem Wahnsinn retten. Wie bei einer Dateispeicherlösung befinden sich alle Ihre Mediendateien auf einem externen Server. Tatsächlich können Sie die meisten Dateispeicherseiten verwenden, um Fotos und Videos zu sichern und zu synchronisieren, aber sie sind nicht dafür gemacht, Ihre Inhalte mit nützlichen Informationen zu versehen oder sie einfach mit Freunden und Familie zu teilen. Speziell entwickelte Video- und Fotoseiten können all dies und noch mehr leisten. Die meisten verfügen über Drag-and-Drop-Funktionen, die das Verschieben von Dateien von einem Gerät in die Cloud vereinfachen. Sobald Ihr Bild oder Clip online ist, können Sie Schlüsselwörter hinzufügen, es in Alben oder Galerien organisieren und dann mit einem Mausklick teilen.

Beliebte Fotoseiten sind Flickr, Shutterfly und Snapfish. Ernsthafte Fotografen sollten sich SmugMug oder Zenfolio ansehen. Diese funktionsreichen Websites erheben Mitgliedsgebühren, geben Benutzern mit Tausenden von Bildern und einem hohen Platzbedarf jedoch weitaus mehr Kontrolle.

Auf der Videoseite gibt es natürlich YouTube, das 72 Stunden Inhalt pro Minute von Filmographen aus der ganzen Welt erhält [Quelle: Larson ]. Wenn Sie Lust auf den nächsten Martin Scorsese haben, dann ziehen Sie Vimeo in Betracht, das ein solides Feature-Set bietet, einschließlich passwortgeschützter Videos, aber eher eine kleinere Menge von Filmenthusiasten bedient.

Auch nach der Internet-Revolution erforderte das Musikhören im Allgemeinen ein Gerät – einen CD-Player, einen Laptop, einen MP3-Player – und ein Medium – eine CD, eine Festplatte, einen Flash-Speicher. Als dann die Festnetz- und mobilen Breitbanddienste erweitert wurden, erfreuten sich die Menschen eines immer schnelleren Zugriffs auf Online-Inhalte. Streaming oder die Übertragung von Daten, damit sie als stetiger, kontinuierlicher Strom verarbeitet werden können, wurde zu einer praktikablen Alternative zur Bereitstellung bandbreitenhungriger Audiodateien.

Streaming-Musikdienste erfreuen sich wachsender Beliebtheit, weil sie den Zuhörern Zugriff auf eine unendlich große Jukebox mit in der Cloud gespeicherten Songs bieten. Einige Anbieter liefern all diese Ohrwürmer nur als Streaming-Audio, was bedeutet, dass die Songs abgespielt, aber nicht lokal auf Ihrer Computerfestplatte gespeichert werden können. Andere ermöglichen sowohl Streaming als auch Downloads. Fast alle bieten einen kostenlosen Service an, obwohl Sie zwischen den Songs Werbung hören müssen. Wenn Sie ein werbefreies Erlebnis wünschen, entscheiden Sie sich für einen Premium-Service, der auch andere Funktionen freischaltet, wie z. B. die Möglichkeit, auf alle Ihre verbundenen und mobilen Geräte auf Ihr Konto zuzugreifen.

Schließlich kann die Benutzererfahrung von einem Dienst zum nächsten sehr unterschiedlich sein. Pandora, einer der beliebtesten Streaming-Musikdienste, funktioniert, indem er eine zufällig generierte Wiedergabeliste basierend auf einem Lied oder Künstler erstellt, den der Benutzer identifiziert. Spotify und Rdio öffnen einfach ihre Musiktresore und lassen die Zuhörer wählen.

Fotos und Grafiken können so gut wie jede Form der Kommunikation aufwerten, oder? Doch richtig gute Bilder zu machen ist leichter gesagt als getan. In den letzten Jahren haben cloudbasierte Zeichen- und Malprogramme diesen Prozess viel weniger beschwerlich gemacht. Es gibt zwei grundlegende Arten von Diensten: solche, mit denen Sie Strichzeichnungen wie Flussdiagramme und Drahtgitter erstellen können, und solche, mit denen Sie Fotos von Ihrer Kamera oder Ihrer bevorzugten Stock-Bilder-Website bearbeiten können.

Der Einstieg erfordert normalerweise eine schnelle Registrierung und vielleicht ein oder zwei Video-Tutorials. Fast alle bieten einen kostenlosen Service, der eine kleine Menge Speicherplatz und eine begrenzte Anzahl von Bildern und Exportoptionen kauft. Führen Sie ein Upgrade auf einen Premium-Service durch, und Sie können das ganze Zeug erhalten – unbegrenzter Speicherplatz und unbegrenzte Bilder sowie flexiblere Exportoptionen, wie z. B. die Möglichkeit, in PNG-, JPEG-, SVG- oder PDF-Formaten zu speichern.

Die meisten Online-Websites zum Zeichnen und Malen bieten die gleichen grundlegenden Funktionen und Werkzeuge wie leistungsfähigere Desktop-Anwendungen. Beispielsweise spiegelt Gliffy, ein Online-Diagrammdienst, die Erfahrung von Microsoft Visio wider. Sie können Grundformen zeichnen, anordnen und ausrichten, Farben anwenden, Text hinzufügen und mit bestimmten Spezialeffekten experimentieren. Wenn Sie mit einem Diagramm fertig sind, können Sie Ihre Arbeit einbetten und über soziale Medien teilen oder andere zum Anzeigen und Kommentieren einladen.

Online -Bildbearbeitungsprogramme wie Pixlr verhalten sich ähnlich wie Adobe Photoshop. Sie ermöglichen es Ihnen, Bilder zuzuschneiden, Farbeigenschaften anzupassen und Hinter- oder Vordergründe auszublenden. Und dann machen sie das Teilen zum Kinderspiel. Mit Pixlr können Sie bearbeitete Bilder auf Ihrem Desktop, auf den Servern des Unternehmens oder auf Facebook , Flickr und Picasa speichern.

Während sich Ihr digitales Universum ausdehnt, sammeln Sie Freunde, Anhänger und Fanatiker an, die es lieben, Ihre Website zu besuchen und Ihren Blog zu kommentieren. Cloudbasierte Dienste haben sich als praktikable Alternativen für Freiberufler, kleine Unternehmen oder alle herausgestellt, die ihre wachsende Kontaktliste verwalten möchten, ein Prozess, der manchmal als CRM oder Kundenbeziehungsmanagement bezeichnet wird . Wenn Sie mit einem dieser Dienste experimentieren möchten, müssen Sie im Voraus etwas Zeit investieren, um Ihre Kontakte in das System zu laden.

Wo sie wirklich glänzen, ist, wie gut sie sich in andere beliebte Webanwendungen integrieren lassen. So können Sie beispielsweise alle Ihre Kontakte aus Google Mail, Facebook, LinkedIn , Twitter und MailChimp importieren und konsolidieren. Sobald Sie die Kontaktdatenbank gefüllt haben, können Sie Tags und andere relevante Informationen hinzufügen und dann sortieren, segmentieren und filtern, um zu verstehen, wen Sie kennen und wie sie miteinander in Beziehung stehen. Noch hilfreicher, insbesondere wenn Sie ein Unternehmen führen, können Sie Gespräche verfolgen, Erinnerungen zur Nachverfolgung einrichten, E-Mails anhängen oder Aufgabenlisten sich selbst oder Teammitgliedern zuweisen.

Wenn Sie bereits ein webbasiertes E-Mail-System wie Gmail verwenden , haben Sie wahrscheinlich Zugriff auf einen bescheidenen Kontaktmanager. Aber wenn Sie ein ernsthaftes CRM betreiben möchten, müssen Sie zu etwas Robusterem übergehen. Viele Leute betrachten Salesforce als den Goldstandard für CRM-Lösungen, obwohl es für die meisten Kleinunternehmer übertrieben ist. Weitere Optionen sind Highrise von den Machern von Basecamp und Batchbook. Beide bieten eine kostenlose Testversion, aber keine kostenlosen Servicepläne.

Der Desktop-E-Mail-Client stirbt einen langsamen Tod. Im Juni 2011 wurden knapp über 50 Prozent aller E-Mails auf dem Desktop geöffnet. Im Juni 2012 war diese Zahl auf 33 Prozent gefallen [Quelle: Jordan ]. Ein Grund für den Niedergang ist, dass ein E-Mail-Client – ​​eine Software, die Sie auf Ihrem Computer installieren – Sie an ein Betriebssystem bindet und die Synchronisierung von E-Mails über mehrere Computer, Tablets und Telefone hinweg problematisch machen kann.

Einige Leute umgehen diese Probleme, indem sie eine Webmail-Anwendung verwenden. Das funktioniert sicherlich, aber bessere Lösungen lassen sich in Cloud-basierten E-Mail-Systemen finden. Wenn Sie sich für einen kostenlosen Dienst anmelden, können Sie keine benutzerdefinierte Domain (der Teil Ihrer E-Mail-Adresse, der nach dem @-Symbol kommt) erhalten, und Sie müssen mit Anzeigen in Ihrer Domain leben können Posteingang. Im Gegenzug haben Sie Zugriff auf alle E-Mail-Kernfunktionen, die in einem Desktop-Client enthalten sind. Sie können ausgehende Nachrichten verfassen, formatieren und senden, eingehende Nachrichten lesen und organisieren und den im Adressfeld aufgeführten Personen antworten. Und Sie können all das auf jedem Computer tun, der über einen Browser und eine Internetverbindung verfügt.

Natürlich ist Yahoo Mail ein großer webbasierter E-Mail-Dienst. So wie Gmail von Google. Es lässt sich in Google Drive integrieren, das die Dateispeicherung mit einer Reihe von Produktivitätstools kombiniert, um Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen zu erstellen, ohne den Browser verlassen zu müssen. Google bietet auch eine Business-Class-Version von Gmail an.

Wenn Sie jemals mit Tabellenkalkulationen experimentiert haben, wissen Sie, wie Technologie den Budgetierungsprozess verbessern kann. Die richtigen Tools können Ihre Zahlen effizienter verarbeiten und die Daten auf alle möglichen nützlichen Arten anzeigen. Dies wiederum hilft Ihnen zu verstehen, wohin jeder Cent fließt.

Jetzt ist es möglich, all diese Funktionen – kostenlos – von einer Anwendung zu erhalten, die in der Cloud ausgeführt wird. Wie bei allen webbasierten Diensten müssen Sie zunächst ein Konto bei einem Anbieter erstellen. In den meisten Fällen verbinden Sie Ihre verschiedenen Konten mit der Finanzverwaltungsanwendung, damit diese Transaktionen nachverfolgen und Ihre Ausgaben und Einzahlungen verstehen kann . Sie können dem System dann mitteilen, wie Sie rechtzeitig an Zahlungsfälligkeiten, niedrige Guthaben und Kreditkartenlimits erinnert werden möchten. Wenn es an der Steuerzeit oder einfach an der Zeit ist, Ihre finanzielle Situation zu beurteilen, können Sie eine Reihe von Berichten erstellen, die Ihre Ausgaben, Ihr Einkommen, Ihr Nettovermögen und Ihre Kontostände im Laufe der Zeit zusammenfassen.

Mint von den Machern von Quicken ist eine der beliebtesten webbasierten Finanzverwaltungsanwendungen. Es ist jedoch ein schreibgeschützter Dienst, was bedeutet, dass Sie Ihre Finanzen mit Mint organisieren und analysieren können, aber Sie können keine Gelder verschieben. Wenn Sie Ihre Rechnungen überwachen und dann tatsächlich elektronisch bezahlen möchten, sollten Sie Check in Betracht ziehen, das Rechnungszahlungsfunktionen unterstützt. Tatsächlich ist Check am nützlichsten als mobile App, mit der Sie eine Rechnung direkt von Ihrem Telefon aus bezahlen können, während Sie nicht an Ihrem Computer sind.

Als Einzelunternehmer oder Freiberufler spielen Sie viele Rollen. Zu den unangenehmeren und zeitaufwändigeren Aufgaben gehört die Überwachung von Backoffice-Funktionen. Glücklicherweise kann die Cloud das Finanzmanagement von Unternehmen optimieren. Ein Ansatz, insbesondere wenn Sie eine relativ einfache Abrechnungs- und Zahlungsstruktur haben, besteht darin, ein oder zwei Cloud-Dienste zusammenzustellen. Einige Freiberufler benötigen nichts weiter als eine Zeiterfassungsanwendung, um die für ein Projekt aufgewendeten Stunden zu erfassen, und eine Rechnungsstellungsanwendung, um dem Kunden entsprechend Rechnungen zu stellen.

Wenn Sie mehrere Mitarbeiter oder Auftragnehmer haben, möchten Sie eine der Cloud-basierten Anwendungen, die alle grundlegenden Buchhaltungsfunktionen integrieren . Als Geschäftsinhaber müssen Sie sich bei dem Anbieter Ihrer Wahl registrieren und dann alle erforderlichen Daten, wie z. B. Rechnungsinformationen, eingeben. Schließlich stellen Sie Ihr Team zusammen und laden Mitarbeiter zu Projekten ein. Nachdem sie die ersten Einladungen angenommen haben, können sich die Mitarbeiter von jedem Computer aus anmelden und die Stunden nachverfolgen, die sie für ihre zugewiesenen Projekte aufgewendet haben. Sammeln Sie am Ende des Monats Mitarbeiterzeit und erstellen Sie Rechnungen, die entweder als PDF per E-Mail an Kunden gesendet oder für den Postversand ausgedruckt werden können.

Die alten Desktop-Favoriten – Peachtree Accounting (jetzt Sage 50) und QuickBooks – haben Cloud-gehostete Versionen ihrer Software. Wenn Sie nur nach Zeitmessung suchen, sehen Sie sich Toggl an. Für eine voll funktionsfähige Zeiterfassungs-, Rechnungsstellungs- und Finanzverwaltungslösung, die in PayPal integriert ist und eine solide Smartphone-Edition bietet, schauen Sie sich Freshbooks an.

Dank Cloud-basierter Dienste können Sie mehr tun, ohne Ihren Lieblingsbrowser verlassen zu müssen, aber wie viele Benutzernamen und Passwörter kann sich eine Person merken? (Der Technologieautor der New York Times, David Pogue, enthüllte einmal, dass er Kontonamen und Passwörter für 87 Websites hat!) Und was, wenn Sie eine integrierte Ansicht Ihrer bevorzugten Web-Apps wünschen? Oder die Möglichkeit, Dateien per Drag & Drop von einem Dienst zum anderen zu ziehen?

Cloud-Storage -Management ist eine Antwort auf diese Fragen. Genau wie die von ihnen verwalteten Apps funktionieren diese Lösungen aus der Cloud. Verschiedene Dienstanbieter unterstützen verschiedene Apps, aber fast alle beinhalten die bekannten Dateispeicherdienste wie Dropbox. Nach dem Registrierungsvorgang genießen Sie Single-Sign-On-Funktionen, was bedeutet, dass Sie mit einem einzigen Benutzernamen und Passwort auf alle verbundenen Dienste zugreifen können. Sie haben auch die Möglichkeit, jede Datei unabhängig von ihrem Speicherort zu suchen und zu finden und sie dann zwischen Diensten zu ziehen und abzulegen. Und Sie können Dokumente und Bilder in der Vorschau anzeigen und freigeben, ohne zu der Anwendung wechseln zu müssen, in der sie gespeichert sind.

Otixo, das sich selbst als „Ihr Dashboard für die Cloud“ bezeichnet, ist einer der führenden Konkurrenten in diesem Bereich. Es bietet ein (nicht kostenloses) Premium-Bundle an, das sowohl seine Web- als auch seine Smartphone-Anwendungen enthält. Primadesk ist ein ähnlicher Dienst, integriert aber neben der Dateispeicherung auch einige der führenden Cloud-basierten E-Mail-Systeme. Es bietet sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Versionen.

Anmerkung des Autors: 10 Möglichkeiten, die Cloud für Sie arbeiten zu lassen

Bereits 1998 begann ich mit dem langsamen und stetigen Schritt, Cloud-basierte Dienste für alle sinnvollen Prozesse oder Funktionen einzuführen. Ich habe meine E-Mail zu Google Apps migriert und es nie bereut. Heute verwende ich eine Reihe von Webanwendungen für alles, von der Datenbankerstellung bis zur Aufgabenverwaltung. Ich bin mir nicht sicher, ob ich so viele Web-Konten habe wie David Pogue (siehe Nr. 1 in dieser Liste), aber ich könnte ihm das Wasser reichen.

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